文件化信息管理程序实例
《文件化信息管理程序》
《文件化信息管理程序》随着社会的发展和科技的进步，信息管理已经成为了现代社会中不可或缺的一部分。
其中，文件化信息管理程序作为信息管理的一个重要组成部分，对于企业和政府机构来说具有至关重要的意义。
本文将介绍文件化信息管理程序的概念、重要性以及如何制定有效的文件化信息管理程序。
一、文件化信息管理程序的概念文件化信息管理程序是指将信息和相关文件进行系统化、规范化、标准化的管理程序。
这些文件可以包括纸质文件、电子文件、图像文件、音频文件等。
文件化信息管理程序的主要目的是确保信息和相关文件的真实性、可靠性和完整性，以便在需要时能够迅速、准确地获取和使用。
二、文件化信息管理程序的重要性1、保障信息安全文件化信息管理程序能够有效地保障企业和政府机构的信息安全。
通过制定严格的文件管理制度和规范，可以避免信息泄露、篡改或损坏，确保信息的机密性、完整性和可用性。
2、提高工作效率文件化信息管理程序能够提高企业和政府机构的工作效率。
通过建立标准的文件管理体系，可以避免重复工作和浪费时间，同时可以快速、准确地查找和使用所需的信息，减少工作成本和时间成本。
3、促进知识管理文件化信息管理程序能够促进企业和政府机构的知识管理。
通过将经验和知识以文件的形式记录下来，可以避免因为人员流动而导致的知识流失，同时可以积累和传承组织的知识财富，提高组织的竞争力和创新能力。
三、制定有效的文件化信息管理程序1、确定管理目标和范围制定文件化信息管理程序的第一步是确定管理的目标和范围。
企业和政府机构需要根据自身的情况和需求，明确管理的目标和重点领域，如人事管理、财务管理、采购管理等等。
同时，还需要确定管理的范围和边界，如哪些信息需要纳入管理体系，哪些部门或业务需要纳入管理体系等。
2、制定管理规范和流程制定文件化信息管理程序的第二步是制定管理的规范和流程。
企业和政府机构需要根据确定的管理目标和范围，制定相应的管理规范和流程。
这些规范和流程应该包括信息的收集、分类、存储、检索、处理、传递和销毁等方面。
以文件形式编写的学生信息管理的c语言程序
以文件形式编写的学生信息管理的c语言程序如何以文件形式编写一个学生信息管理的C语言程序？首先，我们需要明确程序的功能和需求。
学生信息管理程序的主要功能是对学生的基本信息进行增、删、查、改等操作。
为了方便数据的存储和管理，我们选择以文件的形式来存储学生信息。
接下来，我们将一步一步回答如何以文件形式编写一个学生信息管理的C语言程序。
第一步：定义学生信息的结构体学生信息包括学号、姓名、性别、年龄、成绩等字段。
我们可以通过定义一个结构体来表示学生信息，并在程序中使用该结构体来存储和操作学生信息。
例如：ctypedef struct {int id;char name[20];char gender[5];int age;float score;} Student;第二步：实现学生信息的录入在程序中，我们需要提供一个函数来实现学生信息的录入功能。
当用户选择添加学生信息时，程序将会要求用户输入学生的各项信息，并将其保存到文件中。
这里我们可以使用C标准库提供的文件输入输出函数来实现数据的读写操作。
例如：cvoid add_student() {FILE *fp = fopen("students.txt", "a");Student student;printf("请输入学生的学号：");scanf("d", &student.id);printf("请输入学生的姓名：");scanf("s", );printf("请输入学生的性别：");scanf("s", student.gender);printf("请输入学生的年龄：");scanf("d", &student.age);printf("请输入学生的成绩：");scanf("f", &student.score);fprintf(fp, "d s s d .2f\n", student.id, , student.gender, student.age, student.score);fclose(fp);printf("添加成功！\n");}在上述代码中，我们使用了`fopen`函数打开了一个名为"students.txt"的文件，并以追加模式（"a"）来写入数据。
文件化信息管理过程
文件化信息管理程序
编号： 版本：
覆盖的标准 条款：
7.5/7.5.1/7.5.1.1/7.5.2/7.5.3/7.5.3.1/7.5.3.2/7.5.3.2.1/7.5.3.2.2
CWQP-SP5 B0
五、 作业内容（1、文件管理过程作业流程）
序号 5.1
1、文件管理作业流程 文件的分类
责任部门 /人
相关部门
及版本的有效性，并送资料室长期保存，经主管领 导批准后方可使用。研发中心资料室应建立外来文
外来文件受控 清单
件受控清单。
顾客的文件
5.7
B
5.7.1顾客提供的文件：顾客提供的文件由研发中 心负责接收、由技术副经理审批其适用性，并由研 发中心与顾客建立联络关系，负责顾客文件的转化 复制、更改或换版工作。
控文件，由企管部编号并加盖“受控”标识，按编
号发放，以便于更改。
文件化信息管理程序
编号： 版本：
覆盖的标准条 款：
7.5/7.5.1/7.5.1.1/7.5.2/7.5.3/7.5.3.1/7.5.3.2/7.5.3.2.1/7.5.3.2.2
CWQP-SP5 B0
五、 作业内容（1、文件管理过程作业流程）
单，以便于追溯和更改，确保使用文件的各个场
则》
所，都能得到相应文件的有效版本。
5.2.7技术类文件的编制、批准和发布详见研发中 心编制的《图样管理制度、各类文件的编制、批准
和发布》及《图样管理制度、各类文件发放准则》 。
文件编号及控制
5.3
5.3.1文件的编号，参见《超维公司管理文件编号 方法》
相关部门
文件的保管
5.9
5.9.2质量体系、3C认证方面的文件由质保部按有 关规定保管。
1文件化信息控制流程
件执行 不得随意涂改。
处/部门
3
2、记录文件的填写要及时，内容必须真实、准确、详细、 经理
完整，并注明记录人、记录时间等。
记录防 1、各部门应定期收集记录文件，妥善保存，便于查阅， 综合管理 记录清单
护、保 以防损坏和丢失。
处/部门
4 存期限 2、综合管理处负责收集记录空白表，编制《记录清单》， 经理
四、检查考核： 频次：每月。具体执行公司《质量目标和绩效考核控制流程》的规定。
-6-
五、记录/表单： 《文件审批表》 《文件发放、回收登记表》 《收文登记表》 《文件更改申请单》 《文件借阅记录》 《文件清单》 《记录清单》 《公司适用的产品或服务质量标准清单》
-7-
准
理
2
3、技术类文件，由质量技术部部门领导审核，分管领
导批准。
求审批
4、作业类文件，由生产部部门领导审核，分管领导批 准。
文件标 识、分发
1、质量手册： SDZD/QB.SC－2016，表示：云南水电志达混凝
土有限公司/企标+质量手册+年号。
综合管理 处/部门经 理
文件发 放、回收 登记表
文件标识 规范，文件 发放率
外来文件
2 件评审 见。
处/部门 经理
处置规范
外来文 下发至相关部门。
综合管理 文 件 发 外 来 文 件
3 件分发
处 / 部 门 放、回收 发 放 率
经理
登记表 100%
外来文 各相关部门执行外来文件的规定。
综合管理
外来文件
4 件执行
处/部门
执行率
经理
100%
外来文 由综合管理中心收集整理，对所有外来文件进行备案， 综合管理
质量管理文件：文件信息管理工作流程图
3.文件经批准后由办公室发文并存档案，填写《受控文件清单》，发放时填写《文件收发记录》，并在文件上填写发文序号，发放人在发放文件上加盖红色“受控”印章，以便追溯。
4.技术文件由编写部门负责发放，发放时由发放人在发放文件上加盖红色“受控”印章，以便追溯。；
文件信息管理工作流程
过程流程
内容描述
采用表单
各部门
办公室
质检部
总经理
1．质量管理体系由质检部负责编写；
2.其它文件信息由使用、需求部门负责编写。
各部门经理审核，总经理批准
1. 有效文件须具备如下可辩识性标识：
a 文件编号（例如CJ/QM：01）；
b 文件版号（例如版次A，修改码1）；
c 发文序号（例如分发号：01）；
《文件作废归档登记表》
《文件更改申请表》
更改后的文件由文控中心负责发放，修改《受控文件清单》；
文件的发放部门为原发放部门；
各相关部门收到更改后的文件时，需签收确认；
办公室需收回更改前的文Байду номын сангаас，并加盖“作废”章后集中销毁。
文件借阅填写《文件信息借阅申请单》并批准才执行。
《文件信息借阅申请单》
办公室需将更改后下发的文件存档，同时将更改前作废的文件进行登记，并加盖作废章，填写《文件作废归档登记表》。
d 时效标识或特殊用途标识（例如实施日期2015年1月5日）；
2.文件编号
a. 【质量管理体系】的编号：XX/QM：01
企业汉语拼音声母组合/文件类别号(QM表示质量手册)：该文件流水号如01
b. 【作业文件】编号：XX/WI：□□
企业汉语拼音声母组合/文件类别号（WI 表示管理性文件、GY表示工艺文件，JY表示检验文件，QR表示记录表格）：该文件流水号如01
文件化信息管理程序(含表格)
文件化信息管理程序（ISO9001/14001-2015）1、目的：对质量/环境管理体系文件化信息（以下简称文件或记录）进行控制，确保无论何时何处需要这些信息，均可获得并适用；以及予以妥善保护（如：防止失密、不当使用或不完整）。
2、范围：适用于本公司质量/环境体系所有文件和记录的控制，包括：手册、程序文件、支持性文件和记录。
3、权责：3.1各部门内部文件由部门主管或其指定人员编制，部门主管或管理者代表（授权代表）批核。
3.2程序文件由相关部门制定，管理者代表（授权代表）审核，总经理批准。
3.3 质量/环境手册由管理者代表（授权代表）审核，公司总经理批准。
3.4文件编写小组对文件进行校对、审核，及对所有文件的运作过程进行全面监督。
3.5文件控制中心：负责文件的编号、收发、归档及监督管理工作。
3.6相关部门负责对外来文件进行管理。
4、定义4.1质量/环境手册：纲领文件，阐明质量/环境管理体系的过程关系，及满足国际标准与相关法律法规要求。
4.2程序文件：规定过程的方法，即为什么做、何人、于何时、在什么地方做什么事。
4.3支持性文件：作业指导书、标准规范、工艺文件和图纸等，说明如何做某事。
4.4记录：分发收集、传达资讯、控制作业流程和证明作业已符合要求的所有记录和表格。
4.5外来文件：与质量/环境管理体系及产品质量/环境相关的国际、国家、行业标准及相应的法律、法规，客户、供应商提供的图样或检验标准等。
5、程序内容：5.1文件和记录的分类、编号、编写与审批：文件分类编号方法编写审核批准（1）质量/环境手册QEM+顺序号管理者代表管理者代表（授权代表）总经理（2）程序文件PR+顺序号相关职能部门管理者代表（授权代表）总经理（3）支持性文件WI+顺序号各部门负责人部门主管管理者代表（4）记录表单FM+顺序号各部门主管管理者代表（授权代表）随文件一同审批 (5) 技术资料以图纸及订单号为准工程师工程部主管工程部主管（6）外来文件WL+单号+流水号管理者代表管理者代表（授权代表）5.2文件编写格式：5.2.1程序文件编写大致按以下格式：（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义（无时填“无”）（5）程序内容（6）相关文件（无时填“无”）（7）相关记录（8）附件（无时填“无”）5.2.2文件章节次序编号：1 1.1 1.1.1 1.1.1.12 2.1 2.1.1 2.1.1.1（依此类推）5.2.3文件的页次格式为：页次/总页数。
文件化信息管理程序(含表格)
文件化信息管理程序（IATF16949-2016/ISO14001-2015）1.0目的：通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件、记录的编写、修改、发行、废除和管制等文件化信息得到有效控制。
2.0范围：本程序适用于与管理体系有关的所有文件化信息的控制。
3.0职责：3.1文件编制（修订）、审核、批准权限3.2文件编制单位代号为：3.3质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。
其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。
3.4公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和第二层次程序文件的发布。
3.5管理代表负责公司内使用的第三层次文件的批准发布。
3.6管理代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。
3.7管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。
3.8各单位一把手负责本部门内的文件、作业标准的审核。
3.9 工程部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。
3.10各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。
4.0有关术语和定义：4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。
4.2管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。
4.3系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。
4.4程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。
4.5指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。
4.6表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。
凡具有下列条件者称为正式表单：a．使用期及保存期超过三个月以上。
文件化信息控制程序
文件化信息控制程序文件化信息控制程序 X XX 有限公司文件编号 QEHS COP13 标题文件化信息控制程序版号 C/0 页码1/711 .目的规范质量安全管理体系有关的文件.资料和记录（电子档）管理控制过程，确保公司部门运作和各过程方法间的沟通，提高整体管理水平，保持质量安全体系文件化信息的规范性.统一性.正确性.有效性.适用性以及受控和最新版本。
22 .范围适用于本公司质量安全管理体系相关的文件.资料和记录（电子档）以及外来文件。
33 .权责3.1 总经理负责批准管理手册.合格供应商以及其他财务制度和合同（金额超过5000 元及以上）等。
3.2 管理者代表负责质量安全体系相关文件化信息（除报总经理批准外）的批准，为我司体系文件的主控责任人。
3.3 （品管）体系文控员负责体系文件化信息的编号.发放.回收.保存.归档以及作废和销毁具体处理。
3.4 各部门负责本部门相关文件化信息的编制.领取.使用和保管，并对本岗位流程和操作文件化信息评审和更新。
44 .定义4.1 文件化信息组织需控制和保持的信息及其包含它的介质。
4.2 手册第一层次文件，包括管理手册.员工手册.财务手册.产品手册等，即本公司的经营宗旨.方针和策略等，为公司的管理提供方向.框架和纲领性文件。
4.3 程序文件第二层次文件，即本公司工作流程，体现过程方法的规定和说明。
4.4 支持性文件第三层次文件，包括作业指导书.管理规定.操作指引.图纸和影像等，即本公司为确保产品质量安全，人员.产品.卫生.工艺及设备操作等方面所规定的具体过程方法（在什么时间.什么地方.谁负责，怎么操作，谁监督检查.效果如何.异常怎么处理等）。
4.5 记录第四层次文件，包括培训记录.会议记录.检验记录.卫生记录.操作记录等，即可证实本公司质量安全管理体系建立.运行.验证和审核有关的证据，要求“及时.真实.准确.清晰”。
4.6 外来文件通过本公司收集适用的法律法规.产品标准和顾客要求等。
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1.目的为使ISO9001：2015质量管理体系能正确、有效地运作，因而对文件使用的方式加以规范，期以使对质量系统能有效运作，且使极为重要的所有场所，均持有适当的相关文件或数据，并将过时无效之文件，立即自所有分发或使用单位移开。
2.范围本公司质量系统运作中，和产品、服务及达成质量系统有关的文件与数据，均须依本程序规定管理，但不包括各阶文件架构中未指出需被控制的文件，而文件与数据可以文书或其它电子媒体的方式呈现或储存。
3.参考文件无4.定义4.1.文件架构本公司质量系统文件分为四个阶层(一阶文件、二阶文件、三阶文件、四阶文件)，4.2.文件信息及其承载媒体。
例如﹕质量系统中的质量手册、程序书与作业指导书等内部文件和国际/国家/行业标准、适应的法律法规、客户图面等外部文件。
4.3.资料指执行工作时所产生的信息，经常是属于变动性或动态的。
而此信息是提供他人或计算机进行工作或分析的依据，若无此结果时，则无法执行工作或不能正确的工作。
例如下给供货商的订单，每次其订购内容均不同。
4.4.记录将工作执行的过程或结果写于窗体上，而此过程或结果供日后分析、存盘备查或提供证明使用。
例如进料检验后的《进料检验单》。
4.5.受控文件质量系统文件若变更时，通知文件持有单位更换并自使用场所撤离(回收)旧版的文件。
4.6.非受控文件当质量系统文件仅供为参考之用，于文件变更时不须向使用单位更换并撤离(回收)的文件。
5.权责5.1.各单位﹕文件变更申请；外部文件登录申请。
5.2.文件制定单位﹕文件制定；决定分发单位；填写文件变更通知5.3.文件控制中心﹕文件分发、回收管理与维持文件总览表。
5.4.各部门主管﹕文件审核。
6.作业内容6.1.作业流程图6.4.2.2.文件版本6.4.2.2.1.依文件修改发行的顺序以英文字母大写A到Z编码，但“X”跳过不用(“X”可供识别暂时发行文件的版本)。
6.4.2.2.2.版本状况控制为辨识文件的最新版本状况，防止过时或失效文件被使用，文件控制中心须依文件类别建立文件总览表(附件三)，并于制定、变更文件时，更新为最新内容(版本及变更次数)，以供使用单位查询。
6.4.2.3.文件编码之窗体序号和窗体版本仅在窗体文件编码中使用。
6.5.文件的发行与回收为了迅速有效地分发与回收文件，文件控制中心可事先发布通知，请文件保管或文件接收单位派人、携带相关文件定时定点、集中完成文件的发行与回收手续。
6.5.1.文件发行权责对内/外分发的文件由文件控制中心发行与回收或做其他处置；6.5.2.文件分发与回收控制凡文件上的文件控制专用戳章是以影印方式复制的，均视为非控制文件，不具文件效力。
注意：文件控制中心的底稿不盖戳章。
文件控制专用戳章:文件控制中心发行禁止影印6.5.2.1.控制文件的分发与回收。
6.5.2.1.1.每一份文件均须在文件的每一页(含封面)加盖文件控制中心发行章后，分发文件使用单位，同时请使用单位在文件分发表上签收。
当文件修订或废止时，由文件控制中心在文件分发表签收过时无效的文件。
6.5.2.1.2.分发厂商的文件分发厂商的文件由文控中心加盖“仅供参考使用”章后分发，但不回收。
6.5.2.2.非控制文件的分发非控制文件在申请核准后，在第一份文件盖上“仅供参考使用”戳章，影印需求数量后分发。
非控制文件在文件变更时不予更换及回收。
6.5.3.过时文件管理6.5.3.1.保存6.5.3.1.1.过时文件若因特殊因素，如厂内一些规定或供以后参考使用必须加以保存时，由文件控制中心盖“作废保留”戳章留存在文件控制中心，须将此一过时文件与现行文件分开保存。
6.5.3.1.2.文件控制中心应保存前一版的一,二阶文件或其他有需要保存的前一版文件。
6.5.3.2.销毁过时文件若不需加以保存时，由文件控制中心统一销毁文件或在文件上以笔划一个大“X”以供回收使用。
6.5.4.文件补发申请当文件因破损、遗失或其它因素需申请补发文件时，由申请人填写文件补发申请单(附件四)经部门主管核准后，经文件控制中心办理文件补发。
若文件是供外界人士参考时，文件补发申请单须经管理代表核准.6.5.4.1.因破损或遗失的补发申请6.5.4.1.1.文件控制中心需收回破损文件。
6.5.4.1.2.遗失的补发申请: 须在申请单上申请原因栏勾选“遗失”。
6.5.4.2.未列入分发表内或分发数量不足的补发申请当使用者认为某一文件对其工作的进行有影响，希望被列入分发表内接受文件分发控制时，文件控制中心收到申请单后，将其登录入文件总览表及文件分发表(附注栏)内并盖发行章后分发。
6.5.4.3.非控制性文件的申请文件控制中心收到申请单后，在第一份文件盖“仅供参考使用”戳章，影印需求数量后分发。
非控制文件在变更文件时不予更换及回收。
6.5.5.文件终止使用申请6.5.5.1.因组织机构变动等原因,以前分发下来的文件多出不需再使用,应申请文件终止使用,由文件控制中心回收,并更改文件分发记录。
6.6.修订/变更文件6.6.1.提议变更文件当现行使用文件有内容变更需求时，由提议人填写文件修订、废止、登录申请单（DCR）（附件二）提出变更理由、原文件内容摘要(项次、编号)及建议变更内容，经审查核准(参见6.2)后由原文件制订单位修订/变更文件。
原文件制定单位提议变更文件，直接执行6.6.2条实施文件变更。
6.6.2.修订/变更文件文件在核准同意变更后，由文件制订单位以文件变更通知单(DCN)(附件五)或以版本变更方式变更文件，但以版本变更文件时，不需填写文件变更通知单(DCN)6.6.2.1.以文件变更通知单变更/修订文件若变更/修订文件只涉及文件的部分页数或段落时，为节省变更成本，可依以下规定填写文件变更通知单变更文件。
但同一文件以这种方法变更达三次时，必须以版本更新方式重新发行。
6.6.2.1.1.当文件更正错字或重新修改文字叙述但不更改原意时，文件制订单位在文件变更通知单上说明修改内容，经审核后交文件控制中心分发使用单位，依文件变更通知单内容直接修改文件并在文件版边加注文件变更通知单号码。
6.6.2.1.2.当修订文件变更幅度涉及一、二页或文件总页数1/2时，文件制订单位要在修订页的版边加注变更通知单号码、并连同修订记录交文件控制中心存盘，以供查询文件修订的状况，防止过时、无效文件的使用。
文件控制中心连同修改页分发使用单位。
注意：修订记录不分发。
6.6.2.2.文件暂时变更6.6.2.2.1.当工作需要临时改变工作要求或来不及更改文件时，可以文件变更通知单(DCN)，指出变更内容、相应措施及变更期限。
6.6.2.2.2.当超出期限，恢复原文件要求作业，此一文件变更通知(DCN)单即作废(不回收)。
6.6.3.修订记录与标示修订文字文件以版本更新重新发行时，文件修订者须填写修订记录及标示修订变更文字的范围及位置。
6.6.3.1.修订记录当文件以新版本重新发行时，修订者将文件变更内容纲要记录在修订记录上，以提示文件使用者了解新旧文件的差异点及文件变更内容的摘要。
6.6.3.2.变更文字之修订标示为了让文件使用者能够明确地掌握文件变更的位置与内容，文件修订者在修订时，建议在文件变更部分的版边外侧边缘划粗线或适当的标号，标示变更范围及位置。
6.7.资料控制6.7.1.数据若分发他人使用时，则数据须经审查、核准后方可分发，数据修改、变更时亦同。
6.7.2.数据分发时，由制订部门自行分发。
6.7.3.数据分发时，分发单位可请受文单位签收，以确定预定分发单位皆已收到最新的资料。
6.7.4.资料不须以文件总览表列管其版本的最新状况。
6.7.5.所有计算机数据仅作为辅助材料使用，原始数据皆以文书形式保存。
6.8.外部文件控制凡各部门因工作需要，将外部制订的文件或数据列为质量系统运作的依据或标准时，为正确的使用文件及满足要求，应纳入文件控制，包括客户图面/规格及工业/国际标准。
6.8.1.提出使用登录外部文件的使用登录，依各使用单位的需求，以《文件修订、废止、登录申请单》提出列管。
6.8.1.1.客户图面、规格或规范由接触客户的部门提出使用要求，并由文件控制中心维持和修改《.图面分发记录》（附件八）。
6.8.1.2.凡质量系统中提及之质量保证或质量管理类的工业/国际标准由负责质量系统运作、规划的品管提出使用要求。
6.8.1.3.凡质量系统中关于产品规格类的标准由负责产品制造规划的部门提出使用要求。
6.8.1.4.凡各种原材料的厂商提供的原料用途、特性及射出成型条件由采购提出使用要求6.8.2.使用审查由提出登录单位依6.3规定勾选审查单位，并以文件分发表决定分发单位及数量。
6.8.3.文件编号/版本6.8.3.1.文件编号6.8.3.1.1.依文件编码规则统一编号。
6.8.3.2.文件版本6.8.3.2.1.以外部文件的版本识别方式为文件版本。
6.8.3.2.2.若外部文件无版本识别方式时，以外部文件登录申请日期的公元年与月份取四码为版本。
例如申请登录日期为1997年5月，则版本为9705。
但同一文件变更一次以上时，另以英文字母大写A-Z（“X”除外）加注版次，以区别版本的不同。
如9705A。
6.8.4.外部文件登录与分发各外部文件控制单位，在外部文件审查准予登录时，除登录/更新外部文件总览表外(附件六)，依以下规定办理登录与分发﹕6.8.4.1.若无文件编号或版本时，在文件的右上角加盖文件编号/版本章，并以笔注记文件编号或版本。
例﹕盖红色发行章后发行6.8.4.2.文件签收、回收同内部文件签收作业规定。
6.8.5.使用外部文件经核准分发的外部文件，可直接使用，不须另转换成内部文件，但可视需要依据外部文件转换成内部文件，并依内部文件与数据控制的规定执行文件制订/修订、审查/核准与分发/回收控制。
6.8.6.变更审查6.8.6.1.登录权责单位审查因外部文件是由外部所制订，本公司只有文件的使用权，当外部文件变更时，由各提出使用需求单位，负责掌握外部文件的变更讯息，以维持外部文件使用的适当性，亦即所使用的版本合乎工作要求。
当各提出使用需求单位于外部文件变更时，须确定、检查。
6.8.6.1.1.检查文件编号，是否已登录外部文件控制。
6.8.6.1.2.确定文件版本已变更。
6.8.6.1.3.是否采用变更后的内容。
6.8.6.2.提出变更申请以文件修订、废止登录申请单(DCR)申请，同时依6.6办理文件变更。
6.9记录管理6.9.1 各部门根据工作需要,制定所需要的空白记录样式(表格),新制定的表格在投入使用前需经过经理审核及总经理批准。
6.9.2 记录(表格)的格式必须包括公司名称、记录名称、制作人、审核人、日期、保存期限等栏目或内容。