全宗卷的内容构成
档案全宗卷的整理
6、鉴定
1、档案鉴定小组领导成员名单； 2、到期档案鉴定清册； 3、鉴定档案分析报告； 4、销毁档案的请示与批复； 5、销毁档案的清册等
7、保管
1、档案安全检查记录、报告（日常和定期）； 2、重点档案采取的特殊保护措施； 3、档案的抢救与修复情况报告等； 4、人员变更交接手续； 5、电子文件维护情况说明； 6、年底档案数量清点情况。
正
文
（2）全宗内档案情况简介（以文章叙述的形式） A、档案的门类、数量及保管期限 B、档案的完整程度 C、档案的利用价值 D、检索工具的配置情况 （3）档案内容与成分介绍 按全宗档案的实际分类体系结合问题对档案的内容 进行介绍
备
注
（1）本全宗指南的编制情况 （2）有关档案的补充说明 （3）全宗指南中需加解释的名词、事件及问题 （4）全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、 遗失、销毁等情况的说明 （5）其它有关问题的说明
随时记录，每月整理打印，按年度归档。
3、档案管理制度
机关档案工作岗位责任制 归档制度 保管制度 查阅利用制度 档案资料保密制度 鉴定销毁制度 统计制度 设备维护使用制度 重大活动档案登记制度
4、收集
1、档案交接文据（包括档案员之间的交接文据） 2、接收、征集记录； 3、档案来源和价值说明等。
5、整理
全宗卷是全宗的“பைடு நூலகம்案”，但不是全 宗内的档案，在管理上应单独存放并 实施同样管理，不能与全宗混在一起， 也不能将其作为全宗内的一个案卷对 待。 全宗卷的内容务必真实有效。
全宗卷的编制意义
一、记录档案管理的全过程； 二、保存档案管理的有效原始凭证； 三、快速了解本全宗有关情况的工具； 四、档案管理工作一致性延续的保证。
全宗卷规范2012年版
)年版(2012全宗卷规范．前言本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。
本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。
本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君本标准所代替标准的历次发布情况为：DA/T 12—94全宗卷规范范围 1本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
规范性引用文件 2下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范DA/T 18—1999 档案著录规则DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 22—2000 归档文件整理规则术语和定义 3下列术语和定义适用于本标准。
3.1全宗卷fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
全宗卷的内容构成
全宗卷的内容构成
全宗卷是档案管理中用于记录和整理档案信息的重要
工具，其内容构成主要包括以下几类材料：
1. 全宗指南或全宗介绍：这是对全宗内档案内容和档案工作情况的概述，通常包括全宗的历史沿革、组织机构、业务职能、工作计划和总结等。
2. 大事记：这是对全宗内发生的重要事件和变化进行记录的历史性资料，如重要会议、重大决策、重要人事变动等。
3. 档案收集工作中的材料：这包括档案交接文据、移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值说明等，这些资料有助于了解档案的收集和整理过程。
4. 档案整理工作中的材料：整理工作方案、分类方法、案卷目录说明、整理工作小结等，这些资料反映了档案整理的方法和过程。
5. 档案鉴定工作中的材料：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等，这些资料是进行档案价值鉴定和保管决策的依据。
全宗卷的建立有助于更好地管理和利用档案资源，同时也有助于提高档案管理工作的规范化和标准化水平。
全宗卷规范xx讲解
• 编制文件材料目录。其格式如下页： • 文件材料装盒。
全宗卷文件目录
件号 责任者
题
名
1
XX局档案室 XX局全宗指南
日期
备注
2013.03.01
七、全宗卷的管理
• 保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一起保管，将全 宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检 索工具放在一起管理。
• 全宗内档案内容与成份介绍:这是全宗介绍的重点内容， 应作较全面而具体的介绍。以文章叙述的形式，按档案的 实际分类体系结合问题介绍。
沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、 全宗构成者主要负责人、内部机构设置及各历史阶段演变 情况等内容组成。
(a)名称：全宗构成者名称首次出现时应按全称书写，并将 通用简称写在全称后面的圆括号内。如：威海市人民代表 大会常务委员会（威海市人大常委会）
全宗卷规范及相关模板
2014年4月
一、范围
• 本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构 成、整理方法和基本格式。
• 本标范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条 款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 （不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准， 然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使 用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件， 其最新版本适用于本标准。
• GB/T 9705—88 文书档案案卷格式 • GB/T 12967—92 全宗单 • GB/T 12968—92 档案交接文据格式 • DA/T 14—94 全宗指南编制规范 • DA/T 18—1999 档案著录规则 • DA/T 1—2000 档案工作基本术语 • DA/T 22—2000 归档文件整理规则
全宗卷整理规范
杨 军
全宗卷整理规范
全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
全宗卷整理规范
一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
全宗卷整理规范
（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
单位大事记、组织沿革、全宗介绍编写及全宗卷整理
大事记大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。
机关大事记，记载了一个机关在一定时期内的重要活动，如同一个机关的履历表，简洁地勾勒出了一个机关在这范围发展的历史轨迹，它对于实际工作和历史研究都具有重要的参考价值。
可以帮助各机关领导人和业务人员回顾以往工作，总结经验教训，查核事实经过；也可以为历史研究人员和史志编修人员提供系统的参考素材。
一、大事记的编写要求（一）观点正确，用材真实。
大事记中遣词之褒贬，用句之正反必然表现出编写者对历史事实的不同认识、不同立场或不同倾向，必须仔细推敲。
用材要真实可靠，有根有据。
内容不实，根据不详者一般不予采用。
（二）大事突出，要事不漏，小事不要。
所谓大事，即事件涉及的范围极广，影响较大，不仅在当时属重大事件，而且在事后影响较久、较深的事情或事件。
所谓要事，即在一定的范围，一定的时间有较大影响，事后仍有一定的参考意义。
同时，大事、要事是受一定时间和空间制约相对而言的概念。
一个机关，每年有成百甚至更多的事件发生，大事是少数，多数是要事和小事。
编写大事记时，应坚持小事不要，如不区分大事和小事，凡事都记，材料罗列，大事记就成了明细账，就没有什么参考价值了。
只记大事，不记要事，就会使大事记内容孤单。
记载要事，是对大事的补充、衬托，使其内容丰富充实。
（三）系统条理，简明扼要。
大事记按时间顺序记述，一事一条，不要数事一条，但事与事之间前后照应，首尾关联，脉络清楚，给人以条理清晰之感。
记述大事提纲挈领，文字简明，切忌冗长，但必须把大事的始末因果交待清楚。
二、大事记的内容大事记的内容，主要由大事记述和大事时间两部分组成。
还可以根据大事记的编写目的、对象、篇幅大小、年限长短等因素，设置前言、目录、注释、附录等。
大事记述是对史实的记述，是大事记中最重要的部分。
大事记述一般包括史实内容和概括评述。
在具体选择和确定大事与要事时，要从实际出发，并考虑以下几方面因素：（一）要立足于本机关，突出本身活动。
全宗介绍的写法范文
全宗介绍的写法全宗介绍的编制结构，由封页、正文、备注三部分组成。
一、封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。
1、全宗介绍名称：由全宗构成者的名称加“全宗指南”构成。
例：长寿区发展与改革委员会全宗介绍；2、时间：反映全宗管理情况的起止年代，一般采用公元纪年表示。
如(1991年—2000年)；3、全宗号：由档案馆给定的全宗号，不进馆单位也可填写单位代号。
二、正文部分包括：全宗构成者沿革；全宗内档案情况简介；全宗内档案内容与成份介绍。
1、全宗构成者沿革内容包括：（一般按时间顺序依次记叙）。
⑴全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。
⑵全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销及上级主管机关变更的历史演变情况。
⑶职能变化情况，主要反映：职权范围、工作任务、隶属关系、组织业务关系变化。
⑷全宗构成者负责人名录，包括全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。
(一般写到中层正职)。
2、全宗内档案情况简介内容包括：⑴档案的数量及保管期限⑵档案的完整程度⑶档案的利用价值及鉴定情况⑷检索工具的配置情况⑸档案的整理情况3、全宗内档案内容与成分介绍（一般要按分类体系结合问题介绍）主要包括：⑴反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案；⑵每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案；⑶知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案；⑷年代久远和特殊载体的档案。
⑸其他需要专门说明的档案要介绍：档案文件的名称、责任者和文件形成的时间；档案文件的检索要素；内容介绍等。
三、备注部分包括：1、全宗介绍的编制情况；2、有关全宗内档案的补充说明；3、全宗介绍编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。
着重介绍当年度整理工作情况和档案的成分介绍，如果当年度没有机构、人员的变化，那么在第一部分全宗构成者沿革当中，只要简单一句：同上年，这样就可以了怎样编写全宗介绍全宗介绍也称全宗指南，是以文章叙述的形式揭示和介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种检索工具。
全宗卷规范
目录
二、全宗卷定义、作用
由记录和说明全宗立档单位及档案历 史和现状的有关文件材料组成的专门案卷， 是管理全宗档案的重要工具。
目录
三、全宗卷编制原则
1、平时注意收集、保管在档案管理过 程中形成的相关文件材料； 2、收集的文件材料应做到齐全、完整、 真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面 貌； 3、全宗卷的整理应做到分类合理、方 法科学、格式规范。
大事记
三、选事记录范围
1、本机关召开的各种重要会议 2、本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件 3、本机关成立、撤销、合并以及内部机构设置、变化情况 4、本机关隶属关系和职能范围的变化情况 5、本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动 6、本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研 成果 7、本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议情况 8、上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评及来本机关检查指导工作的 情况 9、本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故 10、本机关开展的重要外事活动 11、也可将人员入党、退休、考录、职称的评定、内部科室及下属单位负责人等录 入大事记。
返回
大事记
一、定义 ： 大事记是按照时间顺序简要记载各机关在一定时 期内发生的涉及范围较大，在事后仍有一定参考意 义的大事、要事的一种编研资料。 二、编写原则 大事记的编写内容要真实、文字简明、扼要，做 到大事突出，要事不漏，一般一条一事、每条大事 涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程，因果 关系等均应揭示出来。按月记述、或按年度记述。
全宗卷（六） 本单位历年来的销毁清册。
目录
五、全宗卷的整理
1、文件材料以件为单位进行装订；
2、编制文件材料目录，设置件号、责任者、
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1 全宗卷的内容构成
1.1 全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
1.2 档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
1.3 档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。
1.4 档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
1.5 档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
1.6 档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。
5.7档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
5.8新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
5.9综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，5.1—5.8中涉及多个全宗的文件材料。