全宗卷规范
全宗卷整理规范
杨 军
全宗卷整理规范
全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
全宗卷整理规范
一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
全宗卷整理规范
（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
全宗卷规范
机遇：随着档案信息化的推进，全宗卷将有更广阔的应用场景，如数字档案馆、电子政务等。
挑战：全宗卷的管理需要更加规范和标准，以适应信息化发展的需要，同时还需要加强档案工 作人员的培训和管理。
机遇：全宗卷的数字化将提高档案的利用效率和保存质量，同时还可以通过数据挖掘等技术手 段，为档案的利用提供更多的可能性。
记录和保存档案信息 促进档案信息利用
保障档案信息安全 辅助档案管理工作
按内容分类：综合类、组织机构类、个人类、公务类、专门类 按载体分类：纸质、电子、声像、实物 按保管期限分类：永久、长期、短期
按全宗分类：国家综合全宗卷、党务全宗卷、政务全宗卷、司法全宗卷、军事全宗卷
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全宗卷的组成：全宗卷是档案馆（室）按全宗管理的档案分类排列的结果， 是档案馆（室）管理档案的基础。
全宗卷的组成：全宗介绍、大事记、组织沿革、文件汇集 全宗卷的编制：按照档案形成规律和特点进行整理、分类和编目 全宗卷的作用：记录档案形成、管理和利用的情况，为档案鉴定、评估和利用提供依据 全宗卷的管理：由专门的档案管理人员负责，定期进行整理、检查和更新
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全宗卷的组成：全宗卷是 档案馆（室）按全宗管理 的档案文件分类整理后的 综合体，包括该全宗的历 史沿革、组织机构、人员 编制、职能范围、重大活 动、重要事件、重要业务
准确、全面的信息。
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全宗卷的管理：全宗卷的 管理应遵循档案管理的原 则和方法，确保全宗卷的 安全、保密和长期保存。 同时，全宗卷的管理应与 该全宗的实际情况相结合， 根据具体情况制定相应的
管理措施。
内容：全宗卷的电子数据包括元数据、目录数据、文件数据等
作用：元数据描述全宗卷的内容和属性，目录数据提供全宗卷的组织结构， 文件数据则是全宗卷的具体内容
全宗卷规范培训课件
• 档案统计类 档案基础统计台账，档案工作基本情 况统计报表，档案工作统计分析材料 等。
• 档案利用类 档案利用制度，检索工具编制情况， 档案开放与控制情况，档案编研与出 版情况，档案展览与公布情况，珍贵 档案介绍，档案利用效果典型事例等。
• 新技术应用类 应用现代技术管理档案的情况记录、 工作报告及说明材料，档案信息化和 数字化工作情况，电子档案（文件） 创建和应用环境（硬件和软件）及数 据格式说明等。
第三，按全宗整理档案，不仅仅是个方法问题，而且也是个理 论问题。
全宗卷
定义： 由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状
的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档 案的重要工具。
全宗卷编制原则
• 收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相 关文件材料。
• 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求 全面反映全宗及其管理的历史面貌。
其它类
• 管理全宗档案中形成的综合性业务工作规 范、管理制度等文件材料
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全宗卷的整理
• 文件材料装订 • 文件材料分类 • 文件材料排序 • 文件材料编号
文件材料编号
文件材料的编号由三部分组成：
全宗号 类号 件号
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• 全宗号填写文件材料所属全宗的编号。 • 类号填写5.1—5.9条的序号。 • 件号填写文件材料在相关类目中的流
编制全宗卷盒号
• 全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺 序编制流水号。
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档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏 档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。
保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将 全宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本 式检索工具放在一起管理。
全宗卷整理规则
四、全宗卷的主要内容 1、档案收集：收发文登记本、档案交接文据、 移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值 说明等； 2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、 案卷目录说明； 3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期 限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁 清册
4、档案保管：档案安全检查记录、档案库房温 湿度记录、重点档案采取的特殊保护措施、档 案抢救与修复情况报告； 5、档案统计：档案移进、移出登记、统计台帐、 档案基本情况统计； 6、档案利用：全宗指南（全宗介绍）、档案利 用效果登记、档案产生社会效益和经济效益典 型事例等； 7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机 辅助管理等情况的说明材料等。
(3)、盖章与编号。排列完毕后，应在每份文件首页的右 上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件 编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页 编写页号。 (4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与 成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录， 格式如图。 全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材 料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步 骤进行整理。
全宗卷卷内目录
全宗号
序号
目 全宗卷盒格式
卷盒面脊印“全宗卷”字样，并分别著录全宗号、全宗 名称、案卷题名、编制日期。
再
见
五、全宗卷的整理 全宗卷内的文件一般按件装订全、以盒为保管单位进行 整理。全宗卷一般以盒为保管单位，具体整理步骤是： (1)、按件装订。一般情况下，一份文件材料、一本登 记簿为一件，如一个分类方案、一个全宗介绍、一次销 毁手续与清册均可视为一件，每年形成的交接文据可作 为一件装订在一起。 (2)、排列。有些全宗刚建立全宗卷时，形成的材料只 有二、三份，可将其归入一盒中，并按文件形成时间的 先后顺序排列。当全宗卷内的文件数量积累到一定程度， 可按类别分盒存放。每盒内按文件形成时间的先后顺序 排列。
全宗卷规范
乌鲁木齐市档案局业务处
童焱
★引用文件： 《新疆维吾尔自治区档案馆（室）全宗卷 规范》 规范》 《乌鲁木齐市档案馆（室）全宗卷规范》 乌鲁木齐市档案馆（室）全宗卷规范》 ★引用标准： DA/TQW-1994全宗卷规范 DA/TQW-1994全宗卷规范 DA/T1-2000档案工作基本术语 DA/T1-2000档案工作基本术语 GB9705-1988文书档案案卷格式 GB9705-1988文书档案案卷格式
五、全宗卷的管理
1.全宗卷要按整理排列顺序编制全宗卷案 1.全宗卷要按整理排列顺序编制全宗卷案 卷目录（通用原来的旧文书档案案卷目 录）； 2.档案室全宗卷要排列在本单位全宗的卷 2.档案室全宗卷要排列在本单位全宗的卷 首（即永久档案的前面）； 3.全宗向档案馆或有关单位移交时，全宗 3.全宗向档案馆或有关单位移交时，全宗 卷涉及移交档案内容的，其全宗卷也随同 移交。 难点：全宗卷涉及内容的随同移交。
件号章格式
全宗号 卷号（盒号） 件号
4.全宗卷一盒为一卷。案卷排列顺序为： 4.全宗卷一盒为一卷。案卷排列顺序为： 全宗介绍、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现 代化管理等方面的文件材料。 注意：全宗卷案卷的排列不是绝对的。一 般初次排列用这种顺序，以后随着文件材 料的形成顺序排列即可，即先形成的先排。
二、全宗卷编制原则
1.档案室对其所管的每个全宗都应以全宗 1.档案室对其所管的每个全宗都应以全宗 为单位编制全宗卷。 2.全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清 2.全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清 册、报表都应做到准确、齐全、规范。 3.全宗卷内的文件材料，应按照其因有的 3.全宗卷内的文件材料，应按照其因有的 特点，保持文件材料间的有机联系，反映 全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
全宗卷规范
全宗卷规范全宗卷是一种档案形式，也可以称为档案密集体，它是一种以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
档案卷宗包括档案文件和贴图卷宗，具有卷宗编号、档案文件名和贴图等，与档案文件编号、档案文件名称、贴图等有关。
全宗卷是以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
一般来说，全宗卷是按照一定的准则和规则进行编排和整理的某种档案集合。
编排全宗卷的基本原则是，按照档案的功能性、主题性进行整理，以保证档案的完整性优先考虑档案的功能，按照档案出现的顺序，分类编排档案文件，遵循档案分类与存档的基本原则和档案存档的顺序。
全宗卷的编排和整理首先要明确档案的来源、性质、范围及主题，其次要把档案按照中心思想和档案文件功能性进行分类编排。
全宗卷的编排，既要把握历史背景和档案材料特征，也要充分考虑档案的功能性和主题性，把档案材料整理到实际需要的卷宗中，使档案具有可读性和可查询性。
全宗卷的整理，应当把握历史背景和档案材料特点，以更好的组织档案，使档案文件具有一致性，便于查找和使用。
要有效地实施全宗卷规范，首先要制定准确的规范，明确档案的来源、性质、范围和主题，确定完整的档案存档系统，以及档案文件的编排、档案文件编号、档案文件名称等，还要确保档案可读性和可查询性。
其次，要严格按照档案存档系统进行存档，规范档案编目和分类编排档案文件，为使档案便于查询和使用，定期检查档案文件，避免形成遗漏或重复。
此外，还要加强档案工作的组织、管理，用专门负责档案工作的人员来负责档案，保障档案的安全。
全宗卷规范是档案管理工作的基本规范，是档案管理机构为了更好地管理档案、保障档案安全，制定的规则和标准。
它对档案管理工作具有十分重要的意义，能够保证档案的完整性、可读性和可查询性，并且能够有效地检索档案，有助于更好的维护档案的安全。
全宗卷规范
目录
二、全宗卷定义、作用
由记录和说明全宗立档单位及档案历 史和现状的有关文件材料组成的专门案卷， 是管理全宗档案的重要工具。
目录
三、全宗卷编制原则
1、平时注意收集、保管在档案管理过 程中形成的相关文件材料； 2、收集的文件材料应做到齐全、完整、 真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面 貌； 3、全宗卷的整理应做到分类合理、方 法科学、格式规范。
大事记
三、选事记录范围
1、本机关召开的各种重要会议 2、本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件 3、本机关成立、撤销、合并以及内部机构设置、变化情况 4、本机关隶属关系和职能范围的变化情况 5、本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动 6、本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研 成果 7、本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议情况 8、上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评及来本机关检查指导工作的 情况 9、本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故 10、本机关开展的重要外事活动 11、也可将人员入党、退休、考录、职称的评定、内部科室及下属单位负责人等录 入大事记。
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大事记
一、定义 ： 大事记是按照时间顺序简要记载各机关在一定时 期内发生的涉及范围较大，在事后仍有一定参考意 义的大事、要事的一种编研资料。 二、编写原则 大事记的编写内容要真实、文字简明、扼要，做 到大事突出，要事不漏，一般一条一事、每条大事 涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程，因果 关系等均应揭示出来。按月记述、或按年度记述。
全宗卷（六） 本单位历年来的销毁清册。
目录
五、全宗卷的整理
1、文件材料以件为单位进行装订；
2、编制文件材料目录，设置件号、责任者、
全 宗 卷 规 范
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
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《全宗卷规范》本标准代替DA/T 12—94
前言
本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。
本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。
本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君
本标准所代替标准的历次发布情况为：
DA/T 12—94
全宗卷规范
1 范围
本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88文书档案案卷格式
GB/T 12967—92全宗单
GB/T 12968—92档案交接文据格式
DA/T 14—94全宗指南编制规范
DA/T 18—1999档案著录规则
DA/T 1—2000档案工作基本术语
DA/T 22—2000归档文件整理规则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
全宗卷fonds descriptive file
由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2
综合全宗卷synthesize fonds descriptive file
由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
3.3
全宗属类fonds category
馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。
档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
4 全宗卷编制原则
4.1 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
4.4综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。
5 全宗卷的内容构成
5.1 全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
5.2 档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
5.3 档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。
5.4 档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
5.5 档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
5.6 档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。
5.7档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
5.8新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
5.9综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，5.1—5.8中涉及多个全宗的文件材料。
6 全宗卷的整理
6.1 文件材料装订。
文件材料以件为单位进行装订。
6.2 文件材料分类。
属于同一全宗卷的文件材料，按本标准第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条进行分类。
6.3 文件材料排序。
文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。
新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。
6.4 文件材料编号。
在文件材料首页上方的空白处进行编号。
文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。
6.4.1全宗号填写文件材料所属全宗的编号。
综合全宗卷的全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号。
6.4.2类号填写5.1—5.8条的序号。
6.4.3件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
编号举例：
SZ1—１—２（中共湖北省委全宗，全宗介绍类，第２件）
6.5 编制文件材料目录。
全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。
目录格式见8.2。
新增文件材料在相关类目中接续编制目录。
当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
6.6文件材料装盒。
全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。
文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。
装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。
卷盒式样见8.1。
6. 7编制全宗卷盒号。
全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。
综合全宗卷单独编制盒号。
７全宗卷的管理
7.1档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。
7.2区分馆藏档案全宗属类的档案馆，也可按照全宗属类分别集中管理全宗卷。
7.3保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。
也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。
7.4档案室建立全宗卷，宜采用双套制。
档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。
８卷盒及目录格式
8.1 全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒。
封面与脊背分别设置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度为30mm、40mm两种规格。
卷盒式样见图A.1。
8.2全宗卷文件目录采用A4（长×宽为297mm×210mm）纸张、表格形式，设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目。
目录式样见图A.2。