最新03内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序(含表格)
内外部沟通控制程序（IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001）1.0目的本程序为了收集、处理本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息，保证信息渠道畅通，使质量、环境体系能有效运行而制定的。
2.0适用范围适用于本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息以及对这些信息的处理。
3.0职责与权限3.1品质部、行政部：作为公司内外信息接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。
3.2品质部：公司质量信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。
3.3 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。
3.4 管理者代表：统筹内外部信息的传递和处理，并做好相关信息的汇总和保存工作。
、4.0定义：无5.0流程图：无6.0程序内容：6.1信息的分类：6.1.1外部信息：A、环保局、消防安全局、质量技术监督局、认证机构、质量/环境等监测或检查的结果及其反馈的信息。
B、法律、法规、行业、标准类信息，如条例、产品标准等。
C、相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、工程合同方、供应商、运输公司、社区居民。
）D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、技术、市场等方面的信息.6.1.2内部信息：A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录。
B、不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正措施处理单等。
C、内部异常突发信息指活动中发生偏差的信息，如不符合信息。
D. 紧急信息，如火灾、化学品泄漏和伤亡等紧急情况。
E. 其它内部信息（如员工的建议等）。
6.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、内部联络单、记录、会议、讨论交流、通讯、公告、邮件、QQ等方式加以传递。
6.2.1外部信息的收集与处理。
6.2.1.1行政部、质量管理部、技术部、负责6.1.1中各项内容进行信息的收集，并传递到公司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按相关流程进行处理。
内外部沟通控制程序
批准：審核：擬制：日期：如此蓋有紅色“受控檔”的印章，表示該檔為合法之版本，任何員工不得自行影印正本副本1.目的規定對內、外及客戶之間資訊交流與溝通的方法及管道，使本公司與外部、各部門、各級別人員之間建立一個良好的溝通途徑和協調方式，使生產、工作過程得以高效優質地運行。
2.範圍本公司各部門、各級別人員的溝通協調及與外界和客戶之間的溝通。
3.定義（無）4.權責4.1業務部：負責將顧客需求、品質要求、市場訊息轉達至相關部門；4.2打樣及規格承認有關的外部溝通協調，設備外修、設備及配件採購等外部溝通協調。
4.3品質部：品質方面與客戶或供應商及相關單位的內、外部溝通；儀器校驗的內、外部溝通協調。
4.4管理者代表：體系運行的相關內、外部溝通協調。
4.5管理部採購：物資採購的內、外部溝通協調。
4.6相關部門：為使企業高效運營的必要的內部溝通協調。
5.作業內容5.1總經理建立適當的溝通過程。
包括溝通的方式、時機、次序、內容等。
5.2溝通方式及其適用情況：5.2.1電腦網路（局域網、網際網路）和管理軟體（企業網站、郵件系統、ERP系統）。
提供諸如此類硬體和軟體設備作為企業關鍵的和基礎的資訊交流平臺。
5.2.2電話、傳真等作為外部和內部溝通的一種重要方式。
5.2.3對外資料的傳遞，必要時的使用郵遞。
5.2.4品質例會、小組簡報、會議、佈告欄等。
5.2.5外部溝通時的雙邊或多邊會談。
5.2.6其它交流溝通方式。
5.3溝通的時機有相關檔和制度要求或允許的情況，應盡可能的以最快的速度對資訊進行處理和溝通。
總經理主導規劃企業業務流程時，應充分考慮資訊傳遞的時機。
5.4會議、會談或交流時的注意事項5.4.1時間性要求：一切溝通均應及時，防止失效資訊的傳遞。
5.4.2真實性要求：溝通過程傳遞的一切資訊均應真實可靠，不得誤傳。
5.4.3全面性要求：溝通傳遞的資訊力求全面，不得隱瞞不報。
5.4.4統一性要求：除非上司的意見明顯違反品質體系的要求，當溝通不能達成一致意見時，應以上級意見為准；同級之間溝通不能達成一致意見時，應請同級的上司仲裁；公司的一切問題由總經理最後仲裁。
内外部沟通控制程序(含表格)
内外部沟通控制程序（依据GB/T19001-2016 idt ISO9001:2015标准编制）1.0目的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
2.0范围公司全体员工、各职能部门以及相关方。
3.0职责3.1企业管理部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通联络。
3.2营销中心负责与客户的沟通。
3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。
4.0工作程序4.1内部沟通4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。
4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。
4.1.3公司大会。
4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。
4.1.3.2会议由企管部经理主持，公司全体人员必须参加。
4.1.4主管例会4.1.4.1一般为每月一次。
a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部门的合理建议。
b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。
必要时，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。
c.会议记录执行情况由企业管理部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。
4.1.5部门会议4.1.5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。
4.1.5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。
4.1.6班组会议4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。
4.1.6.2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。
内、外部沟通控制程序
内、外部沟通控制程序1.目的为确保本企业的内、外部信息沟通得到有效的控制与实施，特制定本程序。
2.范围本程序适用于内、外部信息的控制与管理。
3.职责1)公司负责重大质量问题的沟通与处置。
2)办公室是内部信息沟通的主管部门，负责内部信息的协调和处理。
技质部负责产品法律、法规方面信息的收集、整理，并存档。
3)供销部负责顾客满意方面信息的收集，并提出整改意见，报管理者代表审核后，报公司批准。
4)供销部负责合格供方的信息收集与整理，报厂长审批。
5)生产部负责提供设备和工作环境方面信息。
4管理内容4.1内部信息包括：1) 会议；2)资源需求方面的信息；3)文字信息；4)质量信息；5)内部审核及管理评审方面的信息；4.2外部信息包括：1)法律、法规方面的信息；2)顾客满意方面的信息；3)政府或行业方面的信息。
4.3内部信息沟通的方式：1)每月召开一次会议。
参加人员：经理、管理者代表、技质部长、供销部长、生产部长等。
会议主要内容：本月的生产、质量、完成情况等方面的信息。
针对提出问题，责令责任部门限期整改。
相关部门负责监督检查，必要时将结果报主管领导。
办公室负责《会议记录》。
2)如有资源需求，各部门提出关于《XXX需求的报告》，由各部门部长编制，经理审批后。
报供销部门采购。
3)办公室负责企业内部行政管理文件的起草，报经理审批后办公室负责以企业文件的形式打印，文件原件办公室负责存档。
复印件发放各部门，填写《文件发放回收记录》，内容包括：序号、文件名称、文件编号、分发号、版本、发放部门发放日期、份数、签字等。
4)各车间负责收集半成品质量信息的反馈，并及时整改。
技质部负责收集成品的反馈信息，并反馈至各车间，限期整改。
4.4外部信息的沟通：1)技质部负责相关质量的外来信息收集、沟通。
包括：产品标准、质量法等技术文件。
将收集的信息进行归纳，整理后存档。
2)办公室负责相关的外来信息收集、沟通。
包括：劳动法、安全法、企业法、公司法、消费者权益保护法等法律法规文件。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。
这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。
在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。
主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。
当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。
记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。
管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。
此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。
支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。
此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。
安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。
系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。
同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。
使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。
2.进入程序主界面。
在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。
3.选择想要控制的通信方式。
系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。
4.设置相应的规则。
管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。
5.应用规则并保存。
管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。
6.监控通信记录。
管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。
7.维护系统安全。
管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序受控状态：制定日期：生效日期：文件修订履历表1 目的在公司内部形成对质量环境管理体系的共识，并与内外部相关方就公司质量环境管理的承诺与绩效进行信息交流和沟通。
2 适用范围公司内外部所有相关方，包括内部老板、管理层、员工等；外部政府机构、社会公众、客户、供方、承包商等进行质量环境信息交流的管理。
3 职责3.1 市场部3.1.1 负责顾客信息的接收和对顾客抱怨(含环保要求、退货等)进行确认、分析、处理组织处理，并及时向总经理汇报顾客的相关情况。
3.2 EHS部3.2.1负责传递内部环境日常监视测量信息。
3.2.2 负责对环境方面信息的接收和处理，及环境问题（不符合）的汇报。
3.2.3 负责对内环境问题的分析、处置以及环保措施实施中涉及技术的问题处理。
3.2.4 负责外部合规义务信息接受和处理以及外界对公司的采访和报道。
3.2.5 负责公司重要环境因素信息的对外交流和重大质量信息的内外沟通。
3.2.6负责紧急信息，如：重大环境事故，火、涝等情况的环境紧急处理信息的沟通。
3.3 采购部3.3.1负责将公司对供应商的质量环保要求以及有关变更信息传递和或施加影响。
3.4品质部3.4.1负责传递内部质量日常监视测量及质量、环境的内部审核、管理评审等体系运行信息。
3.5各部门:3.5.1按部门的职能，准备汇报材料，以确保内部沟通。
3.5.2 配合相关部门进行业务性检查、监督、确认、分析、处理、保存与己有关资料。
3.5.3 按本部门职能，准备管理评审会议上的汇报材料，以便沟通和留存资料。
4 工作程序4.1 沟通信息的分类：4.1.1 外部信息4.1.1.1 认证机构、当地质量环境保护机构等监视或检查的结果及反馈的信息。
4.1.1.2 政策、法规、标准类信息，如质量环境保护法律法规及其他相关要求；4.1.1.3 其他外部信息:如:各部门直接从外部相关方获取的有关质量环境管理方面信息（包括从顾客、供方、政府、环保组织、其它第三方处获的信息）。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序随着公司的发展，各部门之间的沟通变得越来越重要，管理者需要建立一种内外部沟通机制，以控制和监管员工的沟通行为。
在此基础上，我们提出了一种内外部沟通控制程序。
本文将介绍这个程序的设计思路和实现方法。
设计思路内外部沟通控制程序主要分为两部分，即监控和控制。
监控部分用于监控员工的沟通行为，控制部分用于控制员工的沟通行为。
具体设计思路如下：监控部分1.监控工具我们采用了一款专业的网络监控工具，它能够对员工的网络通信进行实时监测。
该工具不仅可以记录员工的通信内容，还能够记录通信的时间、对方IP地址等重要信息。
同时，该工具还能够生成详细的监控报告，为管理者提供数据支持。
2.监控策略为了保护员工的隐私和合理使用公司资源，我们制定了一些监控策略。
具体规定如下：•仅监控公司内部网络通信，不监控员工个人通信。
•仅监控员工工作时间内的网络通信行为。
•不记录员工的账号和密码等个人隐私信息。
3.监控管理为确保监控工作的有效性和合法性，我们建立了一套监控管理机制。
具体包括：•由专业的管理员负责监控工作，确保监控策略的执行。
•对监控数据进行保密处理，仅授权人员才能查看。
•定期对监控工具进行更新和维护，确保监控工具的稳定性。
控制部分1.沟通规定我们制定了明确的沟通规定，对员工的沟通行为进行规范和约束。
具体规定如下：•员工必须使用公司内部通讯工具进行工作通讯。
•禁止在公司内部通讯工具上发送涉及机密信息的内容。
•禁止在公司内部通讯工具上进行与工作无关的聊天和私人通讯。
2.沟通监督为确保规定的执行，我们建立了一套沟通监督机制。
具体包括：•对员工的通讯行为进行定期的抽查和检查。
•对发现违规行为的员工进行严肃的警告和处理，包括开除处分等。
•定期进行沟通规定的宣传和教育，提高员工的规范意识和合法意识。
实现方法内外部沟通控制程序的实现基于公司内部网络通讯工具，如企业微信、钉钉等。
具体实现方法如下：1.安装监控工具管理员在公司内部通讯工具的服务器上安装监控工具，并对监控工具进行设置和配置。
KX-CX-03沟通控制程序
2020-04-15发布 2020-04-15实施1.目的Purpose建立公司质量管理运行活动的内、外部信息沟通渠道，收集相关方的意见及建议，以持续改善质量管理体系。
2.适用范围Scope适用于公司质量管理运行活动中内、外部信息的管理。
3.权责Responsibility3.1 员工：负责参与质量管理运营体系的建立、实施及改善，及时反馈相关信息并履行职责。
3.2 各部门经理：负责本部门相应职责范围内的内、外部信息交流、协商、沟通与处理。
3.3 综合部：负责收集、反馈、协商、处理质量管理体系有关的沟通信息。
3.4 总经理/管理者代表：负责对沟通交流中的问题予以协调及批复。
4.定义Definitions无5. 流程 Process5.1 信息沟通的原则与方式5.1.1按照“谁主管，谁负责”原则进行信息沟通，内容应准确、可靠，信息传递及时、快捷和有效，符合法律法规及相关方要求。
5.1.2信息沟通方式包括：会议、通知、微信、公司网站、网络、信息系统、邮件、可视化、会谈、电话、传真、文件、内部刊物、现场调研、教育培训、意见箱等。
5.1.3内部重要事件的沟通可采用《联络函》形式进行沟通。
5.2 信息沟通内容的识别5.2.1内部信息沟通内容，包括但不限于：5.2.1.1公司质量管理体系的方针目标，组织机构与职责权限及运行情况；5.2.1.2法律法规、客户及其他要求的获取和更新；5.2.1.3内/外部审核、管理评审、事故和事件、不符合、纠正与预防措施；5.2.1.4监视和测量的结果，内/外部环境变化及风险识别与控制；5.2.1.5人员培训和职业健康安全及环境状况；5.2.1.6高层管理者之间、部门之间和岗位之间的日常有关质量管理体系方面的联络、报表及其他信息通报；5.2.1.7紧急情况信息、改善建议、变更信息等；5.2.1.8新产品、新项目和服务等；5.2.1.9其它信息（如员工诉求、建议及抱怨等）。
5.2.2外部信息沟通内容，包括但不限于：5.2.2.1来自国家、地方政府的政策、法律、法规等有关信息；来自上级部门有关产品研发、生产经营管理各方面的方针、标准和指令；5.2.2.2质监局、商检、环保局等上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息；向政府部门的汇报申报等；5.2.2.3顾客、股东、供方有关质量、环境与职业健康安全管理等方面的意见和要求；5.2.2.4公司产品研发、生产经营管理各方面要求向外部传递的信息；国内外有关科技成果等；5.2.2.5相关方（政府部门、上级主管部门、员工、顾客、供应商、承包商、来访者、媒体等）反馈的信息、要求、举报及其投诉等；5.2.2.6同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息和技术信息；5.2.2.7有关质量、环境及职业健康安全管理运行情况与绩效，合规义务的有关信息；5.2.2.8紧急状态,事故/事件的信息；5.2.2.9公司对外宣传。
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03内外部沟通控制程
序
1、目的
建立和疏通信息渠道，加强信息流通接口管理，防止信息传递的失真和延误，保证与公司整体运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，快速应对市场和顾客要求，在公司内建立起高效运作机制，形成团队合作的气氛，谋求供方、员工、公司和顾客的共同发展。
2、范围
适用于与本公司整体运作有关的内、外部信息沟通的管理。
3、术语
依照ISO9000：2005及ISO/TS16949：2009中的术语。
4、职责
4.1各部门负责做好本部门职责范围内的内、外部沟通和相关信息的收集和整理。
4.2质量部负责统筹与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存
工作。
4.3管理部负责统筹与公司管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存
工作。
对公司各部门的信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
4.4市场部负责与顾客有关的要求进行沟通，并在公司内部及时传递。
5、工作程序
5.1沟通内容（信息）的分类
5.1.1外部信息
5.1.1.1与产品质量有关的外部信息：
①顾客、第二方审核、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及
反馈的信息；
②产品标准类信息；
③市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息；
④顾客的质量信息及投诉等；
⑤其它外部与产品质量相关的各类信息。
5.1.1.2与公司管理相关的外部信息：
①政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例
等；
②市场、行业动态（包括竞争对手）中与本公司管理相关的信息；
③与本公司有合作关系的社会机构、团体、企业等的相关反馈信息。
5.1.2内部信息
①质量体系运行情况、质量方针、目标的实施情况、生产过程情况、产品
检查情况等；
②员工对有关产品质量的建议和意见等；
③公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况；
④财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况；
⑤员工有关公司内部管理的建议和意见等。
5.2信息的收集
信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。
5.3信息重要度分级
根据信息的紧急及重要程度，分为三级：
①一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度、财务付款的数
据，用星号☆进行标识；
②二级数据为不重要但紧急的数据，用△进行标识；
③三级数据为日常信息，不需标识。
数据的标识由数据收集部门进行标识。
5.4沟通形式
5.4.1会议沟通
5.4.1.1会议计划
①例行性会议
②临时性会议
5.4.1.2会议管理
①例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另
行通知。
②临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。
③会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者，事先须向主持人请
假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人说明），迟到、早
退者须向主持人说明情况，以求取得谅解及同意。
④会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资
料、数据）。
⑤主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。
⑥会议上形成的《决议》、《处理意见》等事项的落实或实施情况，应作
为下次会议的议题之一。
5.4.1.3会议纪律
①会议开始前，与会人员必须将手机关闭（或将闹铃模式置于振动、无声
等）以免影响会议的正常进行；
②与会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项；
③在发言人没有结束发言之前，其它人不可无礼貌打断；
④与会人员根据主持人安排的顺序发言；
⑤在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行；
⑥会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间；
⑦会议中途需离席时，需向主持人说明；
⑧在会议主持人宣布会议结束后，方可散会。
5.4.1.4会议决议追踪落实。
①会议结束后，由会议主持人根据会议沟通内容的重要程度决定是否签发
《会议记录》或《会议纪要》，并分发至相关部门或人员。
②签发《会议纪要》的，由会议主持人指定专人对《会议纪要》相关内容
的落实情况进行追踪，并汇报追踪结果，填写《督办单》。
5.4.2计划、报表、报告、通知和通告沟通
按各部门工作范围和部门计划、报表、报告、通知和通告传递要求进行沟
通。
5.4.3其它沟通形式
除利用上述沟通形式外，还可以利用内部网络、互联网、传真、电话、信
函、电子磁盘、光盘等形式进行沟通，并做好记录和存档工作。
5.5沟通效果评价和沟通改进：见《持续改进控制程序》。
5.6沟通内容（信息）的归档与保存。
各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作，属于文件类
的按《文件控制程序》执行，属于记录类的按《记录控制程序》执行。
6、相关文件：
《纠正和预防措施控制程序》HF-QP-33
《文件控制程序》HF-QP-01
《顾客满意度控制程序》HF-QP-26
《持续改进控制程序》HF-QP-32
《记录控制程序》HF-QP-02
7、记录：
《信息反馈单》HF- QR-03-001
《联络单》HF- QR-03-002
《会议签到表》HF- QR-03-003
《会议纪要》HF- QR-03-004
《督办单》HF- QR-03-005
--------------------------------------本文件由管理部提出，负责解释并纳入考核。
-------------------------------。