建筑工程资料归档和组卷方法

建筑工程资料归档和组卷方法
建筑工程在它立项直至交付使用将产生工程基本建设文件资料、工程施工资料(建筑工程施工质量技术管理记录、建筑工程施工质量验收记录、检测试验记录)、工程监理资料等，这些资料应当是建筑工程质量的真实写照，因为，设计阶段的质量决定工程建成后的使用功能和产生的价值,施工阶段的质量影响到工程的使用寿命和安全可靠。

建筑工程资料中设计标准是源头，施工质量验收标准是关键，这两个标准不仅规范了建筑工程责任主体的行为，而且依据这两个标准形成的归档资料还是建筑工程使用中变更建筑功能、房屋改造及处理与工程有关问题的重要参考依据。

因此，建筑工程资料的组卷和归档应当遵循一个原则:便于检索。

1．归档的建筑工程资料应便于检索
1.1 共同沿用的思维惯例
如果按照基本建设程序或建设工程形成中的各分部分项施工过程先后顺序检索归档资料，则不需要整理归档资料的人与检索资料的人再沟通和交流，双方各自以基本建设的程序已形成的大家共同沿用的思维惯例去整理、组卷归档资料或查阅资料。

1.2 检索资料的时间短、速度快
将基本建设文件资料、工程施工资料和工程监理资料单独组卷，当基本建设程序中某一阶段有问题时，只需调阅该阶段的资料组卷,就可查到所需要的全部资料，大大减少查阅工作量。

例如，当建设工程的投资回报率出现问题或建筑工程使用功能不满足要求时，直接在基本建设文件资料卷中查工程可行性研究报告、工程立项报告及审批意见或勘察设计合同、初步和技术设计方案及方案审查意见。

1.3 资料内容衔接，便于分析研究
工程施工资料按照《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300-2001中划分的九个分部工程整理组卷。

当建筑工程某个分部出现问题时，只需调阅该分部卷即可查到该分部的全部资料。

例如，工程的地基与基础出现问题，从该分部卷中直接可查到地基与基础分部的图纸会审、所用材料的合格证和复检报告、隐蔽验收、施工方案、过程控制检查记录、检验批记录等，这样不仅翻阅资料的工作量大大减少、节约时间，而且前后联系紧密、直观明了。

2．工程施工资料的整理以及组卷方法
由于在全部建筑工程资料中，工程施工资料所占的比例最大、种类最多、涉及面最广，资料的整理和组卷难度很大，因此本文重点讨论工程施工资料的整理和组卷方法。

2.1 工程施工资料整理和组卷的思路
工程竣工验收时，主要从单位(子单位)工程质量竣工验收记录、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、单位(子单位)工程观感质量检查记录、等四张表为主线,查阅单位(子单位)工程所含分部(子分部)工程的质量均应验收合格、质量控制资料应完整、有关安全和功能的检测资料应完整、主要抽查功能项目的抽查结果应符合相关专业质量验收规范的规定、观感质量验收应符合要求。

可见，支持上述四张表的基础资料是九个分部工程。

所以工程施工资料整理和组卷时，可按九个分部组成九个分部卷，每卷名称即为该分部名称，如地基与基础分部卷。

当某分部卷厚度超过40mm时，可分为××第一卷……，如主体结构分部第一卷、主体结构分部第二卷……。

2.2 九个分部施工资料整理和组卷方法
每个分部(子分部)验收时,仍然以分部工程质量验收记录××分部工程质量控制资料核查记录、××分部工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、××工程观感质量验收记录等为主线，查分部(子分部)工程所含分项工程的质量均应验收合格、分项工程所含的检验批均应符合合格质量的规定、质量验收记录应完整、质量控制资料应完整的核查、有关安全及功能的检测和抽查检测结果应符合有关规定、观感质量验收应符合要求，所以支持分部(子分部)工程验收这四张表的基础资料又是分项工程和检验批。

为了方便查阅和检索，分部工程施工资料的整理和组卷可由四部分组成，其顺序为(以主体结构分部为例)：
1)主体结构分部工程质量验收记录；
2)主体分部工程质量控制资料核查记录，表后附相关资料的顺序是该表中的11项核查内容:①主体图纸会审、设计变更、洽商记录；②工程轴线、标高复核记录；③原材料出厂合格证及进场检试验报告，附相关原材料合格证及复试报告单汇总记录和相关复试报告；④……等等；
3)主体分部工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录，表后附相关资料的顺序是该表中检查和抽查的3项内容：①建筑物垂直度、标高、全高测量记录；
②抽气、风道检查记录；③……等等；
4)观感质量验收，砼结构工程观感质量验收记录或砌体工程观感检查记录等等。

2.3 检验批、分项工程质量验收记录的整理与组卷方法
组卷原则：分部(子分部)工程所含的分项工程按每个分项的先后施工顺序依次排列进行组卷；每个分项工程所含的检验批，按分层、分段先后施工的时间顺序依次排列进行组卷，组卷时每个分项的第一页为该分项工程质量验收记录，后面附该分项的所有检验批记录。

2.4 施工现场质量管理检查记录的整理与组卷
在建筑工程施工质量验收资料中增加施工现场质量管理检查记录，是为了确保工程质量，保证工程顺利进行，提高工程管理水平和经济效益的基础工作。

质量管理检查记录表由施工单位项目部技术负责人牵头核查或建立、完善表中要求的施工管理软件，再由总监理工程师检查、督促施工单位建立和完善施工管理的基础工作，并签字认可。

同时也为今后的监理工作奠定了良好的基础。

根据该表的功能，可以认定表中所有的相关资料属于建设单位和施工单位保存，且为短期。

综上所述该表和表中相关资料可自成一卷，命名为施工现场质量管理检查卷，组卷顺序为表中检查的11项内容的顺序。

2.5 工程施工管理资料综合卷的整理和组卷
综合卷即是将与单位(子单位)工程有关的内容和上述组卷后剩余的资料整理，并组成一卷作为工程施工资料的第一卷，其内容有：（1）工程开工报告；（2）单位(子单位)工程质量竣工验收记录；（3）单位(子单位)工程质量控制资料核查记录；（4）单位(量事故报告书，附建筑工程质量事故调查(勘查)笔录；（5）工程复工申请书；（6）竣工图登记表，附竣工图；（7）工程质量保修书。

3．存在的问题和解决的办法
(1)九个分部工程质量控制资料核查记录中均有图纸会审核查内容，如果按我省图纸会审惯例，则由于图纸会审记要不能拆分而造成组卷困难。

解决的办法:建议按分部填写图纸会审记要记录。

(2)地基与基础分部和主体结构分部的工程质量控制资料核查记录中第3项原材料出厂合格证及进场检试验报告组卷时存在的问题：当地基与基础分部所用的材料一次进场量大，没有用完，而在主体结构分部中继续使用时，出厂合格证与复试报告已组卷在地基与基础分部中。

解决的办法:主体结构分部中，在该表的相关栏里注明“详见地基与基础分部××出厂合格证及编号”，当这种情况不多时，亦可在主体结构分部卷中采用复印件组卷，并说明原件在地基与基础分部卷中。

(3)建筑给排水及采暖分部卷、智能建筑分部卷、通风空调分部卷、电梯分部卷中分部工程质量控制资料核查记录的有些核查项目与分部工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录中的项目所用资料表格一致，为了避免核查内容相同的资料表格重复组卷，建议凡是重复项目的相关资料表格，放在上述两张表格中的其中一张表格后组卷，另一张表格中仅填表不附相关资料，并在相关栏目中说明查找相关资料的路径。

(4)建筑电气分部中工程质量控制资料核查内容5~14项，只有检验批质量验收记录与其对应，可直接组卷检验批。

剩余的检验批质量验收资料表格，在第16项，检验批分项工程质量验收记录后面组卷。

(5)当某些专业性强的分部或子分部工程分包时，相关资料应由分包单位编制，并应单独组卷，以利查阅和责任划分。

如玻璃幕墙卷、铝合金龙骨吊顶卷。