全宗卷、全宗介绍整理规范要求
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档案全宗卷的整理
1、整理工作方案 2、分类方案； 3、保管期限表； 4、整理工作小结；
6、鉴定
1、档案鉴定小组领导成员名单； 2、到期档案鉴定清册； 3、鉴定档案分析报告； 4、销毁档案的请示与批复； 5、销毁档案的清册等
7、保管
1、档案安全检查记录、报告（日常和定期）； 2、重点档案采取的特殊保护措施； 3、档案的抢救与修复情况报告等； 4、人员变更交接手续； 5、电子文件维护情况说明； 6、年底档案数量清点情况。
正
文
（2）全宗内档案情况简介（以文章叙述的形式） A、档案的门类、数量及保管期限 B、档案的完整程度 C、档案的利用价值 D、检索工具的配置情况 （3）档案内容与成分介绍 按全宗档案的实际分类体系结合问题对档案的内容 进行介绍
备
注
（1）本全宗指南的编制情况 （2）有关档案的补充说明 （3）全宗指南中需加解释的名词、事件及问题 （4）全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、 遗失、销毁等情况的说明 （5）其它有关问题的说明
随时记录，每月整理打印，按年度归档。
3、档案管理制度
机关档案工作岗位责任制 归档制度 保管制度 查阅利用制度 档案资料保密制度 鉴定销毁制度 统计制度 设备维护使用制度 重大活动档案登记制度
4、收集
1、档案交接文据（包括档案员之间的交接文据） 2、接收、征集记录； 3、档案来源和价值说明等。
5、整理
全宗卷是全宗的“பைடு நூலகம்案”，但不是全 宗内的档案，在管理上应单独存放并 实施同样管理，不能与全宗混在一起， 也不能将其作为全宗内的一个案卷对 待。 全宗卷的内容务必真实有效。
全宗卷的编制意义
一、记录档案管理的全过程； 二、保存档案管理的有效原始凭证； 三、快速了解本全宗有关情况的工具； 四、档案管理工作一致性延续的保证。
6、鉴定
1、档案鉴定小组领导成员名单； 2、到期档案鉴定清册； 3、鉴定档案分析报告； 4、销毁档案的请示与批复； 5、销毁档案的清册等
7、保管
1、档案安全检查记录、报告（日常和定期）； 2、重点档案采取的特殊保护措施； 3、档案的抢救与修复情况报告等； 4、人员变更交接手续； 5、电子文件维护情况说明； 6、年底档案数量清点情况。
正
文
（2）全宗内档案情况简介（以文章叙述的形式） A、档案的门类、数量及保管期限 B、档案的完整程度 C、档案的利用价值 D、检索工具的配置情况 （3）档案内容与成分介绍 按全宗档案的实际分类体系结合问题对档案的内容 进行介绍
备
注
（1）本全宗指南的编制情况 （2）有关档案的补充说明 （3）全宗指南中需加解释的名词、事件及问题 （4）全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、 遗失、销毁等情况的说明 （5）其它有关问题的说明
随时记录，每月整理打印，按年度归档。
3、档案管理制度
机关档案工作岗位责任制 归档制度 保管制度 查阅利用制度 档案资料保密制度 鉴定销毁制度 统计制度 设备维护使用制度 重大活动档案登记制度
4、收集
1、档案交接文据（包括档案员之间的交接文据） 2、接收、征集记录； 3、档案来源和价值说明等。
5、整理
全宗卷是全宗的“பைடு நூலகம்案”，但不是全 宗内的档案，在管理上应单独存放并 实施同样管理，不能与全宗混在一起， 也不能将其作为全宗内的一个案卷对 待。 全宗卷的内容务必真实有效。
全宗卷的编制意义
一、记录档案管理的全过程； 二、保存档案管理的有效原始凭证； 三、快速了解本全宗有关情况的工具； 四、档案管理工作一致性延续的保证。
全宗卷整理规范
全宗卷整理规范
杨 军
全宗卷整理规范
全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
全宗卷整理规范
一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
全宗卷整理规范
（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
杨 军
全宗卷整理规范
全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
全宗卷整理规范
一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
全宗卷整理规范
（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
全宗卷整理规范
2) 查阅注意事项 . 档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况； . 档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况。 . 档案的利用价值以及鉴定的情况； . 划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量； . 档案内容向社会开放的情况； . 本全宗指南完成时间和编制者的情况； . 其它有关问题的说明。
管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管 理制度，(前面八类中）涉及多个全宗的文件材料。
全宗卷整理规范
• 四、全宗卷的整理
• （一）整理前的准备工作：
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全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须 注意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存 价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。
1）档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：
．反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 ．反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 ．具有重要历史价值和地方特色的档案。 . 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。 ．馆藏年代久远和特殊载体的档案。
2）档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗 构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
2）全宗管理机构和全宗档案数量；
3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。 ※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
全宗卷整理规范
c. 档案内容与成份介绍 (共9个方面）
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全宗卷整理规范
(二) 全宗卷整理流程
1. 文件材料装订
管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管 理制度，(前面八类中）涉及多个全宗的文件材料。
全宗卷整理规范
• 四、全宗卷的整理
• （一）整理前的准备工作：
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全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须 注意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存 价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。
1）档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：
．反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 ．反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 ．具有重要历史价值和地方特色的档案。 . 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。 ．馆藏年代久远和特殊载体的档案。
2）档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗 构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
2）全宗管理机构和全宗档案数量；
3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。 ※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
全宗卷整理规范
c. 档案内容与成份介绍 (共9个方面）
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全宗卷整理规范
(二) 全宗卷整理流程
1. 文件材料装订
全宗卷规范
目录
二、全宗卷定义、作用
由记录和说明全宗立档单位及档案历 史和现状的有关文件材料组成的专门案卷， 是管理全宗档案的重要工具。
目录
三、全宗卷编制原则
1、平时注意收集、保管在档案管理过 程中形成的相关文件材料； 2、收集的文件材料应做到齐全、完整、 真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面 貌； 3、全宗卷的整理应做到分类合理、方 法科学、格式规范。
大事记
三、选事记录范围
1、本机关召开的各种重要会议 2、本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件 3、本机关成立、撤销、合并以及内部机构设置、变化情况 4、本机关隶属关系和职能范围的变化情况 5、本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动 6、本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研 成果 7、本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议情况 8、上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评及来本机关检查指导工作的 情况 9、本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故 10、本机关开展的重要外事活动 11、也可将人员入党、退休、考录、职称的评定、内部科室及下属单位负责人等录 入大事记。
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大事记
一、定义 ： 大事记是按照时间顺序简要记载各机关在一定时 期内发生的涉及范围较大，在事后仍有一定参考意 义的大事、要事的一种编研资料。 二、编写原则 大事记的编写内容要真实、文字简明、扼要，做 到大事突出，要事不漏，一般一条一事、每条大事 涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程，因果 关系等均应揭示出来。按月记述、或按年度记述。
全宗卷（六） 本单位历年来的销毁清册。
目录
五、全宗卷的整理
1、文件材料以件为单位进行装订；
2、编制文件材料目录，设置件号、责任者、
全宗卷、全宗介绍整理规范要求31页PPT
全宗卷、全宗介绍整理规范要求
6、法律的基础有两个，而且只有两个……公平和实用。——伯克 7、有两种和平的暴力，那就是法律和礼节。——歌德
8、法律就是秩序，有好的法律才有好的秩序。——亚里士多德 9、上帝把法律和公平凑合在一起，可是人类却把它拆开。——查·科尔顿 10、一切法律都是无用的，因为好人用不着它们，而坏人又不会因为它们而变得规矩起来。——德谟耶克斯
46、我们若已接受最坏的，就再没有什么损失。——卡耐基 47、书到用时方恨少、事非经过不知难。——陆游 48、书籍把我们引入最美好的社会，使我们认识各个时代的伟大智者。——史美尔斯 49、熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。——孙洙 50、谁和我一样用功，谁就会和我一样成功。——莫扎特
பைடு நூலகம்
6、法律的基础有两个，而且只有两个……公平和实用。——伯克 7、有两种和平的暴力，那就是法律和礼节。——歌德
8、法律就是秩序，有好的法律才有好的秩序。——亚里士多德 9、上帝把法律和公平凑合在一起，可是人类却把它拆开。——查·科尔顿 10、一切法律都是无用的，因为好人用不着它们，而坏人又不会因为它们而变得规矩起来。——德谟耶克斯
46、我们若已接受最坏的，就再没有什么损失。——卡耐基 47、书到用时方恨少、事非经过不知难。——陆游 48、书籍把我们引入最美好的社会，使我们认识各个时代的伟大智者。——史美尔斯 49、熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。——孙洙 50、谁和我一样用功，谁就会和我一样成功。——莫扎特
பைடு நூலகம்
如何整理全宗卷 - 南京下关区档案局(馆)
备注
（1）本全宗指南的编制情况 （2）有关档案的补充说明 （3）全宗指南中需加解释的名词、事件及问
题 （4）全宗指南编制后，全宗内档案增加、调
整、遗失、销毁等情况的说明 （5）其它有关问题的说明
大事记编写方法
1、以日记事，按年月日顺序记载 2、当日发生的当日记 3、文字要简练、准确
大事记的记载范围
（四）、档案保管
1、档案安全检查记录、报告； 2、重点档案采取的特殊保护措施； 3、档案的抢救与修复情况报告等
（五）、档案统计
1、档案收进、移出登记；（收进、移出登记） 2、案卷基本情况统计和重要的利用统计表等
（每年的立卷说明）
（六）、档案利用
1、全宗指南（全宗介绍）； 2、开放利用和控制使用范围说明； 3、档案汇编和公布出版情况及报批文件； 4、档案产生社会效益或经济效益的典型事例
2、全宗指南的结构
（一）封页 （二）正文 （三）备注
封页
（1）全宗指南名称（立档单位的全称或通用 简称+“全宗指南”构成
（如：南京市下关区档案局全宗指南） （2）时间（全宗内档案文件的起止年代） （如：2001——2005） （3）全宗号（本全宗指南所对应的全宗的编
号） （如：409）
南京市下关区档案局全宗指南
内容大致包括本单位概况、机构名称改变、 地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属 关系、性质和任务、职权范围、领导人员 变动、编制扩大与缩小，以及内部机构设 置等方面变化情况。
组织机构沿革的编写方法
• 组织机构沿革可以采取文字叙述或图表的形式，
也可图文并茂。
• 其编写方法通常有两种：一种是以时期（年度或
1、大事、要事 2、本机关机构建制及变化（包括内部机构）、
全 宗 卷 规 范
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
全宗卷、全宗介绍整理规范要求
6、卷六：档案统计，主要包括：1各类档 案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。
案借阅登记；４档案利 用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、 汇编、开放利用和控制使用范围说明。（1、 2、3项为必要项）
全宗卷的主要内容包括
档案产生社会效益和经济效益的典型事例 等。
全宗卷的含义
全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是 档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成 的，能够说明该全宗历史情况的有关文件 材料所组成的专门案卷。它详细和全面地 记载了立档单位和全宗历史变化情况，在 整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档 案的“档案”，对于档案馆、室的业务工 作具有重要意义。
全宗卷编制原则
1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以
2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清
3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的 特点，保持文件材料间的有机联系，反映 全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
全宗卷整理
1、全宗卷文件材料，是随全宗管理的延续 而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全 宗管理中产生的文件材料，先归入预设的 卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及 时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
全宗卷整理
卷内文件材料按问题——时间进行系 统排列，排列顺序为：全宗指南(全宗 介绍)、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、 现代化管理等方面的文件材料，在此 基础上编制卷内目录。
全宗卷整理
4、装订 卷内文件材料去掉金属物，不锈钢钉或棉
线装订，逐件加封面、封底（封面和封底 采用A4尺寸）。封面设置全宗名称、文件 题名、时间、卷号、件号、页数项目，封 底空白。卷内文件材料逐件加封面、封底 、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全 宗号、年号、全宗名称、文件题名、时间 、责任者。
案借阅登记；４档案利 用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、 汇编、开放利用和控制使用范围说明。（1、 2、3项为必要项）
全宗卷的主要内容包括
档案产生社会效益和经济效益的典型事例 等。
全宗卷的含义
全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是 档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成 的，能够说明该全宗历史情况的有关文件 材料所组成的专门案卷。它详细和全面地 记载了立档单位和全宗历史变化情况，在 整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档 案的“档案”，对于档案馆、室的业务工 作具有重要意义。
全宗卷编制原则
1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以
2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清
3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的 特点，保持文件材料间的有机联系，反映 全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
全宗卷整理
1、全宗卷文件材料，是随全宗管理的延续 而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全 宗管理中产生的文件材料，先归入预设的 卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及 时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
全宗卷整理
卷内文件材料按问题——时间进行系 统排列，排列顺序为：全宗指南(全宗 介绍)、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、 现代化管理等方面的文件材料，在此 基础上编制卷内目录。
全宗卷整理
4、装订 卷内文件材料去掉金属物，不锈钢钉或棉
线装订，逐件加封面、封底（封面和封底 采用A4尺寸）。封面设置全宗名称、文件 题名、时间、卷号、件号、页数项目，封 底空白。卷内文件材料逐件加封面、封底 、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全 宗号、年号、全宗名称、文件题名、时间 、责任者。
整理规范
全宗卷 整理规范
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一、相关概念
·全宗 fonds 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即 一个机关（单位）的全部档案。
·全宗卷 fonds descriptive file 在管理全宗档案的过程中形成的能够说明全宗历史情况的各种文件 材料所集中组成的专门案卷。它是档案管理活动中形成的“档案”， 详细和全面记载了立档单位和全宗历史变化情况，集中了每个全宗在 管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性文字材料，是管理全宗 的“档案”，是档案的“档案”。全宗卷管理情况，也是一个单位档 案管理水平的重要印证。
• （一）损毁、丢失属于国家所有的档案的； • （二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的； • （三）涂改、伪造档案的； • （四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的； • （五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的； • （六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移
档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类 等类别顺序依次排序。
3. 排序
文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类 目，向后接续排列。
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4. 编号
在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件 号三部分组成。
a. 全宗号：填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案馆 （室）编号或档案属类代号。
全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须注 意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存 价 值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。
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（二） 全宗卷整理流程
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一、相关概念
·全宗 fonds 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即 一个机关（单位）的全部档案。
·全宗卷 fonds descriptive file 在管理全宗档案的过程中形成的能够说明全宗历史情况的各种文件 材料所集中组成的专门案卷。它是档案管理活动中形成的“档案”， 详细和全面记载了立档单位和全宗历史变化情况，集中了每个全宗在 管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性文字材料，是管理全宗 的“档案”，是档案的“档案”。全宗卷管理情况，也是一个单位档 案管理水平的重要印证。
• （一）损毁、丢失属于国家所有的档案的； • （二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的； • （三）涂改、伪造档案的； • （四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的； • （五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的； • （六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移
档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类 等类别顺序依次排序。
3. 排序
文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类 目，向后接续排列。
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4. 编号
在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件 号三部分组成。
a. 全宗号：填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案馆 （室）编号或档案属类代号。
全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须注 意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存 价 值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。
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（二） 全宗卷整理流程
全宗卷整理规则
(1)、按件装订。一般情况下，一份文件材料、一本登 记簿为一件，如一个分类方案、一个全宗介绍、一次销 毁手续与清册均可视为一件，每年形成的交接文据可作 为一件装订在一起。
(2)、排列。有些全宗刚建立全宗卷时，形成的材料只 有二、三份，可将其归入一盒中，并按文件形成时间的 先后顺序排列。当全宗卷内的文件数量积累到一定程度， 可按类别分盒存放。每盒内按文件形成时间的先后顺序，应在每份文件首页的右 上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件 编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页 编写页号。
(4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与 成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录， 格式如图。
全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材 料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步 骤进行整理。
2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、 案卷目录说明；
3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期 限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁 清册
4、档案保管：档案安全检查记录、档案库房温 湿度记录、重点档案采取的特殊保护措施、档 案抢救与修复情况报告；
5、档案统计：档案移进、移出登记、统计台帐、 档案基本情况统计；
全宗卷卷内目录
序号 目录号
文 件 题名
全宗号
保管期限 年度 备注
全宗卷盒格式
卷盒面脊印“全宗卷”字样，并分别著录全宗号、全宗 名称、案卷题名、编制日期。
再见
6、档案利用：全宗指南（全宗介绍）、档案利 用效果登记、档案产生社会效益和经济效益典 型事例等；
7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机 辅助管理等情况的说明材料等。
五、全宗卷的整理
(2)、排列。有些全宗刚建立全宗卷时，形成的材料只 有二、三份，可将其归入一盒中，并按文件形成时间的 先后顺序排列。当全宗卷内的文件数量积累到一定程度， 可按类别分盒存放。每盒内按文件形成时间的先后顺序，应在每份文件首页的右 上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件 编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页 编写页号。
(4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与 成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录， 格式如图。
全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材 料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步 骤进行整理。
2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、 案卷目录说明；
3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期 限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁 清册
4、档案保管：档案安全检查记录、档案库房温 湿度记录、重点档案采取的特殊保护措施、档 案抢救与修复情况报告；
5、档案统计：档案移进、移出登记、统计台帐、 档案基本情况统计；
全宗卷卷内目录
序号 目录号
文 件 题名
全宗号
保管期限 年度 备注
全宗卷盒格式
卷盒面脊印“全宗卷”字样，并分别著录全宗号、全宗 名称、案卷题名、编制日期。
再见
6、档案利用：全宗指南（全宗介绍）、档案利 用效果登记、档案产生社会效益和经济效益典 型事例等；
7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机 辅助管理等情况的说明材料等。
五、全宗卷的整理
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8、卷八：档案管理新技术的应用，主要包 括：１办公自动化开发应用情况；２计算 机辅助管理的文字说明材料（含计算机软 件安装及使用说明情况）；３档案数字化 方案；４档案数字化成果说明；５档案管 理软件安装盘等。（2、3、5项为必要项）
全宗卷形式范例
《全宗介绍 》规范
一、全宗介绍的概念
全宗介绍又称全宗指南，就是以某一 全宗为对象范围，以文章叙述的形式， 介绍和揭示档案馆（室）所保存的各 立档单位及其档案的内容和成分等情 况的一种报道性材料。由封页、正文、 备注三部分组织。其结构形式如下：
全宗卷编制原则
1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以
2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清
3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的 特点，保持文件材料间的有机联系，反映 全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
全宗卷整理
1、全宗卷文件材料，是随全宗管理的延续 而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全 宗管理中产生的文件材料，先归入预设的 卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及 时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
三、全宗介绍的结构内容
(一)立档单位历史沿革介绍。主要包括： 1、立档单位的名称和性质， 2、立档单位成立时间、坐落地点及相 关历史背景， 3、立档单位的隶属关系，
三、全宗介绍的结构内容
4、立档单位的职能、任务及职权范围、 所辖区域
5、立档单位内部机构设置及其演变情 况，
2、卷二：档案收集：档案交接文据、移交 目录，接收、征集记录，档案来源和价值 说明等主要包括:１文书、会计、专业、基 建、照片、声像、实物等不同门类或载体 的档案交接收据；２档案移交目录等。（1 、2为必要项）
全宗卷的主要内容包括
3、卷三：档案整理：主要包括：１档案分类方案； ２档案整理情况说明等。整理工作方案、分类方案、 案卷目录说明、整理工作小结等。
4、卷四：档案鉴定：主要包括:１档案工作鉴定 小组成员名单；２档案保管期限表；鉴定档案分析 报告；３销毁档案的请示与批复；４销毁档案清册 等。（如有销毁档案工作1、3、4为必要项）
5、档案保管：档案安全检查记录；重点档案采取 的特殊保护措施，档案库房温湿度记录、档案的抢 救与修复情况等。
全宗卷的主要内容包括
全宗卷整理
卷内文件材料按问题——时间进行系 统排列，排列顺序为：全宗指南(全宗 介绍)、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、 现代化管理等方面的文件材料，在此 基础上编制卷内目录。
全宗卷整理
4、装订 卷内文件材料去掉金属物，不锈钢钉或棉
线装订，逐件加封面、封底（封面和封底 采用A4尺寸）。封面设置全宗名称、文件 题名、时间、卷号、件号、页数项目，封 底空白。卷内文件材料逐件加封面、封底 、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全 宗号、年号、全宗名称、文件题名、时间 、责任者。
二、全宗介绍的作用
2、为各级领导和相关人员检索档案提 供基本线索。各级领导哥相关人员可 以直接判断自己所需档案的准确存放 地点，避免无效劳动；也可以明确查 找目标，减少盲目检索，提高查全、 查准率；还可以解答咨询问题，有效 地扩大档案利用者的范围，满足广大 利用者的社会需求。
二、全宗介绍的作用
3、为编写档案室介绍积累资料创造 条件。随着档案室信息资源的不断 开发，全宗介绍编写的完成，可以 为提高档案室介绍的编写质量提供 重要保证。
全宗卷的含义
全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是 档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成 的，能够说明该全宗历史情况的有关文件 材料所组成的专门案卷。它详细和全面地 记载了立档单位和全宗历史变化情况，在 整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档 案的“档案”，对于档案馆、室的业务工 作具有重要意义。
一、全宗介绍的概念
封页 包括全宗介绍名称、时间、全宗 号。 正文 a、全宗构成者沿革
b、全宗内档案情况简介 c、全宗内档案内容与成分介绍 备注
二、全宗介绍的作用
1、编写全宗介绍是档案室不可缺少的 基础业务建设、通过全宗介绍，可以 对整个全宗档案的管理形成情况、档 案的内容以及全宗内的重点档案获得 全面了解。
全宗卷的主要内容包括：
1、卷一：档案管理综合材料，主要包括: １全宗指南（全宗介绍）；２档案管理制 度汇编；３档案管理体系网络图；４归档 范围和保管期限表；５档案机构设置和调 整文件；６档案工作人员任免文件；７机 关档案工作年检、评估等材料；８档案培 训材料；９档案工作计划、总结等。（１、 2、3、4项为必要项）。
2、整理组卷时，必须认真检查，鉴定文件 材料的完整程度及其保存价值，对于有重 要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
全宗卷整理
3、分类：全宗卷按照档案管理综合材 料、档案收集、档案整理、档案鉴定 、档案保管、档案统计、档案利用、 档案新技术应用分为8类。
排列：每类全宗卷内文件按照时间顺 序依次排列。
6、卷六：档案统计，主要包括：1各类档 案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。
7、卷七：档案利用，主要包括:１大事记； ２组织沿革；３档案借阅登记；４档案利 用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、 汇编、开放利用和控制使用范围说明。（1、 2、3项为必要项）
全宗卷的主要内容包括
档案产生社会效益和经济效益的典型事例 等。
全宗卷整理
5、编号 卷内文件材料逐件编号，每类中每一件给
一个编号，从第一件始依次顺延，如“１ 至１０”；每类中的文件材料均从“１” 始依次顺延。每件文件材料按实际页数在 右上角编页码。 每一类全宗卷文件材料过 多时，可分成数卷，形成若干分卷，卷号 编制为：“1-1，1-2”，件号连续不断开。
全宗卷、全宗介绍 整理规范要求
全宗卷的含义
全宗卷的含义：由记录和说明全宗立档单位 历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。
全宗卷是管理全宗档案的重要工具。 （2012年进行修改替代原标准 DA/T12—2012）
通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档 案”，是管理全宗的档案，是管理档案的档 案。
全宗卷形式范例
《全宗介绍 》规范
一、全宗介绍的概念
全宗介绍又称全宗指南，就是以某一 全宗为对象范围，以文章叙述的形式， 介绍和揭示档案馆（室）所保存的各 立档单位及其档案的内容和成分等情 况的一种报道性材料。由封页、正文、 备注三部分组织。其结构形式如下：
全宗卷编制原则
1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以
2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清
3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的 特点，保持文件材料间的有机联系，反映 全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
全宗卷整理
1、全宗卷文件材料，是随全宗管理的延续 而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全 宗管理中产生的文件材料，先归入预设的 卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及 时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
三、全宗介绍的结构内容
(一)立档单位历史沿革介绍。主要包括： 1、立档单位的名称和性质， 2、立档单位成立时间、坐落地点及相 关历史背景， 3、立档单位的隶属关系，
三、全宗介绍的结构内容
4、立档单位的职能、任务及职权范围、 所辖区域
5、立档单位内部机构设置及其演变情 况，
2、卷二：档案收集：档案交接文据、移交 目录，接收、征集记录，档案来源和价值 说明等主要包括:１文书、会计、专业、基 建、照片、声像、实物等不同门类或载体 的档案交接收据；２档案移交目录等。（1 、2为必要项）
全宗卷的主要内容包括
3、卷三：档案整理：主要包括：１档案分类方案； ２档案整理情况说明等。整理工作方案、分类方案、 案卷目录说明、整理工作小结等。
4、卷四：档案鉴定：主要包括:１档案工作鉴定 小组成员名单；２档案保管期限表；鉴定档案分析 报告；３销毁档案的请示与批复；４销毁档案清册 等。（如有销毁档案工作1、3、4为必要项）
5、档案保管：档案安全检查记录；重点档案采取 的特殊保护措施，档案库房温湿度记录、档案的抢 救与修复情况等。
全宗卷的主要内容包括
全宗卷整理
卷内文件材料按问题——时间进行系 统排列，排列顺序为：全宗指南(全宗 介绍)、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、 现代化管理等方面的文件材料，在此 基础上编制卷内目录。
全宗卷整理
4、装订 卷内文件材料去掉金属物，不锈钢钉或棉
线装订，逐件加封面、封底（封面和封底 采用A4尺寸）。封面设置全宗名称、文件 题名、时间、卷号、件号、页数项目，封 底空白。卷内文件材料逐件加封面、封底 、编件号，装订后装入卷盒。封面著录全 宗号、年号、全宗名称、文件题名、时间 、责任者。
二、全宗介绍的作用
2、为各级领导和相关人员检索档案提 供基本线索。各级领导哥相关人员可 以直接判断自己所需档案的准确存放 地点，避免无效劳动；也可以明确查 找目标，减少盲目检索，提高查全、 查准率；还可以解答咨询问题，有效 地扩大档案利用者的范围，满足广大 利用者的社会需求。
二、全宗介绍的作用
3、为编写档案室介绍积累资料创造 条件。随着档案室信息资源的不断 开发，全宗介绍编写的完成，可以 为提高档案室介绍的编写质量提供 重要保证。
全宗卷的含义
全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是 档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成 的，能够说明该全宗历史情况的有关文件 材料所组成的专门案卷。它详细和全面地 记载了立档单位和全宗历史变化情况，在 整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档 案的“档案”，对于档案馆、室的业务工 作具有重要意义。
一、全宗介绍的概念
封页 包括全宗介绍名称、时间、全宗 号。 正文 a、全宗构成者沿革
b、全宗内档案情况简介 c、全宗内档案内容与成分介绍 备注
二、全宗介绍的作用
1、编写全宗介绍是档案室不可缺少的 基础业务建设、通过全宗介绍，可以 对整个全宗档案的管理形成情况、档 案的内容以及全宗内的重点档案获得 全面了解。
全宗卷的主要内容包括：
1、卷一：档案管理综合材料，主要包括: １全宗指南（全宗介绍）；２档案管理制 度汇编；３档案管理体系网络图；４归档 范围和保管期限表；５档案机构设置和调 整文件；６档案工作人员任免文件；７机 关档案工作年检、评估等材料；８档案培 训材料；９档案工作计划、总结等。（１、 2、3、4项为必要项）。
2、整理组卷时，必须认真检查，鉴定文件 材料的完整程度及其保存价值，对于有重 要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
全宗卷整理
3、分类：全宗卷按照档案管理综合材 料、档案收集、档案整理、档案鉴定 、档案保管、档案统计、档案利用、 档案新技术应用分为8类。
排列：每类全宗卷内文件按照时间顺 序依次排列。
6、卷六：档案统计，主要包括：1各类档 案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。
7、卷七：档案利用，主要包括:１大事记； ２组织沿革；３档案借阅登记；４档案利 用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、 汇编、开放利用和控制使用范围说明。（1、 2、3项为必要项）
全宗卷的主要内容包括
档案产生社会效益和经济效益的典型事例 等。
全宗卷整理
5、编号 卷内文件材料逐件编号，每类中每一件给
一个编号，从第一件始依次顺延，如“１ 至１０”；每类中的文件材料均从“１” 始依次顺延。每件文件材料按实际页数在 右上角编页码。 每一类全宗卷文件材料过 多时，可分成数卷，形成若干分卷，卷号 编制为：“1-1，1-2”，件号连续不断开。
全宗卷、全宗介绍 整理规范要求
全宗卷的含义
全宗卷的含义：由记录和说明全宗立档单位 历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。
全宗卷是管理全宗档案的重要工具。 （2012年进行修改替代原标准 DA/T12—2012）
通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档 案”，是管理全宗的档案，是管理档案的档 案。