基建档案管理办法

24、基建档案管理办法1目的为规范和加强公司（以下简称公司）基建档案管理，确保基建档案的完整、准确、有效与安全，特制定本办法。

2范围本办法明确了基建档案的管理要求、管理职责，规定了基建档案的收集、整理、归档等业务工作的管理要求。

适用于公司基建档案的管理。

3依据本办法依据下列标准、规范制定（其最新版本亦适用于本办法）：《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）4定义基建档案是指公司建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的基建项目文件。

项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。

项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、监理文件和项目竣工图组成。

项目施工文件是指项目在施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

监理文件是指监理单位对工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

项目竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

5管理要求公司基建档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、分级管理、统一标准”的原则，实行“前端控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式，确保建设项目档案的完整、准确、规范和安全。

项目建设单位负责组织、协调勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。

在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。

项目文件的收集、整理、归档应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，应完整、准确、系统。

建设单位与各参建单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。

6管理职责档案室为公司基建档案管理部门，负责本公司作为项目法人或建设单位的基建档案管理。

档案室负责基建档案的接收、整理、编目、保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作，确保基建档案的齐全、完整、准确、有效和规范，负责对项目文件的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督和检查。

工程项目部负责基建项目前期文件、竣工文件、竣工验收文件的积累、收集、整理、移交和归档工作，保证项目文件的完整、有序。

7归档范围和保管期限凡是在工程项目建设过程中形成的具有保存价值的文件材料都应作为基建档案的归档范围，包括项目的提出、可研、评估、审批、计划、勘测、设计、招投标、施工、监理、安装、调试、竣工验收、工程决算等工作中形成的文字、图表等文件材料，详见《基建档案分类、归档范围和保管期限表》（附1）。

归档范围应随着基建项目管理内容的发展变化做出相应调整。

保管期限根据国家有关基建档案管理规范的规定，结合公司实际情况，分为永久和定期，定期分为30年和10年。

不同保管期限的文件为一卷时，保管期限从长。

8归档要求归档时间：基建项目文件归档工作按工程的进程分阶段进行，工程完成一个阶段，收集、鉴定、整理、移交归档一个阶段的档案，竣工后三个月内应完成竣工档案的验收移交。

项目立项文件、设计文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别在该阶段工作结束后一至二个月内收集、整理、移交归档。

归档文件应齐全、系统、完整，内容真实、准确，与工程实际相符。

文件的内容和深度应符合国家有关建设项目档案管理规范、标准。

（1）凡具有依据和凭证作用的文件及建设单位的发文均要求原件归档；属对方主送与抄送公司的收文，均应以红头文件归档；直接隶属关系的转发文件应以红头文件归档；间接关系的转发文件可用清晰复印件归档。

厂家成批材料的质量证明等若没原件的，施工单位可用复印件归档（在归档的复印件左上角空白处注明原件的存放处，加盖供应商印章，以便归档文件的核实）。

（2）凡合同、协议、招投标文件、竣工验收证书等文件材料均应为正本（即应有各代表方符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还应加盖单位公章）归档，签字方不得用副本或复印件归档。

（3）工程施工过程中的各种原材料应说明该材料在工程项目中使用部位，应具有可追溯性。

（4）设计变更、施工质量处理、缺陷处理，要形成闭环记录。

项目文件的信息著录应真实、准确、完整揭示文件内容和形式特征。

质量要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签章手续完备。

需永久、30年保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

竣工图图纸应是蓝图或绘图仪绘制的白图，不得使用复印的图纸。

归档数量前期文件、竣工验收文件等由建设单位形成或主办的文件至少归档一套。

施工文件、监理文件、竣工图等由参建单位形成的项目竣工文件一般不少于二套（含城建局一套），还应提供电子版并附文件、图纸明细目录一套，有签名的文件应扫描原件形成电子版。

项目中形成的声像材料按实际情况归档一套。

9项目竣工文件的编制竣工文件编制要求竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。

施工单位、监理单位应根据工程实际情况以及合同规定的要求编制项目竣工文件。

凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和30年保存的文件，应附一份复印件。

竣工图编制要求和更改方法竣工图应由施工单位负责编制。

竣工图应完整、准确、清晰、规范，修改到位，真实反映项目竣工时的实际情况。

按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。

涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图。

重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。

同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。

竣工图图幅应按GB／要求统一折叠。

编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

竣工图的更改方法按相关规定执行。

竣工图章的使用竣工图章内容、尺寸如图1所示。

单位为毫米图1 竣工图章样式所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。

竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

10归档程序归档程序包括归档文件的收集、审核、移交接收、整理和入库环节。

归档流程图见附2。

收集文件材料应收集齐全、完整。

建设单位及参建单位应按照本规定附1中的归档范围进行项目文件的收集，包括文字、图表等应当归档保存的全部项目文件。

审核建设单位基建档案形成部门或主办部门负责对项目文件的完整、准确及案卷质量进行审核并经部门负责人签字确认。

移交接收（1）建设单位项目文件形成部门或主办部门兼职档案员将项目文件整理、编制案卷/文件移交目录（式样见附3），并将本部门审核通过的案卷/文件一并移交到本单位档案管理部门。

（2）各参建单位应将审核通过的项目文件整理、组卷后编制案卷移交目录，移交到建设单位档案管理部门归档。

（3）建设单位档案管理部门依据案卷/文件移交目录对归档案卷/文件进行清点、检查、验收，对不符合要求的案卷/文件退回整改，案卷/文件全部符合要求后，在档案交接文据（式样见附4）上签字确认后接收。

（4）案卷/文件移交目录一式两份，移交单位和档案管理部门各存一份。

（5）对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后六个月内，由建设单位向当地城建档案馆（室）移交一套（原件）符合规定的基建档案。

整理档案管理员按照整理要求对归档项目文件进行分类、组卷、排列、编号、编目等。

入库档案管理员将符合入库要求的档案安排存放位置，登记入库并记录存址。

11整理整理工作包括分类、组卷、排列、编号、编目等工作。

分类分类是指依据分类办法标识归档文件分类并确定其保管期限的工作。

分类原则以基建项目归档文件为对象，按照项目阶段，结合文件内容和形成特征，保持文件之间的有机联系，便于管理和开发利用。

分类方法根据基建项目管理特点，结合基建档案内容和特征，基建档案类目设置如下：一级类目：B基建档案。

二级类目：1.项目前期文件；2.项目竣工文件；3.项目竣工验收、决算文件；4.其他。

三级类目：1.项目前期文件分为立项文件，建设用地文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，合同、协议，开工审批文件；2.项目竣工文件分为工程管理文件，施工文件，监理、质量监督文件，竣工图。

组卷组卷是指依据分类表将同一类目下的归档文件依据组卷原则组织在一起的过程。

组卷原则组卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于基建档案的保管和利用。

一个项目由多个单项工程或单位工程组成时，项目文件应按单项工程或单位工程的文件多少组成若干案卷。

组卷方法和要求（1）依据本规范附1中三级类目进行组卷，同一类目下的归档文件根据数量的多少可以组成一卷或多卷，案卷及卷内文件不应重份。

（2）项目前期文件一般应按问题、时间组卷。

设计文件一般应按专业、卷册组卷。

（3）施工文件一般按单项工程、单位工程或装置、阶段、专业组卷。

原材料质量证明文件一般应按专业、品种、型号组卷，同一个单项工程、单位工程共用的施工文件可以组为一卷，不同的单项、单位工程不可组为一卷。

（4）监理文件一般应按专业或时间、文种组卷。

（5）成册、成套的项目文件宜保持其原有形态。

案卷排列按分类表类目顺序依次排列。

同一单项工程、单位工程的文件应排列在一起。

卷内文件排列（1）文字材料按时间、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、正文与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，译文在前、原文在后的顺序排列。

（2）施工文件按施工阶段、工序等进行排列。

（3）竣工图按专业、图号顺序排列。

（4）既有文字材料又有图纸的案卷，一般按文字材料在前、图纸材料在后的顺序排列。

编号依据《公司档案分类办法》编制档号的过程。

档号由项目代号、分类号、案卷号组成。

组成形式：项目代号-分类号-案卷号。

（1）项目代号：用两位阿拉伯数字表示，项目顺序号由本单位按其基建项目顺序确定，经确定后不可随意改动。

（2）分类号：根据基建档案分类表确定，由一级、二级和三级类目号组成（共5位）。

（3）案卷号在同一项目、同一分类前提下，依据组卷方法排列案卷流水号，不应有空号、重号。

编目根据基建档案实体编制页号、案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表和案卷目录的过程。