第3讲长文档的编辑和排版(精)
高 级
选择“视图”/“页眉和页脚”命令
办
插入 页数
页面 设置
链接到前 一个
显示前 一项
公
自
动 化
插入页 码
设置页码 格式
显示/隐 藏文档
页眉和页脚 切换
显示后 一项
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5. 显示视图、打印和预览
计
算 (1) 显示视图
机 高 ① 普通视图：仅显示文本和段落的格式设置，
自
动
化
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8
(3) 使用修订方式
计
算 双击“状态栏”上的“修订”按钮，使
机 高
其成为高亮度。
级
办
公 审阅工 自 具栏
动
化
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4. 插入分页符、分节符、
计
页眉和页脚
算 (1) 插入分页符
机 插入点定位到要人工分页处，按
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6
3. 文档字数统计与修订方式
计
算 (1) 文档字数统计
机 高
选择“工具”/“字数统计”命令
级
办
公
自
动
化
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(2) 修改标尺上的单位
计
算 选择“工具”/“选项”命令 机
高
级
办
选中：使用字符单位
公
不选中：使用厘米单位
4
2. 拼写检查与自动更正
计 算 (1) 拼写与语法检查 机 红色波浪线：拼写错误 高 绿色波浪线：语法错误 级 办 公 自 动 化
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(2) 自动更正
计 算 选择“工具”/“自动更正选项”命令 机 高 级 办 公 自 动 化
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级
办
公
模板扩展名为.dot
自
动
化
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7. 样式的创建和使用
计
算 (1) 什么是样式
机 高
样式是由一个名字标识的、已事先设置
级
好的排版格式。
办 公
样式分为字符样式和段落样式。
自
动
化
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⑤ 缩略图
计 算 单击左边的缩略图，右边窗口显示相应 机 页面内容。 高 级 办 公 自 动 化
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⑥ 大纲视图
计
算 按多级标题的层次逐级折叠文档，既可以局部
机 高
查看某一级的标题和内容，又可以整体展开查 看全文。
级
看不到图文混排效果、看不到页眉与页脚、
办
看不到分栏效果。
公 ② 页面视图：屏幕上显示的内容与真实打印的
自
内容完全一致(所见即所得)。
动 化
页面视图是Word编辑的默认模式
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普通视图与页面视图区别
计
算
机
高
级
办
公
自
动
化
页面视图示例
普通视图示例
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(3) 打印文档
计 算 单击“常用”工具栏的“打印”按钮 机 选择“文件”/“打印”命令 高 级 办 公 自 动 化
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6. 建立模板
计
算 (1) 什么是模板
机 高
提供给文档套用的格式，默认使用的模
机
命令
高 级
脚注: 页面的底部 尾注: 文档的结尾 脚注标记
办
公
自
动
脚注注释
化
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(3) 插入题注
计
算 题注: 为表格、公式和图表等对象增加
机
题注的功能。
高 级
选择“插入”/“引用”/“题注”命令
办
公
自
动
化
图表 1
题注标记
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办
公
自
选择“插
动
入”/
化
“分隔符”命
令
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计 算 机 高 级 办 公 自 动 化
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插入分节符示例
第2页为 横向
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(3) 插入页眉和页脚
计
算 使用页眉和页脚可以在文档每页的顶部
机 和底部打印固定的内容。
高
Ctrl+Enter
级 选择“插入”/“分隔符”命令
办
公
自
动
化
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(2) 插入分节符
计
算
默认时，一个文档只有一个节。同一
机 节内容只能采用一种分栏方式和页面设置，如设
高 置不同的栏数、每页不同的页眉和页脚、某些页
级 打印方向的改变，必须设置多节。
第3讲 长文档的编辑和排版
计
算
1. 插入书签、脚注、尾注和题注
机 高 级 办
2. 拼写检查与自动更正 3. 文档字数统计与修订方式
4. 插入分页符、分节符、页眉和页脚
公
5. 显示视图、打印和预览
自 6. 建立模板
动 7. 样式的创建和使用
化 8. 生成目录
上机实验
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级
板名为Normal。
办 公
(2) 使用模板
自 选择“文件”/“新建”命令。
动
化
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(2) 使用模板
计 算 机 高 级 办 公 自 动 化
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(3) 创建模板
计
算 打开要用作模板的文档； 机 选择“文件”/“另存为”命令。 高
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③ Web版式视图
计
算 机
按Web浏览器的格式显示文档的外观
高
级
办
公
自
动
化
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④ 阅读版式视图
计 算 主要增加文档的可读性，一屏屏地显示 机 （按Esc键返回到原视图） 高 级 办 公 自 动 化
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1
1. 插入书签、脚注、尾注和题注
计
算 (1) 插入书签
机 插入书签：选择“插入”/“书签”命令
高 级 办
定位书签：选择“编 辑”/“定位”命令
公
自
动
化
返回最近编辑位置：Shift+F5
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(2) 插入脚注与尾注
计
算 选择“插入”/“引用”/“脚注和尾注”
级
办
大纲工
公
具栏
自
动
化
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⑦ 文档结构图
计 算 将窗口分成两个部分，可查看相应内容 机 高 级 办 公 自 动 化
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(2) 文档预览
计 算 单击“常用”工具栏的“打印预览”按 机钮 高 选择“文件”/
编排长文档专业知识讲座
(2) 设置第3节“序言”和第4节“正文”旳页 眉和页脚
3.2.4 编排文档封面
3.2.5 使用样式迅速编排正文格式
1、规划文档标题旳纲领级别及格式
标题名或 纲领
字体
级别 级别 字体 字号 颜色 粗细 对齐
1级标题 1级 黑体 22磅 黑色 常规
左
2级标题 2级 黑体 20磅 黑色 常规
左
3级标题 3级 黑体 18磅 黑色 常规
左
4级标题 4级 黑体 16磅 黑色 常规
左
正文样式 正文 仿宋 16磅 黑色 常规 两端
序言
1级 黑体 22磅 黑色 常规
左
目录 1级 黑体 22磅 黑色 常规
左
段落
缩进
段前后 行距
6磅 单倍
Hale Waihona Puke 4磅 单倍2磅 单倍
0 单倍
首行2字 0 单倍
6磅 单倍
6磅 单倍
多级编 号样式
1 1.1 1.1.1 1.1.1.1 无 无 无
2、修改word 2023内置标题格式
3、给样式添加段落多级自动编号（要点）
4、新建迅速样式 5、将样式迅速应用于文档
3.2.6 插入图表题注及引用 1、插入图表题注
2、交叉引用题注
3.2.7 提取和生产目录 1、生成标题目录
2、提取图表目录
第3章 编排长文档
3.1 任务 3.2 操作环节 3.3 本章小结
所谓长文档，不但是指文档篇幅比较长， 而且涉及诸多其他旳文档元素，如表格， 图片，图形，图表，流程图，艺术字，公 式，动画，声音和视频等，而且一般要有 目录，便于阅读。
实际中经常轻易遇到旳长文档涉及：论文 （尤其是科研论文）、地域或单位旳发展 规划、单位或项目旳工作计划和工作总结、 国家和地方旳法规、单位旳管理规章制度、 新产品简介、工业产品使用阐明书（手册） 和书籍等。
长文档的编辑和排版
机 高
其成为高亮度。
级
办
公 审阅工 自 具栏
动
化
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8. 显示视图、打印和预览
计
算 (1) 显示视图
机 高 ① 普通视图：仅显示文本和段落的格式设置，
级
看不到图文混排效果、看不到页眉与页脚、
办
看不到分栏效果。
公 ② 页面视图：屏幕上显示的内容与真实打印的
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(3) 插入题注
计
算 题注: 为表格、公式和图表等对象增加
机
题注的功能。
高 级
选择“插入”/“引用”/“题注”命令
办
公
自
动
化
图表 1
题注标记
2020/2/26
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5. 插入分页符、分节符、
计
页眉和页脚
算 (1) 插入分页符
级
办
公
自
动
化
2020/2/26
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(2) 修改标尺上的单位
计
算 选择“工具”/“选项”命令 机
高
级
办
选中：使用字符单位
公
不选中：使用厘米单位
自
动
化
2020/2/26
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(3) 使用修订方式
计
算 双击“状态栏”上的“修订”按钮，使
自
内容完全一致（所见即所得） 。
动 化
页面视图是Word编辑的默认模式
2020/2/26
《文档的编辑和排版》课件
欢迎来到《文档的编辑和排版》PPT课件！本课程将教你如何编辑和排版文档， 使其更加专业和吸引人。
编辑文档
编辑器的选择
选择合适的编辑器，如 Microsoft Word或LaTeX，以 满足你的编辑需求。
基本编辑操作
学习文档的剪切、复制、粘 贴和撤销等基本编辑操作， 提高工作效率。
统一的风格与格式
保持文档的一致风格和格式，营造专业 且整洁的印象。
4 Markdown
简洁易用的标记语言，适合撰写博客、笔ห้องสมุดไป่ตู้ 和文档。
排版技巧与注意事项
1
文字与图片的平衡
2
在文档中合理安排文字和图片，使排版
更生动、有趣。
3
避免排版错误与陷阱
4
注意常见的排版错误和陷阱，如断词、 行内错位和换行不当。
合理布局与字号选择
选择合适的版式布局和字号，使文档易 读且视觉平衡。
文本样式与格式
掌握文本样式和格式，如字 体、大小、颜色和对齐方式 等，使文档更加美观。
排版文档
页面设置与布局
设置页面大小、边距 和页眉页脚等，设计 合适的页面布局。
段落样式与格式
使用段落样式和格式， 如缩进、行距和对齐 方式等，提升文档的 可读性。
字符样式与格式
运用字符样式和格式， 如加粗、斜体和下划 线等，强调关键信息。
列表与表格
创建有序或无序列表， 以及清晰明了的表格， 使信息更易于理解。
排版常用工具
1 Microsoft Word
功能强大的文字处理软件，广泛用于编辑和 排版各种文档。
3 Adobe InDesign
专业的桌面排版软件，用于设计精美的印刷 品和电子出版物。
Word3(长文档排版)
中山学院论文撰写版面格式规范
文章题目：楷体GB2312一号、居中。 摘 要：摘要标题用三号黑体，居中；然后隔行用小 四号宋体书写摘要的内容部分，首行缩进2字符。 关 键 词：摘要内容后隔行书写关键词，关键词题头 用小四号宋体，左侧顶格；然后在同一行用小四号宋 体书写关键词，各词之间用分号隔开。 英文题目、摘要、关键词参照中文题目、摘要、关键 词样式书写。
很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分 另起一页，这是一种错误的做法，可通过插入 分页进行分页。 通过插入分节符，将文章不同的部分分成不同 的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。 从菜单选择【插入】|【分隔符】命令
中山学院论文撰写版面格式规范
论文标题作为单独一页，标题内容放到页面 中间位置 中英文摘要以及目录作为一部分，以罗马数字 作为这部分的页码（选择视图->页眉和页脚， 在页脚处插入页码，页码需要居中） 选择“插入”->“引用”->“索引和目录”来插 入目录，目录内容会自动选择正文标题 论文正文作为一部分，以阿拉伯数字作为页码
注意
制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是 样式设置 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页
中山学院论文撰写版面格式规范
毕业论文（设计）要求纵向打印，页边距的要求为： 上（T）：2.5 cm 下（B）：2.5 cm 左（L）：2 cm 右（R）：2 cm 装订线（T）：0.5 cm 装订线位置（T）：左 文本内容采用多倍行距，设置为1.25，其余采取系统 默认设置。
长篇文档编辑技巧
从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令， 可在文档左侧显示文档的层次结构 。 从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大 纲视图。如果要将“A”部分的内容移动到“用 B”之后，可将鼠标指针移动到“A”前的十字标 记处，按住鼠标拖动内容至“B”下方，即可快 速调整该部分区域的位置。
《文档的编辑和排版》PPT课件
2.2.2 字符间距的缩放
在“字体对话框”中的“字符间距”选项卡中，（如图2-7字符间距 对话框）选择字符的间距是“加宽”或“紧缩”程度，或者选择字符 的缩放比例（或直接单击工具栏上“显示比例”按钮右边的下拉箭头 ，选择缩放倍数，大于100%表示加宽，小于100%表示缩小）。但需要 注意的是，字符间距调整是对字符之间距离的加宽或紧缩，而字符“ 缩放”是对字符本身进行加宽或紧缩。
图2-3拼写和语法对话框 图2-4自动更正对话框
2.1.7 自动识别功能 （略） Word 2000 有一项功能，它能够自动检测出 Word 文档 中亚洲的文字。但是，一些 Word95/6.0 文档是在装有中 文界面的英文 Word95/6.0 中创建的，如果用户没有为这 些文档设置一种中文字体，Word 2000 就不能识别其中的 中文文字并错误地将中文显示为扩展西文字符。如果遇到 了这种问题并且确信要打开的文档是在英文 Word95/6.0 中创建的，且包含有中文字符，你可以单击“工具”菜单 中的“选项”命令，再单击“常规”选项卡，然后在“英 文 Word 6.0/95 文档”下的列表框中选择“包含中文文字 ”。
2.1.8 简繁体转换
Word提供的简繁体转换，可以方便地进行简繁体之间的转换。 先选定需转换的文本，单击“工具”菜单中的“语言”子菜单中的“中 文简繁转换”命令，在打开的对话框中，选择“简体中文转换为繁体中文 ”复选框，并选定“转换时包括词汇”，反之选择“繁体中文转换为简体 中文”复选框，则将繁体字转换为简体字。（如图2-5中文简繁转换对话框 ）
2.1.6语法和拼写检查（自习） 现在的拼写检查工具能识别更多的人名、组织和公司的名称、城市 和国家及地区、Internet和文件地址等信息。Word的拼写检查特性将文 档中每个单词与词典中的单词进行比较，以找出拼写错误。语法检查 特性会找出如大写、标点符号错误和使用错误单词这样的错误。并提 供更有效，更便于用户使用的语法和重新书写建议。同时Word2000增 加了对中文语法拼写的校对功能。
如何使用Word进行长文档排版
如何使用Word进行长文档排版如何使用Word进行长文档排版在现代社会中，电子文档的编辑和排版已经成为人们生活和工作中必不可少的一部分。
而在众多电子文档编辑软件中，Word作为最常用也是最为人熟知的软件之一，广泛应用于各种场合。
对于长文档的排版来说，Word提供了一系列强大的功能和工具，使得排版工作变得更加高效和便捷。
本文将以标题为题，详细介绍如何使用Word进行长文档排版。
一、页面设置和文档结构首先，在进行长文档排版之前，我们需要先进行页面设置和构建文档结构。
在Word中，通过点击页面布局选项卡即可进行页面设置，包括页面大小、页边距、纸张方向等。
针对长文档，建议选择较大的页面大小以便于内容排版。
在构建文档结构时，可以使用Word提供的分节功能来实现不同部分之间的分隔。
通过分节，我们可以为不同的章节设置不同的页眉页脚、页码格式等。
此外，还可以使用分栏布局来实现长文档内容的分列显示，使得阅读更加舒适。
二、样式的应用样式是Word中非常重要的一项功能，它可以统一文档中的各种格式和排版设置，使得整个文档风格一致。
对于长文档来说，样式的应用尤为重要。
首先，我们可以使用正文样式来设置文档的正文内容。
通过定义标题样式、段落样式和编号样式等，可以让不同级别的标题和段落样式保持一致，同时也可以方便地生成目录。
其次，对于具有特殊意义的文本，如引用、插图说明等，可以使用特殊样式进行设置。
例如，通过定义引用样式，可以使引用部分单独缩进，并采用斜体加粗的字体显示。
三、目录和交叉引用长文档常常需要包含较为完整的目录，以便于读者快速定位和查找感兴趣的内容。
在Word中，可以通过自动生成目录的功能来实现。
在文档中适当的位置插入目录标记，然后通过在顶部菜单栏选择“引用”选项卡中的“目录”按钮来生成目录。
Word会自动识别文档中的标题样式和编号样式，并按照层级关系生成目录。
此外，在长文档中，我们经常需要进行交叉引用，即在文中引用其他章节或页码。
Office 2016 办公软件应用 第3章 Word 长文档的编排与审校
1. 添加题注 Word 2016 提供的标题题注可以为文档中插入的图形、公式、表格等进行统
一编号。
3.2.4 添加题注、脚注和尾注
17
2. 添加脚注 脚注一般位于页面的底部，可以作为文档某处内容的注释。
3.2.4 添加题注、脚注和尾注
18
3. 添加尾注 尾注一般位于文档的末尾，起到列出引文出处等作用。
3.1 文档的页面设置与打印.
3.2 文档的版式设计
3.3 文档的审校与修订
3.4 课堂案例：编排审校“毕业论文” 文档
3.5 强化训练
3.3.1 使用大纲视图查看文档
26
大纲视图就是将文档的标题进行缩进，以不同的级别展示标题在文档中的结构。当 一个文档过长时，可使用Word 2016提供的大纲视图来帮助组织并管理。
30
当需要对同一文档中不同部分内容进行比较和编辑时，需要使用Word 2016的窗口 拆分功能。窗口拆分后，上下两个窗口的内容完全一致，分别将两个窗口当前显示的内 容定位到不同段落。
1 单击“拆分”按钮
2 拆分窗口
3.3.3 多窗口查看文档
31
3 显示窗格内容
3.3.4 检查拼写与语法
32
在输入文字时，有时字符下方将出现红色或绿色的波浪线，这表示Word认为这些字 符出现了拼写或语法错误。
应用预设的页边距
自定义页边距
3.1.3 设置页边距
7
不同文档要求的页面大小也不同，用户可以根据需要设置纸张大小。
设置页面方向
3.1.4 预览并打印文档
8
如果确认文档的内容及格式正确无误，便可对文档进行预览并打印。
预览并打印
3.1 文档的页面设置与打印.
长文档编辑技巧之三
长文档编辑技巧之三：对页眉页脚的编辑为文档添加页眉和页脚很多长文档都有漂亮的页眉和页脚，有的是书的名称，有的是公司的logo，还有页码等等，这些使用“页眉和页脚”就可以轻松完成。
“页眉和页脚”是指文档中每个页面页边距的顶部和底部的区域，在长文档中通常在页眉上放上公司的名称或书的名字，页脚放上页码。
（如图14）图14操作方法：选择“视图｜页眉和页脚”，这时光标定位到页眉，同时“页眉和页脚”工具栏显示出来。
其中各个按钮对应的是：插入页码、插入页数、设置页码格式、插入日期、插入时间、页面设置、同前节、在页眉和页脚间切换、显示前一项、显示后一项。
当光标在第一节的页眉和页脚时“同前节”按钮为灰色不可选，在长文档中经常要为某一节设置为不同的页眉和页脚。
操作方法：光标定位在页眉和页脚位置，分别单击“同前节”按钮，使其处于非激活状态，这样对本节的页眉和页脚设置就就只对本节起作用（如图15）图15利用分节符为文档设置不同的页眉和页脚如果长文档每一部分要设置不同的页眉和页脚在使用上面的方法后，就发现这个是不能完成的，难道只有新建文档能完成这个仅仅是换一个页眉和页脚的事吗？当然答案是否定，利用“节”就可轻松完成每节都有独立的“页眉和页脚”。
“节”是指文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项。
如果要更改文档的部分“页面设置”或“页眉和页脚”等就需要创建一个新的“节”。
一个文档可以由几个“节”组成，“节”相当于文档中的“子文档”。
方法有两种：光标定位到需要重新开始一节的位置，选择“插入｜分隔符｜下一页分节符”菜单项，此时光标就跳到下一节的开始（如图16）。
图16光标定位到需要重新开始一节的位置，选择“文件｜页面设置”，对下一节进行相关设置后，选择选项卡下的“预览”的“应用于”为“插入点之后”，单击“确定”（如图17）。
根据实际情况，选择合适的分节符类型。
图17相关解释如下：下一页分节符：插入一个分节符，新节从下一页开始，通常就使用这个。
Word长文档编辑步骤
Word长文档编辑步骤Word长文档编辑操作步骤1．对正文进行排版（1）章名使用样式“标题1”，并居中；编号格式为：第X章，其中X为自动排序。
①编辑样式：格式——样式和格式——“样式和格式”调板②应用样式：选中正文各章标题——在“样式和格式”调板中单击“标题1”样式（2）小节名使用样式“标题2”，左对齐；编号格式为：多级符号，X.Y。
X为章数字序号，Y为节数字序号（例：1.1）。
操作同（1）。
注：视图——文档结构图，可提高排版效率（3）新建样式，样式名为：“样式”＋准考证号后4位；其中：a．字体-中文字体为“楷体_GB2312”，-西文字体为“Times New Roman”，-字号为“小四”，b．段落-首行缩进2字符，-段前0.5行，段后0.5行，行距1.5倍；c．其余格式，默认设置。
①在“样式和格式”调板中单击新样式按钮，弹出“新建样式”对话框，按要求指定样式名②单击“格式”按钮，分别设置字体、段落格式（4）对出现“1．”、“2．”、……处，进行自动编号，编号格式不变；对出现“1)”、“2)”、……处，进行自动编号，编号格式不变。
①在正文中选中“1．”段落——格式——项目符号和编号——“编号”标签——选择“1．”②在工具栏中双击格式刷按钮③在正文中依次选择出现“2．”、……处的段落④再次单击工具栏中的格式刷按钮，取消格式刷操作注意：进行下一个编号时，请选择“项目符号和编号”对话框中的按钮。
（5）将（3）中的样式应用到正文中无编号的文字。
注意：不包括章名、小节名、表文字、表和图的题注。
选中正文文本——在“样式和格式”调板中单击（3）中创建的新样式。
注意：文本的选中可以通过鼠标操作结合Shift键。
（6）对正文中的图添加题注“图”，位于图下方，居中。
a．编号为“章序号”-“图在章中的序号”，（例如第1章中第2幅图，题注编号为1-2）b．图的说明使用图下一行的文字，格式同标号，c．图居中。
①插入——引用——题注——新建标签——“图”②单击“自动插入题注”按钮，③选中正文中的图片——按Ctrl+X复制——按Ctrl+V粘贴④将图标题退格到图号之后⑤设置“居中”样式（7）对正文中出现“如下图所示”的“下图”，使用交叉引用，改为“如图X-Y所示”，其中“X-Y”为图题注的编号。
Word长篇文档排版技巧步骤
Word长篇文档排版技巧2008.12.27Word长篇文档排版技巧1. 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置2. 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页设置纸张和文档网格从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，通常纸张大小都用A4纸在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。
同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。
这样，文字的排列就均匀清晰了。
设置样式样式就是格式的集合。
从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，“显示”下拉列表中选择“有效样式”，显示文档中正在使用及默认的样式。
“正文”样式是文档中的默认样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。
标题样式具有级别，分别对应级别1~9。
这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。
在如图4所示的样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。
现在，规划一下文章中可能用到的样式。
∙对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。
∙文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。
∙文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。
规划结束之后，即可录入文字了。
首先，录入文章第一部分的大标题，如图5所示。
注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。
从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式，如图6所示。
图5 录入标题图6 应用“标题1”样式后的格式用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。