浅谈秘书的时间管理工作
秘书学中的时间管理与优化
秘书学中的时间管理与优化时间是一种宝贵的资源，对于秘书来说，时间管理和优化至关重要。
作为一个秘书，管理好自己的时间可以提高效率、减少压力，并确保任务得到及时完成。
本文将探讨秘书学中的时间管理技巧和优化方法，帮助秘书提升工作效率。
一、制定计划和设定优先级良好的时间管理始于制定合理的计划和设定任务的优先级。
秘书应该每天早晨或工作开始之前制定一份详细的任务清单，并按优先级进行排序。
将工作分配到不同的时间段，确保重要任务得到优先处理。
优先级的设定应基于任务的重要性和紧急程度，借助工具如乌龟图法或番茄钟法可以帮助提高计划的可行性和执行力。
二、避免时间浪费秘书工作中存在着许多容易让人分心和浪费时间的事情。
例如，频繁的社交媒体使用、无意义的会议和长时间的盲目网络浏览等。
秘书应该意识到这些时间陷阱，并采取相应的措施避免时间浪费。
可以通过禁用手机通知、设置专门的工作时间段、合理安排社交媒体使用时间等方式控制时间分配和减少干扰。
三、学会委托和协作作为秘书，同时承担多个任务是常态。
为了释放自己的时间和精力，秘书应主动寻找机会委托部分工作给他人或与同事协作。
这不仅能够减轻个人的工作负担，还能够加强团队的合作与协作能力。
在委托和协作过程中，秘书需要对工作进行合理的安排和规划，并与他人及时沟通和交流，确保任务的准确完成。
四、善于利用工具和技术现代科技和工具为秘书提供了很多便利，善于利用这些工具和技术也是时间管理和优化的重要方面。
秘书可以使用电子日历来提醒自己重要的事件和任务，使用项目管理工具来跟踪团队的进展，使用云端文件存储和共享工具来方便地管理文档。
合理利用各类办公软件和技术，可以提高秘书的工作效率和准确性。
五、保持良好的工作习惯时间管理和优化与良好的工作习惯密不可分。
秘书应培养一些良好的工作习惯，如及时回复邮件、保持工作环境的整洁和有序、定期进行工作总结和反思等。
这些习惯可以提高秘书的工作效率和专注力，并有助于更好地管理时间。
秘书如何利用时间管理提高工作效率
秘书如何利用时间管理提高工作效率在当今快节奏的工作环境中，时间管理对于秘书来说至关重要。
作为领导的助手和信息枢纽，秘书需要处理大量繁杂的事务，如果不能有效地管理时间，很容易陷入混乱和低效率的工作状态。
那么，秘书究竟该如何利用时间管理来提高工作效率呢？首先，秘书要明确自己的工作职责和任务优先级。
这意味着对日常工作进行详细的梳理和分类。
一般来说，秘书的工作可以分为紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要这四类。
紧急且重要的任务，比如准备即将召开的重要会议资料，必须立即投入精力去完成；重要但不紧急的任务，如制定长期的工作计划或者进行业务知识的学习，要合理安排时间，有计划地推进；紧急但不重要的任务，例如临时的文件传递，可以在不影响重要工作的前提下尽快处理；而不紧急也不重要的任务，则可以适当推迟或者委托他人处理。
为了清晰地了解各项任务的优先级，秘书可以制定详细的任务清单。
每天工作开始前，将当天需要完成的任务逐一列出，并标注出任务的重要程度和紧急程度。
这样在工作过程中，就能一目了然地知道应该先做什么，后做什么，避免出现手忙脚乱或者遗漏重要工作的情况。
合理规划时间也是秘书提高工作效率的关键。
秘书可以采用时间块的方法来规划一天的工作。
将一天的工作时间划分为若干个时间段，每个时间段安排相应的任务。
比如上午 9 点到 10 点处理邮件和电话，10 点到 12 点撰写文件，下午 2 点到 3 点参加部门会议等等。
在规划时间时，要注意留出一定的弹性时间，以应对突发情况或者临时增加的任务。
同时，也要避免将时间安排得过于紧凑，给自己造成过大的压力。
除了规划好每天的工作时间，秘书还要善于利用碎片化时间。
在工作中，秘书经常会有一些碎片化的时间，比如等待领导签字的间隙、乘坐电梯的时间等。
这些看似短暂的时间，如果能够充分利用起来，也能完成不少工作。
例如，可以利用这些时间回复一些简单的消息、整理一下桌面文件或者思考一下接下来的工作安排。
秘书工作的重点：时间管理技巧分享
秘书工作的重点：时间管理技巧分享2023年，随着科技的不断发展，很多工作都已经实现了自动化，但是秘书工作仍然需要人类的智慧和技能。
秘书作为公司或组织中高效率运转的重要支持力量，需要具备优秀的时间管理技巧，全面提高办公效率，优化工作质量。
本文将为大家分享秘书工作中的时间管理技巧。
1.建立清晰的工作计划时间管理的第一步是建立清晰的工作计划，将工作列出清单，根据优先级合理安排时间。
要注意区分紧急性和重要性，优先处理重要且紧急的事项。
例如，有些会议时间不可调整，需要被列为紧急性优先级较高的任务。
在制定工作计划的过程中，秘书应以实际工作量为基础，结合目标和要求来确定计划的内容和实验。
同时，在制定计划的时候，应该考虑到工作中可能遇到的突发情况，尽量安排疏松的时间。
2.合理利用办公软件办公软件是秘书开展工作不可或缺的工具，它拥有诸如日历、提醒等实用的功能，可以帮助秘书有效管理时间。
例如，利用Outlook 等专业工具，可以将日程安排细化到每个小时，并及时提醒自己。
然而，软件不是万能的，秘书需要灵活运用，根据自己的实际情况适当调整，更好地管理时间。
3.学会“说不”和分身秘书作为高层领导的“右臂”，在日常工作中必须处理大量的任务和通讯。
但并不是所有这些工作都是自己必须亲自处理的，有时候秘书可以适当地“说不”来释放自己的时间。
同时，一些可以委派出去的任务也可以通过分身实现。
如在重要的会议上，秘书可以委派一名助手协助维持秩序，自己在场外提前安排好会议的流程。
4.保持良好的沟通和协调能力秘书作为公司或组织中联系各部门的纽带，需要及时了解公司最新进展和相关安排，同时保持良好的与上、下级的沟通和协调能力，处理各种商务来往和信息的流转。
在日常工作中，秘书应该强化沟通技巧，切实提高处理疑难问题能力和有效利用时间的能力。
5.善于与业务人员和供应商反应速度婚礼策划，展会布展，高层宴请等仪式和活动往往牵涉到大量从协作单位和供应商的配合。
秘书学中的时间管理与工作效率提升
秘书学中的时间管理与工作效率提升在秘书学中，时间管理是一项重要的技能，它对提高工作效率起着至关重要的作用。
一个合格的秘书需要能够合理规划时间、提高工作效率，以应对日常繁忙的工作任务。
本文将探讨秘书学中的时间管理技巧和方法，以及如何提升工作效率。
一、设置优先级在进行时间管理时，首先要根据工作的紧急程度和重要性来设置优先级。
将工作任务分为紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要和既不紧急也不重要四个等级。
然后按照优先级依次处理，确保能够先完成紧急且重要的任务，提高工作的效率和质量。
二、制定详细计划接下来，制定一份详细的工作计划是必不可少的。
计划的内容应包括每日、每周、每月的工作安排。
在编制计划时，要注意合理安排时间，合理分配各项工作任务，并留出一定的弹性时间以应对突发事件。
三、避免时间浪费时间充裕，并不意味着可以随意浪费。
秘书应该意识到时间的宝贵性，并要能够避免时间的浪费。
例如，要合理安排会议的时间和长度，避免无效的会议或重复的会议；要减少过多的社交活动或琐碎的任务，以免分散注意力。
四、掌握时间规律了解和掌握时间规律对时间管理至关重要。
通过观察和总结，可以发现在一天中的某个特定时间段自己的工作效率会更高。
例如，有的人可能在早晨更加精神，而有的人可能在下午更加有效率。
了解自己的时间规律，并在高效的时间段集中精力处理重要的工作，能够大大提高工作效率。
五、养成良好的习惯良好的习惯对于提高工作效率也起着重要的作用。
例如，及时回复邮件和信息，养成做事一次性完成的习惯，避免做事拖拉；保持工作环境的整洁和有序，避免浪费时间寻找文件等。
通过养成这些良好的习惯，能够培养高效的工作方式，提高工作效率。
六、利用科技手段在现代社会，科技手段为时间管理提供了更多的便利。
例如，可以利用电子日历来提醒自己每天的工作安排，使用专业的办公软件来管理文件和邮件，利用手机或平板电脑随时查阅信息等。
合理利用科技手段，能够更加高效地管理时间和工作任务。
文秘工作总结时间管理合理安排工作计划
文秘工作总结时间管理合理安排工作计划时间管理是每个人都面临的挑战，而作为一名文秘人员，合理安排工作计划尤为重要。
本文将从以下几个方面总结文秘工作中的时间管理经验，帮助您提高工作效率。
1. 任务分类与优先级在文秘工作中，各种任务琳琅满目，如会议安排、文件处理、日程管理等。
为了合理安排工作计划，首先要将任务进行分类，明确各项工作的性质与重要性。
将任务分为紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要四个等级，并根据优先级进行排序。
这样可确保在紧急且重要的任务上以最高效率投入时间和精力。
2. 制定明确的目标每天开始工作前，制定明确的目标会提高工作计划的有效性。
将任务分解为具体的步骤和时间段，并设定合理的时间期限。
例如，将一个大型项目分解为多个小阶段，为每个阶段设定具体的完成日期。
这样一来，您可以更加有条理地完成任务，避免过度拖延。
3. 时间块法时间块法是一种高效的时间管理技巧。
它将工作时间划分为固定的时间块，每个时间块专注于处理特定的任务或项目。
根据个人的工作模式，可以将一整天划分为若干个时间块，如早晨用于重要且需要集中注意力的任务，下午用于会议和文件处理。
在每个时间块内，尽量避免中断，专注于当前的任务，提高工作效率。
4. 消除时间浪费在文秘工作中，时间浪费常常发生在琐碎的任务或无效的活动中。
因此，要认真审视自己的工作习惯和工作环境，找出时间浪费的原因，并尽力避免它们。
例如，合理规划会议时间，避免拖延或冗长的会议；设置屏蔽干扰的时间，集中处理工作，不受社交媒体或手机的干扰。
5. 采用工具协助在现代科技的支持下，有许多强大的工具可以帮助文秘人员提高时间管理效率。
例如，使用电子日历或任务管理应用程序，设置提醒和定期提醒，帮助您及时处理任务。
此外，利用笔记软件、云存储和在线协作工具，在不同的设备上随时随地访问文件和信息。
总结：合理安排工作计划对文秘人员至关重要。
通过任务分类与优先级、制定明确的目标、时间块法、消除时间浪费和采用工具协助等方法，我们可以有效管理时间，提高工作效率。
秘书工作中常见的时间管理技巧有哪些
秘书工作中常见的时间管理技巧有哪些在当今快节奏的工作环境中，秘书的工作往往繁琐且多样化，需要同时处理多个任务和应对各种突发情况。
有效的时间管理对于秘书来说至关重要，它不仅能够提高工作效率，还能减轻工作压力，提升工作质量。
那么，秘书工作中常见的时间管理技巧有哪些呢？首先，制定清晰的工作计划是关键。
每天开始工作前，秘书应该花一定的时间梳理当天的工作任务，按照重要性和紧急程度进行排序。
可以将任务分为四类：重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要也不紧急。
对于重要且紧急的任务，如即将召开的重要会议的筹备工作，要优先处理；对于重要但不紧急的任务，如撰写季度工作总结，可以安排在较为整块的时间里进行；而对于紧急但不重要的任务，如临时的文件传递，可以在处理重要任务的间隙快速完成；对于不重要也不紧急的任务，则可以适当推迟或委托他人处理。
合理安排工作时间也是必不可少的。
了解自己的工作效率高峰期和低谷期，将重要且复杂的任务安排在效率高峰期完成。
例如，有些人在上午头脑清醒、精力充沛，那么就可以把需要深度思考和分析的工作放在这个时间段。
同时，要注意适当休息，避免长时间连续工作导致疲劳和效率下降。
可以采用番茄工作法，每工作 25 分钟休息 5 分钟，以保持良好的工作状态。
学会拒绝和委托也是秘书时间管理的重要一环。
在工作中，可能会面临各种额外的任务和请求，如果这些任务不属于自己的职责范围或者会影响到自己的主要工作进度，要学会委婉地拒绝。
同时，对于一些简单重复的工作，如文件的初步整理，可以委托给其他同事或者实习生来完成，从而节省自己的时间和精力。
善于利用工具和技术能够大大提高时间管理的效率。
例如，使用电子日历和提醒软件来记录工作安排和重要事项，设置提醒功能，避免遗忘。
还可以利用任务管理软件，将工作任务分解成具体的步骤，并跟踪进度。
另外，电子邮件的分类和筛选功能也能帮助秘书快速处理邮件，优先回复重要邮件，对于不重要的邮件可以集中在一个时间段处理。
文秘实习中的时间管理与工作安排
文秘实习中的时间管理与工作安排一、引言文秘是一项需要高度责任感和时间管理能力的工作。
在实习阶段，我深刻体会到了时间管理和工作安排对于任务完成质量和效率的重要性。
本文将围绕时间管理和工作安排的实践经验进行总结和分享。
二、定期制定工作计划在实习期间，我意识到定期制定工作计划的重要性。
每天早晨，我会通过总结前一天的工作进展和任务完成情况，并结合当日的工作要求，制定当天的工作计划。
这样做可以帮助我清晰地了解自己的任务和目标，并有依据地分配时间和精力。
三、合理安排任务优先级在实习期间，我经常面临多个任务同时进行的情况。
为了保证工作高效完成，我学会了合理安排任务的优先级。
我会根据工作的紧急程度、重要程度和其他相关因素来判定任务的优先级，并根据优先级进行工作时间和精力的分配。
这样可以避免出现任务拖延、工作量集中和临时加班的情况。
四、掌握时间管理工具在实习中，我运用了一些时间管理工具来帮助更好地管理和安排工作。
首先，我运用了日程管理软件，将自己的工作计划和重要事务记录在日历中。
其次，我利用待办事项清单来追踪任务进展和完成情况。
这些时间管理工具不仅提高了我的工作效率，也提醒了我及时完成任务和规划下一步工作。
五、合理分配工作时间在实习过程中，我意识到合理分配工作时间的重要性。
我会根据工作的难易程度、重要程度和其他因素，对每个任务进行时间的估计，并设定合理的工作时间。
此外，我也学会了在工作中适时休息和放松，以提高工作效率和工作质量。
六、处理工作中的时间浪费在实习中，我发现自己会产生一些不必要的时间浪费，如社交媒体使用过度、无效的会议和沟通等。
因此，我开始采取措施来减少这些时间浪费。
我会制定使用社交媒体的时间限制，避免在正式工作时间使用。
同时，我也会在会议前制定明确的议程和目标，避免会议时间的浪费。
这样，我能够更好地控制自己的时间，提高工作效率。
七、学会向上级汇报进展在实习期间，向上级汇报工作进展是一个重要的任务。
我学会了定期向上级汇报自己的工作情况、完成情况和遇到的问题。
秘书部工作总结：时间管理与工作优化的技巧探讨
秘书部工作总结：时间管理与工作优化的技巧探讨秘书部工作总结：时间管理与工作优化的技巧探讨引言：随着时代的发展，2023年的秘书部工作已经发生了翻天覆地的变化。
在这个数字化和智能化的时代，秘书们面临着新的挑战和机遇。
在不断快速变化的工作环境中，良好的时间管理和工作优化是成功的关键。
本文将讨论一些关于时间管理和工作优化的技巧，以帮助现代秘书们在2023年取得更高效的工作成果。
一、时间管理的重要性在信息爆炸和各种工作任务的快速增长下，时间管理对于秘书来说是至关重要的。
合理安排时间，高效完成工作任务，不仅能提高工作效率，还能减少压力和疲劳感。
以下是几个时间管理的技巧：1. 制定优先级：在处理大量工作任务时，秘书可以根据工作的紧急程度和重要性来制定优先级。
将任务分成紧急重要、重要非紧急、紧急非重要和非紧急非重要四个分类，优先处理紧急重要的任务，有效利用时间。
2. 合理规划：在每天开始工作之前，秘书可以花几分钟制定一份详细的工作计划。
列出当天的任务和时间安排，并为每项任务设定合理的时间限制。
这样做可以帮助秘书更好地掌控工作进度。
3. 集中精力：在工作期间，尽量避免中断和分心。
关闭手机通知和邮件提醒，阻止外界干扰。
将工作分成小块，集中精力处理每个小块，提高效率。
二、工作优化的策略除了时间管理外，工作优化也是现代秘书们需要掌握的重要技巧之一。
在2023年，秘书们可以借助先进的技术和工具来提高工作效率和准确性。
1. 数字化办公：与过去相比，2023年的秘书工作已经更加数字化。
利用云存储、办公软件和在线协作平台，可以实现文件的快速共享、协同编辑和线上办公。
这样不仅可以加快工作速度，还可以减少纸质文件的使用，降低环境负担。
2. 自动化工具：在2023年，AI技术的发展将为秘书们带来更多便利。
例如，智能语音助手可以代替秘书处理某些常规事务，自动化的审批系统可以加快工作流程，智能日历应用可以帮助安排会议和行程，极大地提高了工作效率。
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2011年07月下青春岁月
一、概述
人有两样东西最为宝贵，一是脑子，二是时间。
即使不花费脑子，也要花费时间，所以很多人意识到时间就是生命。
在现代企业中，“时间就是金钱，效率就是生命”的醒目标语激励着很多处于不同职业阶段的人。
时间对每个人都是公平的，怎样才能更好地利用时间这个工具呢？答案是必须进行时间管理。
1、时间管理的含义
我们采用一句最简单的表述来说明时间管理的含义。
所谓时间管理就是指对时间进行有效地计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。
2、时间管理的作用
在含义里面有一句时间管理的终极作用是帮助人们在有限的时间内创造最大的效益。
一天24个小时，时间分配给每个人都是公平的，要想做有效的时间管理，就要给时间做有效的分配。
只有做好轻重缓急的时间安排才能提高工作效益，让时间增值。
这样才能让有限的时间变为无限的可能。
3、时间管理的基本要求
在进行时间管理的过程中，有以下两个基本要求：
一是要有时间管理意识。
这一点非常重要。
这是前提，当然也是平时我们生活、工作中极容易忽视的一点，很多不同工作岗位上的人工作效率不高，究其根本原因就是缺乏时间管理意识，换句话说，还有很大一部分人不知道时间应该被管理，时间需要被管理。
二是采用科学的方法进行有效的时间管理。
有了时间管理意识，很多人也还是觉得时间不够用，那么可能就是方法出了问题，没有养成良好的习惯或者没有采用目前较为先进的软件进行科学的时间管理。
所以，具备时间管理意识，再采用科学的方法进行有效的时间管理，工作效率自然就会有很大提高。
二、秘书的时间管理工作
1、秘书时间管理工作的内容
秘书时间管理工作的内容包括两个方面：一是自我时间管理；二是对领导者的时间管理。
因为秘书是为领导工作服务的参谋和助手。
秘书在进行自我的时间管理的同时，又肩负着对领导的时间管理，相对而言又以第二项内容最为重要。
2、秘书时间管理的原则
（1）时间的有序性原则
时间的有序性原则，是说我们做事情都会有个先后顺序，先做什么，后做什么，如果事先安排好，做事就会有条有理，否则就会乱成一团麻。
在这方面比较著名的理论是6点优先工作制。
这是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理理论”。
这一理论要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。
每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成。
（2）争取主动原则
在和时间的赛跑上，秘书要争取主动，跑在时间前面。
不管是秘书对自己的时间管理还是对领导者的时间管理，要主动分析问题，区分问题的原因和现象，不要把精力和时间耗费在表面的问题上，在任何特定的情况下，都应当能够提供一些可供选择的可行性解决办法，积极主动地为自己、为领导谋求尽可能多的可控时间，或者把不可控时间转化为可控时间，这就要求秘书需要提高自己的服务能力，要主动服务，要有提前意识，考虑问题要仔细、周密。
（3）轻重缓急原则
对要做的事情分清轻重缓急，按照事情的重要紧急程度分成四类，重要且紧急——必须立刻做；紧急但不重要——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事；重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延；既不紧急也不重要——有闲工夫再说。
3、秘书时间管理的有效方法
（1）时间表控制法
此种方法的好处是避免盲目性，帮助秘书了解工作次序，针对性强，节省时间。
大致可以分为两类：一类按照时间分，如年度时间表，季度时间表，以此类推，每月的，每周的，精确到每日的，按照时间安排出要做的事情。
（2）ABCD排序法
这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。
其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。
比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。
因此，要把注意力放在20%的关键事情上。
根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：
A 重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。
B 紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。
人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。
其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。
C 重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。
D 既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。
（3）统计时间法
指的是在实际工作中注意收集数据，找出自己工作及领导工作中的时间消耗数据，通过记录实际消耗时间，诊断目前状况的时间利用率及有效性，找出浪费时间的原因，结合实际情况制定完善措施，从而达到有效利用时间的目的。
此种方法需要较长时间的数据收集及系统全面的分析，并能制定切实可行的修改完善措施。
（4）目标时间法
此种方法是通过确定预计目标，限定单位时间完成，利用人在单位时间内的压力和紧迫感从而达到节约时间，提高工作效率的目的。
这也是适度压力的好处。
给自己规定时限并实行自我约束，持之以恒就能帮助人克服优柔寡断、犹豫不决和拖延的弊病。
（5）编写工作计划
此种方法是方法一和四的综合，将具体时间和事项的名称、进度、时限综合起来制定具体详细的工作计划。
绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。
在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省3—4小时，并会得到更好的结果。
如果你没有认真编写工作计划，那么实际上你正计划着失败。
（6）建立工作日志
此种方法是方法一和二的综合，结合秘书或领导具体的工作情况和习惯，将效率和时间综合考虑。
日志对于有效地利用个人的时间是必不可少的，它应该于前一天下午或当天开始时制订出来，并与近期的目标和活动相一致。
【参考文献】
[1] 张丽琍. 商务秘书实务[M]. 北京: 中国人民大学出版社, 2008.
浅谈秘书的时间管理工作
□ 张 娜（河南省轻工业学校， 河南 郑州 450006）
【摘要】时间就是生命，它不可逆转，也无法取代。
一天24个小时，时间分配给每个人都是公平的，这个世界上根本不存在“没时间”这回事，一切完全取决于是否能够成功管理自己的时间，这就是所有成功的秘诀所在。
要想提高企业的生产经营效率与社会效益，就必须加强时间管理。
秘书身处枢纽部门，工作繁杂，更需要合理地分配和利用时间，树立时间管理意识，掌握科学的时间管理方法，以提高工作效率。
【关键词】时间管理；秘书；工作效率。