公文管理基础知识及公文管理制度
公司公文管理制度
公司公文管理制度目录1 公文管理制度的重要性1.1 有效管理信息流通1.1.1 提高工作效率1.1.2 避免信息混乱1.2 规范文件处理流程1.2.1 确保文件准确无误1.2.2 防止文件丢失或泄露1.3 提升公司形象与效益2 公文管理制度的基本要素2.1 文件分类与编号2.2 文件的起草、审批与签发2.3 文件的传递、存档与销毁2.4 电子文档管理3 公文管理制度的实施步骤3.1 制定公文管理制度的具体内容和流程3.2 定期进行公文管理培训3.3 监督和评估公文管理的执行情况4 公文管理制度的效果评估4.1 数据统计与分析4.2 员工满意度调查4.3 不断完善与优化制度公文管理制度的重要性公文管理制度在公司运营中扮演着至关重要的角色。
首先，它有效管理信息流通，提高工作效率，避免信息混乱。
其次，规范了文件处理流程，确保文件准确无误，防止文件丢失或泄露。
此外，公文管理制度提升了公司形象与效益，体现了公司的管理水平和规范化程度。
公文管理制度的基本要素公文管理制度包括文件分类与编号、文件的起草、审批与签发、文件的传递、存档与销毁以及电子文档管理等基本要素。
通过这些要素的规范运作，可以确保公司文件管理工作的顺利进行。
公文管理制度的实施步骤要落实公文管理制度，公司需要制定具体内容和流程，并定期进行公文管理培训。
同时，需要监督和评估公文管理的执行情况，及时发现问题并加以解决。
公文管理制度的效果评估为了检验公文管理制度的效果，公司可以进行数据统计与分析、员工满意度调查等工作，不断完善与优化制度，提升公司管理水平和效益。
XX公司公文管理制度
XX公司公文管理制度第一章总则第一条为规范公司公文管理工作，提高办公效率，保证公司公文的规范性、准确性和时效性，制定本制度。
第二条公司公文管理制度适用于公司内部各部门和员工，包括公司内部的各类公文、文件、函件等文书资料的管理。
第三条公司公文管理原则：公开、公正、公平、高效。
第二章公文的分类和编号第四条公司公文按照文件的内容和用途进行分类，主要包括通知、报告、计划、决定等。
第五条公司公文编号应当按照年度、部门和序号的原则进行编制，确保公文可以准确、快速地进行查阅和归档。
第六条公司公文按照重要性和紧急程度进行编号，以便及时处理重要文件。
第三章公文的起草和审批第七条公司公文的起草应当遵循公文的规范格式和语言，内容明确、简练、准确。
第八条公司公文的审批程序应当严格按照公司内部的规定进行，确保审批过程的公开、公正。
第九条公司公文的审批权限应当明确，相关部门负责人要按照规定的程序和权限进行审批。
第四章公文的传阅和签发第十条公司公文在传阅过程中，应当注意保密，确保公文的内容不被泄露。
第十一条公司公文在签发时，相关人员应当按照规定的程序进行签名、盖章，确保公文的真实性和合法性。
第五章公文的分发和归档第十二条公司公文在分发过程中，相关部门应当按照规定的程序进行分发，确保公文能够及时传达到相关人员。
第十三条公司公文在归档时，应当按照规定的分类和编号进行归档，确保公文能够方便查阅和管理。
第六章公文的保存和销毁第十四条公司公文的保存期限应当根据文件的重要性和用途进行确定，超过保存期限的公文应当及时进行销毁。
第十五条公司公文在销毁过程中，相关部门应当按照规定的程序进行销毁，确保公司公文的保密性和安全性。
第七章公文管理的监督和评估第十六条公司公文管理应当建立监督机制，定期对公司公文管理工作进行评估和考核。
第十七条公司应当建立不定期的内部审查机制，对公司公文管理工作进行全面检查，发现问题及时进行整改。
第八章附则第十八条对于公司公文管理中出现的争议，应当按照公司内部的规定进行解决，确保公文管理工作的顺利进行。
公文处理基础知识
公文处理基础知识第一节公文处理概述一、公文的定义公文即公务文书，是党政机关、企事业单位和社会团体在处理公务时所形成的现行公用、法定效力和特定体式的文字材料。
《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
”《国家行政机关公文处理办法》规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。
二、公文办理程序收文办理：包括签收（含拆封、清点、分类）、登记、拟办、送批、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、立卷、归档等12个程序。
注意：1.要有规范收文登记本、阅文处理笺；2.各单位办公室人员要及时向有关人员收取（指通过会议发的文件）文件；3.需清退的文件必须要放在保密柜,由专人保管；4.复制上级秘密文件，须经发文机关批准或授权。
复印件应加盖复印机关印章。
复制的公文应与正式印发的公文同样管理。
5.借阅文件要登记。
发文办理：包括起草（含修改、协调）、校核、会签、签发、复核、登记（编号）、印制（含排版、校对、装订）、缮印、分发、立卷、归档11个程序。
注意：1.要有规范的发文登记本、发文签批单；2.校核、复核、登记、印制等程序必须由文秘人员和办公室主任把关；3.要有会签程序，由办公室文秘拟定会签人、签发人。
4、发文要严守程序，坚决杜绝“倒行文”。
第二节公文种类按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关处理办法》的有关规定，公文种类主要有14种：1.决议。
用于发布经会议讨论通过的重要决策事项。
2.决定。
用于对重要事项做出决策和安排。
3.指示。
用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
4.意见。
用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.通知。
用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
党政机关公文基础知识
第一章公文基础知识第一节公文概述一、公文的概念：公文：公务文书的简称，只在公务活动中安一定程序和格式形成和使用的、表达社会集团意志的文字材料。
二、公文的特点：1、主要特点：法定作者、法定效力、特定体式2、公文的语言特点：准确、庄重、朴实、精炼、严谨、规范。
三、公文的种类：常用的分类方法有六种：决议。
2、按公文来源分类:按公文的来源，可分为收文和发文两种。
3、按行文方向分类：按行文方向区分，公文可分为下行文、平行文、上行文三种。
4、按性质作用分类：按公文的性质作用，可分为法规性公文、指挥性公文、报请性公文、公布性公文、通联性公文和记录性公文六种。
5、按保密程度分类：按涉及机密程度，保密公文分为绝密公文、机密公文、秘密公文三种。
6、按办文时限要求分类：按办文时限要求，分为特急件、加急件和平件。
四、公文的作用：公文主要有以下几个方面的作用：1、法规行政约束作用；2、领导指导作用；3、联系公务作用；4、宣传教育作用；5、沟通信息作用；6、依据凭证作用。
第二节公文的行文规则行文规则：控制公文行文对象、行文方向和行文方式等方面的制度规定。
行文规则规范着各种这回组织之间的行文行为，旨在确保公文有序、有效地运行，顺利实现公文的效用。
行文主体：依照法律法规成立、能够独立行使职权、具有独立法律行为能力的组织及其负责人，包括各级国家机关、企事业单位、人民团体以及其他各类机构及其负责人。
一、行文依据：1、行文方式：依据公文需求发文、依据职责权限发文、依据工作关系发文。
2、工作关系：领导与被领导、指导与被指导、平级关系、不相隶属关系。
二、行文对象：公文的行文对象可分为：主送机关、抄送机关。
主送机关：受理并负责办理公文内容的主要机关。
1、选择主送机关应遵循下列规则：①公文应主送主办机关；②、一般不主送单位负责人个人；③、上行文应避免“多头主送”；④、党政组织互不主送公文。
抄送机关：只需要了解公文内容或需要协助办理公文的机关。
公文管理基础知识及公文管理制度
公文管理基础知识及公文管理制度一、公文管理基础知识1.1 公文的定义公文是在政府机关、团体、企事业单位等内部或者外部之间为了处理公共事务而准备的一种书面文件。
公文以文字形式表达，包括公函、公告、公告、通知、信件等，并以特定的格式进行书写和存档管理。
1.2 公文的种类公文根据其用途和类型可分为多种，包括：•公函：用于机关之间或机关之外单位之间进行正式性联络•公告：用于对内对外发布与宣传有关事项•通知：用于机关内部或机关向下级单位、个人通报事宜•呈批件：用于请求人或机关领导审批、决定有关问题•报告：用于向上级机关报送重要情况、做出工作其他•表格：用于核对、统计、计算有关事项的书面表格以上公文类型大体涵盖了公文的主要种类，但在实际工作中还会存在其他形式和类型的公文。
1.3 公文的特点公文作为一种书面文件，具有以下特点：•正式性：公文不仅是一种书面文件，还代表了行政机关的意志和命令，因此具有正式性和约束力。
•规范性：公文在格式、排版、用语、内容方面有一定的规定和标准，以此保证其高效、统一、规范。
•审批流程：大多数公文都需要经过一定的审批程序，确保其真实、准确、合法。
•外向性：公文主要用于内部和外部之间的交流和协调，具有外向性和沟通性。
•保密性：根据不同的内容和级别，公文有不同的保密等级。
保密性是公文的重要特点之一。
二、公文管理制度2.1 公文管理制度的基本原则公文管理制度是为了规范和管理公文的生成、使用、档案保存等环节，确保公文的真实性、保密性、及时性和规范性，并维护机关形象和行政效能。
其基本原则包括：•依法管理：公文管理必须遵循国家法律、法规和文件规定，确保公文的合法性和规范性。
•工作流程化：建立科学、合理、流畅的公文工作流程，减少冗余、繁琐的工作，提高效率，增强工作成果质量。
•信息化建设：利用现代化信息技术，建立电子公文管理系统，实现公文管理、公文流转和公文查询的自动化和网络化。
•规范化操作：严格按照公文格式要求、表述要求和印制要求进行操作，确保公文的规范化和标准化。
公文管理基础知识与公文管理制度
公文管理基础知识与公文管理制度公文管理基础知识与公文管理制度公文是指国家机关和其他行政机构依法用以传达行政意思或者办理行政事务的文件。
公文管理是指对公文进行管理和控制，确保公文的合法性、准确性和规范性，提高行政效率和公文工作质量。
下面将介绍公文管理的基础知识和公文管理制度。
一、公文管理的基础知识1. 公文的分类公文按照用途和形式可以分为传达公文、办理公文和报告公文等几种类型。
传达公文是指用于传递行政意思或者收集意见信息的公文，如通知、指示等；办理公文是指用于办理行政事务的公文，如批复、决议等；报告公文是指用于向上级机关报告工作情况或者请求指示的公文，如报告、请示等。
2. 公文的构成公文一般由发文机关、主题、正文、附件、签发人和签发日期等几个部分组成。
发文机关是指公文的发出单位，主题是指公文的内容概要，正文是公文的主要内容，附件是公文配套的文件资料，签发人是指公文的签发人员，签发日期是指公文签发的日期。
3. 公文的写作要求公文的写作要求包括格式要求、语言要求和内容要求。
格式要求是指公文的结构和排版格式，如标题、段落、字体、字号等；语言要求是指公文的语言风格和表达方式，要求简练明了、准确规范；内容要求是指公文的内容必须符合法律法规，并注重实用性和操作性。
二、公文管理制度1. 公文的收发登记制度公文的收发登记制度是指对发文、收文和传阅等环节进行登记，记录公文的流向和处理情况。
通过登记可以实时掌握公文的处理情况，提高公文的管理效率和追溯能力。
2. 公文的审查制度公文的审查制度是指对发文和收文内容进行审查，确保公文的合法性和准确性。
审查人员要对公文的格式、语言和内容进行审查，不符合规定的要及时予以修改，并提出具体意见。
3. 公文的会签制度公文的会签制度是指对重要公文进行会签，确保公文经过多方审查和讨论后形成的意见达成一致。
会签可以提高公文的专业性和权威性，减少意见分歧和错误。
4. 公文的归档管理制度公文的归档管理制度是指对已办结的公文进行整理、归档和保存。
公文管理制度2018
公文管理制度2018第一条为加强公文管理，规范公文处理流程，提高办事效率，加强公文保密，根据《中华人民共和国行政机关公文处理办法》及相关法律法规，制定本制度。
第二条公文管理制度适用于我单位内各类公文的处理、收发、保存和归档，及与公文管理相关的管理工作。
第三条公文管理应遵循法制原则、规范原则、便民原则和保密原则，确保公文的及时、准确和安全传达。
第四条公文管理应遵守保密规定，对涉密公文进行严格管理，保障国家机密、商业机密等各类保密信息的安全。
第二章公文的种类和格式第五条公文种类主要包括：文件、通知、通报、报告、请示、批复、函电、会议纪要、通信、总结、决议、指示、指导意见等。
第六条公文格式应符合规范要求，包括公文标题、正文、签发、印章等必要的要素，各类公文格式可根据需要进行调整，但不得改变公文原意。
第三章公文的起草和审批第七条起草部门应严格按照程序、规范、规定要求进行公文的起草，确保公文内容准确、简明扼要、格式规范。
第八条公文起草应注意文风、用语，做到斟酌用词，严谨表述，以求真实、简练、明确，尽量避免使用口语、方言等非规范用语。
第九条公文的审批程序分为一审、二审、三审等程序，审批过程中应重视公文的内容、依据、用语等，确保公文规范、准确、合法。
第十条各级主管领导应严格履行审批权限，对稿件进行审批，及时审批并签发公文，不得超越权限越级批准。
第四章公文的收发和传递第十一条公文的收发须按照程序进行，确保公文的及时传递和准确收发，收文惯用办理时间为三个工作日内。
第十二条公文的传递安全应加强保密管理，禁止泄密行为，不得用电子传输方式传送机密、秘密或内部文件。
第十三条公文传递过程中如有遗漏、涂改、丢失等异常情况，应及时报告有关部门进行处理。
第五章公文的保存和归档第十四条公文保存应按照规定进行，对未在规定时间限内处理的文件，应与相关部门确认处理意见，并将不作已处理公文挂号保存。
第十五条公文归档应按照规定程序进行，归档完毕后进行封存，及时归档并提交档案管理部门，归档原件，按规定保存。
部室公文管理制度
部室公文管理制度第一章总则第一条为规范部室公文管理工作，提高部室公文管理效率，保障公文的及时、准确传达和落实，特制定本制度。
第二条部室公文管理制度适用于部室内所有工作人员，包括领导、干部和职员等。
第三条部室公文管理制度的实施目标是规范、高效、科学、便捷的管理部室公文工作，确保公文的合理传达和使用。
第二章公文的分类第四条部室的公文分为内部公文和外部公文两大类。
内部公文是指部室内部流转和传达的文件，其主要目的是协调部室内部的工作，并向上级领导和其他部门反馈工作进展情况。
外部公文是指部室向外界传达信息和意见的文件，例如对外函件、通知、公告等。
第五条公文的内容按照紧急程度和重要性可分为重要公文、一般公文和日常公文。
第三章公文的起草第六条公文的起草应当遵循法律法规和部门规定，内容必须清晰、明确、准确，并表达出威严和规范。
第七条公文的起草应当根据不同的公文性质和目的确定适当的格式，包括标题、正文、签名、日期等。
第八条公文的起草必须经过严格的审查和核对，确保文稿的合法性和科学性。
第四章公文的签发和传达第九条公文的签发必须由部门主要负责人或其指定的负责人进行，签名必须真实、清晰，并注明签发日期。
第十条公文的传达必须按照规定的程序和渠道进行，确保公文的及时传达和落实。
第十一条公文的传达过程中，必须保护公文的机密性和安全性，严禁泄露和外传。
第五章公文的存档和归档第十二条公文的存档必须按照规定的时间和地点进行，以便日后查阅和查询。
第十三条公文的归档必须按照一定的分类和顺序进行，确保公文的整齐、完整和易于管理。
第六章公文的复印和传真第十四条公文的复印必须按照原件的格式和内容进行，严禁篡改和错漏。
第十五条公文的传真必须经过签发人的同意和核准，确保传真的传达和接收。
第七章公文的编号第十六条公文的编号必须按照规定的标准和程序进行，以便管理和查阅。
第十七条公文的编号必须清晰、准确，并便于管理和追溯。
第八章公文管理的监督和检查第十八条公文管理的监督和检查必须由领导或监察机构进行，确保公文管理的规范和有效。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文员工作规范：行文和发文
根据公文的性质选择文头，草拟文稿。 依照部门文件编号规范确定文号，并填写公文版头的 相应栏目。 负责领导审批文稿，审批通过后签名或盖章。 如有必要，按用印管理有关规定申请使用公司公章。 复印、存档。 发文，让收文人在《发文登记簿》上签字。如收文部 门有回馈信息，在“备注”栏注明，如“已复文”等 。
公文写作规范和要领
有头有尾 – 使用正确的文头，有称谓
、署名、日期、印章等一 切必要的起始和落款信息 。 内容完整 – 时间、地点、人、事情 。 用语正规 – 客观、标准、规范，以 准确表达为主旨，不夸张 ，不过分修饰。
2020/5/20
Exp: 问题公文
通知
××集团拟于下月15日举行新员工演讲比赛，地 点为A座16楼会议室。望新员工踊跃报名，认真准备 ，届时一展风采！
××集团办公 室
2020/5/20
Exp: 规范公文
××集团各部门：
通知
为丰富员工生活，增进新老员工的交流，**集团 拟于11月15日举行新员工演讲比赛。比赛地点为×× 广场A座16楼会议室，演讲题目不限。望各部门新员 工踊跃报名，认真准备。
室 20日 2020/5/20
××集团办公 2004年10月
登记（基础管理台账目录）
2020/5/20
文员工作规范：收文
收到其他部门的发文，在对方发文登记簿上签字。 在本部门《收文登记簿》上登记。 认真阅读文件，将文件内容和精神汇报给部门领导，请示领导 意见。 部门领导作出指示后，在收文登记簿的“批办”一栏签字并注 明批办日期。 根据领导指示开展工作。如有必要，组织本部门全体人员学习 文件。 将文件归档。 办理结束后，在收文登记簿“办理人”一栏签字并注明日期。“ 备注”栏对办理情况作简要说明，如“已复文”、“已阅”、 “已执行”、“已组织学习”等。
2020/5/20
公文主要类别
按行文方向划分 – 上行文 – 下行文 – 平行文
主送（报）、抄送（报）等。
2020/5/2类 – 通告通知类 – 请示报告类 – 指示批复类 – 函件类
2020/5/20
公文特征
准确 及时 精炼 有保存价值 有保密性
2020/5/20
公文办理
收文办理
收
办
注存
发文办理
写
发
注存
2020/5/20
公文编码
系统性，反映公文的性质 – 公司、部门、日期、序号 – 文件级别
如： 京×发[2004]第011号（红头文件） ×/2004/011（以公司名义发文） ×/ZB/2004/011（以部门名义发文）
2020/5/20
公文保存
立卷归档
2020/5/20
公文的重要性
信息交流、传达指示、汇报情况的工具 效率的保证 企业的记忆 企业形象的标志之一
2020/5/20
什么是公文管理？
狭义上的公文管理指的就是文件的立卷 归档。 从文件的最初拟稿到文件最后的保存或 销毁，皆属广义上的公文管理。
2020/5/20
广义公文管理
公文分类 公文写作 公文办理 公文编码 公文保存
– 分类立卷 – 案卷编码 – 卷内文件的排列、登记
2020/5/20
××文档管理规范
《××各部门文档管理（暂行）办法》 《××公文管理（暂行）规范》
2020/5/20
文件版头类型
信纸版头 红头文件版头 发文版头（发由头） 传真版头 签呈版头
2020/5/20
公文编码方法
京×发[年份]编号 ×/年份/编号 ×/部门代号/年份/编号
2020/5/20
文员工作规范：档案管理
按本部门情况分立案卷，给案卷编号。 及时归档保存文件。在卷内文件目录上登记 入卷文件。 保证文档的完整和安全。
2020/5/20
文员工作规范：计划、总结和纪要
按部门例会精神撰写每周和每月工作计划。 按实际工作情况撰写每周和每月工作总结。 撰写部门例会纪要。
2020/5/20
发文办理实例：招商速报
正文
招商速报
[第三十期]
今天，×共接到咨询电话50个，接待来访商户80 人（包括签约商户和新来访商户）。截至今日，共签 订出租合同300份，实际出租摊位400个。
2020/5/20
××
2004年10月15日
发文办理实例：招商速报
文件形成
确定发文编号 – 由于是以公司名义发文，使用“×/年份/编号”的编
号方法。到总办领取文号，由总办进行发文登记。 – 确定分送单位 – 属于直接上报集团领导的文件，“主送”栏直接书写
领导姓名及职务即可，如“王友德副总裁”。 – 填写日期、发由、拟稿等栏目
2020/5/20
发文办理实例：招商速报
签发和存档
签字
– 总经理在“签发”一栏签名。
复印、存档
– 上报前复印文件，将复印件存入相应案卷。 – 以公司名义发文，由总办存档。 – 属于内部文件，存入JFNG-ZB-N类案卷，在卷内文件 目录上登记。
2020/5/20
发文办理实例：招商速报
招商速报是×对集团领导的汇报文件。 属于“报告类”上行文。 应使用发文版头。
2020/5/20
发文办理实例：招商速报
拟稿
简明扼要地介绍招商情况，准确汇报数据即 可。语言应简练，不必作修饰。 例文：今天，×共接到咨询电话50个，接待 来访商户80人（包括签约商户和新来访商户 ）。截至今日，共签订出租合同300份，实际 出租摊位400个。
2020/5/20
发文办理实例：招商速报
发文
送交收文人，由收文人在发文登记簿上签字 。
2020/5/20
发文办理完毕
其他
文件借阅 印章使用管理 Q&A
2020/5/20
如： ×[2004]第011号（红头文件） ×/2004/011（以公司名义发文） ×/ZB/2004/011（以部门名义发文）
2020/5/20
文档案卷的分类、编码和登记
分类
– 分内部文件案卷和外部文件案卷两大类。两大类之 下，各部门根据自身情况分小类立卷。
编码
– 内部：×-部门代号-N案卷编号 – 外部：×-部门代号-W案卷编号