秘书的时间管理

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办公室业务?秘书园地

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办公室业务2012?4

文／申屠佩贞

浅谈秘书的时间管理

【摘要】秘书工作事情繁杂，容易顾此失彼，手忙脚乱，为提高工作效率，充分发挥自身的职能，更好地为领导服务，秘书必须对时间进行科学有效地管理，成为时间管理的“高手”。

【关键词】秘书；时间管理；工作效率

时间对于每个人来说，都是公平的，都是有限的。实践证明，在竞争激烈的

现代社会，多数成功者之所以能成功，“时间管理”是非常重要的关键因素，哈佛管理百科全书将“时间管理”列为成熟管理者九项标准之一，美国许多企业也都已把时间管理列入企业管理人员的训练过程。作为一名辅助领导管理的秘书人员，也必然需要认真思考如何提高时间利用效率这个问题。

一、“时间管理”的概念

“时间管理”是指对时间进行科学合理的计划和控制，以切实提高有限时间内的工作效率和工作质量。“时间管理”并不仅仅指要在最短的时间里，完成更多的任务，而且要分清事情的轻重缓急，有条理、有系统地工作，避免“本末倒置”。

秘书工作事务繁杂，有些人能应对自如，而有的人却是疲于应付，不得要领。许多秘书成天忙忙碌碌，搞接待、写材料、组织会议、发工资、洽谈业务，若没有对时间做出科学的管理就会在工作中理不清头绪，分不清轻重缓急，不是顾此失彼，就是丢三落四、手忙脚乱，工作效率低下。“时间管理”将指引我们在繁琐的工作事务中，找到提高效率的切入点。

二、秘书时间管理方法

（一）明确工作职责和工作目标。这是需要解决的首要问题。作为秘书必须非常清楚上司安排的工作任务中，哪些

工作需要亲自完成；哪些工作不需要事必躬亲，可以请求他人协助；哪些工作可以授权给下属去完成；哪些工作可以不参与；哪些工作可以用更简便的途径解决。而且，秘书应明确本单位本阶段的工作目标，然后围绕这个工作目标合理分配时间，否则会南辕北辙，投入的时间越多，浪费就越大。

（二）区分工作任务的轻重缓急。面对纷繁复杂的工作，一定要分清工作的轻重缓急，并以此判断任务的先后次序。重要的工作、紧急的工作先做，其他杂事、琐事可以后做；重要的工作安排在精力最佳的时段去做，琐事可以利用零碎时间或休息时间做，把工作任务科学有序地一项一项地完成。切忌简单地按照任务接手的先后顺序或按照自己的兴趣随意排列去做，耽误重要工作的及时有效完成。确保把精力最佳的时间用来做那些重要的、关键的工作上面。

（三）巧妙利用时间管理小技巧。1.思考周密不反复。工作时，秘书一定要集中精神，专心致志，考虑周详，尽可能一次就做好。如果工作经常返工，比着手前花一定的时间思考或理清思路更加浪费时间。2.合并同类任务。有些任务可以合并，集中完成，如把一天里需要复印的材料集中起来一次性复印。3.充分利用零碎时间。无论怎样严密的计划与管理都会存在着零碎的时间，如等候开会的时间、赴约途中的时间。这些零碎时间累加起来为数也不少，不容忽略。其实，秘书的很多杂事、琐事都可以在这些零碎时间段里完成。如在赴约途中可以浏览资料、查看邮件。4．确保工作的松弛有序。文武之道，一张一弛。“时间管

理”并不意味着所有的时间都安排得满满的，如果出现突发性或临时性的事情，整个计划就会被打乱，陷入僵局。而且，每天十几个小时的疲劳苦干，工作效率也不一定高。辛勤工作与享受生活并不对立。因此，在时间安排上需要留有适当的余地，确保工作松弛有序，同时也可以劳逸结合。5.养成整洁、有条理的习惯。养成在日常工作中物品摆放整洁、有条理的好习惯也是时间管理一个很重要的方法。“整洁条理”能节省很多“寻找”的时间，比如，钥匙集中管理，防止丢三拉四。已办文件与待办文件分开放置，方便寻找，也可以节约年底整理立卷的时间。哪里拿东西哪里放，不用等到使用的时候再到处乱翻浪费时间。就是在公司里尽量秉承复杂的问题简单化，简单的问题条理化、程序化！

（四）回顾评估时间利用的有效程度。“时间管理”的技能是需要在实践中提高的，秘书应尽量坚持回顾总结，认真分析自己利用时间的有效程度，哪些工作时间安排太过紧张，哪些工作浪费了时间，在经验的总结中不断调整与改进。时间对于每个人都是有限的、十分宝贵的，善用则多，滥用则少，在这个快节奏的社会里，秘书学会对时间进行有效的管理，势在必行。

参考文献：

①张丽荣,王军.办公室事务[M ].辽宁:大连理工大学出版社,2008.

②金常德,覃一静.职业秘书办公室综合事务管理教程[M ].北京:清华大学出版社,2008.

③李玥.时间管理理论在高校秘书工作中的运用[J ].教育教学论坛,2012,（5）.

（作者单位：浙江金华职业技术学院）