制作Word表格的最基本方法：绘制与插入

word:让Word表格任意纵横
[ 来源：office | 作者：word | 时间：2007-4-4 | 去论坛]
在日常办公应用中，我们经常会遇到将一个表格中各行内容连接起来作为一列形成新表的情况（如图1），Word中没有现成的功能，忽然想起Excel中“选择性粘贴”中的“转置”功能，但实际操作一下才发现，它只能将表格的行、列位置互换一下，不能达到上述目的。

笔者经过多次实践，终于找到一套可以让表格任意纵、横的方法。

方法主要是借助Word中“文字与表格相互转换”功能与“高级替换”功能的配合使用，具体步骤如下：
1．将表格转换成文字
选定整个表格后，执行“表格→转换→表格转换成文字”，在弹出的“将表格转换成文字”对话框中选择默认的文字分隔符“制表符”，然后单击[确定]按钮。

此时原表格中的表格线全部消失，各列内容以空格分隔。

图1
2．将各行内容连接起来，以列的形式出现
（1）选中文字中两列间的空格部分（如图2），并从“编辑”菜单中执行“复制”命令，将列间空格存放在剪贴板中，待稍后替换时使用。

图2
（2）选中刚刚转换好的文字内容部分，执行“编辑→替换”，在弹出的“查找和替换”对话框中的“查找内容”文本框后单击鼠标，定位好插入点，将步骤1中复制的空格从剪贴板上剪切出来。

注意：由于此对话框中不支持鼠标右击，也不支持菜单中的“粘贴”操作，所以此处只能使用“粘贴”命令的快捷键：“Ctrl＋V”。

（3）用鼠标将插入点定位在对话框中“替换为”文本框的后边，点击对话框左下角的[高级]按钮，将对话框下部折叠部分展开，单击[特殊字符]按钮，在弹出的列表中选择最上方的“段落标记”，此时“替换为”文本框中的内容显示为“^p”（如图3）。

（4）单击对话框中部的[全部替换]按钮，在出现的“Word已完成对所选内容的搜索，共
替换XX处。

是否搜索文档其余部分？”提示信息中点击[否]结束替换操作。

3．去除出现的空白行
再次执行“编辑→替换”，用上述方法，将两个“段落标记”全部替换为一个“段落标记”（即在“查找内容”后输入“^p^p”，在“替换为”后输入“^p”），为了将全部空白行都剔除，此时应多次点击对话框中[全部替换]按钮，直至提示“已完成0次替换”，则表示已将全部空行删除。

图3
4．将文字转换成表格
选定全部文字内容后，执行“表格→转换→文字转换成表格”。

在弹出的“将文字转换成表格”对话框中“文字分隔位置”处选择默认的“段落标记”，然后单击[确定]按钮，此时一张新表就初步完成了。

5．后期处理
给新表添加必要的项目列、添加标题、格式化，之后就一切OK了！
再引申一下，若是由列表转换成横表，又该如何操作呢？一起动动脑筋吧：）。

在众多的课件制作工具当中，我用的最多的就是PowerPoint了，它功能丰富，简捷高效，可以完成基本的课件制作和论文演示。

在本人多年的应用过程当中，总结了两个雕虫小技，今天拿来与大家共享。

量体裁衣
也许您辛辛苦苦用PowerPoint准备了许多精美的教案和课件，一个就有十几张或几十张的幻灯片。

但也许在去年用的很好，可是今年教材有了变动，又得重新调整，于是又是删节又是粘贴，好好的一个教学设计搞的一团糟。

如何在原有的文稿上进行有选择地放映，而又不破坏原稿呢？请随我来！
在“放映”菜单当中有一个“自定义放映”方式，打开对话框如图1。

在打开对话框中点击[新建]按钮，打开“定义自定义放映对话框”（如图2），然后在左边“在演示文稿中的幻灯片”窗口中所显示的幻灯片里选择本次需要放映的幻灯片。

点击[添加]按钮，移动到“在自定义放映的幻灯片”窗口中，也可以通过按钮来设置演示的顺序。

这样，您就可以在本课堂上量体裁衣了，如果下次课有变动的话，只要打开“自定义放映”对话框，重新调整即可，而且不会对原稿有丝毫影响。

这样就不用删删改改了，是不是很方便？
灵活放映
在PowerPoint中存有大量的设计模板，使用它可以轻松制作出精美的课件或教案。

但也有一个缺陷，即采用一种模板后，在所有的幻灯片中，都是一样的背景和图案，显得过于单调。

有一种变通的办法：将近似的内容采用一种设计模板制作在一个幻灯片文件中，如可将论文标题、摘要、正文、结论、参考文献等分别采用一种设计模板制作，存储为不同的幻灯片文件，这样的幻灯片看起来就富于变化了。

但在幻灯片放映时有一个问题，一个个的幻灯片文件需多次打开，太麻烦了！
这时我们可以使用PowerPoint的“动作设置”功能很方便地解决。

首先按照需要分类，采用不同的设计模板制作，并存储为若干个不同的幻灯片文件，如PP1、PP2等。

在第一个文件如PP1的最后一幅幻灯片上，可以选中一段文字，也可以选中一幅卡通画或动作按钮，在“幻灯片放映”中点击“动作设置”。

根据需要，选取“单击鼠标”或“鼠标移过”，动作则选中“超级链接到”，再选取“其他PowerPoint演示文稿”（如图3）。

在“超级链接到其他PowerPoint演示文稿”弹出的对话框中，输入第二个幻灯片文件名如PP2，也可以是具体的某一幻灯片（如图4）。

为了在第二个幻灯片文件放映完毕后能顺利返回到调用它的幻灯片或再转到其他的幻灯片，同样方法在该幻灯片的最后一幅适当位置选中文字或设置按钮，超级链接到其他PowerPoint演示文稿或返回。

Excel中提供了两种数据的筛选操作，即“自动筛选”和“高级筛选”。

如何区分这两种筛选模式，以便熟练掌握和应用，让我们来看看吧：
自动筛选
“自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。

图1为某单位的职工工资表，打开“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“自动筛选” 命令，以“基本工资”字段为例，单击其右侧向下的列表按钮，可根据要求筛选出基本工资为某一指定数额或筛选出基本工资最高（低）的前10个（该数值可调整）记录。

还可以根据条件筛选出基本工资在某一范围内符合条件的记录，“与”、“或”来约束区分条件。

如图2，根据给定条件筛选出基本工资大于等于300且小于350的记录。

另外，使用“自动筛选”还可同时对多个字段进行筛选操作，此时各字段间限制的条件只能是“与”的关系。

如筛选出“基本工资”和“职务工资”都超过380的记录。

高级筛选
“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显示筛选结果，不符合的条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的比对了。

例如我们要筛选出“基本工资”或“职务工资”超过380且“实发”工资超过700的符合条件的记录，用“自动筛选”就无能为力了，而“高级筛选”可方便地实现这一操作。

如图3所示，将“基本工资”、“职务工资”和“实发”三字段的字段名称复制到数据表格的右侧（表格中其他空白位置也可以），在图中所示位置输入条件，条件放在同一行表示“与”的关系，条件不在同一行表示“或”的关系。

图4即为上述操作在新的位置（B20起始位置）筛选的结果。

两种筛选操作的比较
由此我们不难发现，“自动筛选”一般用于条件简单的筛选操作，符合条件的记录显示在原来的数据表格中，操作起来比较简单，初学者对“自动筛选”也比较熟悉。

若要筛选的多个条件间是“或”的关系，或需要将筛选的结果在新的位置显示出来那只有用“高级筛选”来实现了。

一般情况下，“自动筛选”能完成的操作用“高级筛选”完全可以实现，但有的操作则不宜用“高级筛选”，这样反而会使问题更加复杂化了，如筛选最大或最小的前几项记录。

在实际操作中解决数据筛选这类问题时，只要我们把握了问题的关键，选用简便、正确的操作方法，问题就能迎刃而解了。