企业文件编写管理规定(V10)
企业体系文件编写及管理规定
企业体系文件编写及管理规定：1.0【目的】规范公司质量管理体系文件的编写管理要求，保证公司质量管理体系文件资料的标准符合性和格式的一致性及标识的规范化。
2.0【范围】适用于公司质量管理体系文件资料的编写管理。
3.0【定义】体系文件：质量管理体系要求的文件结构类文件（质量手册、程序文件、作业指导书、图纸类、技术标准类、检验规范类、质量记录表单等资料）。
4.0【职责】4.1 管理者代表：负责公司体系文件格式的规范、质量手册的编写和程序文件的审核；4.2 体系小组成员：负责程序文件的编写和本部门三级文级的编写；4.3 部门负责人：负责本部门所属文件的审核；4.4 总经理：负责质量方针和质量目标的拟定及质量手册的审核。
4.5 董事长：负责质量方针和质量目标的拟定及质量手册的批准。
4.6 各部门副总：负责本系统部门内各类体系文件的批准。
4.7 文控文员：负责体系文件资料的管理与标识。
5.0 【内容】5.1 公司体系文件资料的架构组成及编号规则和审批权限：5.1.1质量体系文件的层次第一层：质量手册第二层：程序文件(含过程方法)第三层：作业指导文件，通常又可分为：* 管理性第三层文件（如：车间管理办法、仓库管理规定、文件和资料编码规定、产品标识细则规定、产品检验状态标识细则规定等）* 技术性第三层文件（如：产品标准、原材料检验规程、抽样标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程等）* 外来文件第四层：质量记录表单类5.2 体系文件格式要求：5.2.1 质量手册格式（QM）1> 封面2> 颁布令3> 手册说明（适用范围）4> 手册目录5> 修订页6> 定义部分（如需要）7> 组织概况（前言页）8> 组织的质量方针和目标9> 支持性资料附录10> 质量体系要素描述—质量体系要素描述的原则；1).符合所选定的标准的要求；2).符合实际运作的需要。
公司文件编辑管理制度模板
公司文件编辑管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件编辑管理，规范文件编辑工作，提高文件质量，根据《中华人民共和国档案法》、《企业文件管理规定》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件编辑的制定、发布、审核、归档、保密、销毁等环节进行管理。
第三条公司文件编辑工作应遵循合法、规范、准确、及时、高效的原则，确保文件对公司经营管理和业务发展的促进作用。
第四条公司设立文件编辑管理小组，负责公司文件编辑工作的组织、协调和监督。
文件编辑管理小组成员由各部门主管及具有文字编辑能力的员工组成。
第二章文件编辑制定第五条公司文件编辑应根据公司发展战略、经营计划、管理需要等实际情况，制定文件编辑计划，明确文件编辑的主题、内容、格式、周期等。
第六条文件编辑起草人员应具备一定的业务知识和文字表达能力，确保文件内容的准确性、完整性和可操作性。
第七条文件编辑起草人员应在充分调查研究、论证的基础上，撰写文件初稿，经部门主管审核后提交文件编辑管理小组。
第八条文件编辑管理小组对提交的文件初稿进行审核，审核内容包括：文件内容的合法性、合规性、准确性、完整性、可操作性等。
审核合格的文件初稿，由文件编辑管理小组组长签发，予以发布。
第三章文件审核与发布第九条文件发布前，应由相关部门进行审核，确保文件内容符合国家法律法规、企业规章制度和业务实际。
第十条文件发布后，应及时送达相关部门和人员，并确保送达的及时性、准确性。
第四章文件归档与保密第十一条公司应建立文件归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求等。
第十二条文件归档应按照文件类型、年份等进行分类，确保归档文件的完整、准确、有序。
第十三条文件归档应使用统一的文件夹、文件盒等存储设备，标签应清晰、明确。
第十四条文件保密工作应按照国家法律法规、企业保密制度等要求，对涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件进行保密管理。
第十五条文件保密工作应明确保密范围、保密期限、保密责任人等，并采取相应的保密措施，确保文件信息安全。
公司文件管理规定
公司文件管理规定在公司日常运营中，文件管理规范是非常重要的一项工作。
良好的文件管理规定能够确保公司内部信息的安全性、合规性，提高工作效率。
以下是公司文件管理规定的具体内容：1. 文件分类管理所有公司文件应根据内容和重要性进行分类管理，分为机密文件、内部文件和公开文件三个级别。
•机密文件：包括公司内部重要的商业机密、客户资料等，只限相关人员访问和使用，需加密存储，并进行定期备份。
•内部文件：公司内部部门之间共享的文件，需要限制部门内部人员的访问权限。
•公开文件：对外发布的文件，可以公开访问或共享。
2. 文件命名规范为了便于查找和管理，所有文件应按照一定规范命名，包括项目名称、文件内容、版本号和日期等要素，避免使用含有特殊符号的命名方式，确保文件名清晰明了。
3. 文件存储位置和备份公司文件应存储在指定的网络盘或服务器上，避免私自存储在个人电脑或移动设备中，以确保文件安全。
同时，要定期进行文件备份，避免文件丢失或损坏。
4. 文件查阅和审批流程对于机密文件和重要文件的查阅和使用，需进行审批流程，确保只有相关人员可以访问和使用，同时要记录文件的查阅情况，追踪文件的流转情况。
5. 文件销毁和归档对于已经过期或不再需要的文件，应按照规定的流程进行销毁或归档，避免文件堆积和占用资源。
对于机密文件的销毁需要进行特殊处理，确保信息安全。
6. 员工培训和监督公司应定期对员工进行文件管理规定的培训，指导他们正确使用公司文件管理系统，保障文件安全和合规性。
同时，要建立监督机制，对文件管理情况进行检查和审查。
以上是公司文件管理规定的具体内容，希望全体员工遵守并执行，共同维护公司的信息安全和效率。
公司文档及文印管理制度
公司文档及文印管理制度
随着信息技术的飞速发展，企业的文档管理已经不仅仅局限于纸质文件，电子文档的管理同样重要。
因此，公司在制定文档及文印管理制度时，需要兼顾传统与现代技术的结合，确保管理的全面性和有效性。
一、文档管理制度
1. 文档分类与编码：公司文档应根据内容和性质进行分类，每一类文档应有统一的编码规则，以便于检索和管理。
2. 文档创建与审批：所有新创建的文档必须经过相关部门负责人的审批，确保其内容的准确无误后方可正式发布。
3. 文档存储与保密：文档应按照保密等级存放在不同的存储介质中，对于涉密文档，要实行严格的访问控制和权限管理。
4. 文档更新与作废：文档内容如有变更，应及时更新版本，并通知相关人员。
作废的文档要按照公司的保密规定进行处理。
二、文印管理制度
1. 打印权限与审核：为了节约资源，减少不必要的打印，员工在进行文档打印前需获得上级的审批。
2. 设备使用与维护：公司应定期对文印设备进行维护和检修，确保设备的正常运行。
员工在使用设备时需遵守操作规程，避免造成设备损坏。
3. 耗材管理：文印耗材的采购、存储和使用应建立严格的管理制度，防止浪费和滥用。
4. 环保意识：鼓励员工采用双面打印等节约纸张的方式，提高环保意识，共同构建绿色办公环境。
三、监督与执行
1. 监督责任：公司高层管理者需定期检查文档及文印管理制度的执行情况，确保制度的有效性。
2. 违规处理：对于违反管理制度的行为，公司应当设立相应的惩罚措施，以此来维护制度的严肃性。
3. 持续改进：公司应根据实际情况和员工反馈，不断完善文档及文印管理制度，以适应企业发展的需要。
总结：。
公司文件编辑管理制度范文
公司文件编辑管理制度范文公司文件编辑管理制度第一章总则第一条为规范公司文件编辑管理，提高文件编写质量和效率，保证文件的规范化和系统化，制定本制度。
第二条公司文件编辑管理制度适用于公司内部所有员工，在公司内部交流、审核、传递、存档、销毁文件时必须遵守本制度。
第三条公司文件包括但不限于：政策文件、管理文件、业务文件、报告文件、会议文件、指示文件、通知文件等。
第二章文件编辑范围与要求第四条文件编辑范围包括文件的起草、编写、修订、复制、整理、传递、存档、销毁等各个环节。
第五条文件编辑要求包括但不限于以下几个方面：（一）文件的格式、布局、字体、字号、间距等要符合公司规定的格式，统一规范。
（二）文件的内容要真实、准确，不可虚假、误导。
（三）文件的表达要简明、明确，避免使用冗长、晦涩难懂的语言。
（四）文件的语法、拼写、标点要准确无误，避免出现错别字、标点符号错误等。
第三章文件起草与审批第六条文件起草应由具有一定文件编辑能力的员工负责，可以由相关部门的负责人或专职文件编辑人员担任。
第七条文件起草需要根据具体事项确定文件的标题、内容、目的、对象、期限等，确保文件的针对性和实效性。
第八条文件起草完成后，需要进行内部审批，审批人应根据相应职责对文件进行审核、修改或批准。
第九条文件审批通过后，需要由文件起草人进行终审，确保文件的准确性和规范性。
第十条审批过程中，如发现文件内容与公司规定相冲突或存在其他问题，审批人有权要求退回重写。
第四章文件复制与传递第十一条文件复制是指将原始文件复制成多份进行流通、存档或传递使用。
第十二条文件复制应采用复印、打印或电子文件复制等方式进行，确保复制结果与原件完全一致。
第十三条文件传递应根据文件的重要性、时效性进行相应的传递方式选择，可以使用文件传递系统、电子邮件、传真、快递等方式。
第十四条文件传递过程中需注意保密性，特别对于涉及公司机密的文件，需采取额外安全措施进行传递。
第五章文件存档与销毁第十五条文件存档是指将文件按照一定的分类、归档规则进行保存和管理。
公司文件编辑管理制度模板范文
公司文件编辑管理制度模板范文公司文件编辑管理制度第一章总则第一条为规范公司内部文件的编辑和管理，提高公司文件的质量和效率，确保公司各类文件的准确性和安全性，特制定本制度。
第二条公司内部文件包括但不限于：规章制度、决策文件、工作报告、通知公告、会议纪要、合同协议、人员名单等。
第三条公司所有文件的编辑和管理都应遵循本制度的规定。
第二章文件编辑第四条所有文件的编辑应当明确文件的主题，确保信息准确、明确、完整，字句通顺、简练、规范。
第五条文件编辑要求采用标准的字体、字号和行距，保持版面整齐美观。
第六条文件编辑应根据不同的文件性质，选用合适的标题、格式和布局，便于阅读和理解。
第七条文件编辑应使用正确的语法和词汇，严禁使用俚语、口语和不文明的用语。
第八条文件编辑应遵守保密原则，对于涉及公司商业秘密和个人隐私的内容，应进行适当的处理和标注。
第九条文件编辑应注意版权保护，禁止抄袭他人作品，应标明引用来源并遵循引用规定。
第十条文件编辑应严格审查文件的内容，检查文字、数据和公式的准确性，避免出现错误和歧义。
第三章文件管理第十一条公司文件的管理应建立文件档案库，建立完善的文件分类和编号体系。
第十二条文件管理应根据文件的重要性和紧急程度，分类确定存档期限，并执行彻底、准确的归档工作。
第十三条文件管理应制定清晰的借阅手续和流程，借阅文件需填写相应的借阅登记表，并在规定的期限内归还。
第十四条文件管理应定期进行档案整理和检查，发现问题及时纠正，确保档案的及时更新和完整性。
第十五条文件管理应加强保密工作，确保文件的安全性，对于涉密文件应采取严格的防护措施。
第十六条文件管理应定期备份电子文件，并保存备份数据在安全可控的环境中，以防丢失和损坏。
第四章文件流转第十七条文件流转应建立规范的流转手续和流程，明确流转责任人和流转期限，避免流转延误和丢失。
第十八条文件流转应进行合理的备案登记，包括文件的流转时间、流转路径和接收人等信息。
第十九条文件流转应提供明确和详尽的流转说明，便于接收人对文件的理解和操作。
企业文件规章管理制度
企业文件规章管理制度第一章总则第一条为加强企业的管理，规范员工的行为，提高企业的运营效率和管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于本企业所有员工，并具有法律效力。
第三条本制度内容包括企业文件规章、管理制度、工作流程、职责分工等相关规定。
第四条本制度的依据是国家相关法律法规和企业章程。
第五条公司员工应严格遵守本制度的规定，不得违反。
第六条公司员工在工作中如遇特殊情况，应当事先向上级领导请示报告。
第七条公司员工应当保守公司的商业秘密，不得擅自泄露。
第八条公司员工应当遵守公司的纪律，不得迟到早退，在工作中不得擅离职守。
第九条公司员工应当积极主动完成本职工作任务，提高工作效率，为企业的发展做出贡献。
第十条公司员工应当遵循公平公正的原则，不得利用职权谋取私利。
第十一条公司员工应当遵守公司内部的管理制度和规章制度，保持良好的工作作风。
第十二条公司员工应当尊重上级领导和同事，保持良好的人际关系。
第十三条公司员工应当积极参加公司组织的各项活动，增强团队合作意识。
第十四条公司员工应当遵守公司制定的劳动纪律，不得擅自改变工作岗位或调动工作时间。
第十五条公司员工如有违反本制度规定的行为，应当接受相应的纪律处分。
第十六条公司员工不得随意离职，应当提前向公司申请，请假或提出辞呈。
第十七条本制度自发布之日起生效。
第十八条公司保留对本制度进行解释和修改的权利。
第十九条本制度解释权归公司所有。
第二章企业文件规章第一条公司员工应当遵守公司文件规章，不得擅自篡改、泄露或删除。
第二条公司文件规章包括公司章程、工作制度、规章制度等。
第三条公司员工在工作中如需查阅公司文件规章，应当事先向上级领导申请。
第四条公司员工应当妥善保管公司文件规章，不得私自带出公司。
第五条公司文件规章的解释权归公司董事会。
第六条公司员工在工作中发现公司文件规章存在问题，应当及时向上级领导反馈。
第七条公司文件规章如有修改，应当经过公司董事会审议通过。
第八条公司文件规章的修改应当及时通知全体员工，并于规定时间内执行。
公司文件制发管理规定
公司文件制发管理规定第一章总则第一条为进一步规范公司文件制发管理，形成规范化、标准化、流程化管理体系，制定本规定。
第二条坚持指导性、必要性和时效性原则。
少发文，一切以工作需要为出发点，注重时效。
第三条引用文件：无。
第二章范围第四条本规定适用于公司各单位所起草的，以公司名义，对外报送的所有请示、报告、信息和发布的公函，和向公司所属单位下发的文件、通知、会议纪要、通报、决议等各类公文。
第三章定义第五条公司级文件（以下简称文件）：是公司在经营发展活动中，按照规范的文体、经过逐级审批后，由**部按照规范格式制作形成和使用的书面材料（含电子材料）。
第四章职责第六条**部是所有公司级文件的制发单位，负责所有公司级文件的文字校对、审核和发布，包括对文字表述、错别字、标点等进行校对，以及对文件版式进行规范。
第七条各单位为公司级文件的拟稿单位，拟稿单位对文件内容准确性负责，如各种数据、专业术语、引用条款等。
第五章制文第八条文件内容撰写由各单位负责，要求篇幅简短、行文严谨、文风朴实、表述明晰、文笔流畅。
第九条各单位根据公司安排或工作需要撰写需下发或上报的文件，制文前必须填写《公司文件制发申请单》或通过OA发起流程审批，逐级审批后方可制文。
第六章审核第十条为提高文件撰写质量，严肃文件制发流程，采取“两核两审”制。
一核：拟稿人对撰写完成的文件进行审核并签字确认；一审：拟稿单位责成专人对拟发文件进行审核并签字确认；再核：由**部文字秘书对拟稿单位呈送的文件进行文字校对和审核；终审：由**部文秘主管审核确认。
第七章签发第十一条拟稿单位履行流程。
（一）拟稿单位规范填写《公司文件制发申请单》。
填写内容包括：发文字号、发文形式、密级、文件名称、附件、拟稿单位、拟稿人、电话、拟稿单位审核人、部门会签、发送范围和印制份数。
如需对外报送，需填写主报单位和抄报单位名称。
其中，如无部门会签，需拟稿单位负责人签字确认；如联合发文，原则上需各相关单位领导签字确认。
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武汉碧蓝环境工程有限公司企业文件编写管理规定文件名称企业文件编写管理规定文件编号Q/BL-Ⅳ-PA-HRD-WJGD-V1.0-2015文件类别A/规范制度类机密等级普通级版本号V1.0受控状态（盖受控章）制定部门行政人力资源管理部发布日期2016年01月01日制定: 批准:第一章总则 (4)目的 (4)适用范围 (4)管理归口 (4)文件处理定义及原则 (4)文件发放 (5)第二章文件分类管理规定 (5)文件类别 (5)第三章文件机密等级分类管理规定 (6)文件机密等级分类 (6)第四章文件编写管理规定 (7)文件等级划分 (7)第五章文件写作格式管理规定 (8)文件内容写作标准 (8)文件构成结构标准 (8)第六章文件发文程序管理规定 (9)文件审发程序 (9)文件发文步骤 (9)文件发文管理规定 (9)第七章文件宣贯管理规定 (10)文件宣贯 (10)第八章文件公示周期管理规定 (10)文件公示时限 (10)第九章文件分类存档管理规定 (11)文件分类 (11)文件夹/盒标识 (11)注意事项 (11)文件保管与存档 (11)第十章文件保管期限管理规定 (12)文件保管期限 (12)第十一章文件过期管理规定 (13)过时效期限的文件管理 (13)第十二章文件借阅管理规定 (14)文件借阅 (14)第十三章文件复印与拷贝管理规定 (14)文件复制管理 (14)第十四章文件处罚管理规定 (15)文件处罚管理 (15)第十五章附则 (15)附件一《文件发文审核登记表》 (16)附件二《文件目录登记表》 (17)附件三《文件借阅登记表》 (18)总则第一条目的为规范武汉碧蓝环境工程有限公司的文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，并提高武汉碧蓝环境工程有限公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、程序化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
本《企业文件编写管理制度》是武汉碧蓝环境工程有限公司文件管理领域的最高纲领性文件，为公司文件管理提供全面的准则和重要依据，公司内部所有部门的相关文件管理制度、活动、行为须遵守和服从本管理制度。
第二条适用范围本管理制度适用于武汉碧蓝环境工程有限公司内部所有部门、分公司、办事处和所有劳动关系的员工（包括但不仅限于正式员工、试用期的员工、实习员工）。
第三条归口管理武汉碧蓝环境工程有限公司文件或资料是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
文件或资料根据其文件类别和保密程度分为公司层级和部门层级，公司层级文件或资料应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录与存单。
公司层级文件或资料定义指在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。
1、总经理负责企业对外文件的审批；2、行政人力资源管理部——负责管理归属公司层级各类型文件和资料的有效实施、保管、存档、执行、监督；3、财务部——负责管理归属层级票据、协议、合同财务各类型文件和资料的有效编写实施；4、部门——负责管理归属各部门层级各类型文件和资料的有效的编写、实施。
第四条文件处理定义及原则1、公司层级文件处理指公司层级文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；2、公司层级文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。
公司层级文件由行政人力资源管理部统一收发、传递、立卷、归档和销毁；3、公司各类发文在有效期内均实行受控管理。
所谓受控文件就是指有效文件。
有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。
明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施；4、对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责；5、对于公司以字纸形式打印的下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，若复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
第五条文件发放行政人力资源管理部负责公司层级文件下发管理和保证公司层级文件处理工作高效运转；各部门负责部门层级文件下发管理和保证公司层级和部门层级文件处理工作高效运转。
第二章文件分类管理规定第六条文件类别2、技术性文件分类3、外来文件分类4、控制性文件分类5、批复文件分类第三章文件机密等级分类管理规定第七条文件机密等级分类公司文件资料参照文件保密程度分为“绝密文件”、“机密文件”、“普通文件”三大类别。
公司使用文件中，大部分属于“普通文件”类别，对于公司绝密及机密文件，还应标明份数序号，公司文件是否设定为“绝秘文件”或“机密文件”由拟稿部门和总经理根据文件内容共同确认。
公司应根据自身企业文件性质，归纳文件的机密等级归属。
1、绝密级文件——指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。
●企业经营计划、发展规划、研发项目资料、专利技术资料等；●财务分析报告、财务资料等；●业绩考核管理标准等文件资料；●商务文件、项目清单、佣金计算标准、产品价格、相应的培训课件；●涉及项目成本、利润的报告或论证材料；●公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；●公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。
2、机密级文件——指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。
●公司注册及相关文件、运营管理体系文件；●技术资料、工程建设的重要图纸；●立项报告、业务进度分析报告；●涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本；●公司薪资福利管理文件资料；●公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。
3、普通级文件——指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。
●平时各种工作条例、规章制度、业务通知、临时性销售政策的文件资料；●一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件）；●各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等；●行政管理工作的计划、总结、报告；●一般性的月、季工作计划与总结报告；●有关干部任免、调配、定级等的文件；●财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。
第四章文件编号管理规定第八条文件等级划分一、文件编号定义●一级文件：质量管理文件（纲领性或管理性的文件）；●二级文件：程序文件（描述过程实施方法或程序的文件）；●三级文件：作业指导书（质量管理体系中有关如何实施和操作的详细描述文件）；●四级文件：其它管理性文件（用规范记录质量管理体系中所要求的信息文件或表格）。
二、文件编号格式一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音简称“BL”）、文件类型(文件级别)、部门代码（拟定部门英文字母最前二个字母大写）、文件名称代码（三到四个文件英文字母）、文件编号/版本号（用三个数字或从v1.0开始）组成。
文件标准编号格式：Q/BL-I-PA-HR-XXXX-V1.0-2015三、部门英文代码简称四、文件英文代码简称五、文件等级代码简称第五章文件写作格式管理规定第九条文件内容写作标准为规范公司各类文件的撰写和抄送规格，建立规范化、高效化地文件资料管理体系，为规范档案管理做好基础工作，决定公司文件写作管理规范统一标准：●标题：宋体、三号、加粗；●正文：宋体，五号；●页面边距：上/下边距2.54厘米、左/右边距3.17厘米；●行间距：1.2倍；●页眉：0.6厘米；●页脚：1.75厘米；●页码：显示居中（第x页/共Y页）或X/Y）。
第十条文件构成结构标准1、目的——编写此文件总则或目的；2、范围——此文件适用于那份反面；3、职责——此文件管理归口；4、定义——文件中所涉及的专业术语或英文的特别说明；5、内容——文件中描述的方法、过程、要求等内容；6、附件——文件中涉及的记录性表格、表单。
第六章文件发文程序管理规定第十一条文件审发程序武汉碧蓝环境工程有限公司文件主要发文程序依次为：拟稿、核稿、签发、注发、打印、盖印、装封、分发、归档。
1、拟稿——首先由部门负责人拟稿文件，表达出文件的内容和意图，然后由部门负责人指定的人员按照草拟内容，拟写出正式的文件稿。
拟稿要求：重点突出、观点鲜明、表达准确、文件合理，尽量一文一事；2、核稿——拟稿后，应将稿件交由行政人力资源管理部进行核稿，语法文字是否规范、格式是否符合要求、文种和标题是否适宜；3、签发——涉及公司整体事务或冠以格式名义的文件，须由董事长签发。
签发人对文件负有完全责任，签发内容包括拟文部门、需发送部门、密级程度、缓急需求等；4、注发——文稿经过签发，正式文件已形式，进入注发阶段。
重点对文稿进行编号、确定发布日期、确定文件的印刷方法；5、打印——打印文件时，应先打出样稿，经过与原稿校队，确认无误后才可按所有求的分数印制；6、盖印——文件需要加盖印章（即公司印章）后才能发送，印章是公司发文有效的凭证，盖章由印章保管人负责执行，所盖印章应清晰端正；7、分发——发出文件前须填写《文件发文审核登记表》附件一,并由接收人签字；8、归档——将部门原稿、文本文件、电子文件、会签原件归类存档（公司层级文件存档与行政人力资源管理部）。
第十二条文件发文步骤步骤一：发文部门文件拟初稿和行文；步骤二：发文部门负责人审核；步骤三: 发文部门源文件及电子文档交由行政人力资源管理部审核；步骤四：发文部门负责人组织文件签发；步骤五：发文部门签发源文件部门归类与存档（公司层级文件须交由行政人力资源管理部归类与存档）；步骤六：发文部门下发已签发源文件。
第十三条文件发文管理规定1、公司所有文件的下发，需区分文件等级、机密层级等级及紧急程度，均须填写《文件发文审核登记表》并逐级审批同意后，方可发文；2、公司管理、规章、制度等类型文件的下发，涉及到员工切身利益的（例如：公司《考勤管理制度》、《奖惩管理制度》、《员工手册》等）。
须总经理签批同意后，方可成文下发；3、新文件的下发若涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁；4、涉及相关制度及政策的文件，若需培训，须在培训课件制作完成并经过行政人力资源管理部审核通过后方可下发文件。
第七章文件宣贯管理规定第十四条文件宣贯1、公司所有下发的管理、规章、制度、通知、公告等文件，若文件的内容需向公司全体员工传达，根据公司实质情况相应给予告知（例如：微信渠道、员工邮箱、公告栏等）；2、对于公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合行政人力资源管理部，在受文范围内组织培训或其它方式告知，并针对特定人员予以考核。
具体培训或告知方式以发文部门和行政人力资源管理部要求为准；3、对于公司除制度以外的决定、命令、通知、通告、通报、公告、公示等类型文件由各部门责任人负责在本部门内部宣贯；4、行政人力资源管理部，应按照公司文件的受文范围要求在培训系统上开设端口，针对受文范围员工组织培训。