档案管理规范
档案管理制度及规程
一、总则为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度及规程。
二、档案管理原则1. 集中统一管理：本单位的全部档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜管理，任何人不得据为已有。
2. 安全保管：加强档案库房管理，做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作，配置必要的保护设备。
3. 规范操作：严格按照档案管理程序进行档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
4. 保密制度：严格执行档案保密制度，确保档案信息安全。
三、档案管理职责1. 档案管理部门负责制定、实施和监督档案管理制度，组织开展档案管理工作。
2. 各部门负责按照档案管理制度，做好本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
3. 档案工作人员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
四、档案管理程序1. 档案收集：各部门按照档案收集范围，对工作中形成或使用的具有查考利用价值的文件、资料等进行收集。
2. 档案整理：档案工作人员对收集到的档案进行分类、编目、编号、装订等整理工作。
3. 档案归档：整理好的档案按照规定的时间、要求，送交档案管理部门归档。
4. 档案保管：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案的安全、完整。
5. 档案利用：档案管理部门根据档案利用规定，提供档案查阅、复制等服务。
6. 档案销毁：对失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定、销毁。
五、档案保密制度1. 档案工作人员要严格遵守保密规定，坚持原则，认真执行各项保密制度。
2. 档案库房和档案柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员保管。
3. 档案人员工作调动时，必须办理档案交接手续。
4. 档案管理人员不得擅自将文件、档案资料带离岗位，确有工作需要，应经单位分管领导审批、登记备案。
5. 不得擅自翻印、复印涉密文件或资料，不得在私人通信（含QQ、微信等）、普通电话或网络中涉及档案秘密。
档案管理工作规范
档案管理工作规范一、引言档案管理是组织内部重要的管理工作，它涉及到组织的信息资源的采集、整理、保存和利用等方面。
为了规范档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，制定本档案管理工作规范。
二、适合范围本规范适合于所有涉及档案管理工作的部门和人员。
三、档案管理的基本原则1. 法律依据：档案管理工作必须遵守国家相关法律法规和规章制度，如《档案法》等。
2. 规范性：档案管理工作必须按照规范和标准进行，确保档案的真实、准确、完整、安全。
3. 统一管理：档案管理工作必须由专门的档案管理部门或者责任人负责，确保档案的统一管理。
4. 安全性：档案管理工作必须保障档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄露。
5. 保密性：档案管理工作必须严格遵守保密制度，保护档案中的涉密信息。
6. 利用性：档案管理工作必须充分发挥档案的利用价值，为组织的决策和发展提供支持。
四、档案管理工作流程1. 档案采集：根据组织的业务需求，对各类档案进行采集，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案整理：对采集到的档案进行分类、整理和编目，确保档案的有序性和易查性。
3. 档案保存：采取适当的保存措施，确保档案的安全和长期保存。
4. 档案利用：按照组织的需要，提供档案的查询和利用服务，支持组织的决策和发展。
5. 档案销毁：按照规定的时限和程序，对无用的档案进行销毁，确保档案的安全和节约资源。
五、档案管理工作的责任和权利1. 档案管理部门或者责任人负责档案管理工作的组织、协调和监督。
2. 档案管理部门或者责任人有权要求各部门和人员按照规范进行档案管理工作。
3. 各部门和人员有责任按照规范进行档案管理工作，确保档案的真实、准确、完整、安全。
4. 各部门和人员有权查询和利用档案，但必须遵守相关的规定和程序。
5. 档案管理部门或者责任人有权对档案进行检查和审计，发现问题及时进行整改。
六、档案管理工作的评估和改进1. 档案管理部门或者责任人应定期对档案管理工作进行评估，发现问题及时进行改进。
档案管理规范
档案管理规范档案是组织、企业以及个人重要的信息载体和记忆，正确的档案管理对于保护和有效利用档案具有至关重要的作用。
本文将从档案管理的目的、原则以及具体规范等方面进行论述。
I. 目的档案管理的目的是确保组织、企业或个人的档案能够被有效地保存、整理和利用，并且能够提供可靠的信息支持。
通过规范的档案管理，可以促进组织的高效运转，维护组织的声誉，并为决策提供准确的依据。
II. 档案管理的原则1. 真实性原则档案管理应当坚持真实性原则，确保档案的内容真实、准确、完整。
任何对档案的篡改、伪造和隐瞒都是不允许的，应当保持档案的真实性，并能够提供相应的证据。
2. 完整性原则档案管理应当遵循完整性原则，即确保档案的所有部分都得到妥善保管，并记录档案的完整信息。
档案的缺失或部分遗漏将影响档案的可信度和使用价值。
3. 有序性原则档案管理应当按照既定的顺序进行，确保档案的有序性。
具体包括按照文件形成的时间、内容或者其他相关属性进行分类、整理和归档。
4. 保密性原则档案管理应当遵循保密性原则，确保档案中包含的敏感信息受到适当的保护。
对于需要保密的档案，应当采取相应的保护措施，防止信息泄露。
III. 档案管理的规范1. 档案保存档案应当妥善保存，防止损坏和丢失。
对于纸质档案，应当存放在干燥、通风、防潮和防火的环境中，并定期进行检查和整理。
对于电子档案，应当采取可靠的存储介质，并进行定期的备份。
2. 档案整理档案整理是指对档案的分类、编目和归档等活动。
档案应当按照一定的规则进行分类，并编制目录和清单以便查阅。
档案的归档应当按照相应的文件编号、日期等信息进行，以便于后续的检索和利用。
3. 档案查询和利用档案管理应当确保档案的及时查询和有效利用。
档案查询应当提供相应的查询工具，并确保查询结果的及时反馈；档案利用应当根据实际需求提供合适的方式和权限，确保档案能够为组织的决策提供支持。
4. 档案安全和保密档案管理应当确保档案的安全和保密。
档案管理工作规范
档案管理工作规范一、背景介绍档案管理是现代组织和机构不可或者缺的一项重要工作。
它涵盖了文件的采集、整理、保管、利用和销毁等方面，对于保证组织的正常运转和信息的安全至关重要。
为了规范档案管理工作，提高工作效率和信息安全性，制定了以下的档案管理工作规范。
二、文件采集1.文件采集的目的是为了获取组织内部产生的各类文件和外部获取的相关文件，以便进行分类和整理。
2.文件采集应遵循文件管理制度，按照文件分类标准进行归档。
3.文件采集应及时进行，确保文件的完整性和准确性。
4.文件采集应记录相关信息，包括文件来源、日期等，以便后续的整理和利用。
三、文件整理1.文件整理是指对采集到的文件进行分类、编号和归档等工作。
2.文件应按照文件分类标准进行分类，确保文件的归档位置清晰明确。
3.文件应进行编号，编号应具有惟一性和可追溯性。
4.文件应按照一定的顺序进行归档，以方便后续的查找和利用。
5.文件整理应记录相关信息，包括文件的分类、编号、归档位置等，以便后续的管理和利用。
四、文件保管1.文件保管是指对整理好的文件进行安全存放和管理。
2.文件应存放在专门的档案柜或者保险柜中，确保文件的安全性和保密性。
3.文件应按照一定的顺序进行存放，以方便后续的查找和利用。
4.文件保管应制定相应的权限和访问控制措施，确保文件的安全性。
5.文件保管应定期进行巡检和整理，确保文件的完整性和可用性。
五、文件利用1.文件利用是指根据需要查找和使用文件的过程。
2.文件利用应遵循文件利用制度，按照权限和程序进行操作。
3.文件利用应记录相关信息，包括文件的使用目的、使用日期等，以便后续的追溯和管理。
4.文件利用应及时归还或者销毁，确保文件的安全性和保密性。
六、文件销毁1.文件销毁是指对已经过期或者无效的文件进行销毁处理。
2.文件销毁应遵循文件销毁制度，按照一定的程序和要求进行操作。
3.文件销毁应记录相关信息，包括文件的销毁日期、销毁方式等，以便后续的追溯和管理。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理工作规范是指在组织内对档案的收集、整理、保存和利用过程中，制定的一系列规定和标准。
它旨在确保档案的安全、完整和可用性，提高档案管理的效率和质量。
本文将从四个方面详细阐述档案管理工作规范。
一、档案收集规范1.1 确定收集范围：明确档案收集的对象、类型和时间范围，避免收集过多或不必要的档案。
1.2 规范收集流程：建立档案收集的流程和标准，明确责任人和时间节点，确保档案的及时收集和准确性。
1.3 完善档案登记：对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、来源、存放位置等信息，便于后续管理和利用。
二、档案整理规范2.1 分类整理：根据档案的性质、用途和形式等特点，进行分类整理，确保档案的有序性和易查性。
2.2 文件编目：对档案进行编目，包括文件题名、日期、责任者等要素，便于快速定位和检索。
2.3 质量检查：对整理后的档案进行质量检查，确保文件的完整性、准确性和可读性，防止遗漏或错误。
三、档案保存规范3.1 确定保存期限：根据法律法规和组织内部规定，确定不同档案的保存期限，避免过长或过短的保存时间。
3.2 选择合适的保存环境：根据档案的特性选择合适的保存环境，包括温度、湿度、光照等因素，确保档案的长期保存和安全性。
3.3 定期检查和维护：定期检查档案的保存状况，防止损坏和丢失，及时进行维护和修复，保证档案的完整性和可用性。
四、档案利用规范4.1 制定利用规则：建立档案利用的规则和程序，明确档案利用的目的、权限和流程，确保档案的合法利用和保密性。
4.2 提供便捷的检索服务：建立完善的档案检索系统，提供便捷的检索服务，满足用户的需求。
4.3 加强档案宣传和培训：加强对档案利用的宣传和培训，提高用户对档案利用规范的认知和遵守程度，促进档案的有效利用。
总结：档案管理工作规范对于组织内的档案管理至关重要。
通过规范档案收集、整理、保存和利用等环节，可以提高档案管理的效率和质量，确保档案的安全和可用性。
档案管理规范
档案管理规范档案管理是组织内部信息资源管理的重要环节，对于保护和利用信息具有重要意义。
本文旨在探讨档案管理的规范，以确保档案的安全性、可靠性和可利用性。
一、档案分类与归档档案应按照一定的分类标准进行归档，以便于后续的检索和利用。
常见的分类标准包括按照文件类型、主题内容、时间顺序等进行分类。
在进行归档时，应确保档案的完整性和准确性，避免遗漏或混淆。
二、档案存储与保护档案的存储和保护是档案管理的核心环节。
首先，档案应存放在专门的档案库房中，保持干燥、通风、防火等基本条件。
其次，档案应采用合适的包装材料，如酸性纸张、酸性胶水等应避免使用，以防止档案的损坏。
此外，档案库房应配备安全设施，如监控摄像头、防盗门等，以确保档案的安全。
三、档案检索与利用档案的检索和利用是为了满足组织内部信息需求的重要环节。
在进行档案检索时，应建立完善的检索系统，包括索引、目录、数据库等，以便于快速准确地找到所需档案。
同时，档案的利用应遵守相关法律法规和组织内部规定，确保档案的合法性和保密性。
四、档案审查与销毁档案的审查和销毁是档案管理的必要环节。
在档案审查过程中，应对档案进行定期检查，以确保档案的完整性和准确性。
对于已经失去利用价值的档案，应按照相关规定进行销毁，同时要注意保护档案中的个人隐私信息，避免泄露。
五、档案管理的技术支持随着信息技术的发展，档案管理也得到了很大的改进。
现代档案管理应充分利用信息技术手段，如电子档案管理系统、数字化存储等，以提高档案管理的效率和可靠性。
同时，应加强对档案管理人员的培训，提高其信息技术应用能力。
六、档案管理的监督与评估档案管理的监督与评估是保证档案管理规范实施的重要手段。
组织应建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行评估，发现问题及时进行整改。
此外，还可以借鉴其他组织的档案管理经验，不断改进和完善档案管理的规范。
结论档案管理的规范对于保护和利用信息具有重要意义。
通过档案分类与归档、档案存储与保护、档案检索与利用、档案审查与销毁、档案管理的技术支持以及档案管理的监督与评估等方面的规范措施，可以确保档案的安全性、可靠性和可利用性。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理是组织和管理各种类型的档案文件的过程，它对于任何组织或机构来说都至关重要。
规范的档案管理工作能够确保档案的安全性、完整性和可访问性。
本文将详细介绍档案管理工作规范的五个方面。
一、档案存储规范：1.1 档案存储位置：档案应存放在专门的档案室或档案库中，确保存储环境符合标准，如温湿度、光照等。
1.2 档案存放方式：档案应按照文件类型、时间顺序等进行分类并标识，采用合适的存放方式，如文件夹、盒子等，以便于查找和管理。
1.3 档案存储安全性：档案室应设有专门的安全措施，如门禁系统、监控摄像等，确保档案的安全性和保密性。
二、档案整理规范：2.1 文件排序：对于每个文件夹或盒子内的文件，应按照文件编号、文件标题或其他标识进行排序，以便于查找和归档。
2.2 文件标识：每个文件应有清晰的标识，包括文件编号、文件标题、创建日期等信息，以便于追溯和管理。
2.3 文件归档：对于不再需要频繁访问的文件，应及时进行归档，并标注归档日期和归档位置，以便于管理和存储空间的合理利用。
三、档案检索规范：3.1 档案检索系统：建立完善的档案检索系统，包括档案目录、索引、数据库等，以便于快速准确地检索所需档案。
3.2 档案查询方式：提供多种查询方式，如关键词搜索、按日期范围检索等，以满足不同用户的需求。
3.3 档案借阅管理：对于需要借阅档案的人员，应建立借阅登记制度，记录借阅人、借阅日期等信息，并设定借阅期限和归还要求。
四、档案保护规范：4.1 防火措施：档案室应配备灭火设备，并进行定期检查和维护，确保档案的安全性。
4.2 防潮防虫措施：采取适当的防潮、防虫措施，如湿度控制、使用防虫剂等，保护档案免受湿气和虫害的侵害。
4.3 数据备份：对于电子档案，应定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全可靠的地方，以防止数据丢失或损坏。
五、档案销毁规范：5.1 销毁程序：建立档案销毁程序，包括审批流程、销毁方式等，确保档案的合法性和安全性。
档案管理要求和规范
档案管理要求和规范档案管理是组织内部运行的重要环节。
为了保证档案的完整性、可靠性和安全性，需要制定一系列的要求和规范。
以下是档案管理的一些要求和规范。
一、档案管理的目标要求1.完整性：要求所有档案都应完整无缺地保留，不得删除和篡改档案信息。
2.可靠性：要求档案信息的真实可信，不得有任何虚假和失实的记录。
3.可检索性：要求档案能够方便地被检索和查询，以提高工作效率和准确性。
4.安全性：要求档案信息的安全得到保障，不受非法侵入和损坏的威胁。
二、档案管理的标准规范1.档案的分类和归档：按照文件的性质、用途和重要性进行分类，统一设立档案室，采取归档、封存的方式进行管理。
2.档案的登记和编号：对于每一个档案进行详细的登记和编号工作，包括档案的名称、编号、保存期限等信息，便于检索和跟踪。
3.档案的整理和修整：对于已经收集的档案进行整理和修整工作，包括整理档案的纸质和电子文件，修整文件的破损和缺失。
4.档案的存储和保管：采取适当的存储介质和环境对档案进行保管，避免因湿气、阳光和灰尘等因素对档案的损坏。
5.档案的利用和借阅：对于需要利用档案的人员，要进行严格的借阅手续，确保档案的安全和完整性。
6.档案的销毁和转移：对于已经过期或无用的档案，按照规定的程序和要求进行销毁或转移，避免占用不必要的存储空间。
7.档案管理的责任和制度：明确档案管理人员的责任和权限，制定档案管理的相关制度和规定，确保档案管理工作的效果和规范。
三、档案管理的相关措施1.建立档案管理团队：组建专业的档案管理团队，负责档案的收集、整理、保管和利用工作。
2.进行档案管理培训：对档案管理人员进行培训，提高其档案管理的专业知识和操作能力。
3.使用档案管理系统：建立和使用档案管理系统，对档案进行全面和系统的管理，方便查询和操作。
4.做好档案管理的标识和备份：对档案进行合适的标识，确保易于辨认和查找；同时对档案进行定期的备份，防止文件丢失和损坏。
5.定期进行档案审查和整改：定期对档案进行检查和审查，及时发现和纠正档案管理中的问题和不规范行为。
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档案管理工作规范第一章总则第一条为加强公司档案管理工作,充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用,根据《中华人民共与国档案法》与《中华人民共与国档案实施办法》,结合公司实际情况,特制订本管理规范。
第二条****档案就是指公司在生产、经营、建设与党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录,主要包括文书档案、会计档案、基建档案、人事档案等实物档案或电子档案。
第三条本工作规范适用于公司及各机关职能部室的档案管理工作。
第四条档案采用集中与分散共用,兼职与专职并存的管理模式。
以“抓好基础管理“为原则,采取“分散管理,统一制度,集中检查,定期培训”的措施,逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。
第二章档案管理职责及人员要求第五条总经办负责公司档案的管理工作,安排专人负责本公司各类文件资料的收集、整理与归档工作,确保档案的完整、准确、系统、安全与有效利用,并指导各职能处室各自专业档案的立卷、整理、归档工作,并妥善保管归档档案。
第六条档案管理人员职责及上岗要求一、档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平,具有专业知识。
遵纪守法、忠于职守,有高度的责任心与奉献精神。
二、认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定,做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。
三、加强业务学习,提高自身业务水平,不断更新知识,接受新的档案管理技术,提高解决实际工作中出现问题的能力。
四、做好档案库房内外的清洁卫生与安全防护工作,保持库房的整洁,维护档案的完整、准确、系统与安全的工作。
第三章档案的收集归档第七条归档范围:企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围。
第八条归档文件材料的主要来源有:—本企业形成的文件材料。
—本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料。
—本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。
—本企业执行、办理的外来文件材料。
第九条归档时间一、党群、行政管理、经营管理与生产技术管理工作中形成的各类文书档案在办理完毕后的第二年一季度归档。
二、科技档案在其项目鉴定前归档,工程项目竣工档案在项目交工后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档;产品档案应定期或按阶段归档。
三、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件材料应随时归档;外购设备仪器或引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记归档。
四、会计档案由财务部门负责整理归档,保管一年后向本单位档案室移交。
五、磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件材料应在工作结束后及时归档,或与相应内容的纸质载体归档时间一致。
六、应随时归档的材料:更新、补充的文件材料;企业内部机构变动与职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;企业资产与产权变动过程中形成的文件材料;其她活动中形成的文件材料等。
第十条归档要求一、实行部门及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。
各部门及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件材料整理后归档。
二、归档的文件材料应完整、准确、系统,其制成材料应有利于长久保存,图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。
三、归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
四、非纸质文件应与其文字说明一并归档。
外文(或少数民族文字)材料若有中译文的,应一并归档,无译文的要译出标题与目录后归档。
五、文书类归档文件材料一般一式一份。
重点工程档案一式两份由总经办负责归档保管。
六、两个以上单位合作完成的项目,应以合同、协议约定文件材料归档。
主办单位一般应保存全套文件材料,协办单位保存与所承担任务相关的正本。
七、文件材料形成部门应就归档文件材料准备详细的文件目录并填写《档案交接登记表》(见附件1)。
重要文件材料归档时应由部门编写归档说明,并经主要负责人审核签字。
第十一条档案归档流程一、文件材料形成部门应按期将上一年形成的归档文件材料进行整理随同《档案交接登记表》向总经办移交。
二、总经办接收时应认真核对,并检查档案质量。
双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。
三、总经办定期组织检查各职能处室保存的档案就是否安全、完整、规范。
第四章档案的管理工作第十二条档案保管工作一、档案存放应依据档案载体选择档案柜架,纸质档案存放宜采用密集架,磁性载体应选择防磁柜,底图不宜折叠,重要档案应异地备份。
二、档案入库前一般应仔细检查。
受损的档案应及时修复或补救。
对于易损的制成材料与字迹,应采取复制手段加以保护。
第十三条档案基础设施的管理一、档案柜架应牢固耐用,纸质档案采用密集架,一般应具有防火、防盗、防尘作用。
应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。
二、各类档案盒规格、式样与质量应符合集团统一要求。
三、档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘等必要的设施。
四、根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、空气净化器等设备。
五、配备档案整理工作所需要的装订机、打印机、复印机等设备。
六、配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备,以及容灾备份设备、应急电源。
七、库房应保持干净、整洁,并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物、防潮、防高温等(八防)防护功能。
八、库房温、湿度应符合JGJ 25、GB/T18894与DA/T 15对各类载体档案的保管要求,并对库房的温湿度进行定期的测量填写温湿度记录表(见附见2)。
九、库房设备运转情况应定期检查,并及时排除隐患。
十、库藏档案应定期清理核对,做到账物相符,库藏档案发生变化时应记录说明。
十一、做好档案库房安全检查与要害部位检查登记制度。
第五章档案的鉴定与销毁第十四条档案鉴定工作一、成立由主管领导、职能部门、专业技术人员与档案人员组成的档案鉴定领导小组(或鉴定组),负责确定文件材料保管期限,提出保管期限到期档案鉴定意见。
二、档案保管期限应根据归档文件材料对企业现实与今后工作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。
三、档案保管期限一般分为永久与定期两种。
会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。
四、永久保管档案。
凡就是反映本企业主要职能活动与历史面貌,对本企业、国家与社会有长远利用价值的文件,列为永久保管。
五、定期保管档案。
凡就是反映本企业一般工作活动,在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件,列为定期保管。
定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年与10年。
六、各单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定,一般5年组织1次。
经鉴定,仍需继续保存的档案应重新划定保管期限。
第十五条档案的销毁对保管期满确无保存价值的档案应登记造册,填写销毁清册(见附见4),经公司领导批准后进行监督销毁,销毁清册永久保存。
第六章档案的查询利用及信息化建设第十六条档案的查询利用一、档案管理部门应加强档案检索系统建设,开发档案信息资源,及时、有效提供档案利用服务。
二、应根据保密规定与知识产权管理要求,设定利用者查询检索权限。
超越权限的利用需经有关领导审批。
三、查询利用档案应按规定进行登记(见附见3、5)。
四、可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件与电子档案。
五、对档案信息进行分析研究,形成深层次加工材料,如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
第十七条档案信息化建设一、档案信息化应以促进、完善企业信息化与提升档案管理现代化水平为总目标,主要包括电子档案的归档及信息化系统的建设。
二、电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。
企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。
音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定与需要确定。
三、电子档案应存储到脱机载体上,归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
四、电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。
五、加密的电子文件归档时一般应解密,必须加密归档的电子文件应与其解密软件与说明文件一并归档。
六、文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性与可用性。
七、超过保管期限的电子档案的鉴定与销毁,按照纸质档案的有关规定执行。
对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。
八、档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能,并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其她相应功能。
第七章附则一、本规范由总经办负责起草,解释权属总经办。
二、本规范自下发之日起供各部门参照执行。
附件: 1.档案交接登记表2.温湿度登记表3.档案借阅登记表4.销毁清册5.档案查询利用申请单附件1档案交接登记表移交时间: 移交部门:移交人: 接收人: 附件2温湿度记录表年月附件3档案借阅登记表批准人:附件4销毁清册编制部门负责人: 编制人: 销监人: 附件5档案查询利用申请单。