Access 第4章 表的创建与应用

⑤ 为必要的字段建立索引
⑥ 保存设计
4.2.1 使用设计器创建表
使用设计器可以一次性的完成表结构建立。
步骤如下： （1）在Access的数据库工具栏上单击“打开”按钮（或单击 菜单“文件”的“打开”按钮，弹出“打开”数据库对话框。 选中以前创建的空数据库“db1.mdb”,单击“打开”按钮。弹 出如图4.1的“db1”数据库窗口。
第四章 表的创建与应用
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节 表的设计 创建与维护表结构 输入与维护表数据 表的使用 表的索引 建立表间关联关系
本章主要内容
本章主要介绍表的字段类型、表的结
构设计、表的操作，表的创建、表数据的 输入与维护、浏览和查询记录和表的索引 与关联等内容。
第一节 表的设计
415000
表4.1 “Student”表
4.1.1 表名
在Access中，表是用来实际存储数据的地方，数据库 的其他对象（如查询、窗体和报表等）是表的不同形式 的“视图”。因此在创建其他数据库对象之前，必须先 创建表。 表名是该表在数据库中的唯一标识，也是用户操作表 的唯一标识。表的名称尽量体现表中数据的含义。
⑤ 在 Microsoft Access 项目中，表、视图或存储过程的名称中不能包 括双引号“””。
⑥ 在为字段、控件或对象命名时，最好确保新名称和 Microsoft Access 中已有的属性和其他元素的名称不重复；否则，在某些情 况下，数据库可能产生意想不到的结果。
注意：
表中不能有两个重名的字段。表是二维的矩阵，由多行 组成，每一行都包含完全相同的列，列中的数值可能不 同。表的一行称作一条记录，每条记录包含完全相同的 字段。表的记录可以增加、删除和修改。
5. 货币
货币类型字段用于存储货币值。货币类型计算期间禁 止四舍五入，可以精确到小数点左边15位和小数点右边4 位。显示时系统自动添加货币符号和千位分隔符，小数部 分超过两位时自动四舍五入。如＄12 345.78、￥65 432.16。 货币类型字段占 8 个字节。
6. 自动编号 自动编号用于在添加记录时自动插入的唯一顺序（每 次递增 1）或随机编号，系统默认为递增编号。自动编号 主要用来为表设置键。 自动编号类型字段占 4 个字节；用于“同步复制 ID”(GUID) 时存储 16 个字节。
(9) 有效性文本：设置当用户输入的数据不符合有效性规则时所 显示的出错提示信息。例如设置性别字段的有效性文本为“输入 的性别必须是男或女！！”，则以后向表中输入数据时，一旦性 别字段输入不满足有效性规则，则系统会弹出一个出错对话框， 显示该信息。 (10) 必填字段：指定该字段是否必须输入数据。如果为“是”则 必须输入。
数字
字段大小(B)
字节 1
整型 长整型 单精度型 双精度型 2 4 4 8
GUID
小数
4. 日期/时间
日期/时间类型字段用于存储日期/时间数据。例如“1966-9-26 23:12:31”和“2008-4-16 11:48:50”都是合法的日期/时间值。 “1966-11-20”和“23:12:40” 也是合法的日期/时间值。日期的年份 只能在100～9 999之间。 日期/时间字段占 8 个字节。
表由两部分构成，即表的结构和表中的数据。表的结构 由字段名称和类型确定。
4.1.2 字段类型
数据有许多种类，我们使用类型来对数据分类，Access数据库 （.mdb）提供了许多数据类型，以下是10种常用的字段类型： 1. 文本 文本类型字段用来存储字符信息，如姓名、地址；或者是不 需要计算的数字如电话号码、文件编号或邮编等。长度可由 用户定义，但不能超过255个字符。 文本类型最多存储 255 个字符。“字段大小”属性控制允许 输入的最多字符数。
Postalcode 404000
Memo
20064111
1986-3-2
3202
410100
20061103
1981-10-20
3501
422000
20062121
1985-6-10
3502
417100
20061303
1980-12-30
3203
410100
20062218
1985-7-20
3504
(3)格式：指定数据显示或打印的格式。 (4) 输入法模式：对于包含中文字符的字段，如果将输入法 模式设置为“输入法开启”，则当向表中输入数据，光标移 到该字段时系统会自动打开输入法窗口。而对于大量输入英 文字符的字段，可设置输入法模式为“输入法关闭”，可以 免去切换输入法的麻烦。
(5) 输入掩码（InputMask）：指定输入数据时的格式，可用 “输入掩码向导”来编辑输入掩码。
9. 超链接 用于存储超链接的字段。超链接可以是 UNC网络路径 （局域网中文件的地址）或 URL。 超级链接地址是指向 Access对象、文档或Web页面等目标的一个路径。当用户单 击超级链接时，Web浏览器或Access就使用该超级链接地址 跳转到指定的目的地。 可以在超级链接字段中直接输入文本或数字，Access会把输 入的内容作为超级链接地址。 超链接类型最多存储 64,000 个字符。 10.查阅向导 选择此数据类型将启动向导来定义组合框，使用户能 选用其他表或字段中的数据。查阅向导字段需要与对应于 查阅字段的主键大小相同的存储空间。其长度为 4 个字节。
7. 是/否 是/否类型字段用于表示逻辑值Yes/No、True/False、 On/Off、-1/0（“是/否”、“真/假”、“开/关”）的 数据，例如性别、婚否等。不允许 Null 值。Access一般 用复选框内打勾“√”表示“是”，用空白表示“否”。 是/否类型字段占1位。 8.OLE 对象 OLE对象字段数据类型用于链接或嵌入其他程序所创建 的对象，（如 Microsoft Word 文档、Microsoft Excel 电 子表格、图片、声音或其他二进制数据）。 OLE对象类型字段最多存储1GB（受磁盘空间限制），也 支持.bmp，.gif，.jpeg，.tif，.png，.pcd，.pcx等数据格 式。
在Access中，表是以二维表格的形式构成的，见表4.1。对应的表是由表 名、字段属性和记录三个部分构成。表中的每一行称为一条记录，每一 列称为一个字段。表中所有的字段构成表的结构。
StudentID 20051105
Sname 杨洁 邓丹 何小雯 唐晓军 唐嘉 龙语
Sex 女 男 女 男 男 女
表（包括字段、控件和对象）的命名有如下规定：
① 表名的长度不能超过 64 个字符。
② 表名可以包含汉字、字母、数字、空格及其他字符（除句号 “.”、 感叹号“!”、重音符号“`” 和方括号 “[ ]” 之外）的任意组合。 ③ 表名不能以空格开头。虽然空格可以出现在字段、控件和对象名 的中部，但最好不用。避免和 Microsoft Visual Basic for Applications 的命名发生冲突。 ④ 表名不能包含控制字符（从 0 到 31 的 ASCII 值，例如回车键）。
图4.3 表“设计视图”
（4）设置好各个字段类型和属性后，右击 “StudentID”字段，在弹出的菜单中单击“主键”命 令，在左边会显示一个钥匙图案，表示已将 “StudentID”字段设置为该表的主键。
(11) 允许空字符串：用于文本型字段，设置是否允许空字符串 （长度为0）。
(12) 索引：设置该字段是否进行索引以及采用的索引方式。可以 加快数据的查询和排序速度。
第二节 创建与维护表结构
创建表结构有下列主要步骤： ① 创建新表
② 输入字段名、数据类型和说明
③ 输入每一个定义好的字段属性
④ 设置主键
2. 备注 备注类型字段用于存储一个数据块，适用于较长文本和数字 的存储，它是文本类型字段的特殊形式。如注释或说明。备 注字段不能用于排序和索引。 备注类型字段最多存储 65,536 字符。
3. 数字
数字类型字段用于表示数量，用来存储进行算术计算的数值数据， 但涉及货币计算的数据除外（使用“货币”类型）。 数字类型字段根据其表现、存储形式的不同，又分为字节型、整 型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制 ID (GUID) 和小数。 它们所占存储空间即字段大小不同：
图4.1 “新数据库”对话框
（2）在数据库窗口中，单击“对象”列表下的 “表”，然后双击“使用设计器创建表”选项，从而 打开表设计器窗口，如图4.2所示。
图4.2 “新建表”对话 框
（3）如创建“student”表，包括StudentID、Sname、Sex、 Nation、BirthDate、College、Department、Class、 Postalcod、City、Memo等字段。在图4.3所示的表设计器中， 在“字段名称”中依次输入各个字段名称。在下方显示“字段 属性”窗口的“常规”选项卡下按照表4.2设置各个字段属性。 例如表中第三字段为Sex，类型为文本，字段大小为2，有效性 规则为（="男" Or ="女"），默认值为"男"。
Nation 汉族 汉族 汉族 汉族 汉族 汉族
BirthDate 1985-4-9
College 食科院 信科院 体艺院 体艺院 外语院 经济院
Байду номын сангаас
Department 3201
Class 食工艺06 信科06-1 艺术06-1 体育06-2 翻译06-1 国贸06-2
City 万州 长沙 邵阳 涟源 长沙 常德
4.1.3 表的结构设计
表的所有字段组成了表结构。在建表之前要 定义表的结构。
表的结构定义主要是字段属性的定义。字段 的基本属性包括字段的名称、类型和说明。
例如：表“Student”的结构如下表4.2所示。
字段名 StudentID Sname Sex Nation BirthDate College Department Class Postalcode City Memo 字段类型 文本 文本 文本 文本 日期/时间 文本 文本 文本 文本 文本 备注 5 8 10 6 10 字段长度 12 20 2 20 字段约束 Primary key 字段说明 学生学号 学生姓名 学生性别 民族 出生日期 学院ID 专业ID 班级名称 邮政编码 所在城市 备注信息