第05讲 文秘的时间管理

小办公室排毒案例
办公室面积：14平方米 办公室人员：
主管1人 秘书1人 下属3人
办公设备：
文件柜、公用电脑、5张办公桌等
小办公室排毒案例（续）
个人办公需求： 主管：多项（个人任务、给秘书安排任
务、接待访客） 秘书：两项（个人任务、接受主管安排
的） 下属：单项（个人任务）
小办公室排毒案例（续）
务实，奋斗，成就，成功。2020年11月18日 星期三10时48分39秒 Wednes day, November 18, 2020
抓住每一次机会不能轻易流失，这样 我们才 能真正 强大。20.11.182020年 11月18日星期 三10时 48分39秒20.11.18
谢谢大家！
控制
6．源源不断的信息
纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报 纸、杂志、期刊、报告
电子的形式：电子邮件、互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话
三. 如何跨越时间陷阱
1. 要事第一 2. 以最终的结果来开始行动（以终为始） 3. 学会说“NO！” 4. 办公桌上的“5 S”运动 5. 恰当、有效地使用电话 6. 筛选信息
帕金森定律
工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作 安排过多的时间，如果你给自己安排了 充裕的时间从事一项活动，你会放慢你 的节奏以使用掉所有分配的时间。
4．文件满桌病
安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好
5．喋喋不休的“电话粥”
不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的
加强自身建设，增强个人的休养。2020年11月18日 上午10时48分20.11.1820.11.18
追求卓越，让自己更好，向上而生。2020年11月18日星期 三上午10时48分39秒10:48:3920.11.18
严格把控质量关，让生产更加有保障 。2020年11月 上午10Байду номын сангаас48分20.11.1810:48November 18, 2020
错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响
他人
效率专家挑错办公室
（图2）60分
错误1 公共通道和私人空间交叉
错误2 错误3 错误4 错误5 错误6
占据
接待空间在办公室尽头 秘书与主管座位离开太远 电脑显示器朝向不对，造成反光 办公室没有隔板，声音干扰严重 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜
5．有效、恰当地利用电话
选择打电话的时间 按照优先顺序打电话 清楚每个电话要讨论的要点 对于自己花在每个电话的时间，做
到心中有数
6 ．筛选信息
迅速处理 妥善存放 没有保存价值的资料就销毁
运筹他人的时间
时间管理矩阵图
紧急
不紧急
重要
·危机
·紧急的问题 ·有限期的任务、会议 ·准备事项
效率专家挑错办公室
（图3）70分
错误1 公共通道过长 错误2 主管个人空间失去接待功能
效率专家挑错办公室
（图4）满分
优点1 充分利用有阳光的窗口位置 优点2 私人空间和公共空间交叉减少 优点3 利用隔板阻断过多噪音 优点4 主管与秘书沟通方便 优点5 减少访客对其他人的干扰
办公室排毒DIY
六. 你的计划
确立目标 探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事 编排每周或每日的行事次序并执行之
定期检讨
谢谢大家！
踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.1820.11.18Wednesday, November 18, 2020
弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。10:48:3910:48: 3910:4811/18/2020 10:48:39 AM
的。
诊断工作环境，提高工作效率
办公室里弥漫的4大效率毒素： 1. 声音干扰 2. 职能干扰 3. 空间干扰 4. 设备干扰
讨论：
如何排除办公室4大效率毒素？
办公室“排毒4味丸”
第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌
第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味：有效利用办公设备 第四味：利用设备和训练减少声音的干扰
自我检测问题：
1. 我的办公桌为什么要放在这个位置？ 2. 我的工作空间和公共通道是否过近？ 3. 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？ 4. 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？
提出办公室改善建议。
二. 时间管理的陷阱
1. 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2. 不好意思拒绝别人 3. “反正时间还早”——拖延 4. 文件满桌病 5. 喋喋不休的“电话粥” 6. 源源不断的信息
主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的
接待空间，以保证不会给下属造成干扰
秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通
不会影响其他同事
下属：不受干扰的个人办公空间
效率专家挑错办公室
（图1）80分 错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干
扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保 证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。
1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪 里是哪里
没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做
计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”
2. 不好意思拒绝别人
——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托者从而
导致请托者报复 ——我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝
3．“反正时间还早”——拖延
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20.11.1810:48:3910:48Nov-2018-Nov-20
重于泰山，轻于鸿毛。10:48:3910:48: 3910:48Wednesday, November 18, 2020
不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.1820.11.1810:48:3910: 48:39November 18, 2020
·干扰，一些电话 ·一些信件、报告 ·许多紧急事件
·许多凑热闹的活动
·准备事项 ·预防工作 ·价值观的澄清 ·计划 ·关系的建立 ·真正的休闲充电 ·授能自主管理
·细琐、忙碌的工作 ·一些电话 ·浪费时间的事 ·“逃避性”活动 ·无关紧要的信件
·看太多的电视
不重要
五、时间管理的工具
1．月历 2． 行事历与甘特表 3． 效率手册 4． 商务通与订房卡 5． 闹钟 6. 其它工具
3. 学会说“NO！”
6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝
4．办公桌上的“5 S”运动
整理 整顿 清扫 清洁 修养 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理
重规矩，严要求，少危险。2020年11月18日 星期三10时48分39秒10:48:3918 November 2020
好的事情马上就会到来，一切都是最 好的安 排。上 午10时48分39秒上午10时48分10:48:3920.11.18
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11.1820.11.1810: 4810:48:3910: 48:39Nov-20
1. 要事第一
“大石头”理论与“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序 并行工作法
2. 以终为始
是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？
3. 学会说“NO！”
1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你还
要考虑长点时间 3.显示慎重 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定
第五讲 行政文秘的时间管理
广东众行管理顾问有限公司提供
课程程序
1．分析时间 2．诊断工作环境，提高工作效率 3．立即改变 4. 跨越时间管理陷阱
一. 分析时间
每天留出时间进行回顾，调整优先次序， 舍弃无效的工作
分解困难的任务，逐个击破 在上班的路上大致计划一下当天的工作 将工作日以30分钟进行分割 及时更新工作日志—记忆往往是不可靠