文书工作与档案管理9243364页PPT
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文书工作教材与档案管理课件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十一）意见
根据《办法》规定，意见“适用于对重要问题提出见解 和处理办法”。 按意见内容，可分为两类： 1.政策性意见，一般是为贯彻某一重大方针、政策而制 发的，重点在于阐述有关政策和工作原则。这类意见多 是党和国家的高级领导机关制发的，如《中共中央关于 加强和改进思想政治工作的若干意见》。 2.工作性意见，即布置重大任务、重要行动或重大工作 所提出的意见，如《中共中央关于在县级以上党政领导 班子、领导干部中深入开展以“讲学习、讲政治、讲正 气”为主要内容的党性党风教育的意见》。这类意见的 布置更具体，安排更明确，便于下级机关遵照执行。第二ຫໍສະໝຸດ 通用文书一、通用法定公文
（一）命令（令）
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
根据《办法》(p287)规定，“命令（令）适用于依照有 关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政 措施；嘉奖有关单位及人员”。 令有三类： 1.发布令，是国家领导机关和有关部门用来公布法律、 发布重要行政法规和规章的文件。 2.行政令，用于宣布施行重大强制性行政措施，实施行 政领导与指挥职能的文件，如《国务院关于在我国统一 实行法定计量单位的命令》。 3.嘉奖令，是领导机关或领导人为嘉奖有功的有关单位 或人员而发布的，如《国务院对王仪轩机组的嘉奖令》。
总结、简报、调查报告等。
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（二）按公文的行文方向划分
1.上行文
上行文是本机关向上级机关发送的公文，它的 行文方向是自下而上的。通常上行文主要是请
示和报告。
下行文是本机关向下级机关发送的公文,它的行 2.下行文 文方向是自上而下的。通常下行文有命令、指
示、决定等。
档案室
文书工作与档案管理精品ppt
小刘是经理办公室秘书
对2009年 资料进行 收集整理
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.3实训设备设施： 电脑、打印机 档案装具、装订工具 录入软件
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.1 准备工具
4.4.3 拟写立卷说明
4.4.2 立卷 （件）（卷）
4.4实 训 步 骤
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.2立卷
（2）分类
（1）装 订
（3）排列
（5）编 目
（4）编 号
（6）装 盒
项目二：整理档案
4、模拟实训（件）
任务四：文书档案管理
①文件排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 汉文本在前，少数民族文本、外文本在后； 有文件处理单的，放在最前加盖归档章。
3、知识目标
任务四：文书档案管理
3.3“全宗”的概念 字面意义就是全部卷宗。 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机关、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。 一般分为两类： 组织全宗：通常情况，一个独立从事活动的单位所形成的档案应组成一个全宗。（独立行文、财权、人事权）而机关内部的组织机构则称“立卷单位”。 个人全宗：对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。
项目二：整理档案
4、模拟实训
⑶排 列
任务四：文书档案管理
在每件归档文件的首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。
项目二：整理档案
4、模拟实训
对2009年 资料进行 收集整理
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.3实训设备设施： 电脑、打印机 档案装具、装订工具 录入软件
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.1 准备工具
4.4.3 拟写立卷说明
4.4.2 立卷 （件）（卷）
4.4实 训 步 骤
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.2立卷
（2）分类
（1）装 订
（3）排列
（5）编 目
（4）编 号
（6）装 盒
项目二：整理档案
4、模拟实训（件）
任务四：文书档案管理
①文件排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 汉文本在前，少数民族文本、外文本在后； 有文件处理单的，放在最前加盖归档章。
3、知识目标
任务四：文书档案管理
3.3“全宗”的概念 字面意义就是全部卷宗。 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机关、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。 一般分为两类： 组织全宗：通常情况，一个独立从事活动的单位所形成的档案应组成一个全宗。（独立行文、财权、人事权）而机关内部的组织机构则称“立卷单位”。 个人全宗：对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。
项目二：整理档案
4、模拟实训
⑶排 列
任务四：文书档案管理
在每件归档文件的首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。
项目二：整理档案
4、模拟实训
文书与档案幻灯片
文书与档案管理
主讲教师：彭文虎
1
课程简介
《文书工作与档案管理》是文秘专业的主 干课程之一，是由《文书学》与《档案管 理学》的有关内容整合而成。本课程以培 养应用型和操作型秘书人才为基本目标， 通过基础理论知识的讲授和相关技能的训 练，使学生掌握公文处理、档案管理的业 务知识和基本操作技能，提高实际应用能 力，具备在机关、企事业单位文书、档案 部门从事文档管理工作的基本业务素质。
• 文件：其内涵与文书相同，在公务文书的具体语
境中“文件” 一词既可以指公文，也可以指其他 事务文书。二者的区别在于文书是所有书面材料 的总称，是集合概念，属不可数名词；而文件既 可指所有的书面材料，也可指单份的书面材料， 属可数名词。
14
思考：既然说 公务文书是各个机 关处理日常公务不 可缺少的一种手段， 那么，是不是说， 事无巨细，凡是要 处理公务都要办文， 文件越多越好呢？
13
3、文书、公文、文件
• 文书：包括公务文书和私人文书。公务文书指社
会的合法组织在其公务活动中形成的纸质文字材 料和非纸质信息材料，它包括公文和其他事务文 书。私人文书主要指个人、家庭、家族、在社会 交往活动中为处理私人事务而形成的文书。
• 公文：指党政机关、企事业单位、群众团体等合
法社会组织在处理公务活动中所形成的、具有法 定效力和规范体式的书面材料。
• 狭义：以纸为介质；广义：包括新介质材料
• 概括地说，文书就是指行为主体在社会实践活动中，为了
一定的目的（记载、公布、凭证、传递信息等）而形成的 具有特定格式的文字材料（信息材料）。
8
• 文书是国家机构、社会组织或个人在社会
活动中，为了一定的目的而形成并使用，
具有应用性的和特定格式的文字材料。
主讲教师：彭文虎
1
课程简介
《文书工作与档案管理》是文秘专业的主 干课程之一，是由《文书学》与《档案管 理学》的有关内容整合而成。本课程以培 养应用型和操作型秘书人才为基本目标， 通过基础理论知识的讲授和相关技能的训 练，使学生掌握公文处理、档案管理的业 务知识和基本操作技能，提高实际应用能 力，具备在机关、企事业单位文书、档案 部门从事文档管理工作的基本业务素质。
• 文件：其内涵与文书相同，在公务文书的具体语
境中“文件” 一词既可以指公文，也可以指其他 事务文书。二者的区别在于文书是所有书面材料 的总称，是集合概念，属不可数名词；而文件既 可指所有的书面材料，也可指单份的书面材料， 属可数名词。
14
思考：既然说 公务文书是各个机 关处理日常公务不 可缺少的一种手段， 那么，是不是说， 事无巨细，凡是要 处理公务都要办文， 文件越多越好呢？
13
3、文书、公文、文件
• 文书：包括公务文书和私人文书。公务文书指社
会的合法组织在其公务活动中形成的纸质文字材 料和非纸质信息材料，它包括公文和其他事务文 书。私人文书主要指个人、家庭、家族、在社会 交往活动中为处理私人事务而形成的文书。
• 公文：指党政机关、企事业单位、群众团体等合
法社会组织在处理公务活动中所形成的、具有法 定效力和规范体式的书面材料。
• 狭义：以纸为介质；广义：包括新介质材料
• 概括地说，文书就是指行为主体在社会实践活动中，为了
一定的目的（记载、公布、凭证、传递信息等）而形成的 具有特定格式的文字材料（信息材料）。
8
• 文书是国家机构、社会组织或个人在社会
活动中，为了一定的目的而形成并使用，
具有应用性的和特定格式的文字材料。
文书工作与档案管理PPT课件
.
18
（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
.
3、保存性
19
（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
.
20
三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
.
16
2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
.
17
二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
.
13
3.文书、公文、文件的联系与 区别
第九章 专门档案的管理《文书工作与档案管理》PPT课件
01
现实性
02
真实性
03
动态性
04
机密性
9.1 人事档案的管理与利用
9.1.1 人事档案和人事档案工作
➢ 1）人事档案 人事档案的作用
• 人事档案是组织、人事等部门考察、任用员工的重要 依据，是澄清个人问题的凭据，是编写人物传记和专 业史的宝贵史料。
9.1 人事档案的管理与利用
9.1.1 人事档案和人事档案工作
9.1 人事档案的管理与利用
9.1.3 人事档案材料的收集、鉴别和整理
➢ 3）人事档案的整理
人事档案整理的步骤
01
02
03
04
第一步 分类
第二步 复制
第三步 技术 加工
第四步 排序 编号
05
06
07
08
第五步 编制卷 内目录
第六步 打孔与
装订
第七步 书写 卷名
第八步 检查 验收
9.1 人事档案的管理与利用
和人事政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设 服务的。人事档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密的 法规和制度，严格保管，确保人事档案的完整与安全。
9.1 人事档案的管理与利用
9.1.1 人事档案和人事档案工作
➢ 2）人事档案工作 人事档案工作的管理体制与机构
• 在国家档案行政管理部门的管理和组织协调下，干部档案 工作由干部主管部门领导与指导，企业职工档案管理工作 由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同 级档案行政管理部门的监督、指导。
D （4）为研究财政、经济历史和机关发展史提供可靠史料。
9.1 人事档案的管理与利用
9.1.3 人事档案材料的收集、鉴别和整理
第七章 档案的检索《文书工作与档案管理》PPT课件
CHAPTER
SEVEN
第七章
档案的检索
7.1 档案的著录与标引
7.1.1 档案的著录
➢ 档案著录是在编制档案检索工具时，对档案内容和形 式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。著录工 作是编制档案检索工具的基础和前提，此外，还具有 档案登记，以及介绍、报道和交流馆（室）藏的作用。
➢ 按照国家颁布的《档案著录规则》（DA/T18-1999）的 规定，档案著录工作的内容主要包括著录项目、标志 符号、著录格式、著录项目细则等方面。
指软件应易学 易用，最大限 度地减少用户 的人工干预， 简化管理人员 及用户的操作 程序，从而节 约人力、物力， 提高检索效率。
7.1.1 档案的著录
➢ 4）著录项目细则
步骤
（1）题名与责任说明项 （2）稿本与文种项 （3）密级与保管期限项 （4）时间项 （5）载体类型及形态项 （6）附注及提要项
（7）排检与编号项
7.1 档案的著录与标引
7.1.2 档案的标引
➢ 1）档案的分类标引 关于《中国档案分类法》
• 《中国档案分类法》是进行档案分类标引的基本依据，档案分 类标引应该严格按照其中的有关类目规定进行。
7.3 档案的计算机检索
7.3.3 档案计算机检索结构及设计要求
➢ 2）计算机检索结构的设计要求
（1） 先进性
（2） 标准性
（3） 完备性
（4） 简易性
即设计出的 软件系统有 较先进的技 术含量，保 证系统不被 行 业标准设计 有关系统。
是指检索系 统应具有完 善的多种功 能。
➢ 2）档案主题标引 关于《中国档案主题词表》
• 档案主题标引是利用主题法对档案信息进行提炼以获得主题 标志的过程。
• 《中国档案主题词表》共收录主题词27 288条，其中正式主题 词22 759条，非正式主题词4 529条，内容涉及20世纪以来反映 党政机关各项管理活动、政治活动、科学研究、经济建设、 生产技术等各个方面的名词术语。整个词表由主表、词族索 引、范畴索引、附表、首字笔画检字表、附录等部分组成。
SEVEN
第七章
档案的检索
7.1 档案的著录与标引
7.1.1 档案的著录
➢ 档案著录是在编制档案检索工具时，对档案内容和形 式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。著录工 作是编制档案检索工具的基础和前提，此外，还具有 档案登记，以及介绍、报道和交流馆（室）藏的作用。
➢ 按照国家颁布的《档案著录规则》（DA/T18-1999）的 规定，档案著录工作的内容主要包括著录项目、标志 符号、著录格式、著录项目细则等方面。
指软件应易学 易用，最大限 度地减少用户 的人工干预， 简化管理人员 及用户的操作 程序，从而节 约人力、物力， 提高检索效率。
7.1.1 档案的著录
➢ 4）著录项目细则
步骤
（1）题名与责任说明项 （2）稿本与文种项 （3）密级与保管期限项 （4）时间项 （5）载体类型及形态项 （6）附注及提要项
（7）排检与编号项
7.1 档案的著录与标引
7.1.2 档案的标引
➢ 1）档案的分类标引 关于《中国档案分类法》
• 《中国档案分类法》是进行档案分类标引的基本依据，档案分 类标引应该严格按照其中的有关类目规定进行。
7.3 档案的计算机检索
7.3.3 档案计算机检索结构及设计要求
➢ 2）计算机检索结构的设计要求
（1） 先进性
（2） 标准性
（3） 完备性
（4） 简易性
即设计出的 软件系统有 较先进的技 术含量，保 证系统不被 行 业标准设计 有关系统。
是指检索系 统应具有完 善的多种功 能。
➢ 2）档案主题标引 关于《中国档案主题词表》
• 档案主题标引是利用主题法对档案信息进行提炼以获得主题 标志的过程。
• 《中国档案主题词表》共收录主题词27 288条，其中正式主题 词22 759条，非正式主题词4 529条，内容涉及20世纪以来反映 党政机关各项管理活动、政治活动、科学研究、经济建设、 生产技术等各个方面的名词术语。整个词表由主表、词族索 引、范畴索引、附表、首字笔画检字表、附录等部分组成。
第六章 档案的整理与保管《文书工作与档案管理》PPT课件
（一）
（二）
（三）
一是可以独 二是设有会 三是设有管 立行使职权， 计部门或经 理人事的部 并能以自己 济核算部门， 门和人员， 的名义单独 自己可以编 并有一定的 对外行文； 制预算和财 人事任免权。
务计划；
6.1 区分全宗
6.1.3 人物全宗形成者构成条件
➢ 人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动 的著名人物，并且其档案较为完整而系统地由档案馆 （室）保存。
况的变化，及时对档案分类方案进行修订。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 1）档号的概念
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中以字符形 式赋予档案的一种代码。
代码是一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的 数字、字母、汉字及其他符号。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 3）问题分类法
(1) 设置的类要力求符合实际，各类的概念大小要适中。 (2)平行的各类或属类在内容上不能有交叉和包含关系。
(3)对内容涉及几个类或属类文件材料要划定文件材料归类范围。
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 4）复式分类法
定义：复式分类法，是指把两种基本分类法结合起来，同
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 3）档号的作用
档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。档号是分层次整理档案的结 果的一种反映。从某种意义上说，系统整理档案文件材料的目的之一，就是 给每篇档案文件赋予一个档号，以确定其在档案实体秩序系统中的位置。档 号是档案文件的秩序号，反映档案文件秩序体系的四个层次。根据档号，可 以借助档案存放位置索引，方便地将档案文件从档案库房中查找出来，用完 之后又方便地归到原来的存放位置上。
文书工作与档案管理9243364页PPT文档
对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度。
三、复制服务
随着办公室自动化程度的提高，各种现代办 公工具的普及，特别是照相、复印技术以及电脑 文字处理技术的推广运用，档案复制服务已经逐 渐成为档案利用的主要方式。
档案复制的方法很多，有静电复印、缩
微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
6、利用者可通过本馆网站、咨询电话、信函等途径向本馆查询档案或 咨询有关问题。
7、利用者如需复制档案，须填写复制档案申请单，经本馆同意后由工 作人员复制。
8、未开放档案严格控制复制，利用者摘录、复制未开放档案，应负责 保守机密，不得擅自翻印、复制、扩散、公布。
9、为保护档案，凡有档案复制件的，一般不再提供档案原件，破损严 重的档案本馆可暂时不提供利用。
口说无凭啊！证据在哪里呢？
老人想：自己是从青木关参军入伍的，入伍前是青木关中学的学
1 了解档案的提供利用的形式与特点。
2 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料
的编撰。
3 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 4 了解网络信息服务。 5 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编
研服务。
6 掌握档案原件服务，档案复制服务。
档案的利用是档案工作的目的， 也是档案工作的出发点和归宿。
利，也会使自己的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
一、阅览服务
阅览服务是指档案部 门根据自身条件和利用 需要，设立专门的档案 阅览室，供利用者查阅 利用档案。
档案阅览服务可分为两种形式
二、外借服务
档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
❖ 13、利用者应在指定场所阅览档案，所调档案只限本人阅览，不得转 借他人阅览、擅自抄录、拍照、摄像、复制。
❖ 14、利用者在阅览档案时应保护档案完好无损，如有涂改、损毁、盗 窃、丢失档案等行为，本馆将根据档案损毁程度，依照有关法律、法 规进行处罚。
❖ 15、提供利用档案按照《福建省档案馆利用档案收费项目及标准》收 取费用。
❖ 两个概念
档案的提供利用工作的分类
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
❖ 档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、 实现档案价值的主体。
（一）档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类 入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。 从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以 下四类。
❖
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务
❖
档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展
的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是
指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，
向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
❖
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：
❖
档案电子服务的方式主要有以下四种：
复印、传真、打印一体机
缩微复制
❖
在具体方式上还可以根据利用档案的不同用
途和不同利用范围，采用两种形式。
四、咨询服务
档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案 为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供 档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种 档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。
的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
一、阅览服务
❖ 阅览服务是指档案部 门根据自身条件和利用 需要，设立专门的档案 阅览室，供利用者查阅 利用档案。
档案阅览服务可分为两种形式
二、外借服务
档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。
❖
1. 按基本性质分，档案用户可分为两类
2. 按与档案部门的关系分，档案用户可分为 三类
3. 从利用档案的目的来分，档案用户可分 为三类
4. 按利用者的利用频率来分，档案用户可 分为三类
（二）档案用户的利用规律
❖
档案用户除了具有一定的特点外，在利用中往往还会表
现出共同的规律，比如在重大事件、重要活动发生前后，相应
视野拓展: 福建省档案馆馆藏介绍
福
建
省
档
❖ 1、我国公民和组织持本人身份证、工作证、介绍信等合法证明，可 案
以利用本馆已开放的档案。
馆
❖ 2、台、港、澳同胞和华侨经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介 档
绍，外国人和外国组织由外办、接待单位、工作单位、就读学校等介 案
绍，并注明利用者身份、利用目的和范围，经本馆同意后可利用已开 放档案。
第一节 档案提供利用的形式 与特点
第二节 档案的直接利用工作
第三节 档案的间接利用工作
第一节 档案提供利用的形式 与特点
一、档案提供利用的一般形式 二、档案提供利用工作的要求 三、档案用户的特点和利用规律Biblioteka 一、档案提供利用的一般形式
❖
“利用档案”
❖ 和“档案提供利
❖ 用工作”是密切
❖ 联系而又不同的
❖ 6、利用者可通过本馆网站、咨询电话、信函等途径向本馆查询档案或 咨询有关问题。
❖ 7、利用者如需复制档案，须填写复制档案申请单，经本馆同意后由工 作人员复制。
❖ 8、未开放档案严格控制复制，利用者摘录、复制未开放档案，应负责 保守机密，不得擅自翻印、复制、扩散、公布。
❖ 9、为保护档案，凡有档案复制件的，一般不再提供档案原件，破损严 重的档案本馆可暂时不提供利用。
❖1 了解档案的提供利用的形式与特点。
❖2 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料
的编撰。
❖3 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 ❖4 了解网络信息服务。 ❖5 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编
研服务。
❖6 掌握档案原件服务，档案复制服务。
档案的利用是档案工作的目的， 也是档案工作的出发点和归宿。
资
❖ 3、我国公民和组织利用本馆未开放的档案，须持本组织或公民本人 料
所在街道（乡、镇）以上组织的介绍信，注明利用目的和查档范围， 利
到本馆办理申请手续，经本馆同意后提供。
用
❖ 4、台、港、澳同胞和华侨持本人回乡证或身份证等有效证件可直接 指
到本馆查取本人及其亲属历史证明。
南
❖ 5、我国公民和组织利用寄存档案必须持档案寄存单位或其主管部门的 介绍信，因特殊原因需外借的，须向本馆申请办理出借手续。
档案利用典型案例十则
❖
档案，圆了70岁老人的驾车梦
❖
家住渝中区的刘启昌老人，为了实现自己驾车外出旅游的梦想，
苦练驾驶技术，学会了驾驶汽车，2019年5月的一天，当他高高兴兴去
领取驾驶执照时，办证的同志告诉他年龄已超，身份证上年龄已71岁，
不能驾驶汽车了。老人申辩说自己实际年龄是69岁，不是71岁。可是，
会有一些用户来查找与之相关的或相类似事件的材料；又如一
些部门在编史修志过程中往往会按时间顺序逐步查找一定范围
的档案，而一些研究型用户除了要用到一些直接反映某一问题
的材料以外，还需要一些相关的参考材料。档案工作者如能在
实际工作中注意发现和研究这些规律，并以此为契机，做好利
用前的准备工作，将会给利用者带来极大的便利，也会使自己
❖ 10、本馆保管的属于国家所有的档案，依法由本馆公布，未经本馆同意， 任何组织和个人无权公布。
❖ 11、利用者在著作中摘录引用本馆档案，应注明档案的收藏单位和档 号。如需全文发表、出版或陈列在本馆复制的档案，须征得本馆同意， 并签订公布、出版合同。
❖ 12、欢迎利用者向本馆赠送利用档案资料编写的著述或其他学术成果 出版物。
❖
对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度。
三、复制服务
随着办公室自动化程度的提高，各种现代办 公工具的普及，特别是照相、复印技术以及电脑 文字处理技术的推广运用，档案复制服务已经逐 渐成为档案利用的主要方式。
❖
档案复制的方法很多，有静电复印、缩
微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
口说无凭啊！证据在哪里呢？
❖
老人想：自己是从青木关参军入伍的，入伍前是青木关中学的学
❖ 14、利用者在阅览档案时应保护档案完好无损，如有涂改、损毁、盗 窃、丢失档案等行为，本馆将根据档案损毁程度，依照有关法律、法 规进行处罚。
❖ 15、提供利用档案按照《福建省档案馆利用档案收费项目及标准》收 取费用。
❖ 两个概念
档案的提供利用工作的分类
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
❖ 档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、 实现档案价值的主体。
（一）档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类 入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。 从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以 下四类。
❖
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务
❖
档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展
的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是
指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，
向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
❖
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：
❖
档案电子服务的方式主要有以下四种：
复印、传真、打印一体机
缩微复制
❖
在具体方式上还可以根据利用档案的不同用
途和不同利用范围，采用两种形式。
四、咨询服务
档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案 为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供 档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种 档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。
的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
一、阅览服务
❖ 阅览服务是指档案部 门根据自身条件和利用 需要，设立专门的档案 阅览室，供利用者查阅 利用档案。
档案阅览服务可分为两种形式
二、外借服务
档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。
❖
1. 按基本性质分，档案用户可分为两类
2. 按与档案部门的关系分，档案用户可分为 三类
3. 从利用档案的目的来分，档案用户可分 为三类
4. 按利用者的利用频率来分，档案用户可 分为三类
（二）档案用户的利用规律
❖
档案用户除了具有一定的特点外，在利用中往往还会表
现出共同的规律，比如在重大事件、重要活动发生前后，相应
视野拓展: 福建省档案馆馆藏介绍
福
建
省
档
❖ 1、我国公民和组织持本人身份证、工作证、介绍信等合法证明，可 案
以利用本馆已开放的档案。
馆
❖ 2、台、港、澳同胞和华侨经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介 档
绍，外国人和外国组织由外办、接待单位、工作单位、就读学校等介 案
绍，并注明利用者身份、利用目的和范围，经本馆同意后可利用已开 放档案。
第一节 档案提供利用的形式 与特点
第二节 档案的直接利用工作
第三节 档案的间接利用工作
第一节 档案提供利用的形式 与特点
一、档案提供利用的一般形式 二、档案提供利用工作的要求 三、档案用户的特点和利用规律Biblioteka 一、档案提供利用的一般形式
❖
“利用档案”
❖ 和“档案提供利
❖ 用工作”是密切
❖ 联系而又不同的
❖ 6、利用者可通过本馆网站、咨询电话、信函等途径向本馆查询档案或 咨询有关问题。
❖ 7、利用者如需复制档案，须填写复制档案申请单，经本馆同意后由工 作人员复制。
❖ 8、未开放档案严格控制复制，利用者摘录、复制未开放档案，应负责 保守机密，不得擅自翻印、复制、扩散、公布。
❖ 9、为保护档案，凡有档案复制件的，一般不再提供档案原件，破损严 重的档案本馆可暂时不提供利用。
❖1 了解档案的提供利用的形式与特点。
❖2 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料
的编撰。
❖3 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 ❖4 了解网络信息服务。 ❖5 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编
研服务。
❖6 掌握档案原件服务，档案复制服务。
档案的利用是档案工作的目的， 也是档案工作的出发点和归宿。
资
❖ 3、我国公民和组织利用本馆未开放的档案，须持本组织或公民本人 料
所在街道（乡、镇）以上组织的介绍信，注明利用目的和查档范围， 利
到本馆办理申请手续，经本馆同意后提供。
用
❖ 4、台、港、澳同胞和华侨持本人回乡证或身份证等有效证件可直接 指
到本馆查取本人及其亲属历史证明。
南
❖ 5、我国公民和组织利用寄存档案必须持档案寄存单位或其主管部门的 介绍信，因特殊原因需外借的，须向本馆申请办理出借手续。
档案利用典型案例十则
❖
档案，圆了70岁老人的驾车梦
❖
家住渝中区的刘启昌老人，为了实现自己驾车外出旅游的梦想，
苦练驾驶技术，学会了驾驶汽车，2019年5月的一天，当他高高兴兴去
领取驾驶执照时，办证的同志告诉他年龄已超，身份证上年龄已71岁，
不能驾驶汽车了。老人申辩说自己实际年龄是69岁，不是71岁。可是，
会有一些用户来查找与之相关的或相类似事件的材料；又如一
些部门在编史修志过程中往往会按时间顺序逐步查找一定范围
的档案，而一些研究型用户除了要用到一些直接反映某一问题
的材料以外，还需要一些相关的参考材料。档案工作者如能在
实际工作中注意发现和研究这些规律，并以此为契机，做好利
用前的准备工作，将会给利用者带来极大的便利，也会使自己
❖ 10、本馆保管的属于国家所有的档案，依法由本馆公布，未经本馆同意， 任何组织和个人无权公布。
❖ 11、利用者在著作中摘录引用本馆档案，应注明档案的收藏单位和档 号。如需全文发表、出版或陈列在本馆复制的档案，须征得本馆同意， 并签订公布、出版合同。
❖ 12、欢迎利用者向本馆赠送利用档案资料编写的著述或其他学术成果 出版物。
❖
对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度。
三、复制服务
随着办公室自动化程度的提高，各种现代办 公工具的普及，特别是照相、复印技术以及电脑 文字处理技术的推广运用，档案复制服务已经逐 渐成为档案利用的主要方式。
❖
档案复制的方法很多，有静电复印、缩
微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
口说无凭啊！证据在哪里呢？
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老人想：自己是从青木关参军入伍的，入伍前是青木关中学的学