全宗卷规范xx

六、全宗卷的整理
• 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的， 平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归 入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行 整理组卷。 • 文件材料的排序。以件为单位，按照全宗介绍类、档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、新技术应用类的顺 序进行排列。 • 文件材料的编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。 文件材料的编号由全宗号-件号两部分组成。 • 编制文件材料目录。其格式如下页： • 文件材料装盒。
• 全宗内档案情况简介: (a)档案的数量及保管期限：一般先介绍室藏档案的总数（包 括卷/件数和排架长度），再分别介绍各类档案的数量， 最后介绍保管期限的划分情况。 (b)档案的完整程度：主要是说明库存的各类档案中，有无断 年、缺项、少页等现象。 (c)档案的利用价值及鉴定情况：一般先介绍各类档案的利用 情况（含人次、卷次、取得明显效益的突出事例等），再 介绍档案的鉴定销毁情况（包括鉴定时间、方法、结果、 销毁档案的种类和数量等）。 (d)检索工具的配置情况：主要介绍室藏档案检索工具的种类、 数量等。 (e)档案的整理情况：主要介绍室藏档案的分类及各类档案整 理的基本方法。如果每一类档案先后采用了不同的整理方 法，也要一并交待（如，从何年开始实行文书档案立卷改 革，以单份文件为单位归档；从2007年开始所有档案的保 管期限由原来分为永久、长期、短期等改为永久、30年、 10年等）。
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威海市XX局2012年大事记
• 3月7日，XXX局长出席在深圳召开的全国 商业质量工作会议并做典型发言。
档案整理工作方案
• 室藏档案的分类及各类档案的整理方法 （含分类 标识示意图） • 各类档案的归档范围、归档时间、归档要求、保 管期限。
档案分类标识示意图
永久 01文书档案 30年 10年 0201贷款档案 02专业档案 0202提取档案 0203汇缴档案 03人事档案 0401凭证 04会计档案 0402账簿 05声像档案 0403报表 06实物档案
全宗卷规范及相关模板
201全宗卷的编制原则、内容构 成、整理方法和基本格式。 • 本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
二、规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条 款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 （不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准， 然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使 用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件， 其最新版本适用于本标准。 GB/T 9705—88 文书档案案卷格式 GB/T 12967—92 全宗单 GB/T 12968—92 档案交接文据格式 DA/T 14—94 全宗指南编制规范 DA/T 18—1999 档案著录规则 DA/T 1—2000 档案工作基本术语 DA/T 22—2000 归档文件整理规则
大事记
• 大事记是以时间为线索记载一个地区（或一个部门、一个 专题）所发生的重大事件和重要活动的概要性资料。 在整理编写过程中，尽可能把握以下几条： 一是真实准确。大事记是对于客观史实的叙述，无论是时 间、地点、还是事情的始末，必须查实出处，真正做到确 凿无疑。 二是记述合体。要把握“一条一事”、择要而述、详略得 当等原则。 三是文字简明。用最精炼的文字讲清事实即可，不加任何 评说，不带作者观点，并尽可能地不用任何形容词汇。 四是行文一致。重在史实，重在精当得体，保持通篇文风 一致和记述规范的基本一致。
(d)隶属关系：主要写全宗构成者与其上级主管机关和与其重 要的直属下级机关的组织关系、业务关系。 (e)全宗构成者负责人名录：包括正、副职负责人姓名、职务、 任职时间。 (f)内部机构设置及其各历史阶段演变情况：主要介绍内设机 构的名称及其变化情况。 (g)其它对全宗构成者有重大影响的事件或活动。
档案工作管理网络图
（副）局长 王XX
办公室主任 李XX 综合档案室 孙XX
业务科
政工科
财务科
下属单位
档案人员岗位职责
一、认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》以及国家和本地 区有关档案工作的法规、规章和行政规范性文件。制定、 完善本单位各项档案工作制度。举报、制止档案违法行为 二、监督和指导本单位各部门文件的形成、积累、立卷和归 档工作。 三、集中统一管理本单位全部档案，即负责本单位档案的收 集、整理、鉴定、保管、统计等工作。 四、负责编制本单位档案案卷目录、全引目录等检索工具， 开发档案信息资源，做好档案利用服务工作。 五、依法、按期、保质保量地完成向国家档案馆移交档案的 工作。 六、监督和指导本单位所属机构做好档案工作。 七、定期参加有关档案专业知识及相关管理知识的培训，组 织或承担本单位业务培训工作。 八、接受档案行政管理部门监督、指导与检查，积极组织参 加档案行政管理部门布置的各项活动。
03人事档案
档案安全检查记录表
检查人员:
检查项目 检查内容 检查要求 灭火器是否正常运行，是否存在 • 档案安全检查记录 防火 一、档案 • 检查人员： 是否有水管通过，管道是否有破 检 室安全情 防水 查日期： 年 裂，屋顶排水是否良好等 月 日 况 其它消防隐患
检查日期:
年
月
日
整改措施
检查情况
• 错例:
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0301 履历材料
0302自传及属于自传性质的材料 0303鉴定、考核、考察材料 0304学历和评聘专业技术职务材料 0305政治历史情况的审查材料 0306参加党团组织的材料 0307奖励材料 0308处分材料 0309反映职务、职称、工资等方面材料 0310其他可供组织上参考的材料
• 组织机构沿革:由全宗构成者名称、成立时间、主要职能、 隶属关系、全宗构成者主要负责人、内部机构设置及各历 史阶段演变情况等内容组成。 • 全宗内档案情况简介:(a)档案的数量及保管期限；(b)档案 的完整程度；(c)档案的利用价值及鉴定情况；(d)检索工 具的配置情况；(e)档案的整理情况。（有话则长，无话则 短） • 全宗内档案内容与成份介绍:这是全宗介绍的重点内容， 应作较全面而具体的介绍。以文章叙述的形式，按档案的 实际分类体系结合问题介绍。
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三、术语和定义
全宗卷： 定义：由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现 状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗 档案的重要工具。
内涵：全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的。 是管理档案的档案。 通过全宗卷可以了解该全宗内档案的内容、数量和利 用等历史与发展变化状况，可以了解该全宗管理过程的情 况。它对于澄清事实、明确责任，保持档案管理的连续性 具有不可替代的作用。
五、全宗卷的内容构成
1、 全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记 等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 2、 档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案 （资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转 移过程说明材料等。 3、 档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规 定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。 4、 档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案 分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工 作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、 请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
全宗卷文件目录
件号 责任者 题 名 日期 备注
1
XX局档案室
XX局全宗指南
2013.03.01
七、全宗卷的管理
• 保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一起保管，将全 宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检 索工具放在一起管理。 • 档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案室向档案馆移交 档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材 料。
四、全宗卷编制原则
档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、 保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的 相关文件材料。 • 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真 实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。 • 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式 规范。 简单地说，就是以全宗为单位进行编制，收集材料要齐全、 完整，整理要科学、规范。 •
附件：全宗卷部分基本项
• • • • • • 全宗指南(全宗介绍) 组织机构沿革 大事记 档案整理工作方案(三定方案) 档案安全检查记录 档案工作管理制度
全宗指南(全宗介绍)
• 概念：全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成 者（立档单位）及其所形成档案的情况。 • 由组织机构沿革、全宗内档案情况简介和全宗内 档案内容与成份介绍三部分组成。
沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、 全宗构成者主要负责人、内部机构设置及各历史阶段演变 情况等内容组成。 (a)名称：全宗构成者名称首次出现时应按全称书写，并将 通用简称写在全称后面的圆括号内。如：威海市人民代表 大会常务委员会（威海市人大常委会） 全宗构成者所有曾用名按其时间先后顺序书写在全宗构成者 的沿革中。 (b)时间：沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反 映在全宗构成者沿革中。 全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销的时间； 内部机构设置及重要部门调整、增设、合并、更名、撤销的 时间； 全宗构成者的上级主管机关变更的时间； 其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。 (c)主要职能：包括全宗构成者的性质特征、职权范围，主要 工作和任务。
六、档案管理人员在工作中要做到主动、热情，调档及时、 准确。对归还档案要进行认真细致的检查，核对无误后方 可办理借阅注销手续。 七、档案管理人员定期开展档案借阅统计和利用效果分析工 作，不断提高借阅工作服务水平。
档案借阅制度
一、本单位工作人员因公需要借阅档案时，须履行借阅登记 手续，借阅涉密档案须经主管领导批准。 二、外单位人员因特定事宜借阅相关档案，须持单位介绍信 和本人有效证件，经有关领导审核、同意后，履行借阅登 记手续。 三、社会公众持有效证件，经审核同意并办理登记手续，可 以借阅法律规定应当予以公开的相关档案。 四、查档者可在阅览室里查阅。如有特殊情况需要外借时， 经领导批准方可借出，但必须在二天内交还，延长时间， 须办理续借手续。 五、查档者须爱护档案，严禁勾划、涂改、损毁、抽取、拆 散档案，严禁摘录、公布或转借档案，以保证档案的完整 与安全。