XX公司内部文件发文审批单
公文处理办法
公⽂处理办法公⽂处理办法第⼀章总则第⼀条为提⾼公司系统各单位公⽂处理的质量和效率，使公⽂管理更加规范，结合公司实际情况，特制定本办法。
第⼆条本办法所指的公⽂，是指公司及各⼆级公司在实施管理和处理公务过程中形成的具有特定或法定效⼒的规范体式⽂书，它是XX系统各⼆级公司及各部门依照职责开展各项管理⼯作的重要⼯具。
第三条公⽂处理是指公⽂的办理、管理、整理（⽴卷）、归档等⼀系列相互关联的⼯作；公⽂处理应坚持实事求是、精简、⾼效的原则，做到及时、准确；公⽂处理必须严格执⾏国家保密法律、法规和公司保密规定，确保公⽂的安全。
第四条⾏政⼈事部是公⽂处理的管理部门，负责公司公⽂管理⼯作。
第⼆章公⽂种类第五条公⽂主要⽂体及适⽤范围⼀、决定：适⽤于对重要事项或重⼤⾏动做出决策和安排，对单位和⼈员进⾏奖惩，变更和撤销下级单位不适当的决策或安排。
⼆、通知：适⽤于印发有关⼯作制度，⼈员的任免和聘⽤，批转下级单位的公⽂，转发上级单位和不相⾪属单位的公⽂，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执⾏的事项。
三、通报：适⽤于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
四、报告：适⽤于向上级单位汇报⼯作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。
五、请⽰：适⽤于向上级单位请求指⽰，或就有关事项请求上级单位批准。
六、批复：适⽤于答复下级单位的请⽰事项。
七、意见：适⽤于对重要问题提出见解或处理办法。
⼋、函：适⽤于不相⾪属单位之间商洽⼯作、询问和答复问题。
九、会议纪要：适⽤于记载会议情况以及所议定的事项。
第三章公⽂格式第六条公⽂主要由秘密等级、保密期限、紧急程度、发⽂单位标识、发⽂字号、签发⼈、标题、主送单位、正⽂、附件说明、成⽂⽇期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发⽇期等部分组成。
⼀、涉及公司秘密的公⽂，应当标明保密级别和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公⽂应当标明⽂件印发份数和序号。
⼆、紧急公⽂应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
内部公文格式标准规范
内部公文格式标准规范第一条目的：为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。
第二条适用范围：杉杉时尚产业园亳州有限公司辖下各部门。
第三条内容：一、公司文件格式要求：（一）文件版头：新宋体小一号字加粗居中（红色字体）（二）文件字号：黑体小四号字居中（三）文件正标题：黑体二号加粗字居中（四）文件正文：宋体小四号字（五）发文单位/发文时间：宋体小四号字加粗（六）主题词/呈/发：宋体小四号字（七）行间距：1倍（未定义文档网格）（八）页边距：上2.5cm，下2.0㎝,左右各为2.0㎝（九）公司简称：在文件正文内可简称“杉杉亳州”（十）公司全称：公司对外或以公司名义发布文件的落款、合同文本等情形必须用全称。
二、公司文件编号要求（一）发文字号编写说明：发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。
年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，表头红线不加红五星。
（二）部门代码说明：1．一级部门（各厂区、中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：行政服务中心XZ、财务CW、染厂RC、织造厂ZZ、印花厂YH、绣花厂XH、服装厂FZ、化纤厂HX，阜南厂FN。
2．二级部门代码：以厂区代码+本部拼音开头一个字母，共三个字母的缩写来表示（行政服务中心行政部XZX、企管部XZQ）。
（三）发文字号的种类及使用规定1.以公司名义下发本公司范围内的规定、要求、条例、决定、决议、通知、通报、意见，以及转发集团的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。
（见附件1）。
落款名称：杉杉时尚产业园亳州有限公司文件编号：杉杉亳州发[2017]X号2.以厂区、中心名义在本公司内所发的通知、通报等文号（见附件2）。
落款名称：杉杉亳州XXXX，文件编号：杉杉亳州XX发[2017]X号3.公司内部各部门之间工作联络函的文号。
收发文管理规定及表单
收发文管理规定一、目的：为保障公司各项政策、规章文件及时、有效的贯彻和执行，特制定本规定。
二、范围：1、适用范围：本规定适用于集团公司各部门，各子公司及项目部根据其实际情况遵照制定执行并上报集团公司备案。
2、本规定中的文件范畴：集团公司业务往来中涉及到的所有收文、发文。
三、名词解释：1、正式公文：指须按公司统一标准格式拟写，行政部统一授号、用印、下发并存档的文件。
如：各部门正式签发的带文号的文件及会议纪要等。
2、主送：指要求执行文件的部门及子公司。
3、抄送：集团公司董事会。
4、签发人：集团公司总经理。
5、收文：需要集团公司相关部门处理的外来文件。
均由行政部按（附件1）格式进行登记，并填写《文件处理笺》将登记后的文件进行传阅，回传对方并及时收回归档。
各部门独立起草审核意见至行政部再到总经办。
四、职责：1、集团总经理或各子公司第一负责人有正式文件的签发权。
签发人要在发文审批单上明确批示是否同意以文件的形式下发，如对文件的内容无异议，须在文件每一页的右下角签名予以确认。
2、拟稿人应将发文内容简单摘录，在发文审批单的“拟稿人意见”中列明，拟稿部门领导在次栏中签字确认。
3、各部门/子公司需指定专人负责公文流转工作。
接到正式签发的文件后，应及时转送相关部门及人员。
4、行政部负责对文件（带文号文件）的格式、授权、有无明显错误等进行审核。
5、如工作推责，罚1000—8000元/次，造成损失另行追责及赔偿。
五、管理制度：1、公文的编号方法：由行政部负责统一编制和管理，公文的顺序号（即第×××号）为年度内三位数流水号。
●以公司名义发文的编号为：xx+发+[年号]+第×××号。
●以公司名义下发的会议纪要的编号为：xx+纪字+[年号]+第×××号。
●以公司名义下发的奖惩文件的编号为：xx+行字+[年号]+第×××号。
xx公司收发文办理实施细则
xx公司收发文办理实施细则第一条目的规范收发文办理程序、工作要求，提升公文质量，提高工作效率。
第二条适用范围本细则适用于xx公司。
第三条编制依据《xxxx集团公司收发文办理实施细则》。
第四条释义（一）公文指党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。
（二）发文办理指以公司名义制发公文的过程。
公司发文分行政、党支部文件；依照格式分为“文件”、“函”、“纪要”等。
（三）收文办理指对来自公司外部的公文所实施的处置与管理活动。
第五条职责分工（一）公司综合办公室1.负责管理公司各种发文、收文；2.设行政管理人员负责发文的编号、用印、分发；3.统一管理公司收发文、归档工作；4.管理公司收发文办理；5.负责综合反映收发文办理情况。
（二）公司各部门1.配备兼职人员负责本部门收发文办理；2.接受综合办公室对收发文办理工作的管理。
第六条工作总则（一）公司收发文办理工作执行国家、集团公司发文办理工作的相关管理规定及规范。
（二）收发文办理应坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全，不断提高现代化管理水平。
（三）收发文办理须严格执行国家、集团公司保密法律、法规和相关制度，确保国家、集团公司秘密的安全。
（四）公司工作人员应本着实事求是、认真负责的态度，努力提高收发文办理工作的质量和效率。
（五）公司各级负责人应高度重视发文办理工作，严格执行本件规定并加强对收发文办理工作的领导、检查。
第七条行文类别使用要求（一）重要文件1.公司行政文件主要用于公司生产经营管理重要决定和规定，中层及以下经营管理人员聘任（解聘）通知等;2.公司党支部文件主要用于公司党支部作出的重要决定、规定、意见等。
（二）一般文件1.公司部门文件主要涉及培训通知、活动通知等程序性的内容，由部门文件行文；2.部门形成的一般性纪要由部门负责管理，若确有重要事项需公司所属部门遵照执行的，可行文印发。
部门发文式样
部门发文式样尊敬的各位同事：为了规范公司内部文件的撰写和发布，提高文件的效率和质量，现制定本部门发文的式样和要求。
特将具体要点通知如下：一、发文格式1.1 标题：应简明扼要、具有概括性和说明性，在第一行、居中、不加标点符号处加粗。
1.2 日期：应按“年-月-日”的格式书写，位于正文题目下留两个空行的地方。
1.3 文章编号：为便于归档管理，应每篇文章设定一个编号，编号的格式应为“年度+序号”，比如2019年度的第一篇文章的编号为“201901”。
1.4 正文开头：应距离日期两个字距的地方写明收件人，即收文单位名称。
1.5 正文内容：根据不同的文种选择合适的文体，如通知、通告、公告、报告等等。
1.6 正文结尾：结尾应写明发件人单位和联系方式，如“xxx公司人事部”、“电话：xxxx”。
二、发文要求2.1 发文内容应当真实、准确、清楚、简洁、完整、合规。
避免使用过于复杂的语言，以免增加阅读难度。
2.2 发文要遵守保密规定，不得泄露公司的商业机密和机要资料。
2.3 发文前应进行核查，防止出现错字、漏字等错误，以免影响公司形象。
2.4 在发文前应当了解收文单位的背景、联系方式、接收方式等情况，以便更好地满足对方的需求。
三、附加要求3.1 通知类文稿要求在信头下列出收件单位及发文日期、文号。
3.2 通告类文稿要求在内容标题之下加上“通告”，在标题下方列明时间、地点和主要内容。
3.3 公告类文稿要求在内容标题之下加上“公告”，在标题下方列明发布日期、发布地点和主要内容。
3.4 报告类文稿要求在文头下注明报告的主旨和出报告人，报告的结构应该清晰、有序，重点突出，表述简练，附图表明确。
4.5 其他类别文稿应按照实际情况制定。
以上是本部门发文的式样和要求，望各位同事注意并认真执行，以提高公司文化素质和工作效率，进一步提高公司的形象和声誉。
感谢大家的合作和支持!此致敬礼！xx部门日期：xxxx年xx月xx日。
内部文件格式标准规范
1.0目的：为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。
2.0适用范围：商管公司各部门3.0内容：3.1公司文件格式要求：3.1.1文件版头：方正姚体小一号字居中（红色字体）3.1.2文件字号：黑体小四号字居中3.1.3文件正标题：黑体三号字居中3.1.4文件正文：宋体小四号字3.1.5发文单位/发文时间：宋体小四号字加粗3.1.6主题词/呈/发：宋体小四号字3.1.7行间距：1.5倍（未定义文档网格）3.1.8页边距：上下各为2.5㎝,左右各为2.5㎝3.1.9公司简称：在文件正文内可简称“商管公司”3.1.10公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。
3.2公司文件编号要求3.2.1发文字号编写说明发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。
年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，表头红线不加五角星。
3.2.2部门代码说明：3.2.2.1一级部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：行政中心XZ、招商中心ZS、企划中心 QH 、物管中心WG、财务中心CW、运营中心YY.3.2.2.2二级部门代码：以中心代码+本部拼音开头一个字母，共三个字母的缩写来表示：运营中心：客服部Y YK、电影院YYD、自营区YYZ物管中心：物业部WGW、保安部WGB3.2.3发文字号的种类及使用规定3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发集团的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。
（见附件1）落款名称：文件编号：3.2.3.2以行政中心名义在本公司内所发的通知、通报等文号（见附件2）落款名称：文件编号：3.2.3.3公司内部各部门之间工作联系的文号。
（见附件3）落款名称：文件编号：3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。
工程施工许可审批函(3篇)
第1篇发文单位：XX市住房和城乡建设局发文日期：2023年11月15日文号：XX建审批函〔2023〕第XX号收件单位：XX房地产开发有限公司关于XX市XX区XX项目建筑工程施工许可审批的函XX房地产开发有限公司：根据《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》以及《建筑工程施工许可管理办法》等相关法律法规的规定，我局对贵公司申报的XX市XX 区XX项目建筑工程施工许可申请进行了审查。
现将审批意见函告如下：一、项目基本情况1. 项目名称：XX市XX区XX项目2. 项目地点：XX市XX区XX街道XX号3. 建设单位：XX房地产开发有限公司4. 项目总投资：人民币XX亿元5. 建设规模：总建筑面积XX万平方米，地上XX层，地下XX层二、审批意见1. 经审查，贵公司提供的申报材料齐全，符合《建筑工程施工许可管理办法》规定的审批条件。
2. 贵公司已依法取得建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证等相关手续。
3. 贵公司已按规定编制了施工组织设计、施工方案及施工图设计文件，并经相关部门审查合格。
4. 贵公司已确定具有相应资质的施工单位和监理单位，并签订了合同。
5. 贵公司已采取有效措施确保工程质量和安全，制定了工程质量安全管理制度。
根据以上审查情况，现批准贵公司XX市XX区XX项目建筑工程施工许可，具体内容如下：1. 施工单位：XX建筑集团有限公司2. 监理单位：XX建设工程监理有限公司3. 施工工期：自开工之日起XX个月内完成4. 工程质量：达到国家标准、规范和设计要求5. 工程安全：确保施工安全，预防安全事故发生三、要求1. 贵公司应严格按照批准的施工组织设计、施工方案及施工图设计文件进行施工，确保工程质量、安全和工期。
2. 贵公司应加强施工现场管理，确保施工安全，预防安全事故发生。
3. 贵公司应积极配合相关部门对施工现场的监督检查，及时整改发现的问题。
4. 贵公司应在施工过程中严格执行建筑工程施工许可管理办法，确保施工合法、合规。
红头公文管理规定
XXXXXXXXXXXXX公司公文管理规定第一章总则第一条目的为规范XXXXXXXXXXXXX公司（以下简称公司）的公文格式，提高办文质量，特制定本规定。
第二条职能范围（一）公司行政部为公文格式的归口管理部门，并负责其他部门（单位）文件格式的指导工作。
（二）各部门（单位）负责以本部门（单位）为收发对象的公文的拟定、收文及保存归档。
第三条适用范围本规定适用于公司所属各部门，各分属项目参照执行。
第二章公文制发第四条集团公司重大红头文件发文流程发起部门拟稿后，发起部门负责人填写《发文审批表》（附件1）签字确认→分管领导初核内容→会签（董事会）→发文管理部门审核（格式、排版、套红）→签发人签发（CEO）→下发。
第五条普通类文件发文流程普通类文件是指：各部门及分公司文件。
发起部门负责人填写《发文审批表》（附件1）并签字确认→分管领导初核内容→发文管理部门审核（格式、排版、套红）→签发人签发（分管负责人/项目总)→下发。
第三章收文管理办法第六条本办法所指的文件是（一）外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、商请和业务衔接等事务的所有往来文函。
（二）公司内部公文。
第七条收文处理一般包括登记、拟办、批办等程序。
（一）对于阅件，主办部门可直接送领导或有关部门阅示。
（二）对于需办理的公文，应由收文部门负责人填写《收文处理单》（附件2）及拟办意见签字确认后承分管副总批阅。
部门负责人在签注拟办意见时，认为不需要送领导批示的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门办理。
（三）各部门（单位）收到《收文处理单》时，应及时处理，需要研究而不能马上处理的，应先书面或口头简要回复。
第四章公文格式第八条公文格式按照公司行文需要划分为标准公文格式和简化公文格式两种。
第九条标准公文格式（附件3）标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。
公文中涉及的字体除特别标明外均采用四号仿宋体，颜色除特别标明外均采用黑色，行间距一般以四号仿宋体１.5倍行距为准。