企业档案文件存档规范审批稿
档案管理规定审批稿
档案管理规定YKK standardization office【 YKK5AB- YKK08- YKK2C- YKK18】档案管理制度一、总则1、为了规范全公司的档案管理，充分、合理利用档案资料为公司服务，特制订本管理制度。
2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归公司综合部，综合部负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求（一）档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室，隶属于综合管理部，并设置档案管理人员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
公司制定明确的档案管理人员岗位职责，档案管理人员必须严格履行职责。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
（二）各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的档案管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
三、档案分类（一）档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。
破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
（二）立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定
公司文件材料归档范围和档案保管期限规定第一条为便于公司正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进公司依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国家行政机关公文处理办法》制定本规定。
第二条本规定所指的企业文件材料是指公司在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条企业文件材料归档范围是：（一）反映公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）其他对公司各项活动具有查考价值的文件材料。
第四条企业文件材料可不归档范围：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。
第五条凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年，对于通知通告级的公文属于一般下行性文件，属于向下级发布告知性通知的文件，只要等该事件完结后，公文就自动失效。
档案归档范围及整理规范实施细则
档案归档范围及整理规范实施细则第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。
第二条档案归档范围详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。
第三条档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。
（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。
（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。
（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。
（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。
（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四条档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
- 1 -（1）正文、附件为一件。
（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。
（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。
（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。
（7）转发文与被转发文一件。
（8）简报、周报等材料一期为一件。
（9）原件与复印件为一件。
（10）正本与翻译本为一件。
（11）中文本与外文本为一件。
2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。
（2）正本在前，定稿在后。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。
（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。
（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。
（6）转发文在前，被转发文在后。
（7）原件在前，复印件在后。
公司档案文件存档管理制度
公司档案文件存档管理制度一、总则为规范公司档案文件的存档管理工作，提高档案管理的效率和水平，保证公司档案的完整性和安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门及相关人员在工作中的档案文件管理工作。
三、档案文件的定义1. 档案：指公司内各部门生产、工作和管理活动过程中产生或使用的一切书面文件、资料、图纸、光盘、磁带等记录载体。
2. 文件：指公司内各部门生产、工作和管理活动过程中产生的包括函件、通告、通知、简报、会议记录、备忘录、合同等书面文件。
3. 档案文件：指公司内各部门生产、工作和管理活动过程中产生或使用的文件和资料。
四、档案文件的归档原则1. 档案文件归档原则：按照文件的主题、内容、形式、时期等要素，确定档案文件的分类标准，进行分类归档。
2. 档案文件的保管原则：对档案文件按照机密等级、重要性、利用频度等原则进行存档管理，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案文件的检索原则：建立档案文件的检索工具和标引体系，便于用户进行检索和查询。
五、档案文件的存储管理1. 档案文件的存储位置：公司设立专门的档案库房，按照档案的种类、时期和机密等级进行分类存放。
2. 档案文件的存储方式：档案文件应采用干燥、通风、防潮、防火的环境条件存放，保持档案文件的完整性和安全性。
3. 档案文件的借阅管理：公司建立档案文件的借阅管理制度，确保档案文件的安全借阅和返还。
4. 档案文件的销毁管理：公司建立档案文件的销毁管理制度，对于已经失效或者不再需要的档案文件，按照规定的手续和程序进行销毁处理。
六、档案文件的管理责任1. 公司领导应加强对档案文件管理工作的重视，确保档案文件管理工作的有效执行。
2. 各部门负责人应切实履行档案文件管理工作的责任，做好档案文件的分类归档、存储管理、借阅管理和销毁管理工作。
3. 档案管理人员应具备专业知识和技能，加强对档案文件的管理和维护工作，做好档案文件的整理、归档和检索工作。
4. 员工应严格遵守公司的档案文件管理制度，加强对档案文件的保护和利用工作，遵循档案文件管理的规范和程序。
档案存档、借阅管理制度范文(二篇)
档案存档、借阅管理制度范文一、目的与适用范围本制度的目的是规范和管理单位内部档案的存档和借阅工作，确保档案的完整性、安全性和便捷性，并为日常工作、研究和决策提供有效的信息支持。
本制度适用于所有单位的档案管理工作，包括档案的存档、借阅、归还和销毁等环节。
二、档案存档1. 存档要求（1）档案存档应按照文件编号的先后顺序进行，保证档案的时序性；（2）档案必须按照文件类别进行分类，建立相应的档案分类系统，并定期进行维护和更新；（3）档案应当妥善保管，避免遭受损坏、灭失或泄密的风险。
2. 档案存放（1）档案应存放在专门的存档室内，建立标明档案位置和编号的存档柜；（2）档案室应进行定期的清理和整理工作，确保档案存放的整齐和有序；（3）存档室应保持适宜的湿度和温度，防止档案受到湿气、阳光或其它有害因素的侵害；（4）特殊档案应当单独存放，设置安全防护措施，防止遭受物理或电子攻击。
三、档案借阅管理1. 借阅申请（1）借阅档案前，使用人必须填写借阅申请表，详细注明借阅的目的、时间和地点等信息；（2）借阅申请表应经主管领导审批后方可执行；（3）对于涉密档案的借阅申请，需经过保密审查和批准。
2. 借阅登记（1）在借阅档案时，使用人必须在借阅登记簿上填写档案名称、档案编号、借阅日期等信息；（2）使用人必须出示有效的借阅证件，并在登记簿上签字确认借阅信息。
3. 借阅期限和次数（1）借阅期限一般不超过30天，如有特殊需要，可以适当延长；（2）同一档案不得重复借阅，除非经过相关审批程序；（3）借阅期满后，如需继续借阅，必须重新申请并经过审批。
4. 档案归还（1）借阅期满后，使用人必须及时归还档案；（2）使用人必须在归还登记簿上填写档案名称、档案编号、归还日期等信息；（3）未经批准不得将借阅档案带离单位或转借他人。
5. 档案销毁（1）档案达到保管期限时，应按照相关规定进行销毁；（2）涉及机密或保密的档案必须经过严格审批，并按照特定的程序进行销毁；（3）销毁档案必须进行记录，包括档案名称、档案编号、销毁日期等信息。
规范公司档案管理制度(素材稿件10篇)
规范公司档案管理制度（素材稿件10篇）规范公司档案管理制度篇1第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有职责对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上务必是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。
以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。
特殊状况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。
部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
企业档案管理规定范本
企业档案管理规定范本第一章总则第一条为规范企业档案管理工作，保障企业档案的完整性、可靠性、安全性和有序性，提高档案利用效益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于本企业各类档案的管理、利用和保管。
第三条企业档案管理工作必须按照法规规定，保证档案的完整性和真实性，禁止篡改、毁弃档案。
第四条企业档案管理工作必须充分发挥档案在企业管理中的重要作用，积极推进信息化档案管理，提高档案利用效益。
第二章档案的范围和分类第五条企业档案包括行政管理档案、生产经营档案、人事档案、财务档案、科研档案、法律事务档案、综合档案等。
第六条企业档案应按照文件形式进行分类，包括纸质档案、电子档案等。
第三章档案管理机构第七条企业应设立专门的档案管理机构或档案管理部门，负责企业档案管理工作。
第八条档案管理机构应具备相应的人员和技术设施，保证档案的正常管理和利用。
第四章档案的收集、整理和归档第九条企业应制定档案收集、整理和归档工作制度，明确各岗位的责任和工作流程。
第十条企业收集的档案应按照分类要求进行整理和归档，确保档案的有序性和可查性。
第五章档案的保管和利用第十一条企业应制定档案保管和利用制度，明确档案的保管要求和利用权限。
第十二条档案应在专门的档案室或档案库进行保管，禁止私自带离企业。
第十三条档案利用应按照工作需要和权限进行，做到有序、高效、安全。
第六章档案的整理和销毁第十四条档案定期进行整理，清理无效和冗余档案，释放存储空间。
第十五条档案销毁必须按照相关规定进行，不得随意销毁档案。
第七章监督检查和责任追究第十六条企业档案管理工作应定期进行监督检查，发现问题及时整改。
第十七条档案管理机构和相关部门应对档案管理工作进行定期评估和考核，发现问题及时纠正。
第十八条对于违反档案管理规定的责任人员，将依法追究责任。
第十九条对于故意篡改、毁弃档案的行为，将依法追究刑事责任。
第八章附则第二十条本规定由企业档案管理机构负责解释。
档案存档、借阅管理制度(3篇)
档案存档、借阅管理制度档案存档、借阅管理是组织和机构中非常重要的一项工作。
它涉及到对文件、资料、记录等信息的收集、整理、分类、存档和借阅等各个环节。
正确、科学、规范的档案存档、借阅管理制度可以提高组织和机构的工作效率、保障信息的安全性和完整性，同时也有利于保护知识产权和遵循相关法律法规。
本文将以____字的篇幅详细介绍档案存档、借阅管理制度的重要性、目的、原则、流程等方面的内容。
一、档案存档、借阅管理制度的重要性档案存档、借阅管理制度的建立对于组织和机构来说非常重要，主要体现在以下几个方面：1. 提高工作效率和减少重复劳动通过建立科学的存档、借阅管理制度，可以对文件、资料等信息进行及时、准确的整理、归类和存档，使得工作人员可以方便地查找和利用相关信息，避免了重复工作和信息丢失的情况发生，从而提高了工作效率。
2. 保障信息的安全性和完整性档案存档、借阅管理制度可以制定一系列规范和措施，对文件、资料等信息进行保护，确保其安全性和完整性。
这包括对文件存储环境的要求、防火、防潮、防虫等措施的采取，同时也包括对用户权限的管理和对外借阅的监控等。
3. 保护知识产权和遵循法律法规在档案存档、借阅管理制度中，可以对知识产权和相关法律法规进行明确的规定，确保组织和机构的知识产权不被侵犯，同时也遵守相关的法律法规，确保信息的合法性和规范性。
4. 促进沟通和协作通过建立档案存档、借阅管理制度，可以实现信息的共享和传递。
工作人员可以根据自己的需要查阅、借阅文件、资料等信息，从而促进了内部沟通和协作，提高了工作效率和团队合作能力。
因此，建立完善的档案存档、借阅管理制度对于组织和机构来说具有重要的意义。
二、档案存档、借阅管理制度的目的档案存档、借阅管理制度的目的主要包括以下几个方面：1. 保证信息的安全性和完整性档案存档、借阅管理制度的首要目标是保证机构或组织中的文件、资料等信息的安全性和完整性。
通过建立合理的存档、借阅流程，确保文件的收集、整理、归类和存储工作规范且安全可信，避免信息丢失、篡改和泄露等问题。
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企业档案文件存档规范 YKK standardization office【 YKK5AB- YKK08- YKK2C- YKK18】
企业档案文件存档规范
一、档案定义
企业档案，是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称，是企业各项工作活动的真实记录和历史见证，是业务工作日常查考、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志的原始凭证和重要依据，是企业资产的重要组成部分。
二、档案分类
公司将档案分为四类，分别是行政档案、经营档案、业务档案与财务档案。
三、归档时间
文件材料的归档时间一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；业务项目文件材料在其项目鉴定、财务决算后三个月内归档；外购设备仪器在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管两年后向档案部门移交；电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料在工作结束及时归档。
四、档案兼职人员职责
（一）认真执行档案工作的有关制度、办法、标准和规范要求；
（二）根据文件材料的形成特点和范围，负责本部门文件材料的收集、积累，确保档案的准确、完整、安全；
（三）按照制度要求，接受集团档案管理部门的监督、指导；
（四）根据归档制度规定，定期向综合档案室移交档案。
五、公司档案存档周期
按自然年算，每年5月份之前存档上个自然年的所有档案文件材料。
六、公司档案存档内容
档案在存档时需要准备三份内容：一是完整的档案（整理完成的档案、装订，并标识页数）；二是输出电子及书面卷内目录（详见附件一）；三是档案盒背脊（详见
七、公司档案存档要求
（二）存档形式要求
1、在档案存档过程中，具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
声像档案的暂时只以电子文档形式存档。
2、各部门整理归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更收。
3、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，归档的文件应用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。
文件材料质地优良、字迹线条清晰、工整。
4、各部门在各项活动中直接形成的录像、照片等需以刻录成光盘，移交时需辅以文字说明（写明四要素：时间、地点、人物、事件、照片数量）。
（三）档案移交要求
1、收集：各部门由对接人负责本部门的档案管理与移交工作，部门内部由对接人各自对接；
2、整理：由各对接人按分类（按模块、按时间分类）、编号、装订（三点一线，16厘米）、填写《卷内文件目录》（附件一）、填写备考表，经本部门负责人检查签字后提交行政，再由行政到集团档案室填写《档案移交（接收）登记薄》，办理移交手续。
3、移交：行政档案、经营档案、业务档案由各对接人与**直接对接。
会计档案因数量较多，存档要求高，由公司财务直接与集团档案负责人**对接存档。
（四）各部门出具的档案管理标准/规范要求
本方案规范的是**公司档案管理，各部门可以在此要求下有针对性的出具自己的档案管理标准/规范，以期达到对档案更有效的管理。
八、附件
附件1：《卷内文件目录》
附件2：《档案盒背脊》
附件一：
卷内文件目录
部门：分类（模块）：编号：盒号:
附件二：。