2014年关于规范公司档案管理的通知

关于规范集团档案管理的通知
各公司、各部门：
为进一步加强和完善集团档案信息中心工作和规范集团及各公司、各部门档案管理，实现集团档案的完整性、系统性及清晰记录集团的成长和发展历程，以及更好地为各公司各部门提供档案查阅便利，提高档案利用价值和工作效率，根据《企业档案管理规定》的要求，经请示集团董事长和总经理会议同意，现将档案收集、整理、归档、移交相关要求发给你们，望遵照执行。

一、集团及各公司、各部门本年度应当移交的档案应在次年的二月底前汇总、整理、编号、移交集团档案信息中心，同时移交一份档案统计目录。

二、集团及各公司的规章制度汇编、上级机关下发的正式文件、向上级机关的请示与批复、本级单位的重要文件、工作计划、总结、申报材料、简报、年鉴、大事记等都需移交规档。

三、仟坤建设公司承建工程项目竣工后，应按照“绵竹市城市建设档案馆技术档案移交情况表”的内容将相关档案资料移交集团档案信息中心。

四、鑫坤机械厂区购置的设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘以及随机材料（合格证、使用说明书、随机附件清单、易损零件等）均属于设备档案归档移交
范围。

五、人力资源部的每年新员工入职招聘登记审批表、离职人员相关材料需移交规档。

六、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，每年要形成会计档案，财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册移交档案信息中心。

移交的内容：原始凭证和汇总凭证，明细账、总分类账，现金日记账、银行存款日记账，财务月季报告和年报财务终决算报告。

如特殊原因不能及时归档也可移交一份财会档案统计目录。

七、凡是集团和各公司为工作、学习等参考而收集或编写的一切公开或内部的材料，一般包括书籍、刊物、报纸、汇集、简报、公报、小册子、图片、图表、影视片、照片、唱片、录音带等都需妥善整理保管，必要时应移交集团档案信息中心。

八、档案资料原件如工作中需要使用，可以交复印件。

如工作中原件不再使用，应及时移交集团档案信息中心。

望各公司、各部门领导高度重视，档案管理人员积极配合集团档案信息中心完成档案移交归档工作。

备注：所有档案移交资料应在2014年2月底前移交档案信息中心，以备档案管理人员即时整理存档查阅。

仟坤集团有限公司
2014-1-8。