松和人力资源档案管理方案(草案)讲解
人力资源档案管理方案
人力资源档案管理方案一、背景介绍人力资源档案是企业日常管理工作的重要内容之一，它包括员工的个人信息、工作经历、培训记录、绩效评估等相关文件和资料。
合理高效地管理人力资源档案，有助于企业提高人力资源的管理水平和效率，对于企业的长远发展具有重要意义。
二、目标和原则1.目标：建立完善的人力资源档案管理系统，做到档案规范管理、信息及时更新、保密可靠、操作简便，提高档案使用效率。
2.原则：（1）规范性原则：按照国家法规和企业内部规定，制定档案管理制度和流程，严格执行。
（2）实用性原则：以提高管理效能、提供决策支持为目标，确保档案的准确性和完整性。
（3）安全性原则：重视档案的保密性，建立保密管理制度，做好数据备份和防灾工作。
三、管理流程1.档案的建立：在员工入职时，由人力资源部负责登记相关信息，产生员工档案。
2.档案的归档：将员工档案按照一定的编码系统进行归档，确保档案的有序存放。
3.档案的更新：及时收集、登记员工的相关变动信息，及时更新员工档案。
4.档案的借阅：根据具体需要，由需要借阅档案的人员填写借阅申请，经主管部门审批后，发放档案。
5.档案的查阅：根据员工的需求，经过合法合规的程序，提供档案查阅服务。
四、档案管理制度1.档案分类：按照人员性质、用途和重要性等分类建立档案，并定期检索和整理。
2.档案保管：档案室要建立专门的存放空间，确保档案的安全性，合理利用现代化的档案保管设施。
3.档案备份：定期进行档案数据的备份和存储，以防止数据丢失。
4.档案使用：对需要借阅档案的人员，要进行申请和审批，确保档案的安全和使用的合法性。
5.档案销毁：对于已经过期或者无法再继续使用的档案，要按照规定的程序进行销毁，并做好相应的记录。
五、信息化建设1.档案数字化：将纸质档案进行扫描和数字化处理，建立电子档案库，提高档案利用和管理的便捷性。
2.档案管理系统：引入专业的档案管理系统，实现档案的在线管理、查询、借阅等功能。
3.档案安全性：重视档案的信息安全，采取措施保障档案的保密性，防止档案泄露和损坏。
人力资源档案管理方案
人力资源档案管理方案人力资源档案管理方案一、前言人力资源管理是企业管理的一项基础工作，对企业的发展和长期稳定具有关键作用。
企业实施有效的人力资源管理，需要依靠完善的人力资源档案管理体系，以确保员工的资料、工作历程、能力素质等信息被完整、准确地记录和管理。
本文将重点介绍一套人力资源档案管理方案，以保证企业人力资源管理的高效性和有效性。
二、人力资源档案管理的概述与优势人力资源档案管理体系是以电子档案为核心的一套企业员工信息管理系统。
这个系统的基本特征是以员工为中心，以电子档案为基础，将企业员工的一切信息资料收集、分析、整理和管理成为系统中的数据，通过置换、存储、查询等基本功能和高级分析与评估功能，实现企业合理的人力资源管理。
人力资源档案管理的主要优势有三点：1. 提高工作效率人力资源管理是一项人力密集类型的管理活动，而人力资源档案管理体系可以将人力密集的基础管理工作电气化，在一定程度上摆脱人力密集的局限，从而将工作效率提高到一个新的高度。
2. 提升管理水平使用人力资源档案管理体系，实现对员工的归类分类，建立员工绩效评估体系，分析员工能力、素质和岗位表现，提升了企业的管理水平。
3. 保障数据完整性人力资源管理的核心应该是保证员工数据的完整和准确性，这不仅是来自监管环境的要求，同时也是企业合规性自律的需要。
人力资源档案管理体系可以帮助企业有效地保障数据的完整性。
三、人力资源档案管理体系的实现1. 建立电子档案管理系统人力资源档案管理体系的核心在于电子档案。
企业应通过建立电子档案管理系统，实现对员工的数据收集、整理、分类和管理。
档案管理系统应能够支持数据的持久存储、方便快速的查询、信息互换，包括硬件、软件以及网络的部署。
2. 确定数据入库标准为了保证数据的准确性和完整性，应该设定数据的入库标准，并按照标准建立实施规范，以确保数据输入过程中的准确性、完整性和实用性。
3. 确定员工档案类型和内容根据不同公司特点、行业和管理需求，确定对员工信息管理中应包含的档案类型和档案内容。
人事档案整理标准
人事档案整理标准人事档案是企业的重要资料之一，对于企业的管理和发展起着至关重要的作用。
因此，对人事档案的整理工作必须严格按照标准进行，以确保档案的完整性、准确性和安全性。
下面将介绍人事档案整理的标准和要求。
一、整理前的准备工作。
在进行人事档案整理之前，需要对整理工作进行充分的准备。
首先，要明确整理的范围和内容，包括哪些档案需要整理、整理的时间范围、整理的标准等。
其次，要做好相关工具和材料的准备，包括文件夹、标签、笔记本等。
最后，要确定整理工作的责任人和时间安排，确保整理工作能够有序进行。
二、整理的标准和要求。
1. 档案的分类。
在整理人事档案时，需要按照一定的分类标准进行，包括按照员工姓名首字母顺序、按照员工入职时间顺序等。
同时，还需要根据档案的内容进行细分，如个人基本信息、工作经历、培训记录等，确保档案的分类清晰明了。
2. 档案的整理。
在进行档案整理时，需要将档案按照分类标准进行整理，并在文件夹上标明清晰的标签，包括员工姓名、入职时间、档案内容等。
同时，要保证档案的完整性，确保没有遗漏或重复的内容。
3. 档案的归档。
整理完成后的档案需要进行归档存放，要选择干燥通风的地方，避免阳光直射和潮湿环境，以确保档案的安全性和保存期限。
4. 档案的管理。
整理完成后的档案需要进行管理和监管，确保档案的安全性和保密性。
要建立档案借阅登记制度，规范档案的查阅和借阅程序，防止档案的遗失和泄露。
5. 档案的更新。
人事档案是动态的，需要不断进行更新和完善。
在进行档案整理后，要建立档案更新的制度，确保档案的及时更新和完善。
三、整理后的工作。
整理完成后，需要对整理工作进行总结和评估，发现问题及时进行整改和改进。
同时，还需要建立档案的定期检查和维护制度，确保档案的长期保存和利用。
总结。
人事档案整理是一项重要的工作，需要严格按照标准和要求进行。
只有做好人事档案的整理工作，才能更好地管理和利用档案，为企业的发展提供有力的支持。
希望各位同事能够认真对待人事档案整理工作，确保档案的完整性和安全性，为企业的发展贡献自己的力量。
人力资源管理系统解决方案
人力资源管理系统解决方案一、公司简介深圳市人元科技有限公司自1999年以来一直专注于企业人力资源管理和行政事务管理（ID/IC卡一卡通管理、指纹门禁、考勤、消费)为核心业务的管理咨询、管理应用软件开发、系统集成和销售的高科技企业。
公司多年来一直为多家軟件公司和科技公司提供软件产品和技术支持，现已成功实施一卡通和人力资源管理系统项目客户1000多个，积累了丰富的行业经验。
公司现已成为华南和华东地区人力资源管理及一卡通管理系统知名供应商。
公司坚持“以人为本，科技创新”的企业宗旨 ,本着“诚信、专业、创新、共赢”的经营理念，通过专业化、规范化服务为客户提供全面的人力资源管理解决方案及咨询实施服务，帮助客户构筑核心竞争力以支持客户实现持续快速健康发展，同时为推动社会发展和员工进步不懈努力，致力于成长为行业最具影响力的系统集成及信息化服务供应商。
二、JLHR系统特点:υ实用1、组织、部门、岗位、职务、职级、工种、籍贯、民族、学历、婚姻状况等全面的人事信息管理以及家庭关系、学习经历、工作经历、奖惩记录、培训记录、调职记录、大事记录等全面的人事档案管理。
2、灵活准确的考勤计算:灵活的考勤规则，科学的班制定义，个人、批量、倒班、模糊等多种排班方法；正班、加班、迟到、早退、旷工、请假、出差、待料等全面的考勤项目。
3、快速准确的薪资计算：自定义计算项目、自定义计算公式、批量调薪、批量录入、自动计算个人所得税、灵活输出银行代发工资文件、面额统计表、工资明细报表、工资汇总表、工资条等多种自定义报表。
4、宿舍管理、招聘培训管理、保险、合同、证件、办公用品、劳保用品等全面的辅助管理。
5、食堂管理、出入管理、消费管理、图书管理、门禁管理等全面的一卡通解决方案。
6、多帐套管理。
7、简繁体支持。
8、及时的预警功能。
可自定义各种提醒预警,不同人员可设置不同提醒预警。
时刻提醒,使工作更主动！υ易用1、界面友好、结构清晰,操作便捷。
2、用户可自行设置自己的工作界面，轻松拥有个性化的用户界面。
hr档案管理制度
hr档案管理制度一、总则为规范企业员工档案管理，提高档案管理效率和安全性，确保员工档案的完整性和保密性，提升企业整体管理水平，特制定本档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有员工档案的管理工作，包括员工个人档案、入职档案、离职档案和其他相关档案管理工作。
三、档案管理部门公司设立人力资源部，负责员工档案的管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管和查询等工作。
四、档案的建立和归档1.员工入职时，需填写《员工入职登记表》，并提供有效身份证明及相关证明材料。
人力资源部在收到员工相关资料后，建立员工个人档案，并进行编号归档。
2.员工离职时，需填写《员工离职手续表》，交人力资源部办理离职手续。
人力资源部在收到员工离职手续后，整理员工档案并将其归档。
3.员工个人档案包括但不限于个人基本信息、学历、工作经历、考核记录、奖惩记录等内容，由责任制原则不定期进行归档管理。
五、档案的保管和保密1.员工档案由人力资源部专门负责保管和管理，严格遵守保密原则，未经授权不得私自查阅和泄露员工档案信息。
2.人力资源部应配备专职人员保管员工档案，定期检查档案的完整性和安全性，确保档案的安全可控。
3.员工档案需根据法律法规和公司规定的保留期限保存，逾期需做好销毁和处理工作。
4.员工及其亲属可向人力资源部提出申请查询自己的档案信息，人力资源部应及时提供相关证明。
六、档案的利用和管理1.员工档案仅限于公司内部使用，不得用于其他商业用途。
公司可以根据需要进行档案查询和调阅，但需提前征得员工本人同意。
2.人力资源部应建立档案管理制度和流程，做好档案的整理、更新和归档工作，确保档案信息的及时和准确性。
3.员工有权申请修改或补充自己的档案信息，人力资源部应及时处理并更新档案信息。
七、档案管理的监督和评估1.公司领导应高度重视员工档案管理工作，加强对档案管理工作的监督和指导，制定档案管理绩效评估办法。
2.公司定期对档案管理工作进行评估和检查，发现问题及时整改，并提高档案管理工作的效率和安全性。
人力资源部档案管理制度及流程
一、目的为了规范人力资源部档案管理工作，确保档案资料的完整、安全，提高档案利用效率，特制定本制度及流程。
二、档案管理范围1. 人力资源部档案包括人事档案、培训档案、绩效档案等。
2. 人事档案包括入职及表单资料、协议资料、人事基本信息等。
3. 培训档案包括纸质档案、电子版档案、培训学习资料等。
4. 绩效档案包括纸质档案、电子版档案等。
三、档案管理制度1. 档案收集与整理（1）各部门负责将档案资料按照规定格式收集齐全，并及时上报人力资源部。
（2）人力资源部对收集到的档案资料进行整理、分类、归档。
2. 档案保管与维护（1）人力资源部设立专门的档案室，负责档案的保管工作。
（2）档案室配备必要的档案柜、防火、防盗、防潮、防虫等设施。
（3）档案资料应按照规定的时间进行消毒、防潮、防虫等维护工作。
3. 档案借阅与使用（1）档案借阅需填写借阅单，经部门负责人批准后，方可借阅。
（2）借阅人需在规定时间内归还档案，并确保档案安全。
（3）档案借阅过程中，不得擅自复制、涂改、损坏档案资料。
4. 档案销毁与迁移（1）档案资料达到规定保管期限后，需进行销毁或迁移。
（2）销毁档案资料需经部门负责人批准，并做好销毁记录。
（3）迁移档案资料需确保档案安全，并做好迁移记录。
四、档案流程1. 档案收集（1）各部门将档案资料收集齐全，并上报人力资源部。
（2）人力资源部对收集到的档案资料进行审核、整理。
2. 档案归档（1）人力资源部按照档案分类标准，将档案资料归档。
（2）归档后的档案资料需编号、登记，并填写档案目录。
3. 档案借阅（1）借阅人填写借阅单，经部门负责人批准后，方可借阅。
（2）人力资源部将档案资料借出，并做好借阅记录。
4. 档案归还（1）借阅人将档案资料在规定时间内归还。
（2）人力资源部对归还的档案资料进行检查，确保档案安全。
5. 档案销毁与迁移（1）档案资料达到规定保管期限后，需进行销毁或迁移。
（2）销毁或迁移档案资料需经部门负责人批准，并做好销毁或迁移记录。
人力资源部档案管理方案
人力资源部档案管理方案人力资源部档案管理方案在企业中，人力资源部门是非常重要的一部分，它负责管理和维护公司的人力资源，其中包括员工文件。
随着企业的不断发展和员工的不断增加，管理员工档案变得更加复杂。
因此，制定一套高效的人力资源部档案管理方案是至关重要的，本文将从以下几个方面介绍该方案。
一、领导认可和支持为了保证人力资源部档案管理方案的实施和有效性，必须得到公司领导的认可和支持。
领导应该向所有员工强调员工档案的重要性，并指导人力资源部门制定和实施相应管理方案。
同时，领导也应该为档案管理分配足够的预算和资源。
二、建立科学的内容人力资源部档案应该包括这些内容：员工基本信息、招聘信息、工作经历、评价记录、培训记录、薪酬记录、合同以及文件、退休、离职和解雇信息等。
每个员工的档案都应该是全面的、真实的、准确的、规范的和可靠的。
三、严格的保密要求档案是公司和员工的重要资产，因此档案管理必须严格保密。
所有人力资源部门的员工都必须按照规则操作，防止档案泄露，并对泄露行为进行追究。
对于一些高敏感度的档案数据，应设定权限，仅限于管理人员访问。
四、建立档案管理制度要使人力资源档案管理科学化和规范化，必须建立档案管理制度。
可以制定相关规定和流程图，明确各项内容的收集、保存和使用，规范各环节的操作流程。
另外，还可以采用科技手段，如档案管理系统，来协助信息收集、处理和分类。
五、完善档案归档和保管把每一位员工的档案安全妥善的保存起来是档案管理的重要环节。
为此要建立专门的存储区域和管理人员，并为每个员工的档案设置独立的编号。
还要根据档案类型和保存期限进行归档，确保档案的完整性和及时性。
六、建立案件追溯制度在档案管理中，员工档案的追溯是很重要的环节。
为此需要建立案件追溯制度，严格按照企业的规定进行操作，并记录下每个员工的档案的变化和更新的情况。
这样，即使很久很久以后，需要查找某个员工或某个档案信息时，也可以方便地进行查找。
总结：人力资源部门是促进企业发展的关键部门，员工档案的管理是其中的一项重要工作。
人力资源档案管理制度流程
人力资源档案管理制度流程1. 简介本文档旨在建立详细的人力资源档案管理制度流程，以确保公司的人力资源档案能够得到有效管理和保护。
该制度适用于所有员工的相关档案信息，包括个人信息、合同和协议、培训记录、绩效评估等。
2. 档案分类为了实现有效的档案管理，将人力资源档案分为以下几类：- 个人信息档案：包括员工的个人身份证明、联系方式等基本信息；- 员工合同和协议档案：包括入职合同、劳动合同、保密协议等；- 培训记录档案：包括员工参加的培训课程、培训证书等；- 绩效评估档案：包括员工的绩效评估结果、奖惩记录等。
3. 档案管理流程3.1 建档阶段- 准备档案袋或电子档案系统，并为每位员工建立个人档案；- 收集员工个人信息并进行登记，包括身份证复印件、联系方式等；- 存档员工入职合同和其他签订协议。
3.2 档案存储和保管- 维护统一的档案存储地点，确保档案的安全和机密性；- 配备专门的人员负责档案的存储和保管；- 定期进行档案整理和归档，确保档案信息的完整性和准确性。
3.3 档案查询和使用- 员工或相关部门需要查询档案时，由专人负责提供相关档案；- 限制档案的访问权限，确保只有授权人员可以查阅；- 在档案使用后，及时归还或重新存档，保证档案的完好性。
3.4 档案销毁- 根据法规和公司规定，制定档案销毁的标准和策略；- 将无效和过期的档案进行销毁，以保护员工的隐私和公司的利益；- 档案销毁前需进行审批和备案，确保合规性。
4. 相关责任人建立人力资源档案管理制度流程涉及以下责任人：- 人力资源部门负责档案管理的策划、实施和监督；- 各部门的主管负责其部门档案的管理和使用；- 档案管理员负责具体的档案存储和保管工作。
5. 风险控制措施为降低档案管理过程中的风险，制定以下控制措施：- 严格遵守法律法规，保证档案管理的合规性；- 加强档案信息系统的安全防护，防止信息泄露和丢失；- 定期进行档案管理制度和流程的评估，及时发现并纠正问题。
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人力资源档案管理方案对人力资源档案进行妥善管理，是人力资源管理的重要内容，这样既能有效地保守人才机密，也可以维护人力资源档案资料的完整，防止资料损坏。
企业建立健全人力资源档案管理方案是对人力资源档案进行妥善管理的关键。
目录：一、员工人事档案资料管理规定二、员工培训档案管理办法三、员工工作业绩档案管理办法四、员工档案保管规定五、员工档案利用办法附：人力资源档案管理用表一、员工人事档案资料管理规定概念解说：员工人事档案资料是公司进行人力资源管理的重要依据，因此必须制定相应的规章，加强员工人事档案资料的管理工作。
编写要点：在制定该文案的过程中需注意如下几个方面：(1)明确目的；(2)阐明员工人事档案资料包含的内容。
范文：员工人事档案资料管理规定为了加强本公司员工人事资料管理工作，特制定本规定。
一、各人事命令、通知公布后，连同该隶凭证(申请单或签呈)合并归档。
依据。
三、员工若有需要“服务证明书”或“离职证明书”，可至人力资源部说明中请理由，由经办人填写证明，转秘书室盖印。
四、人力资源部应于每月10日编制各主管名册，送档案室备查。
五、人力资源部应备档案包括如下内容：1、人力异动案；2、员工奖惩案；3、员工考绩案；4、员工培训案；5、人事规章案；6、人事勤务案；7、人亭报表案；8、员工福利案；9、文体活动案；10、涉外事件案；11、收发文件登记簿。
六、本规定自公布之日起实施。
二、员工培训档案管理办法概念解说：公司培训员工时应建立员工培训档案，并加强对员工培训档案的管理，从而使员工培训工作有据可查。
编写要点：(略)范文：员工培训档案管理办法一、为了加强员工培训的档案管理工作，使员工培训工作有据可查，特制定本办法。
二、员工培训档案是对员工自进入公司开始所参与过的各种培训活动的详细记录。
三、员工的培训记录内容包括：有关考试的试卷，培训员对该员工的培训评估以及员工参加职前训练后的心得体会或汇总报告等；(2)在岗位培训中，员工参与的专业或外语的训练课程考勤记录、课程情况、考试成绩、评估表格、总结报告等；(3)在工作期间，员工自费参加社会上举办的各娄业余进修课程的成绩报告单位与结业证书复印件等有关材料。
四、员工培训档案与其工作档案一起被公司人力资源部作为对员工晋升、提级、加薪时的参考依据。
五、员工的培训档隶也是公司培训部发掘与调配人才的原始依据。
：六、本办法自公布之日起实施。
三、员工工作业绩档案管理办法为了激励员工，公司应对员工的工作业绩及时进行记录，建立员工绩效档案，加强绩效管理。
范文：员工工作业绩档案管理办法一、本办法是为了对员工工作业绩厦时进行记录，方便绩效考核工作，加强绩效管理，激励员工。
二、要建立工作业绩档案，对各段时期的工作要有评价和考核，对其主要表现记入档案。
考核标准是依据岗位责任制中心的职责范围等内容，考核工作可分配到各部门进行，最后由人事部汇总。
三、建立员工工作业绩档案的目的是便于对员工正确全面地评价，对工作突出，成绩和贡献较大者要给予表扬、奖励、晋级等。
对工作不踏实、消极怠工，屡屡出现差错者要进行批评、处罚、降级或撤职。
四、员工工作业绩档案的内容，主要有以下几个部分：1、文件材料。
主要文件包括员工人事调动表、劳动合同书、员工身份证、专业文凭、证书、待业证明等文件的复印件等。
2、考评记录。
主要是《员工工作表现评估表》。
公司实行制度化的评估工作，对员工工作表现定期进行孝评。
考评记录可比较全面地反映出员工的工作概况，具有重要的查考作用。
隶。
员工出勤情况的记录是员工工作态度的反映侧面，体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感。
4、奖惩记录。
员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力、可依赖程度、工作责任心厦工作态度的一种检验足度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据。
5、职级变更。
员工在工作中，由于工作表现厦服务年限因素，其职务、级别与工资待遇等内容会有变化，这种变动也体现了员工工作能力、工作表现、贡献大小。
因此，员工工作档案中对员工职级的变动记录是考查员工工作表现的客观依据。
五、在员工档案中，还要搜集员工工伤情况记录、客人表扬或投诉员工的信件(复印件)等资料。
这对于全面、有效地考查员工表现都有重要作用。
四、员工档案保管规定概念解说：档案保管是员工档案管理的一项重要内容，因而公司应当建立相应的档案管理规章，加强档案保管工作。
编写要点：员工档案保管规定通常包括以下几项内容：(1)档案资料的归档；(2)档案的保密；(3)档案的转递；(4)档案的统计；(5)档案的检查核对。
范文：员工档案保管规定一、档案资料的归档：档案管理人员应该对新形成的档案材料厦时归档，归档的大体程序1、对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求3、在目录上补登材料名称及其相关内容；4、将新材料存入档案。
二、档案的保密：企业制订档案保密制度的具体要求如下：1、对于较大的企业，一般要设立专人负责档隶的保管，应齐备必要的存档设备；2、库房应备有必要的防火、防潮器材；3、库房、档案柜保持清洁，不存放无关物品；4、任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合；5、无关人员不得进入库房，严禁吸烟；6、离开时关灯关窗，锁门。
三、档案的转递：档案的转递一般是由于工作变化等原因引起的，转递的大致程序如下：1、取出应转走的档案；2、在档案底账上注销；3、填写《转递人事档案材料的通知单》；4、按发文要求包装、密封。
档案在转递中必须遵循保密原则，一般通过机要通道转递，不能交由本人自带。
另外，收档单位在收到档案核对无误后，必须在回执上签字盖章，且及时退回。
四、档案的统计：企业人事档案的有关情况应进行统计。
人事档案统计的内容主要有以下几项：1、人事档案的数量；2、人事档隶材料收集补充情况；3、档案整理情况；4、档案保管情况；5、利用情况；6、库房设备情况；7、人事档案工作人员情况：五、档案的检查核对：企业应该对人事资料档案进行定期或不定期检查与核对。
检查人力资源档案的内容时，既要对人事档案材料本身进行检查，如查看其是否有霉烂，虫蛀等；也要对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
在下列情形发生后，应对人事档案进行彻底检查与按对。
1、突发事件，如遗失、被盗或水灾之后；2、对有些档案发生疑问后，如不能确定某份材料是否丢失；五、员工档案利用办法档案利用如同档案保管，是员工档案管理的一项重要内容，因而同样需要建立相应的规章加强档案的利用管理。
编写要点：员工档案利用办法通常包括如下几个方面的内容(1)目的；(2)档案的利用方式；(3)档案利用操作规程。
范文：员工档案利用办法一、目的：公司为了高效、有序地利用档案材料，特制定本办法。
二、档案的利用方式：人事档隶的利用方式主要有三种：1、设立阅览室以供利用查阅。
阅览室一般情况下都设在人力资源档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。
这便于查阅指导、监督，便于防止泄密和丢失等。
2、借出使用。
在满足以下条件时，企业可以将人事挡隶借出使用：(1)本企业领导需要查阅人事档案；(2)公安、保卫部门由于特殊需要必须借用人事档案等。
注意借出的时间不宜过长，到期未还者必须催还。
3、出具证明材料。
通常情况下，出具的证明材料可以是人事档案部门按相关文件规定出具的情况或证明材料，也可以是人事档案材料的复印件。
要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工或出国等。
三、档案利用操作规程：档案利用中各种万式的操作规程如下：1、查阅手续(1)首先，由申请查阅者出示书面查档报告，在报告中写明查阅的对象、理由、目的、查阅人的概况等情况；(2)其次，查阅单位(部门)盖章，负责人签字；(3)最后，由人事档案部门审核、批准。
人事档案部门对申请报告进行审核，如果理由充分，2、外借手续(1)首先，由借档单位(部门)写出借档报告，其内容与查档报告相似：(2)其次，由借档单位(部门)盖章，负责人签字；(3)再次，人事档隶部门对借档单位进行审核、批准；(4)然后，进行借档登记，把借档的时间、材料名称、理由、份数等写清楚，并由借档人员签字；(5)最后，归还档案时，及时在外借登记上注销。
3、出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：(1)由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；(2)人事档案部门按照有关规定，并结合使用者的要求，提供证明材料：(3)证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
附：人力资源档案管理用表(仅供参考）一、人事登记表表1 人事登记表表2 人事档案管理卡三、档案调阅单表3 档案调阅单注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案予“备查”。
表4 人事档案资料卡五、档案内容登记簿表5 档案内容登记簿类号六、档案明细表表6 档案明细表审核：王管：经办人：七、人事档案备考表表7 人事档案备考表八、归档案卷目录表18 归档案卷目录全宗号：目录号：部门九、阅档催还单表9 阅档催还单——同志：经查：您所调阅的下列档案还期已逾，为方使他人使用和管理．望依档案调阅规则于——日内退还。
十、阅档催还单存根表lO 阅档催还单存根借阅人：十一、档案存放地点表表15一11 档案存放地点表十二、档案存放情况表表12 档案存放情况表十三、档案案卷封面表13 档案案卷封面。