ISO45001交流沟通、参与和协商控制程序
解读ISO 45001标准中5.4条款“工作人员的协商和参与”
【DOI】10.16691/ki.10-1214/t.2018.07.003
对照I S O 45001标准与G B/T 28001-2011标准的区别，本文对 标准5.4条款“工作人员的协商 和参与”进行解读，为相关人员 更好地理解及应用标准，提供参 考。
一、要求更全面
与非管理工作人员协商活动包括 确定相关方的需求和期望等九个方 面。并且，标准要求组织应提供协 商和参与的机制、时间、培训和资 源，及时提供获得清晰的、可理解 和相关的职业健康安全管理体系信 息的途径，确定和消除参与的障碍 和限制，无法消除时将它们的影响 最小化。
与GB/T 28001-2011标准比较， I S O 45001：2018标准“工作人员 的协商和参与”，由标准的实施部 分变为核心部分，由标准子条款中 的小条款变为标准大条款，并对协 商和参与的机制、时机、培训、需 要的资源和消除参与决策的障碍和 限制都提出了明确的要求。国际标 准对协商和参与的要求地位更加重 要，内容更加丰富，过程管理更接
三、建立和实施
1.过程输入 （1）必要和适宜的资源。协 商和参与适当时应有员工代表和健 康安全委员会，有公开的渠道、场 所，工作人员有充分的协商和参与
机会，充足的时间，并且工作人 员的协商和参与应在工作时间中实 施。
（2）工作人员和其他相关方 在职业健康安全方面的需求和期 望。应了解组织在职业健康安全方 面的现状，了解工作人员、承包方 及其他相关方的诉求，协商解决措 施。
除事件或不符合的根本原因的纠正 措施的需求，以方针不符合在此发 生或在其他地方发生；组织应与有 关的工作人员及所在的员工代表和 有关的相关方交流采取纠正措施及 其实施效果的文件化信息。10.3要 求，组织应持续改进职业健康安全 管理体系的适宜性、充分性和有效 性，通过促进工作人员参与实施持 续改进职业健康安全管理体系的措 施。
ISO45001信息和沟通管理程序
信息和沟通管理程序1. 目的为确保公司职业健康安全管理体系有效运行，明确公司内部各层次、职能部门之间，公司与顾客、相关方之间适当的信息交流与沟通渠道，使内、外部信息能够准确地传递，特制定本程序。
2. 适用范围：本程序适用于与公司职业健康安全管理体系有关的信息交流与沟通的控制。
3.职责:行政部：负责本程序的制（修）订，负责内、外部信息的交流和管理工作。
其他各部门：负责接受和处理与本部门有关的职业健康安全管理体系信息，配合行政部做好信息传递。
最高管理者：负责组织重大职业健康安全信息的处置，并负责向总经理报告处置结果。
4、工作程序4.1管理体系信息分为内部信息和外部信息。
4.1.1内部信息的主要内容是：a、法律法规及其它要求的变化；b、公司职业健康安全管理方针、目标、指标和管理方案的制定、实施和评审情况；c、重要环境因素、重大风险的控制情况；d、职业健康安全重大事宜；e、员工关注的职业健康安全问题及其意见；f、影响作业场所人员职业健康安全的重大变化；g、职业健康安全检查紧急事故、事件；i、体系绩效监视及测量结果；j、内部审核结果；4.1.2外部信息的主要内容是：a、社区居民等相关方的投诉和抱怨；b、政府主管部门、环保机构、安全监察机构的意见；c、顾客相关方的意见和要求；d、市场及社会对工程质量、环境、职业健康安全的要求和趋向；e、外部审核结果；f、影响质量、环境、职业健康安全有效性的其它重要信息。
4.2信息提出者可以是相关方、公司内部的所有员工或职能部门。
4.3信息内容应真实、准确、有效。
4.4信息交流管理4.4.1公司的职业健康安全管理方针及管理体系的有关要求、知识，应通过多种形式传达到组织控制下的员工和与组织相关的其他相关方。
4.4.2职业健康安全管理体系文件和管理目标、指标及管理方案等信息由行政部汇总整理、下发。
4.4.3职业健康安全管理体系审核和管理评审方面的信息由品管部传递给各相关部门。
4.4.4行政部将有关管理方面的法律及其它要求的汇总信息及进行通。
参与和协商管理程序 2020年45001 职业健康安全管理体系文件
X X X 股份有限公司
2020年职业健康安全管理体系
程序文件
本文档根据GB/T 45001：2020 职业健康安全管理体系要求及使用指南编制而成
目录
1 目的 (3)
2 范围 (3)
3 术语和定义 (3)
4 职责 (4)
5 程序内容 (4)
6 相关文件 (7)
附表一：参与和协商参与方式 (7)
参与和协商管理程序
1 目的
通过建立、实施和保持参与和协商过程，规范工作人员参与和协商职业健康安全管理体系的开发、策划、实施、绩效评价和改进，确保及时、准确地收集、传递及反馈有关职业健康安全管理信息，保证职业健康安全管理体系的有效运行。
2 范围
本程序适用于公司内工作人员参与和协商职业健康安全管理体系的开发、策划、实施、绩效评价和改进管理。
3 术语和定义
3.1参与：参加决策；
3.2协商：决策前征询意见；
3.3工作人员：在组织控制下开展工作或与工作相关的活动的人员。
4 职责
4.1最高管理者
4.1.1负责公司重大事项的组织和审批。
4.2管理者代表
4.2.1对工作人员的参与、协商有效性进行负责。
4.3人力资源部
4.3.1 负责工作人员的参与、协商环境的优化及资源配置、制度的建立及沟通协调工作。
沟通协商管理程序-45001职业健康安全管理体系
沟通协商管理程序1目的与范围1.1 通过明确公司沟通、协商和参与的机制安排，规范公司对内、外的沟通渠道，理顺执行程序和沟通程序，组织、引导员工积极参与企业的各项管理，使内、外部信息能够准确、快速传递，确保公司各项工作高质量、高效率的完成。
1.2 本办法适用于公司质量管理和职业健康安全管理体系建设运行中内部、外部协商与交流管理。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
2.1 《职业健康安全管理体系要求及使用指南》GB/T 45001-2020/ISO 45001:20182.2 《质量管理体系要求》GB/T 19001-2016/ISO 9001:20152.3 《EHS管理手册》2.4 《质量管理手册》3 术语和定义3.1 内部沟通具体内容如下：（1）管理体系文件相关要求、法律法规和其他要求的相关内容及其执行情况、内审、外审、管理评审结果、管理体系绩效情况、不符合与纠正措施实施情况/效果、相关培训情况、流程制度执行情况、应急准备与响应、职业健康安全员工代表和管理者代表相关信息、员工参与职业健康安全安排、方针、目标和方案、工作场所安全与危险源等方面的沟通；（2）让公司各级管理人员，及时了解员工的期望与困难，合理解决问题，解答疑问，并有效落实员工的知情权，参与权，反映民意，群策群力，促进公司发展。
（3）让员工及时了解公司日常运作的相关信息，如：公司的安全、生产、质量、销售等方面的信息；市场形势和经营环境的变化以及公司的重大计划、新的业务政策和有关要求。
（4）让各级员工及时了解上级对自己工作的评价：包括取得的成绩、进步、不足之处、努力方向和措施。
3.2 外部沟通外部沟通的对象：如服务的顾客、供应商/承包商、上级行业主管单位、各级政府以及相关的政府职能机构、社区、新闻界等；沟通的内容：公司需要定期或不定期通报或汇报的内容、来源于相关单位文件的执行与落实情况，顾客和相关方的投诉处理等。
ISO45001信息交流和协商管理程序
1.目的为确保公司职业健康安全管理体系有效运行，明确公司内部各层次、职能部门之间，公司与顾客、相关方之间适当的信息交流与沟通渠道，使内、外部信息能够准确地传递，特制定本程序。
2.适用范围：适用于与公司职业健康安全管理体系有关的信息交流与沟通的控制。
3.职责：行政部：负责本程序的制（修）订，负责内、外部信息的交流和管理工作。
其他各部门：负责接受和处理与本部门有关的职业健康安全管理体系信息，配合行政部做好信息传递。
最高管理者：负责组织重大职业健康安全信息的处置，并负责向总经理报告处置结果。
4、工作程序4.1管理体系信息分为内部信息和外部信息。
4.Ll内部信息的主要内容是：a、法律法规及其它要求的变化；b、公司职业健康安全管理方针、目标、指标和管理方案的制定、实施和评审情况；c、重要环境因素、重大风险的控制情况;d、职业健康安全重大事宜；e、员工关注的职业健康安全问题及其意见；f、影响作业场所人员职业健康安全的重大变化；g、职业健康安全检查紧急事故、事件；i、体系绩效监视及测量结果；j、内部审核结果；4.1.2外部信息的主要内容是：a、社区居民等相关方的投诉和抱怨；b、政府主管部门、环保机构、安全监察机构的意见；c、顾客相关方的意见和要求；d、市场及社会对工程质量、环境、职业健康安全的要求和趋向；c、外部审核结果；f、影响质量、环境、职业健康安全有效性的其它重要信息。
4.2信息提出者可以是相关方、公司内部的所有员工或职能部门。
4.3信息内容应真实、准确、有效。
4.4信息交流管理4.4.1公司的职业健康安全管理方针及管理体系的有关要求、知识，应通过多种形式传达到组织控制下的员工和与组织相关的其他相关方。
4.4.2职业健康安全管理体系文件和管理目标、指标及管理方案等信息由行政部汇总整理、下发。
4.4.3职业健康安全管理体系审核和管理评审方面的信息由品管部传递给各相关部门。
4.4.4行政部将有关管理方面的法律及其它要求的汇总信息及进行通报给公司内部各相关部门，需要改进时，协助相关部门制定对策措施并监督实施。
ISO45001信息交流控制程序
1.目的为使公司的内外部职业健康安全信息能迅速、有效地进行交流，特制定本程序。
2．适用范围适用于公司所有内部职业健康安全信息和来自外部相关方的职业健康安全信息交流与处理。
3．定义外部相关方：是指顾客、合作方、周边单位和居民、政府部门等 4．职责4.1 行政部：负责公司内部职业健康安全信息的收集、传递工作和外部职业健康安全信息的记录、处理及回应工作。
4.2 业务部：负责向工程部提供相应的市场质量信息及传递顾客对产品的质量和环保要求或投诉； 4.3 采购部：负责向供应商传递职业健康安全管理方面的相关信息和要求。
4.4 各部门：及时向相关部门传递和向本部门员工传达有关的职业健康安全信息。
5．程序5.1 内部信息交流5.1.1 内部信息交流的内容，至少但不限于： ① 各区域重大危险源及风险 ② 来到公司的相关人员 ③ OHS 方针、目标 ④ OHS 职责、责任、权限 ⑤ OHS 员工代表 ⑥ 化学品MSDS ⑦ 不符合纠正措施 ⑧ 事件、事故报告 ⑨ 室内卫生检测结果⑩ 紧急情况报告 11 内审管理评审12 员工参与公司OHS 决策情况5.1.2 内部信息的交流方式：会议、公告、教育培训、日常报表、汇总报告、内部电脑网络、电话、报警铃等。
5.2 外部信息交流 5.2.1 外部信息的内容1）行政部负责组织将管理体系有关信息向为公司服务的合作方、周边单位、非政府组织及应急服务机构等进行交流。
2）采购部负责对供应商、外包商进行管理方针的宣传，并根据《相关方施加影响控制程序》的规定对其供应的产品(服务)提出安全、环保要求。
并按规定对其施加影响，使其遵守法律法规及公司的安全、环保要求。
3）业务部负责向客户传达相关信息。
5.2.2 外部信息的接收和处理1） 外部职业健康安全信息由各对口部门接收，并及时将职业健康安全方面的信息传递给行政部，由行政部进行记录，如果某一信息涉及重要环境因素、重大危险，则由行政部提出处理意见，必要时报管理者代表批准后回应对方。
ISO45001：2018信息交流控制程序
文件编号 版次 C0
信息交流控制程序
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4.4.4 紧急状态下信息交流以具体执行【应急准备和响应程序】的方式展开。
4.4.5 以内审、管理评审及例行的职业健康安全体系工作检查来交流内部体系整体运作
状况的信息。
4.4.5 实施不符合、纠正和预防措施的部门必须在整改过程中将信息传递到有关部门。
文件编号 版次 C0
信息交流控制程序
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最新ISO45001交流沟通、参与和协商控制程序
12交流沟通、参与和协商控制程序345受控状态：67分发代号：8910编制：1112审核：1314批准：1516171819发布实施2021目的23241.1确保内、外部各方对公司QEHFMS运行的信息获得理解和沟通，促进过程和产品25的有效控制，寻求持续改进的机会。
26271.2使顾客和相关方及时了解由本公司生产活动引起的质量、产品安全、环境、职业28健康安全风29险，避免或减少由此带来的危害或损失。
301.3支持和鼓励员工参与和协商与其有关的公司各方面活动。
312适用范围适用于公司QEHFMS有关的内、外部信息的交流、沟通过程以及员工参与和协商过程。
32333定义34无4职责35364.1总经理374.1.1对外部沟通的职责的分配；384.1.2确保在公司内部各职能层次的职责和权限能获得沟通；394.1.3确保有效的管理体系和符合管理体系要求的重要性进行沟通；404.1.4向公司内传达满足顾客、法律法规和相关方要求的重要性；4.1.5确保获得信息传递所必须的资源；41424.1.6确保公司员工协商和参与过程的建立和实施。
434.2管理者代表/食品安全小组组长4.2.1建立内外部信息沟通的渠道；44454.2.2为保证公司QEHFMS的有效实施和运行与外部方进行联系；4.2.3促进QEHFMS良好的内部沟通；46474.2.4鼓励员工参与和协商职业健康安全相关及员工其他需求相关的政策与决定。
484.2.5对外发布食品安全风险产品召回等方面的信息；4.2.6向总经理报告审核的结果及有关QEHFMS运行的业绩以及改进的机会。
49504.3人事行政部514.3.1收集有关法律法规及变更的信息，并在组织内沟通；524.3.2对外来人员的信息调查，以及本公司QEHFMS要求的告知；534.3.3就环境因素和职业健康安全风险的信息与内部员工进行沟通；544.3.4就法规符合性、环境因素和职业健康安全问题进行内外部沟通；4.3.5就外部审核结果进行内部沟通；55564.3.6支持员工参与和协商职业健康安全相关及员工需求相关的政策与决定。
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交流沟通、参与和协商控制程序
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目的
1.1确保内、外部各方对公司QEHFMS运行的信息获得理解和沟通，促进过程和产品的有效控制，
寻求持续改进的机会。
1.2使顾客和相关方及时了解由本公司生产活动引起的质量、产品安全、环境、职业健康安全风
险，避免或减少由此带来的危害或损失。
1.3支持和鼓励员工参与和协商与其有关的公司各方面活动。
2适用范围
适用于公司QEHFMS有关的内、外部信息的交流、沟通过程以及员工参与和协商过程。
3定义
无
4职责
4.1总经理
4.1.1对外部沟通的职责的分配；
4.1.2确保在公司内部各职能层次的职责和权限能获得沟通；
4.1.3确保有效的管理体系和符合管理体系要求的重要性进行沟通；
4.1.4向公司内传达满足顾客、法律法规和相关方要求的重要性；
4.1.5确保获得信息传递所必须的资源；
4.1.6确保公司员工协商和参与过程的建立和实施。
4.2管理者代表/食品安全小组组长
4.2.1建立内外部信息沟通的渠道；
4.2.2为保证公司QEHFMS的有效实施和运行与外部方进行联系；
4.2.3促进QEHFMS良好的内部沟通；
4.2.4鼓励员工参与和协商职业健康安全相关及员工其他需求相关的政策与决定。
4.2.5对外发布食品安全风险产品召回等方面的信息；
4.2.6向总经理报告审核的结果及有关QEHFMS运行的业绩以及改进的机会。
4.3人事行政部
4.3.1收集有关法律法规及变更的信息，并在组织内沟通；
4.3.2对外来人员的信息调查，以及本公司QEHFMS要求的告知；
4.3.3就环境因素和职业健康安全风险的信息与内部员工进行沟通；
4.3.4就法规符合性、环境因素和职业健康安全问题进行内外部沟通；
4.3.5就外部审核结果进行内部沟通；
4.3.6支持员工参与和协商职业健康安全相关及员工需求相关的政策与决定。
4.4销售部
4.4.1收集与产品有关的客户要求并将相关要求进行内部沟通；
4.4.2监视和收集顾客对产品有关要求满足程度的信息,并使用适当的统计方法分析这些信息；
4.4.3向顾客提供产品质量或食品安全有关的信息；
4.4.4必要时，就公司的重要环境因素、重大危险源与顾客进行沟通；
4.4.5本公司产品、工艺、过程等变更引起的风险与客户沟通；
4.4.6负责客户抱怨的内外部沟通；
4.4.7负责客户订单及相关要求的内外部沟通。
4.5采购部
4.5.1向供方传达本公司的采购信息；
4.5.2公司与供方要求和反馈的沟通传达；
4.5.3与供方沟通公司食品安全、职业健康、环境保护相关要求；
4.5.4供方相关信息的内部沟通。
4.6储运部
4.6.1来料信息及仓储信息的内部沟通；
4.6.2评价和收集承运方满足公司运输要求的能力的信息；
4.6.3与承运方沟通产品装卸和运输中的防护要求；
4.6.4告知承运方应遵守的本公司环境和职业健康安全方面的规定。
4.7质量管理部
4.7.1原材料、产品和过程的监视和测量结果的内部沟通；
4.7.2收集产品质量有关的标准或法规，包括食品安全相关信息并负责内部沟通；
4.7.3负责食品安全危害分析及控制措施的内部沟通；
4.7.4就审核结果进行内部沟通；
4.7.5向管理者代表报告过程及其产品的趋势。
4.8安环委员会
收集和传达公司活动相关的环境、职业健康安全的信息，包括变更的信息。
5工作程序
5.1内部沟通
内部沟通的信息内容包括：
1)产品生产程过程和成品质量信息、设备运行信息；
2)原辅材料有关的信息；
3)体系有效运行的信息（QEHF方针、目标，审核结论、纠正措施和预防措施的结果、管理评审
结果等）；
4)支持体系运行的信息（组织机构，各职能层次的职责、权限）；
5)环境因素识别和评价、危险源识别和评价、危害分析；
6)HACCP计划，前提方案，操作性前提方案等食品安全控制措施；
7)应急准备和响应的资源、计划、措施；
8)风险和机遇的识别与控制；
9)与相关方有关的信息；
10)法律法规及其他要求的内部沟通；
11)与以上内容有关的变更或改进的信息。
5.1.1责任部门就相关信息及时进行内部沟通。
内部沟通可以是会议、通知、培训、交接班记录、
意见箱、合理化建议、电话、电子邮件等形式，必要时记录应予以保持,如会议记录，《会议签到表》等。
5.2外部沟通
5.2.1外部沟通内容包括：
1)相关方可获取公司的QEHFMS方针；
2)产品和服务相关信息与客户的沟通；
3)原辅材料、服务相关信息与供方、外包方的沟通；
4)客户抱怨的接收与反馈；
5)对供方的投诉与处理；
6)公司的质量、食品安全、环境、职业健康安全相关信息与外部相关方的沟通；
7)环境、职业健康安全法律法规获取或变更的信息；
8)相关方的投诉，包括周围居民、上级主管部门、新闻媒体及政府部门；
9)审核的信息，包括客户审核、政府部门监察等；
10)公司的过程、产品和服务的变更所带来的质量、食品安全、环境、职业健康变更的信息沟通；
11)其他需要进行外部沟通的相关事宜。
5.2.2外部信息的传达方式
外部沟通由职责分配的部门进行，责任部门及时将相关信息与外部相关方进行沟通，沟通的信息应同时传到给公司相关部门。
外部沟通可通过电话、微信、邮件、访问等形式
5.2.3环境、职业健康投诉的接收与处理
1)任何部门接收到涉及对公司的环境、职业健康相关投诉（包括公司员工的投诉和建议）或政
府部门或其他相关方现场监察提出的整改要求，应通知安环委及总经理；
2)由总经理安排相关部门进行核实并评估，经评估需要整改的，组织相关部门商定责任部门、
整改措施及期限，由责任部门实施，安环委负责追踪验证实施结果；
3)整改完成后汇报总经理并由投诉接收部门将结果及时反馈相关方；
4)必要时保留相关记录。
5.3员工的参与和协商
5.3.1公司在进行决策时应与员工或员工代表进行协商，充分收集其意见，并对这些意见进行归
纳和分析，包括以下但不限于以下事项：
1)QEHFMS方针的建立、评审和更改；
2)与员工有关的需求和期望；
3)确定如何满足法律法规要求和其他要求；
4)公司QEHFMS目标的制定以及为实现目标的措施的策划；
5)公司部门及员工考核的内容、方法和结果的确认；
6)管理体系持续改进的确认。
5.3.2公司建立员工参与机制，确保员工（特别是非管理类员工）或员工代表充分参与到公司QEHF
管理活动，包括但不限于以下事项：
1)公司参与和协商机制的制定；
2)危险源辨识和风险评价、环境因素辨识和评价、危害分析；
3)风险和机遇的分析和评价以及控制措施的制定；
4)员工能力的要求、培训需求的确认、培训计划的制定、培训的实施及培训效果的确认；
5)内外部沟通的内容和方式的确认；
6)与员工有关的事件和不符合调查及纠正措施的确定与实施；
7)应急准备和响应措施的策划、开发、演练和评审；
8)实施管理体系持续改进的措施。
5.3.3公司鼓励并支持员工在以上活动的参与和协商，禁止任何部门和个人对提出建议的员工进
行威胁或报复，一经发现将严肃处理。
公司收集员工意见后应及时进行分析归纳，并对意见进行反馈。
公司每年收集各部门培训需求，根据员工能力安排培训计划，提高员工质量、食品安全、环境、职业健康安全知识和能力，充分认识到与其有关的QEHF要求，以更好的参与到公司QEHF管理活动中。