档案全宗卷的整理
请简要回答全宗卷的整理过程。
请简要回答全宗卷的整理过程。
1、文件材料装订。
文件材料以件为单位进行装订。
2、文件材料分类。
属于同一全宗卷的文件材料，按全宗（馆藏)介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类进行分类。
3、文件材料排序。
文件材料分人不同类目后，按形成时间顺序排列。
新增文件材料插人相关类目，向后接续排列。
4、文件材料编号。
在文件材料首页上方的空白处进行编号。
文件材料的编号由全宗号一类号一件号三部分组成。
全宗号填写文件材料所属全宗的编号。
综合全宗卷的全宗号，填写档案馆 (室）编号或档案属类代号。
类号填写各类的序号。
件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
5、序编制文件目录。
新增文件材料在相关类目中接续编制目录。
当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
6、装不下时，可按分类编号顺序装人数盒。
装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。
7、编制全宗卷盒号。
全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。
综合全宗卷单独编制盒号。
全宗卷整理规范
杨 军
全宗卷整理规范
全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
全宗卷整理规范
一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
全宗卷整理规范
（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
(最新整理)全宗卷规范
2.整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件 材料的完整程度及其保存价值，对于有重 要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除
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3.卷内文件按形成时间进行系统排列，为便于保 管，卷内文件材料中的每一件文件需加装封面、 封底装订，并在封面上逐件编制件号，编制卷内 文件目录（可通用归档文件目录）后装入卷盒 （即每盒必有卷内文件目录）。
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三、全宗卷的主要内容
1.综合管理类 2.档案收集类 3.档案检索类 4.档案整理类 5.档案鉴定类 6.档案保管类
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7.档案统计类 8.档案编研类 9.档案利用类 10.档案管理信息化建设类
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四、全宗卷的整理
1.全宗卷内的文件材料，是随着全宗管理 的延续而逐渐增加的，平时必须要注意积 累，把全宗管理中产生的文件材料，先归 入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数 量时，及时进行整理组卷，数量较多的装 数盒可形成若干卷；
件号章规格按《新疆维吾尔自治区档案馆（室） 档号编制规定》（新档发[1997]55号文件）规 定（下图）
注意：全宗卷无目录号。案卷号即每一个全宗卷 盒的顺序编号。件号即盒内每一份材料的顺序编 号。
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件号章格式
全宗号 卷号（盒号） 件号
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4.全宗卷一盒为一卷。案卷排列顺序为： 全宗介绍、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现 代化管理等方面的文件材料。
注意：全宗卷案卷的排列不是绝对的。一 般初次排列用这种顺序，以后随着文件材 料的形成顺序排列即可，即先形成的先排。
2021/7/26ຫໍສະໝຸດ 11五、全宗卷的管理
全宗卷整理规范
管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管 理制度，(前面八类中）涉及多个全宗的文件材料。
全宗卷整理规范
• 四、全宗卷的整理
• （一）整理前的准备工作：
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全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须 注意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存 价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。
1）档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：
．反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 ．反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 ．具有重要历史价值和地方特色的档案。 . 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。 ．馆藏年代久远和特殊载体的档案。
2）档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗 构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
2）全宗管理机构和全宗档案数量；
3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。 ※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
全宗卷整理规范
c. 档案内容与成份介绍 (共9个方面）
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全宗卷整理规范
(二) 全宗卷整理流程
1. 文件材料装订
全宗卷整理规则
四、全宗卷的主要内容 1、档案收集：收发文登记本、档案交接文据、 移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值 说明等； 2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、 案卷目录说明； 3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期 限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁 清册
4、档案保管：档案安全检查记录、档案库房温 湿度记录、重点档案采取的特殊保护措施、档 案抢救与修复情况报告； 5、档案统计：档案移进、移出登记、统计台帐、 档案基本情况统计； 6、档案利用：全宗指南（全宗介绍）、档案利 用效果登记、档案产生社会效益和经济效益典 型事例等； 7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机 辅助管理等情况的说明材料等。
(3)、盖章与编号。排列完毕后，应在每份文件首页的右 上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件 编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页 编写页号。 (4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与 成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录， 格式如图。 全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材 料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步 骤进行整理。
全宗卷卷内目录
全宗号
序号
目 全宗卷盒格式
卷盒面脊印“全宗卷”字样，并分别著录全宗号、全宗 名称、案卷题名、编制日期。
再
见
五、全宗卷的整理 全宗卷内的文件一般按件装订全、以盒为保管单位进行 整理。全宗卷一般以盒为保管单位，具体整理步骤是： (1)、按件装订。一般情况下，一份文件材料、一本登 记簿为一件，如一个分类方案、一个全宗介绍、一次销 毁手续与清册均可视为一件，每年形成的交接文据可作 为一件装订在一起。 (2)、排列。有些全宗刚建立全宗卷时，形成的材料只 有二、三份，可将其归入一盒中，并按文件形成时间的 先后顺序排列。当全宗卷内的文件数量积累到一定程度， 可按类别分盒存放。每盒内按文件形成时间的先后顺序 排列。
全宗卷规范
全宗卷规范全宗卷是一种档案形式，也可以称为档案密集体，它是一种以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
档案卷宗包括档案文件和贴图卷宗，具有卷宗编号、档案文件名和贴图等，与档案文件编号、档案文件名称、贴图等有关。
全宗卷是以档案卷宗为单位构成的以及按全宗分类存档的存档系统。
一般来说，全宗卷是按照一定的准则和规则进行编排和整理的某种档案集合。
编排全宗卷的基本原则是，按照档案的功能性、主题性进行整理，以保证档案的完整性优先考虑档案的功能，按照档案出现的顺序，分类编排档案文件，遵循档案分类与存档的基本原则和档案存档的顺序。
全宗卷的编排和整理首先要明确档案的来源、性质、范围及主题，其次要把档案按照中心思想和档案文件功能性进行分类编排。
全宗卷的编排，既要把握历史背景和档案材料特征，也要充分考虑档案的功能性和主题性，把档案材料整理到实际需要的卷宗中，使档案具有可读性和可查询性。
全宗卷的整理，应当把握历史背景和档案材料特点，以更好的组织档案，使档案文件具有一致性，便于查找和使用。
要有效地实施全宗卷规范，首先要制定准确的规范，明确档案的来源、性质、范围和主题，确定完整的档案存档系统，以及档案文件的编排、档案文件编号、档案文件名称等，还要确保档案可读性和可查询性。
其次，要严格按照档案存档系统进行存档，规范档案编目和分类编排档案文件，为使档案便于查询和使用，定期检查档案文件，避免形成遗漏或重复。
此外，还要加强档案工作的组织、管理，用专门负责档案工作的人员来负责档案，保障档案的安全。
全宗卷规范是档案管理工作的基本规范，是档案管理机构为了更好地管理档案、保障档案安全，制定的规则和标准。
它对档案管理工作具有十分重要的意义，能够保证档案的完整性、可读性和可查询性，并且能够有效地检索档案，有助于更好的维护档案的安全。
全宗卷整理验收
全宗卷整理验收全宗卷是档案管理工作中的重要组成部分，其整理和验收对于保证档案的完整性、规范性和安全性具有重要意义。
本文将从以下几个方面对全宗卷整理验收进行探讨：1.档案收集完整1.1档案齐全：全宗卷的收集必须确保各类档案的完整性，包括行政管理、人事管理、业务管理等方面的档案。
1.2类别清晰：全宗卷的档案应按照不同的类别进行分类和整理，如文书档案、科技档案、人事档案等，以便于后续的查阅和使用。
1.3时间连续：全宗卷的档案应按照时间顺序进行排列和整理，确保档案的历史性和连续性。
2.档案整理规范2.1分类明确：全宗卷的整理应以档案的分类为基础，建立科学的分类体系，以便于后续的查找和使用。
2.2命名得当：全宗卷的命名应简明扼要，能够准确反映档案的内容和性质，以便于后续的识别和使用。
2.3编目科学：全宗卷的编目应建立科学的目录体系，能够清晰地反映档案的内容和结构，以便于后续的查阅和使用。
3.档案保护得当3.1存储环境：全宗卷的存储环境应满足温度、湿度、光照等环境条件，以保护档案的安全和完整性。
3.2修复措施：对于损坏的档案，应采取适当的修复措施进行修复，以确保档案的完整性和可读性。
3.3备份安全：对于重要的档案，应进行安全可靠的备份，以防止档案的丢失或损坏。
4.档案利用合理4.1查阅制度完善：应建立完善的查阅制度，规定查阅权限、查阅流程、查阅记录等方面的内容，以确保档案的安全和保密性。
4.2借阅程序规范：应制定规范的借阅程序，规定借阅流程、借阅期限、借阅责任等方面的内容，以确保档案的正常流通和使用。
4.3信息利用充分：应充分利用信息化手段，开展数字化、网络化等形式的档案管理，提高档案的利用效率和价值。
5.档案保管设施完善5.1库房设施齐备：应具备符合规定的库房和设施，包括防火、防盗、防水、防潮、防虫等设施，以确保档案的安全和完整性。
5.2设备运行良好：库房内的设备应保持良好的运行状态，定期进行检查和维护，以确保设备的正常运转。
档案编写全宗卷工作方案
档案编写全宗卷工作方案一、确定全宗卷的内容和结构全宗卷是档案管理工作中重要的组成部分，其内容应涵盖全宗介绍、组织机构沿革、档案整理与鉴定、档案保管与利用、档案统计、档案信息化等方面。
同时，全宗卷的结构也应明确，包括全宗介绍、组织机构沿革等基础材料，以及档案整理、鉴定、利用、统计等业务材料。
二、搜集和整理全宗卷材料为确保全宗卷的完整性和准确性，需认真搜集和整理全宗卷材料。
具体包括：1. 全宗介绍：包括全宗的名称、形成者、起始时间、档案数量等信息。
2. 组织机构沿革：详细记录本单位的组织机构沿革和发展历程。
3. 档案整理与鉴定：按照相关规定和标准，对档案进行分类、编目和鉴定。
4. 档案保管与利用：记录档案的保管情况、利用方式和效果等。
5. 档案统计：对档案的数量、种类、年限等进行统计和分析。
6. 档案信息化：涉及档案的数字化、信息化的具体内容和成果。
三、编写全宗卷材料目录为方便查询和使用，需按照全宗卷的结构，将材料目录分类编排。
目录应清晰反映全宗卷的内容，包括标题、时间、文号等详细信息。
四、审核和修改全宗卷材料为确保全宗卷材料的准确性和完整性，需对其进行审核和修改。
具体包括：1. 对全宗卷材料进行逐一审核，确保其内容完整、准确。
2. 对不符合要求的全宗卷材料进行修改和完善。
3. 对全宗卷材料进行定期的更新和补充。
五、完善全宗卷材料签字盖章手续为确保全宗卷材料的合法性和有效性，需完善其签字盖章手续。
具体包括：1. 对需要签字盖章的材料，应按照规定进行签字盖章。
2. 对签字盖章手续不完备的材料，应予以完善和补充。
3. 对伪造或虚假的签字盖章手续，应严肃处理并追究相关责任人的责任。
六、建立全宗卷电子档案为提高档案查询和使用的便利性，应将全宗卷材料进行电子化。
具体包括：1. 将全宗卷材料进行扫描或拍照，转化为电子文件格式。
2. 将电子文件进行分类整理和归档保存，建立相应的电子档案库。
3. 利用信息化手段，实现全宗卷电子档案的快速查询和使用。
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6、鉴定
1、档案鉴定小组领导成员名单； 2、到期档案鉴定清册； 3、鉴定档案分析报告； 4、销毁档案的请示与批复； 5、销毁档案的清册等
7、保管
1、档案安全检查记录、报告（日常和定期）； 2、重点档案采取的特殊保护措施； 3、档案的抢救与修复情况报告等； 4、人员变更交接手续； 5、电子文件维护情况说明； 6、年底档案数量清点情况。
正
文
（2）全宗内档案情况简介（以文章叙述的形式） A、档案的门类、数量及保管期限 B、档案的完整程度 C、档案的利用价值 D、检索工具的配置情况 （3）档案内容与成分介绍 按全宗档案的实际分类体系结合问题对档案的内容 进行介绍
备
注
（1）本全宗指南的编制情况 （2）有关档案的补充说明 （3）全宗指南中需加解释的名词、事件及问题 （4）全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、 遗失、销毁等情况的说明 （5）其它有关问题的说明
随时记录，每月整理打印，按年度归档。
3、档案管理制度
机关档案工作岗位责任制 归档制度 保管制度 查阅利用制度 档案资料保密制度 鉴定销毁制度 统计制度 设备维护使用制度 重大活动档案登记制度
4、收集
1、档案交接文据（包括档案员之间的交接文据） 2、接收、征集记录； 3、档案来源和价值说明等。
5、整理
全宗卷是全宗的“பைடு நூலகம்案”，但不是全 宗内的档案，在管理上应单独存放并 实施同样管理，不能与全宗混在一起， 也不能将其作为全宗内的一个案卷对 待。 全宗卷的内容务必真实有效。
全宗卷的编制意义
一、记录档案管理的全过程； 二、保存档案管理的有效原始凭证； 三、快速了解本全宗有关情况的工具； 四、档案管理工作一致性延续的保证。
全宗指南的组成
1、封页 2、正文 a、全宗构成者沿革 b、全宗内档案情况简介 c、全宗内档案内容介绍 3、备注
封页
1、全宗指南的名称(全宗构成者+全宗指南) 2、时间：全宗内档案的起止年代 3、全宗号 例如:山东省国家安全厅全宗指南 2009年 全宗号：A001
正
文
（1）全宗构成者沿革 A、全宗构成者的名称和沿革 B、主要职能 C、隶属关系 D、主要负责人名录 E、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等 以上五个方面应结合时间撰写。
全宗卷的构成
1、全宗指南 2、立档单位大事记 3、档案管理的各项工作制度 4、档案收集 5、档案整理 6、档案鉴定 7、档案保管 8、档案统计 9、档案利用 10、档案管理新技术的应用
1、全宗指南
全宗指南
全宗指南（全宗介绍）
全宗指南是一种工具书式的检索工具.具体介 绍全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况 的工具书.
2、大事记
大事记
大事记编写方法
按照时间顺序简要记载一定时期内机关的重大事件和 重要活动的参考资料。 特点：1、以时间为线索 2、一条一事 3、简练、真实、准确 4、只记不评 类型：一般工作大事记和专题工作大事记 构成：时间和大事（地点、人物、数据、发展过程和 因果关系）
大事记的记载范围
1、大事、要事 2、本机关机构建制及变化（包括内部机构）、 人员更迭 3、召开参加的重要会议和重要活动 4、上级视察、友好往来、外事活动 5、重大成就，所获荣誉等等需记载的其他内容
10、新技术应用
1、网络、信息化设施设备的使用、各种门类 档案的管理软件等的文字说明材料； 2、档案人员进行信息化培训的材料等
全宗卷的整理
全宗卷的内容是动态的. 全宗卷内的文件应按照其固有的联系，顺序排放 全宗卷内文件的排列顺序: 全宗指南-大事记-制度-收集环节-整理环节-鉴定环 节-保管环节-统计环节-利用环节-现代化管理方面的 材料 全宗卷内文件按照”问题-时间”进行组织. 在此基础上编制卷内目录
全宗卷的编制依据
1、《全宗卷规范》（DA／T１2—94） 2、《全宗指南编制规范》（DA／T１4—94）
全宗卷的编制原则
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点， 保持文件间的有机联系，反映全宗管理的历 史面貌，以便于保管和利用。
全宗卷的内容
凡是在档案管理活动中形成的对全 宗状况及全宗历史有原始记录意义 的文字、图表等材料均应归入全宗 卷中
8、统计
1、档案收进、移出登记； 2、收文登记和发文登记 3、档案基本情况统计（重要档案登记） 3、档案管理设施设备统计清册 4、档案工作统计年报 5、档案借阅和利用效果登记 6、开展信息化工作进度统计
9、利用
1、开放利用和控制使用范围说明； 2、档案汇编和公布出版情况； 3、档案产生社会效益或经济效益的典型事例 4、深层次编研成果情况说明
全宗卷的管理
置于全宗排列的卷首;全宗移交时,全宗卷也随 着移交. 为方便利用，每个档案室可整理全宗卷两套， 一套移交，一套留存。 可制作电子版的全宗卷
全宗的形成条件
构成全宗的条件：具备下列条件的应当成为立档单 位，它所形成的档案应当构成全宗。 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单 独对外行文； 2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造 预算或财务计划； 3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事 任免权。
全宗卷的定义
全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段， 它是由在全宗管理过程中所形成的管理记 录性材料构成的一个案卷，实质上是档案 管理过程中所形成的“档案”，是档案管 理活动的原始记录，是围绕全宗的管理活 动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。
全宗的定义
（一）全宗的定义：全宗是一个独立的机关、组织 或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即指一 个机关、组织或一个人物的全部档案。这个机关、 组织或人物就叫做立档单位或全宗构成者。 （二）全宗的基本含义： 它包括了三个方面。 1、全宗是一个有相互关联的有机档案整体； 2、全宗是在一定的社会活动中形成的； 3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
全宗卷的整理
全宗卷内的文件按件整理，逐件加封面、封 底、编件号 封面：全宗号、件号、全宗名称、文件题名、 时间
其封面、封底尺寸长×宽为260 mm×185 mm。
封面
A001 XXXXXXXX局 1-1
全 宗 指 南 2009年
全宗卷的整理
装订（按永久期限的装订方式）后入卷盒 卷盒上要有全宗号、全宗名称和“全宗卷” 按件编制卷内目录