医院基建档案管理
浅谈医院基建档案管理工作
意义 。
间， 大大 提 高 了工作 效率 。 们将 原 图保 存 起来 ， 时使 用 复 我 平
印 件 ，而 且 还将 上 面 的数 字 以 电子 表 格 的 形式 摘 抄 整 理 出 来 ， 就 更加 便 于查 找 、 存 和计 算 了 ． 这 保 特别 是 每年 向卫 生 局 做 报表 时 ， 一表 格 是我 们 最可 靠 的依 据 。 这 ２医院 基建 档 案管 理 工作 中存 在 的 问题
。 【 章编 号】 １ ７ — ２ ０２ ０ ）Ｏ ａ 一 ６ 一 ２ 文 ６ ３ ７ １ （０ ８ ｌ （ ） １ ５ Ｏ
地 上地 下交 叉 工程 涉 及提 供 周 围相 互关 系相 互要 求 的条件 ；
为 历史 查 找 、 产权 查 证 、 济 纠纷 以及 科 学研 究 等提 供 素材 ， 经 它 不 仅 服务 于今 天 ， 有利 于未 来 ， 以越 来 越 受 到各 级 建 也 所 设 单位 和 医 院管理 者 的重 视 。 １３基 建 档案 是 一种 特 殊 的 、 可 再 生的 宝贵的 信 息 资源 ， － 不 是
２０ ０ ８年 １ ０月第 ５卷 第 ２ ８期
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交流 园地 ・
浅谈 医院基 建档案管理 工作
王 映超
Байду номын сангаас
（ 都 医科 大学 附 属北 京儿 童 医 院 ， 京 １ ０ ４ ） 首 北 ０ ０ ５
对医院基建档案管理的认识
文件 的内容是否填写完整 ，文件 中数据是否存在涂改 现 象 ，竣 工 图是否规 范等 ，确保 归档文 件 的真实准
确。
１４ 竣工 图编 制不标 准 、不规 范 ．
由于设 计单位 、施 工单位 、建筑单位 单方面 的 变 更 ，沟 通 不及 时 ，竣 工 图 没 有根 据 设 计 变 更 通 知单 作相应的修改 ；有 的竣工图成为所谓 的 “ 示意图” ； 有的施工单位将原施工图与变更 图加盖上竣工图章就 合成了竣工 图；有的用施工 图代替竣工图 ，图中无任 何标志说 明 ，有的没有加盖竣工 图章等 。使竣工 图纸 失去准确性 ，造成竣工 图与实物不符。
实 ，不熟悉 档案工作规律 、分类方法及有关规范 ；档 案管 理人 员与基 建人 员不协调 ，缺乏 对基 建专业 知
识的 了解 ，不能熟练掌握计算机技术 ，信息化水平不 高。 １２ 收集 难度较 大 ，收集不 够 齐全 ．
完 整 的 基 建 工 程 项 目 ，要 经 过 建 设 单 位 、施 工 单位 、设 计单位 、监理 单位等 多部 门收集 ，使 收 集
２ ３ 加强领 导 ，强化 档 案工作 ．
档案工作 的开展离 不开领 导的支持 ，要建 立档 案工作领导责任制 ，将基建档案工作纳入议事 日程 ， 对工程档案集 中统一管理。定期召开参建单位档案管 理会议 ，协调和解决档案材料在收集和积累过程 中的 实际问题 ，不断总结经验和教训 ，使档案工作顺利进 行。
期 ：２ １ — ２ ２ ０ ０ ０ — ０）
依然 占用库房 的情况大有存在 ，开展价值鉴定工作势 在必 行 ，档 案人 员应 以认真 负责 的态度进 行价值 鉴
定。
２ 基 本建设 档案 管理 的 相应 对策
医院基建档案管理制度
第一章总则第一条为加强医院基建档案管理，确保基建档案的完整、准确、系统，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《医疗机构管理条例》及相关法律法规，结合我院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我院所有基建档案的管理工作，包括基建项目的立项、设计、施工、验收、移交等各个阶段产生的档案资料。
第三条医院基建档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家档案法律法规和行业标准进行管理；（二）统一管理原则：建立健全档案管理制度，实行集中统一管理；（三）完整准确原则：确保档案的完整性、准确性、系统性；（四）安全保密原则：加强档案安全保密工作，防止档案丢失、损毁、泄密；（五）方便利用原则：提高档案利用效率，为医院各项工作提供有力保障。
第二章档案管理职责第四条医院设立基建档案管理部门，负责基建档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条基建档案管理部门的主要职责：（一）制定基建档案管理制度，并组织实施；（二）负责基建档案的收集、整理、归档工作；（三）负责基建档案的保管、维护、修复工作；（四）负责基建档案的查阅、复制、公布工作；（五）负责基建档案的销毁工作；（六）负责对基建档案管理人员的培训、考核工作。
第六条项目部门的主要职责：（一）按照规定及时、完整地收集、整理、归档基建档案；（二）配合基建档案管理部门做好基建档案的收集、整理、归档工作；（三）对基建档案的保管、维护、修复提出意见和建议；（四）对基建档案的查阅、复制、公布提出申请。
第三章档案收集与整理第七条基建档案的收集应遵循以下要求：（一）收集范围：包括基建项目的立项、设计、施工、验收、移交等各个阶段产生的档案资料；（二）收集时间：在项目实施过程中，各阶段产生的档案资料应及时收集；（三）收集方式：采用电子文档、纸质文档、照片、录音、录像等多种形式进行收集；（四）收集质量：确保档案的完整性、准确性、系统性。
第八条基建档案的整理应遵循以下要求：（一）按照国家档案分类和编码标准进行分类；（二）按照时间顺序、项目阶段、档案类型进行排列；（三）对档案进行编号、登记，编制档案目录；（四）对档案进行鉴定，剔除失效、无保存价值的档案。
医院基建档案的重要性及有效管理
医院基建档案的重要性及有效管理摘要：基建档案是基建工程的信息资源和知识载体，详细记录了基建工程的基本情况、项目申报评估情况、资金经费使用情况、工程验收审计情况等，是基建工程的重要凭证、文献资料，对于后期工程项目评估验收以及基建项目后续管理具有重要的指导、借鉴和参考价值。
本文将对医院的基建以及档案管理进行分析。
关键词：国家中医临床研究基地；基建腐败；档案管理措施1.前言医院基本建设是复杂、系统的工程，具有政策性强、投资额大、周期长、涉及部门多、利益驱动大等显著特点，它牵涉的流程环节繁杂且多。
纵观基建领域的腐败案件任何环节出现营私舞弊，失职与渎职等，都会导致基建腐败。
2.基地建设目标国家中医临床研究基地在建设的过程中设置了总体目标，指的是在中央以及地方的努力之下，利用改善条件，加大投入，创新机制以及深化改革等，设置成分布合理以及具备带动作用的国家中医临床研究基地，并逐步的建设和中医药发展规律相结合的临床科技创新体系，在群众健康维护以及重大疾病防治等研究方面实施突破性的研究，保障中医药自主创新能力以及防病治病能力等得到提高，这样才可以促进中医药事业的持续性发展。
3.基建领域腐败行为的表现3.1招标腐败基建工程项目招标是腐败的“重灾区”,这一环节的腐败的表现形式主要有以下几种:一是必须进行招标的项目违规不招标，或将必须进行招标的项目拆分、肢解、化整为零规避招标，以及违规擅自决定或擅自变更招标的方式;二是进行虚假招标或者与投标人串通招标投标;三是已经开展了勘察、设计、施工、监理等活动或者已经采购了材料设备，而后才组织进行招标；四是违规指定评标专家，或采取各种手段干预影响评标使做出倾向性评审。
3.2施工腐败工程施工管理涉及工程设计变更，工程量现场签证，工程量调整，建筑材料、设备采购，工期和质量的管理等等，施工单位为了进一步降低成本获得更多利润，往往采取各种手段拉拢、贿赂相关负责人或管理人员，以降低标准，虚增工程量、偷工减料、以次充好、偷龙转凤等谋取不正当利益[1]。
医院基建科档案管理制度
一、目的为加强医院基建科档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统，提高档案利用效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于医院基建科所有基建工程项目档案的管理工作。
三、档案管理职责1. 医院基建科档案管理员负责基建科档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 各科室负责人负责本部门基建档案的整理、归档和保管工作。
3. 项目负责人负责项目档案的收集、整理、归档和保管工作。
四、档案收集与整理1. 档案收集：档案管理员根据国家档案局相关规定，对基建工程项目实施过程中的各类文件、资料进行全面收集。
2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案归档：档案管理员按照国家档案局相关规定，将整理好的档案归档到档案室。
五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理员负责档案的保管工作，确保档案的安全、完整。
2. 档案利用：档案管理员应提供便捷的档案查阅服务，为医院各部门提供档案利用支持。
3. 档案借阅：借阅档案需填写借阅单，经档案管理员批准后方可借阅。
借阅人需爱护档案，不得随意涂改、损坏。
六、档案销毁1. 档案销毁需按照国家档案局相关规定执行。
2. 档案销毁前，需经档案管理员审核，确认无保存价值后方可销毁。
3. 档案销毁需办理销毁手续，并由档案管理员监督执行。
七、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案损坏、丢失的个人，予以批评教育，情节严重的，给予相应处罚。
八、附则1. 本制度由医院基建科负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
医院基建项目档案管理制度
第一章总则第一条为了规范医院基建项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于医院基建项目从立项、设计、施工、验收到交付使用等各个阶段形成的各类档案材料。
第三条医院基建项目档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格遵守国家档案法律法规，确保档案管理合法、合规。
（二）集中统一原则：医院基建项目档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。
（三）分级管理原则：根据档案的重要性、密级和利用价值，实行分级管理。
（四）科学规范原则：建立健全档案管理制度，提高档案管理水平。
第二章档案收集与整理第四条档案收集范围：（一）项目立项文件：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复等。
（二）设计文件：包括设计说明书、图纸、设计变更通知单等。
（三）施工文件：包括施工组织设计、施工方案、施工日志、工程验收报告等。
（四）验收文件：包括验收报告、验收记录、竣工图纸等。
（五）其他相关文件：包括招投标文件、合同、会议纪要、照片、录像等。
第五条档案整理要求：（一）按照档案分类、编号、编目、归档等程序进行整理。
（二）档案材料应完整、准确、系统，不得有缺页、破损、污染等情况。
（三）档案整理应采用统一格式，确保档案的规范化、标准化。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防尘、防盗、防火、防磁等。
（二）档案装具应符合档案保护要求，确保档案安全。
（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第七条档案利用要求：（一）档案利用应遵循“合法、合理、及时”的原则。
（二）档案查阅、复制、摘录等利用方式，应征得档案管理人员的同意。
（三）档案利用者应爱护档案，不得损坏、丢失、擅自涂改、伪造档案。
第四章档案归档与移交第八条档案归档要求：（一）项目竣工后，项目负责单位应按照规定将档案材料归档。
医院基建管理制度
一．医院基建管理制度1.全院的基建、维修工程项目由后勤保障部按国家标准计划和医院年度规划组织实施。
2.年度基建维修计划由后勤保障部负责制定,方案经充分讨论研究确定后,报领导批准实施,无特殊情况应按计划执行。
3.基建工程须严格做好建前规划,按程序进行申报设计,报建等工作后方可施工,不搞违章建筑。
同时要按规定收集各种基建档案资料并于工程竣工验收后三个月内整理好移交院认办公室保存。
4.后勤保障部负责对工程的材料质量、施工质量进行检查,如发现质量不符合要求,坚决制止,确保工程质量和安全。
5.做好自供建材、材料的管理,工程量的复核、招标、预算、结算的审核工作。
6.后勤保障部负责施工队的安全、防火、卫生、教育工作,并督促其文明施工。
按公安保卫部门要求做好施工民工的管理工作。
7.基建、维修工程超过十万元以上,要进行招标或议标取舍工程队(投标要有四个队以上、议标最少二个队以上)。
并按投标、招标规定的程序进行,严禁弄虚作假8.基建、维修超过壹仟元以上,要做出预算,预算经审核确定后,连同合同书一起交一份给财务科,作付款和结算监督。
9.工程竣工后,及时通知有关部门进行质量检查验收,质量符合要求后方可投入使用10.基建管理人员做到廉洁奉公,遵纪守法,不以权谋私,秉公办事。
二.医院基建档案管理制度1.为加强基建档案资料的管理,全面、完整地收集基建档案资料,保证基建档案的真实、安全性,认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》,以及党和国家关于档案工作的方针、政策,努力做好基建档案归档工作。
2.档案资料的收集范围,凡属新建、改建、扩建的房屋,从设计资料,上级部门对项目建议书、可行性研究报告及扩初设计的批复地质钻探资料,小区规划、土方平衡,室外标高、外水、外电、下水、道路驳岸,扩大初步设计,施工预算,开工报告测量定位记录,施工合同,工程协议书,图纸会审记录,修改设计资料,设计修改图,竣工图,隐蔽工程图,室内设备安装资料和图纸,竣工结算,招投标工作文件等资料。
医院基建档案管理制度
医院基建档案管理制度一、总则为规范医院基建档案的管理，保障医院基建工作的顺利进行，提高医院的管理水平和服务质量，特制定本制度。
二、管理范围三、管理原则1.政策导向原则：依据国家和地方的相关政策法规，确保医院的基建档案管理符合相关的法律法规要求。
2.规范管理原则：建立健全医院基建档案管理制度，确保各项管理工作的规范进行，保证档案的准确、完整、可靠。
3.数据共享原则：加强医院与相关单位的信息共享，保证基建档案的全面、及时、可查询。
4.安全保密原则：加强对档案的安全保管和信息的保密工作，确保档案的完整性和机密性。
四、管理职责1.董事会：负责医院基建档案管理的决策，提供资源保障，评估和审查相关档案工作进展。
2.医务部门：负责制定医院基建档案管理的规章制度和具体实施办法，组织档案的归档和整理工作，负责档案的借阅和查询服务。
4.档案管理部门：负责医院基建档案管理工作的具体实施和督导，维护档案的安全和完整，制定档案借阅和查询的规定，负责相关档案的调阅和开放。
五、管理流程1.档案的收集：基建部门负责搜集医院基建项目的相关档案资料，包括建设规划、设计图纸、施工合同等，确保及时获取相关档案资料。
2.档案的整理：档案管理部门负责对收集到的档案资料进行整理、分类，建立档案目录和档案库存档案。
3.档案的归档：档案管理部门按照规定的归档标准和程序，将整理好的档案资料进行归档，确保档案的顺利存储，易于查找。
4.档案的借阅：医务部门负责对档案借阅的申请和审批工作，确保档案的安全和合理利用，保障各部门的需求。
5.档案的查询：医务部门和其他相应的部门负责对档案的查询和调阅工作，提供必要的档案信息和资料支持。
六、安全保管1.硬件设施：医院要建立档案库房，保证档案的安全存储，门窗加强防护，设立防火设施和监控系统，确保档案的安全和完整。
2.人员管理：设立专门的档案管理员，进行档案的管理和维护工作，对管理人员进行培训，提高档案管理的专业水平。
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附件1：
人民医院基建档案管理办法
为加强基本建设项目文件材料的管理工作，确保医院基本建设档案（以下简称基建档案）的完整、系统和安全，充分发挥其在项目建设、使用、改建、扩建及维护工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）等相关规定，结合医院实际工作情况，制定本办法。
一、基建档案的管理范围
医院基建档案是指建筑物、地上地下管线等基本建设工程在可行性研究、规划审批、勘察设计、施工监理、设备安装、竣工验收、预算决算和使用维护活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料。
医院基本建设项目中的新建工程、原有建筑的改建扩建工程及水暖、电气、消防等管网改造工程形成的文件材料属基建档案管理范围；不改变房屋原有建筑结构及管线设计的屋面防水、墙面粉刷、门窗更换等零星维修工程产生的文件材料不属于基建档案管理范围，应纳入文书档案管理。
二、基建档案的所有权
基建档案属医院所有，任何个人不得据为已有，不得无故
拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。
三、基建档案管理原则
（一）实行集中统一管理的原则，建立以院办档案室为核心，基建办、房产维修等科室为基础的管理网络，以确保医院基建档案的完整、系统、安全和有效利用。
（二）基建档案管理工作要纳入医院基建计划、管理制度和岗位职责中，做到档案管理与项目进程同步。
项目申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理、预立卷工作；项目竣工验收时，同步完成文件材料的归档工作。
（三）勘察设计、工程承包、现场指挥、项目监理等单位应明确一位负责人分管档案工作，遵守档案管理制度，在各自的职责范围内做好文件材料的收集、整理、保管、预立卷及归档工作。
四、基建档案归档原则
（一）归档材料必须对医院当前与长远工作具有参考价值和凭证作用。
（二）必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证材料完整、准确、系统。
（三）必须遵循档案的自然形成规律，保持材料间的有机联系。
五、基建档案归档范围
主要包括项目审批、可行性研究、设计文件、工程管理、施工组织、竣工验收、预算决算等方面的文件材料，具体归档范围详见《吉林省人民医院基建项目文件材料归档范围和保管期限表》。
不归档的文件材料
（一）正式施工前的草图、未定型图纸；
（二）重份文件和重份图纸；
（三）无查考价值的临时性、事务性文件。
六、基建档案归档要求
（一）归档的文件材料必须是原件，做到移交手续齐全、格式统一、字迹清楚、图面清晰，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、红色、铅笔等易褪色的书写材料。
（二）具有法律依据和凭证效力的文件材料，领导签字和单位印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。
建设过程中使用文件材料不允许随意更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
（三）应根据基建文件材料的形成规律和便于查考的原则进行组卷，各类材料按文件性质分别组成案卷。
（四）声像资料应保证载体的有效性，长期存储的电子文件必须使用不可擦除型光盘。
（五）归档份数：竣工图归档两套，文字材料、底图和声像材料各归档一套。
（六）基建项目档案的保管期限分为：永久、定期两种，其实际保管期限不得短于建筑物的实际存在（使用）年限。
七、基建档案验收
（一）档案验收是基建项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。
基建档案验收应在工程竣工验收前3个月完成。
（二）成立以基建办公室、院办档案室等科室共同组成的基建档案验收组，并召开验收会议。
项目设计、施工、监理等单位的相关人员列席会议。
（三）档案验收时，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式，重点验收项目前期管理、隐蔽工程、竣工验收、质量检验、重要的合同及协议等文件材料。
（四）档案验收组半数以上成员同意的为合格，由验收组出具验收意见；验收不合格的，由档案验收组提出整改意见，并进行复查；复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。
八、基建档案归档程序
（一）基建办公室、房产维修等科室的兼职档案员及设计、施工、监理单位负责人应按照归档范围，分别做好基建文件材料的收集、整理、预立卷工作。
（二）各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将应归档的文件材料向基建办公室、房产维修科移交归档；有尾工
的应在尾工完成后及时移交。
（三）填写基建档案移交目录，一式两份，连同案卷经院办公室专职档案员核查合格后，交接双方在移交目录上签字，各执一份存查。
九、基建档案归档时间
凡具有法律依据和凭证作用的重要文件材料(审批文件、产权证明等)在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件、声像材料在项目竣工验收后3个月内归档；管理性文件材料在每年6月底前归档。
十、基建项目档案的查阅利用
（一）档案原则上不外借，查阅者一般应在档案室内查阅。
如确需借出者，须经主管领导同意并办理有关借阅手续后方可借出。
（二）在查阅档案时，只准查阅自己需要的部分，不准随意翻阅其他部分内容，阅后要当面交点清楚。
（三）查阅者查阅案卷百不准拆卷、涂改，不准在档案上乱划或做标记；如需复制，需经主管领导批准。
十一、本办法自公布之日起执行。
二○一四年一月十三日。