关于加强视频会议管理的通知
关于加强视频会议管理的通知
关于增强视频会议治理的通知团体各部分.各公司：为进一步管好.用好视频会议体系,充分施展其功效和感化,进步会议效力,增强视频会场秩序治理,现就视频会议体系运行和会议治理等有关事项通知如下：一.明白单位治理人员.各子公司要明白2名治理人员负责视频会议治理工作,治理人员要闇练控制视频会议装备举措措施开启.调试.保护和治理等有关技巧.各子公司5月20日前将肯定的操纵和装备治理人员名单报团体办公室.二.规范会场安插.各子公司应高度看重视频会议室情形安插和装潢,配备响应装备举措措施,精心安插,合理摆放,力图分会场整洁美不雅,光线适度,公司座牌正直,摄像头地位适当,画面后果优越.三.精心预备会议.各子公司接到视频会议通知后,应实时通知视频会议体系操纵人员,作好会议体系调试.会议PPT材料的预演.四.介入会前联调.视频会议联调是为精确控制各子公司会议室装备运行状况,懂得图像.声音传输质量,落实运行保护措施,安插.调剂会议相干事项而进行的调试工作,分离在会前一天和会前1小时进行.各子公司应提前作好视频会议终端装备.摄像头.电视机.音响装备.话筒等调试工作,调剂灯光.公司座牌和会议室桌椅,以相符会议请求,并自动呼入会议,合营团体办公室同一联调.五.确保运行正常.各子公司应按期对视频会议体系进行保护,确保举措措施装备随时可以或许正常运行.视频会议时代,各子公司必须安插治理人员全程办事,消失问题时应自动与团体办公室接洽,积极调试解决,力图尽快恢复,包管正常应用.六.严正会议规律.视频会议虽是异地远距离会议,但仍然必须按拍照干会议轨制的划定,按时介入会议,保持会场安静.会议时代制止往返走动.鼓噪.抽烟或处理与会议无关的事务,同时应将手机等通信装备调为静音状况.特别情形确需接打德律风的,应安静地分开会场于会场外进行.会议时代参会人员应卖力做好会议记载.会议室与员工办公区相连的公司,要关休会议室门窗,为会议召首创造安静的情形.七.增强装备治理.各子公司应妥当保管视频会议体系装备举措措施,不得挪作他用,不得私自装配.改换,确保不遗掉破坏.团体办公室二〇一一年蒲月十日。
湖南省教育厅关于进一步加强全省教育视频会议管理的通知-湘教通[2013]124号
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湖南省教育厅关于进一步加强全省教育视频会议管理的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 湖南省教育厅关于进一步加强全省教育视频会议管理的通知（湘教通〔2013〕124号）各市州教育局、高等学校，机关各处室，直属各单位：我省教育视频会议系统自启用以来，在转变工作方式、提高工作效率、节约会议经费等方面发挥了重要作用。
为进一步加强视频会议管理，提高视频会议质量，保障各类视频会议的顺利进行，现就有关事项通知如下：一、完善视频会议申报和通知制度1、会议申报。
厅委机关各处室及直属各单位召开的视频会议和有关单位自行举办的跨市州多单位参加的视频会议，必须提前一周填写《湖南教育视频会议系统使用申请表》（见附件），经厅办公室审核并报厅委领导审批同意后方可安排。
两个会场之间以点对点形式组织的视频会议，或在同一市州范围内举行的视频会议，可以不经过厅办公室审核，但必须由承办单位建立会议记录并自行负责组织。
教育部组织召开的视频会议，由承办处室或单位按教育部通知要求办理。
2、会议通知。
经厅委领导批准召开的视频会议，及由教育部组织召开并延伸至市县教育局或高校的视频会议，由承办处室或单位拟写会议通知，经厅办公室审核，报厅委领导审批同意后，通过湖南省教育电子公文传输系统下发并在湖南教育政务网上发布。
会议通知应明确会议召开的时间，主会场及分会场地点、参加人员，设备联调时间，会前联调时间，签到时间，会议议程和会议要求等内容。
为进一步降低会议成本、减少环节，根据工作需要，视频会议通过厅委领导批准后可将分会场设到各县市区及高校。
二、加强视频会议会场管理1、设备联调。
召开会议前一天和会议开始前一小时，由省教育管理信息中心与各分会场视频会议系统管理部门负责进行设备联调。
视频会议制度
关于印发视频会议系统管理方法的通知为进一步加强交通视频会议系统的管理，保证系统运行稳定可靠，部研究制定了?交通视频会议系统管理方法?，现印发给你们，请遵照执行。
交通视频会议系统管理方法第一条为标准交通视频会议系统的管理，保证系统的正常运行，特制定本方法。
第二条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各单位应积极利用交通视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。
第三条以部名义召开的视频会议，须经分管副部长和部长批准；以司局名义召开的视频会议，须经主管副部长批准。
召开视频会议的签报均应经办公厅会签。
使用视频会议系统举办讲座、培训等，由主办业务司局领导批准。
交通系统各单位名义召开视频会议，如需使用交通视频会议系统，由各单位领导批准并报交通视频会议系统技术保障和管理部门备案。
第四条中国交通通信中心是交通视频会议系统的技术保障和管理部门。
交通视频会议系统各使用单位也应明确系统的具体管理部门及其职责，并须指定两名以上系统管理员。
第五条以部或司局名义召开视频会议并申请使用交通视频会议系统，按以下程序办理：会议发起司局通过部机关内部办公网的“会议室预订系统〞提前2个以上工作日预订视频会议室，并提供会议名称、时间、模式、参会单位等有关信息。
得到确认后，会议发起司局应提前1个以上工作日将会议通知〔包括电子版〕抄送部通信中心。
第六条交通系统各单位召开视频会议并申请使用交通视频会议系统，须按以下程序办理：会议发起单位应提前3个以上工作日通过“交通视频会议效劳系统〞填报?交通视频会议申请表?〔见附表1〕，打印并加盖公章后，至部通信中心。
得到确认后，发起单位应提前1个以上工作日将会议通知〔包括电子版〕抄送部通信中心。
如会议需交通部机关有关司局参加，并使用部机关视频会议室，发起单位应在申请表中加以说明，参会司局按本方法第五条预订会议室。
第七条会前准备考前须知：〔一〕各参会单位在接到会议通知后，应在“交通视频会议效劳系统〞中查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。
2023年视频会议管理规定
2023年视频会议管理规定一、背景介绍随着信息技术的不断发展，视频会议已经成为商务领域中不可或缺的沟通方式。
尤其在全球疫情的冲击下，视频会议以其高效、便捷的特点迅速普及和发展。
为了更好地管理视频会议，提高会议效率，保护会议安全，2023年起将实施新的视频会议管理规定。
二、会议设备要求1.硬件设备要求：会议主持人应当配备高清摄像头和高质量麦克风，以确保与会人员能够清晰地看到和听到会议内容。
所有与会人员应当具备稳定的网络环境，保证视频会议的流畅进行。
2.软件设备要求：视频会议软件应当具备良好的界面设计和用户体验，方便与会人员的操作。
同时，要保证软件的稳定性和数据安全。
三、会议预约与安排1.会议预约：任何单位和个人都可以根据需要进行视频会议的预约申请。
预约申请应提前至少3个工作日提交，包括会议的名称、时间、参会人员及联系方式等必要信息。
预约申请应当得到相关部门的批准后才能生效。
2.会议通知：会议预约成功后，会议主持人应及时将会议通知发送给参会人员。
会议通知应包括会议主题、时间、地点（线上会议链接）、议程、参会人员及其他必要信息。
3.参会确认：参会人员应当在收到会议通知后确认是否能够参加，如不能参加，应提前3个工作日以书面形式通知会议主持人。
4.会议纪要：会议主持人应当在会议结束后及时整理会议纪要并发送给参会人员，确保会议内容被准确记录和沟通。
四、会议礼仪与规范1.会议准时：参会人员应当在会议开始前5分钟进入视频会议室等待开启。
会议主持人应当准时开始会议，并确保会议的流程和时间控制。
2.会议安静：参会人员应当在会议期间保持安静，不得在会议期间做与会议内容无关的事情。
非主讲人员应将麦克风静音，以减少环境噪音。
3.会议提问：会议期间，参会人员如有疑问或建议，可以通过书面形式提出，或者在会议进行中提问。
提问应有秩序，不得中断主讲人或其他参会人员发言。
4.会议记录：会议主持人应当确保会议内容的准确记录，可以选择进行会议录像或录音。
湖南省民政厅关于印发《全省民政视频会议系统管理办法》的通知
湖南省民政厅关于印发《全省民政视频会议系统管理办法》的通知文章属性•【制定机关】湖南省民政厅•【公布日期】2014.02.11•【字号】湘民函[2014]14号•【施行日期】2014.02.11•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文湖南省民政厅关于印发《全省民政视频会议系统管理办法》的通知（湘民函〔2014〕14号）各市州、县市区民政局，厅机关各处室局、直属各单位：为加强我省民政视频会议系统的管理，保证系统运行稳定可靠，省厅研究制定了《全省民政视频会议系统管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
附件：《全省民政视频会议系统管理办法》湖南省民政厅2014年2月11日附件：全省民政视频会议系统管理办法第一章总则第一条为加强全省民政视频会议系统（以下简称视频会议系统）管理，确保运行规范、安全高效，提高视频会议质量，制定本办法。
第二条利用视频会议是改进工作方式、提高工作效率的重要手段。
省市县民政部门应充分利用视频会议系统开展会议、讲座、培训和交流等业务，充分发挥其效能。
第三条本视频会议系统是指连接湖南省民政厅主会场和各市州、县市区民政局分会场的视频会议设备、专线网络及其网络设备。
第二章管理机构与职责第四条省厅信息化建设领导小组办公室负责视频会议系统的统筹管理和组织协调工作。
主要职责：制定相关管理制度；审核视频会议计划；负责管理厅机关主会场；督促各市州、县市区民政局建立管理队伍并做好视频会议的保障工作；协调处理其他有关工作。
第五条省厅信息中心具体负责视频会议系统及专网的使用、管理和维护。
主要职责是：规划和监管全省视频会议系统建设工作；负责专网IP地址资源规划与分配；负责视频会议系统主会场、控制室设备设施的使用、管理和维护；组织、监督各视频会议系统接入单位做好会前设备调试和会后设备关闭工作；做好视频会议音视频资料的存储、管理工作。
第六条省民政厅后勤服务中心负责厅本级视频会议系统电源保障、安全保卫等工作。
宽甸满族自治县人民政府办公室关于加强县乡视频会议系统管理的通知
宽甸满族自治县人民政府办公室关于加强县乡视频会议系统管理的通知【法规类别】机关工作综合规定【发文字号】宽政办发[2015]23号【发布部门】宽甸满族自治县政府【发布日期】2015.05.19【实施日期】2015.05.19【时效性】现行有效【效力级别】XP10宽甸满族自治县人民政府办公室关于加强县乡视频会议系统管理的通知（宽政办发〔2015〕23号）各乡镇人民政府、灌水特区管委会、县产业园区管委会、县直各部门：我县县乡视频会议系统已经建成。
视频会议系统将主要用于县委、县人大、县政府、县政协组织的有关会议和培训，县乡或区域点对点应急指挥，县直各部门组织的重要会议和培训等。
为节约会议经费，提高会议效率，县级和县直机关组织会议、培训等活动，凡适合以视频会议方式进行的，要通过视频会议方式实施。
现就加强视频会议系统使用管理的有关事宜通知如下：一、会场分布设1个主会场，即县政府五楼会议室；设22个分会场，每乡镇1个。
二、日常管理1、县政府办公室是全县县乡视频会议系统的管理部门。
县政府电子政务办公室负责视频会议系统的技术支持，包括视频会议系统网络、主控设备等技术设施的日常管理维护；视频会议系统使用期间主控室MCU等核心设备的操作；对全县各分会场设备进行不定期检查检测。
2、各乡镇党政综合办公室负责分会场的日常维护管理。
要定期进行视频会议系统检查，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时与县政府电子政务办公室联系进行设备维修、软件调试及故障排除等。
各分会场要明确2名会议管理人员，其中1名为系统管理员（有一定的计算机使用知识，年龄一般在40岁以下），负责设备管理、系统联调等工作；1名为会议责任人员（原则上为乡镇办公室主任），负责会议组织、会场安排、会议纪律等工作。
会议管理人员必须固定。
如有人员变动，要及时将管理人员姓名及联系方式报送县政府电子政务办公室（电话：5121281；电子邮箱：kdxdzzw@）。
3、全县县乡视频会议利用全县电子政务内网进行传输。
果洛州人民政府办公室关于进一步加强视频会议和电视电话会议组织管理的通知
果洛州人民政府办公室关于进一步加强视频会议和电视电话会议组织管理的通知文章属性•【制定机关】果洛藏族自治州人民政府办公室•【公布日期】2016.08.03•【字号】果政办〔2016〕112号•【施行日期】2016.08.03•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】行政法总类其他规定正文果洛州人民政府办公室关于进一步加强视频会议和电视电话会议组织管理的通知果政办〔2016〕112号各县政府、州政府各部门并省驻州各单位：为进一步管好、用好视频会议和电视电话会议系统，充分发挥其功能和作用，提高会议效率，严肃会议纪律，现就视频会议系统和电视电话会议系统运行及管理等有关事项通知如下：一、加强会务组织，明确会务责任。
视频会议、电视电话会议的主办单位或承办单位要根据会议层级和会议要求组织会议，明确会议议题、会议范围、与会人员、会议程序、会议时间、会议地点等要素，并明确1名负责人员和若干名办会人员，负责主、分会场的会前、会中、会后等会务管理工作。
二、严格程序，规范办会。
会议主办单位应严格按《果洛州政府视频会议系统管理办法》（果政府办〔2014〕37号），严格履行会场审批手续，规避会议冲突，除视频会议外，无特殊情况原则不予使用视频会议室。
会议主办和分会场承办单位要高度重视会场的布置和保洁工作，力求整洁美观，秩序井然。
三、严肃会议纪律，改进会纪会风。
严格执行会议签到制，参会人员应提前15分钟到场并亲自签到。
进入会场后自觉按规定就座，不得随意走动、交头接耳，应自觉关闭通讯工具或调为静音状态，会议期间要认真做好会议记录，保持会场安静，禁止处理与会议无关的事务。
四、做好会前联调和会议应急处置。
视频会议和电视电话会议联调工作必须会前一天和会前1小时进行。
主办和承办单位的负责人员要积极参与主分会场的设备的调试工作，提前对视频会议终端设备、摄像头、电视机、音响设备、话筒等调试效果提出意见并调整，确保各级会场的会议效果。
关于加强视频会议管理通知
对于增强视频会议管理的通知企业各部门、各企业：为进一步管好、用好视频会议系统，充足发挥其功能和作用，提升会议效率，增强视频会场次序管理，现就视频会议系统运转和会议管理等有关事项通知以下：一、明确单位管理人员。
各子企业要明确2名管理人员负责视频会议管理工作，管理人员要娴熟掌握视频会议设备设备开启、调试、保护和管理等有关技术。
各子企业5月20日前将确立的操作和设备管理人员名单报企业办公室。
二、标准会场部署。
各子企业应高度重视视频会议室环境部署和装修，装备相应设备设备，精心安排，合理摆放，力争分会场整齐雅观，光芒适量，企业座牌正直，摄像头地点适合，画面成效优秀。
三、精心准备会议。
各子企业接到视频会议通知后，应实时通知视频会议系统操作人员，作好会议系统调试、会议PPT资料的预演。
四、参加会前联调。
视频会议联调是为正确掌握各子企业会议室设备运转状况，认识图像、声音传输质量，落实运转保护举措，安排、调整会议有关事项而进行的调试工作，分别在会前一天和会前1小时进行。
各子企业应提早作好视频会议终端设备、摄像头、电视机、音响设备、话筒等调试工作，调整灯光、企业座牌和会议室桌椅，以切合会议要求，并主动呼入会议，配合企业办公室一致联调。
五、保证运转正常。
各子企业应按期对视频会议系统进行保护，保证设备设备随时可以正常运转。
视频会议时期，各子企业一定安排管理人员全程效力，出现问题时应主动与企业办公室联系，踊跃调试解决，力争赶快恢复，保证正常使用。
六、严肃会议纪律。
视频会议虽是异地远距离会议，但仍旧一定依据有关会议制度的规定，准时参加会议，保持会场寂静。
会议时期严禁往返走动、吵闹、抽烟或办理与会议没关的事务，同时应将等通信设备调为静音状态。
特别状况确需接打的，应寂静地走开会场于会场外进行。
会议时期参会人员应仔细做好会议记录。
会议室与职工办公区相连的企业，要封休会议室门窗，为会议召创始造寂静的环境。
七、增强设备管理。
各子企业应妥当保存视频会议系统设备设备，不得挪作他用，不得私自拆卸、改换，保证不丢失破坏。
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关于加强视频会议管理的通知
集团各部门、各公司：
为进一步管好、用好视频会议系统，充分发挥其功能和作用，提高会议效率，加强视频会场秩序管理，现就视频会议系统运行和会议管理等有关事项通知如下：
一、明确单位管理人员。
各子公司要明确2名管理人员负责视频会议管理工作，管理人员要熟练掌握视频会议设备设施开启、调试、维护和管理等有关技术。
各子公司5月20日前将确定的操作和设备管理人员名单报集团办公室。
二、规范会场布置。
各子公司应高度重视视频会议室环境布置和装饰，配备相应设备设施，精心安排，合理摆放，力求分会场整洁美观，光线适度，公司座牌端正，摄像头位置恰当，画面效果良好。
三、精心准备会议。
各子公司接到视频会议通知后，应及时通知视频会议系统操作人员，作好会议系统调试、会议PPT材料的预演。
四、参加会前联调。
视频会议联调是为准确掌握各子公司会议室设备运行状况，了解图像、声音传输质量，落实运行维护措施，安排、调整会议相关事项而进行的调试工作，分别在会前一天和会前1小时进行。
各子公司应提前作好视频会议终端设备、摄像头、电视机、音响设备、话筒等调试
工作，调整灯光、公司座牌和会议室桌椅，以符合会议要求，并主动呼入会议，配合集团办公室统一联调。
五、确保运行正常。
各子公司应定期对视频会议系统进行维护，确保设施设备随时能够正常运行。
视频会议期间，各子公司必须安排管理人员全程服务，出现问题时应主动与集团办公室联系，积极调试解决，力求尽快恢复，保证正常使用。
六、严肃会议纪律。
视频会议虽是异地远距离会议，但仍然必须按照相关会议制度的规定，按时参加会议，保持会场安静。
会议期间禁止来回走动、喧哗、吸烟或处理与会议无关的事务，同时应将手机等通讯设备调为静音状态。
特殊情况确需接打电话的，应安静地离开会场于会场外进行。
会议期间参会人员应认真做好会议记录。
会议室与员工办公区相连的公司，要关闭会议室门窗，为会议召开创造安静的环境。
七、加强设备管理。
各子公司应妥善保管视频会议系统设备设施，不得挪作他用，不得擅自拆卸、更换，确保不遗失损坏。
集团办公室
二〇一一年五月十日。