秘书__时间管理与日程安排.pptx

（三）日程安排的形式
1、年预定表、 2、月预定表、 3、周预定表、 4、日预定表（日程表）
年预定表 （未完）
一月
5日(星期一) 8日(星期四)
开工典礼 董事长视察
二月 三月
2日(星期二) 9日(星期一) 25日(星期三)
2日(星期一) 3日(星期二) 25日(星期三)
常务董事会 公司纪念日 成本会议
2. 不好意思拒绝别人
——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报
复 ——我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝
3．“反正时间还早”——拖延
❖ 帕金森定律 ❖ 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 ❖ 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排
过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时 间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用 掉所有分配的时间。
文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。
一、时间管理
（一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABC时间管理法
（一）时间管理的陷阱
1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”——拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息
分 比例 类
特征
管理 要点
A 重要又紧 （1）最重要，具有本质上的重
迫
要性
（2 （1）重要
迫
（2）一般迫切
（3）无大的后果
C
（1）无关紧要
不重要也 （2）不迫切 不紧迫 （3）影响小或无后果
不管 理
可以 忘掉
5、实行ABC时间管理方法的步骤
A 独处。把应做的工作列出清单
常务董事会 分行经理会议 成本会议
月 预 定 表（未完）
1 一 9：00～9：30
6六
林处长来访
12：00～16：00周会
2 二 9；00～12：00 董 7 日 事会
3 三 15 ： 00～16：00 8 一 9：00～17：00
上海起飞→南京
分公司会议
4 四 南京 5五
9 二 9：00～12：00销售会 议
*1(要准备好人 事组织表)
*2新产品介绍约 45分钟
24 三
8 ：00早餐：与刘 行长
10：00惠普公司 林经理访问
参观
*13：30从公司 出发；林处长同
行
（四）日程安排的注意事项
➢以记叙、说明为主要表达方式。 ➢编写要留有余地。 ➢所有日程安排都要应按领导的意思去办。 ➢活动与活动之间要有一定的间隙时间。 ➢要认真核查日程表，以提高工作效率。 ➢是否已处理完工作，一般都应注明结果。
B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常 工作
C 分析 三类
D 填写分类表
E 实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计 完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追 问，把其纳入B类。
F 每天坚持如上步骤
二、日程安排
（一）日程安排的内容 （二）日程安排的基本要求 （三）日程安排的形式 （四）日程安排的注意事项 （五）日志系统
1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是 哪里
❖ 没时间做计划 ❖ 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 ❖ 计划常常被打断 ❖ 不喜欢被计划束缚 ❖ “船到桥头自然直”
建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十 年以上的长期目标、五年时十年的中期目标 和一至五年需实现的短期目标。特别是每天 抽出一定时间列出一天计划。
（一）日程安排的内容
１、各种接待、约会。 ２、商务旅行活动。 ３、参加各类会议。 ４、到车间进行实地检查或指导。 ５、组织的各类重大活动的安排。 ６、领导私人活动的安排。
（二）日程安排的基本要求
1、统筹兼顾 2、安排规范 3、效率原则 4、突出重点(ABCD法则) 5、留有余地 6、适当保密 7、事先同意
❖ 电子的形式：电子邮件、互联网 ❖ 声音的形式：面谈、电视、广播、电话
（二）跨越时间陷阱（返回）
1. 要事第一 （ABC法则 ，大石头理论） 2. 以最终的结果来开始行动（以终为始） 3. 学会说“NO！” 4. 办公桌上的清理运动 5. 恰当、有效地使用电话 6. 筛选信息
把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办 公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。
（三）ABC时间管理分类法 （重点分类法）
1、分类法的基本原理
事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表 现为“关键的少数、次要的多数”
把80%的时间用于20%的工作中（柏拉图法则） 2、列表分析ABC时间管理分类 见表2-1
3、确定ABC工作的先后顺序
4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创 造性和迫切性
1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的 事宜；
2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每 份10页）及会议日程表；
3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置
第二节 时间管理与日程安排
本节要点
一、时间管理 二、日程安排 三、本节小结 四、技能训练
时间管理的好坏直接决 定着秘书的工作效率和工 作前景，秘书应学习先进 的时间管理理论，从而为 自己的个人发展奠定好良 好的基础。
案例分析
周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作， 搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。
4．文件满桌病
❖ 安全感 ❖ 犹豫的个性 ❖ 半途而废的工作习惯 ❖ 个人的喜好
5．喋喋不休的“电话粥”
❖ 不分优先顺序打电话 ❖ 没有充分准备就打重要电话 ❖ 电话的谈话离题 ❖ 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制
6．源源不断的信息
❖ 纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、 杂志、期刊、报告
1 三 15：00贝尔公司古经 0 理约见
周预定表（未完） 22日(一) ～ 28日(日)
日星 期期
上午
下 午
备注
22 一
9：30光大银行 参加金茂
吴处长来本公 画廊酒
司
会
*(要与吴处长联 系)(1／20光大
银行来信)
23 二
8：30～i0：30 人事科高科长 面谈，第一会 议室
华灵集团 李部长 洽谈