研究生毕业档案归档
研究生学籍档案管理制度
一、总则为了加强研究生学籍管理，规范学籍档案的收集、整理、归档和利用，确保学籍档案的完整、准确和保密，根据《普通高等学校学生管理规定》和国家有关档案管理的法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
二、学籍档案的收集与整理1. 学籍档案的收集：学籍档案的收集工作由各学院（研究院）负责，主要包括以下内容：（1）新生录取通知书、学生证、身份证等证件复印件；（2）入学登记表、体检表、成绩单、毕业证书、学位证书等证明材料；（3）学籍变动材料，如休学、复学、转学、转专业、退学等；（4）奖励与处分材料；（5）其他与研究生学籍相关的材料。
2. 学籍档案的整理：学籍档案的整理工作由各学院（研究院）负责，主要包括以下内容：（1）按照时间顺序排列档案材料；（2）对档案材料进行分类、编目、装订；（3）编制学籍档案目录，方便查阅。
三、学籍档案的归档与保管1. 学籍档案的归档：学籍档案应在每年6月30日前归档至学校档案馆。
2. 学籍档案的保管：档案馆负责学籍档案的保管工作，确保档案的完整、安全。
（1）档案馆应建立健全学籍档案的保管制度，配备专门的档案柜、档案架等设施；（2）档案馆应定期对学籍档案进行检查、清理，确保档案的整洁、有序；（3）档案馆应加强对学籍档案的保密工作，防止档案的丢失、泄密。
四、学籍档案的利用1. 学籍档案的查阅：学籍档案的查阅工作由档案馆负责，需经本人或单位同意。
2. 学籍档案的复制：学籍档案的复制工作由档案馆负责，需经本人或单位同意。
3. 学籍档案的借用：学籍档案的借用工作由档案馆负责，需经本人或单位同意，并办理相关手续。
五、奖惩与责任1. 对认真执行本制度，学籍档案管理规范的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反本制度，造成学籍档案损坏、丢失、泄密的单位和个人，追究其责任。
六、附则本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
博士研究生档案材料的归档要求
河南博士研究生档案材料的归档要求各：按照研究生档案材料的归档要求，各需做好研究生档案材料的办理及移交工作，具体要求如下：一、报送研究生院盖章的材料（盖章后各领回）1、录取登记表一式二份。
2、学位申请书一式二份。
二、报送研究生院的材料1、学位论文纸质版4本（应核查学位论文中签名是否完整、准确，论文格式、标题是否一致等相关信息，附清单并标注是否涉密，涉密论文单独收缴）。
2、学位论文电子版光盘1张（学位论文电子稿须同时提交存档稿的word格式和pdf格式，命名方式：号-全称-学号-姓名-专业全称.doc 或号-全称-学号-姓名-专业全称.docx，号-全称-学号-姓名-专业全称.pdf。
核查确保能正常打开且完整、正确后，以为单位将学位论文和名单的电子稿（涉密论文单独存放）刻录光盘）。
三、报送图书馆的存档材料（直接交图书馆）1、电子版论文网上提交，见图书馆通知；2、纸质版论文1本/人。
四、报送档案馆的存档材料（具体要求见档案馆通知）1、纸质版论文1本/人。
2、录取登记表1份/人。
3、学籍表1份/人。
4、成绩单1份/人。
5、学位论文评阅人与答辩委员会成员审核表1份/人。
6、学位申请书1份/人。
7、答辩评议表1套/人。
8、学位论文双盲评阅意见书原件1套/人。
9、博士学位论文详细摘要同行评议意见综述1份/人。
10、博士研究生学位基本数据信息采集打印表1份/人。
11、学位证领取签名表1份。
12、毕业证领取签名表1份。
五、转入个人档案的材料1、录取登记表1份/人。
2、学籍表1份/人。
3、成绩单1份/人。
4、学位论文评阅人与答辩委员会成员审核表1份/人。
5、学位申请书1份/人。
6、学位论文双盲评阅意见书复印件1套/人。
7、答辩评议表复印件1套/人。
8、其他。
研究生院。
一、学生档案须归档内容
一、学生档案须归档内容：1、毕业研究生登记表2、报到证（白联）3、专业学位硕士研究生学位申请书及研究生归档成绩单4、学位授予决定5、在读期间的奖、惩材料6、入党材料7、档案投递通知单第二联二、学院工作流程：1、档案馆领取学生档案、资料袋、转递通知单。
2、各院系必须和学生仔细核对工作单位是否具有档案人事权以及能否投递机要文件，没有档案接收人事权的单位，档案寄单位主管部门或受委托代理人事关系的当地人才交流服务中心。
档案（机要）寄递范围只到县级。
（注：此项工作由学生根据三方协议上签约单位提供的档案投递地址统一登记）。
3、档案封面必须用毛笔、钢笔、签字笔书写清楚、规范，不得随便涂改和补贴，不得使用非正式简化字。
4、收件单位名称必须书写清楚，不得用邮政信箱或街道门牌、楼号代替寄件单位名称。
（注意：a)某市某路某号写第一行，单位名称写第二行b)需要填写单位全称，如打印需要用大号字）5、将旧的档案袋放入新袋，硕士期间资料放在新袋中。
6、封袋前填写转递通知单，第二联放入档案袋。
7、各院系移交毕业生档案时，应按学号顺序排列，并在寄发档案的信封上注明学号和姓名，以便核对查询。
8、档案转递单上请写清学号和姓名，凡是档案内装有入党材料的学生，请在回执单入党材料一栏打“√”，以防止和接收单位因材料不全而发生纠纷。
将回执单放在档案与信封口袋之间，以便单位收到档案后，回执能及时返回我校。
9、每人一只档案封面信封。
凡不需转寄档案的同学（录取本校研究生、留校工作或延长学制），不要装信封口袋，分类交学生档案室。
三、学生档案出档流程（档案馆相关通知）：详见下一页东南大学毕业生办理档案转递流程图注意：1、毕业生毕业时，必须等所在院系将有关材料收集齐全归档后，档案馆学生档案室才会通过南京市机要局寄往接收单位。
档案馆收到各院系送来的毕业生档案后，会及时将档案转递。
毕业生不必自己到档案馆学生档案室交任何材料，如有疑问请与本人所在院系学办联系；2、档案馆一般每周四上午去南京市机要局寄档（寒暑假和法定节假日除外），请各院系在周二下班前，将本周四需寄档案送档案馆。
硕士研究生档案材料的归档要求
11 河南硕士研究生档案材料的归档要求各：按照研究生档案材料的归档要求，各需做好研究生档案材料的办理及移交工作，具体要求如下：一、报送材料1、学业情况表1份。
2、毕业证、学位证领取签名表复印件1份。
3、纸质版学位论文1本/人。
4、电子版学位论文。
5、河南研究生授学位信息简表（年鉴）纸质版1份和电子版。
6、其他由自定。
二、报送图书馆的存档材料（直接交图书馆）1、电子版学位论文网上提交，见图书馆通知。
2、纸质版学位论文1本/人。
三、报送档案馆的存档材料（具体要求见档案馆通知）个人档案：1、纸质版学位论文1本/人。
2、录取登记表1份/人。
3、学籍表1份/人。
4、成绩单1份/人。
5、学位论文评阅人与答辩委员会成员审核表1份/人。
6、学位申请书1份/人。
7、答辩评议表1套（5份）/人。
8、学位论文评阅意见表原件1套（2份）/人。
9、学位基本信息采集信息表1份/人。
10、学位论文复制比检测报告首页1份/人。
集体档案：11、学位证领取签名表1份。
12、毕业证领取签名表1份。
13、河南研究生授学位信息简表（年鉴）纸质版1份和电子版。
四、转入个人档案的材料1、录取登记表1份/人。
2、学籍表1份/人。
3、成绩单1份/人。
4、学位论文评阅人与答辩委员会成员审核表1份/人。
5、学位申请书1份/人。
6、答辩评议表复印件1套/人。
7、学位论文评阅意见表复印件1套/人。
8、其他。
五、报送研究生院材料1、纸质版学位论文1本/人。
2、电子版学位论文光盘（光盘以为单位，含河南研究生授学位信息简表（年鉴）电子版）。
硕士研究生档案材料的归档要求
11 河南硕士研究生档案材料的归档要求各：按照研究生档案材料的归档要求，各需做好研究生档案材料的办理及移交工作，具体要求如下：一、报送材料1、学业情况表1份。
2、毕业证、学位证领取签名表复印件1份。
3、纸质版学位论文1本/人。
4、电子版学位论文。
5、河南研究生授学位信息简表（年鉴）纸质版1份和电子版。
6、其他由自定。
二、报送图书馆的存档材料（直接交图书馆）1、电子版学位论文网上提交，见图书馆通知。
2、纸质版学位论文1本/人。
三、报送档案馆的存档材料（具体要求见档案馆通知）个人档案：1、纸质版学位论文1本/人。
2、录取登记表1份/人。
3、学籍表1份/人。
4、成绩单1份/人。
5、学位论文评阅人与答辩委员会成员审核表1份/人。
6、学位申请书1份/人。
7、答辩评议表1套（5份）/人。
8、学位论文评阅意见表原件1套（2份）/人。
9、学位基本信息采集信息表1份/人。
10、学位论文复制比检测报告首页1份/人。
集体档案：11、学位证领取签名表1份。
12、毕业证领取签名表1份。
13、河南研究生授学位信息简表（年鉴）纸质版1份和电子版。
四、转入个人档案的材料1、录取登记表1份/人。
2、学籍表1份/人。
3、成绩单1份/人。
4、学位论文评阅人与答辩委员会成员审核表1份/人。
5、学位申请书1份/人。
6、答辩评议表复印件1套/人。
7、学位论文评阅意见表复印件1套/人。
8、其他。
五、报送研究生院材料1、纸质版学位论文1本/人。
2、电子版学位论文光盘（光盘以为单位，含河南研究生授学位信息简表（年鉴）电子版）。
研究生个人学籍档案的收集整理细则
三、装订 把每一本材料的左边和底边摆放整齐后，可用三孔一线 的方法（在左边中间部分打上三个孔，有棉线装订成册）或 不锈钢进行装订。
Microsoft Word 文档
2、去掉订书针及金属物，把边角及不规则的材料对折处 理整齐。把卷内目录表放在最上面的一页，在责任者一栏写 下研究生姓名。还有点需要强调的是每一份材料必须加盖公 章。 3、每个研究生的档案还须填写备考表，档案馆已经制作 了统一的样式，需要时可在档案馆网站下载。模板示例如下：
研究生个人学籍档案的收集整理细则
研究生个人学籍档案的收集整理细则
一、收集内容 1、成绩表 2、教学实践成绩评定表 3、论文开题报告 4、硕士学位论文评阅和答辩申请书 5、指导教师对硕士学位论文的学术评语 6、硕士学位论文学术评阅书 7、硕士学位论文学术评阅书 8、硕士学位论文答辩委员会审批表
研究生个人学籍档案的收集整理细则
9、硕士学位论文答辩委员会决议书 10、攻读硕士学位研究生学位论文答辩记录 11、学位评定委员会审批意见 12、硕士研究生毕业论文答辩表决票 13、个人培养计划 14、中期筛选考核评定表 15、研究生科研论文统计表 16、毕业论文
研究生个人学籍档案的收集整理细则
二、整理 1、按卷内目录的顺序把每一份材料排列好，研究生的卷 内目录（硕士研究生和博士研究生卷内目录有所不同，请根 据实际情况分别下载），档案馆已经制作了统一的样式，需 要时可在档案馆网站下载。模板示例如下：
研究生学位档案归档目录及整理要求
研究生学位档案归档目录及整理要求
一、归档目录
依照研究生培养类型进行分类，每份研究生学位档案材料包含1-13
二、整理要求
（1）所有材料严格按上表中档案目录顺序排列摆放。
（2）基本信息和相关内容务必填写完整，尤其注意学号、姓名、专业、导师姓名等基本信息。
所有该签字、盖章、贴照片、填日期处切勿漏填。
注意签字必须手签，不能用复印件或扫描版。
（3）学位评定材料三（学位申请及评定书）中答辩委员会意见要注明“通过论文答辩”和“建议授予**学硕士学位”；学院学位评定分委员会意见一定要注明“建议授予**学硕士学位”；院学位评定分会成员中出席会议的人数一定要超过总人数的2/3。
（4）博士研究生需提供一份送审申请表（可不签字），标注符合相应送审要求的小论文，并附上相关证明材料原件。
（5）非中文学位论文的中文摘要博士需要达到8000字、硕士需要达到3000字，未达字数者也可另外加附一份满足字数的中文摘要。
（6）学位论文中的原创性声明和授权书，学生和导师都要签字（注意：签字必须手签，不能是复印件和扫描件）。
（7）学位论文封面、扉页上不能有“保密”字样，独创性申明上不能在“保密”处划勾或填写“__年后解密”。
研究生论文归档须知
研究生论文归档须知一研究生论文归档细则研究生毕业论文是我校教学档案的重要组成部分，必须按归档制度和要求整理归档，由校科技档案室集中统一管理。
根据《中华人民共和国档案法》、国家教委办公厅发布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规文件，结合我校的实际情况特定本细则。
一. 研究生毕业论文的归档范围及保管期限二.研究生学位论及评审材料的整理与归档要求1.从目录后第一页按顺序编页号，无论单面或双面纸只要有书写文字或图件、照片、表格均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。
2.论文复印件应贴照片。
3.照相底片应与论文所附照片相对应，即论文中每张照片都相应有一张底片归档。
4.各种材料大小均为16张，图件必须注明图名、图号、比例尺、作者、时间，并按16开叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
5.研究生在毕业答辩中形成的科技文件材料由研究生院每年年底向科技档案室移交。
6.研究生毕业论文及其它归档材料，由研究生本人直接向科技档案室移交。
7.研究生在归档前应填写“研究生论文移交目录”一式两份，并由导师审查其归档材料是否齐全，然后签名。
没导师签名，科技档案室不予验收。
8.研究生在毕业答辩完毕后(一个星期内)即应整理归档。
经科技档案室验收合格后，并在离校单上加盖科技档案室专用章。
凡归档不齐全者科技档案室不予盖章，毕业生不予离校，研究生院不予发学位证书。
科技档案室2001年4月10日研究生论文移交目录注：1.“时间”一栏填论文封面上的时间；2.“起止页号”指论文的起止页号；3.如有技术保密和密级的论文请在研究生院领“密级审定表”，由研究生院上报校保密委员会审批。
科技档案室将根据保密委员会的审批结果进行保管和借阅；4.如无国家密级和技术密级请在相应的栏目中填写“无”；5.“导师签名”和“研究生签名”一栏中应用钢笔签名不得打印。
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院系研究生学习档案归档内容
1、学籍卡片入学两周内
2、培养计划表入学1个月内，导师签字
3、硕士开题报告表（附报告）第3学期末完成
4、硕士中期考核第4学期初完成
5、中期报告表（附报告）第4学期期末（每年7月底前）
6、学习成绩单学生自己到综合办公楼405找李平打印并盖章答辩前交
开题、中期报告和中期考核表填写要求
表格在研究生院网上—培养—博士研究生开题、中期考核等所需各类表格下载
表1 《博士、硕士研究生文献综述及开题报告评定表》附报告
表2 《博士、硕士研究生学位论文研究工作中期报告评定表》附报告
表3 《博士、硕士研究生中期考核表》附成绩单要求有李平老师签字
表格填写要求：
表1
1、导师对开题报告的评语导师签字
2、评议小组主要成员成员签字
3、评议小组对开题报告的意见评议小组负责人签字给成绩（优、良、中）
4、教研室意见教研室主任签字
表2
同上要求
表3
1、教研室考核小组意见教研室考核小组负责人签字考核结果
2、院（系）考核领导小组意见院（系）考核领导小组负责人签字（张贵宾老师）需要盖公章处统一到院办盖章。