浅议土地开发整理项目档案资料管理

丝萱萱堡盟垫丝盘查塑浅议土地开发整理项目档案资料管理虞红兵1任奎2陈炼1吕寒1(1江苏省土地开发整理中心，江苏南京210024；2南京大学地理与海洋科学学院，江苏南京210093)摘要：土地开发整理项目档案资料管理详实地反映了项目建设的全过程，是项目实施管理的重要组成部分。

然而，目前土地开发整理项目档案资料管理没有具体统一的规范，存在许多问题。

本文从项目资料收集、整理归档两方面，就项目资料三大类中业主类档案资料的管理工作提出一些想法和观点，以期为土地开发整理项目档案资料管理提供些许借鉴。

关键词：土地开发；项目资料；档案管理近年来，土地开发整理已成为促进土地资源合理利用、实现耕地总量动态平衡的重要手段【l J。

土地开发整理项目实施管理是项目进入建设阶段后对建设过程中的各个环节所进行的控制，是保证项同计划、质量标准、进度安排、预算执行顺利实现的保证12】。

项目档案资料管理是项目实施管理的重要组成部分，是项目建设过程中从立项、可行性研究、设汁、施工、审计、竣工验收等过程巾形成的文字、图纸、图表、声像等真实的历史纪录。

它详实地反映了项目建设的全过程，深刻揭示了项目实施中每一个环节的实际状况，足全面鉴定项目工程质量、明确责任、解决纠纷的重要依据131。

目前，土地开发整理项目档案资料管理没有具体统一的规范，仅有的些许要求散见于《关于印发《国家投资土地开发整理项FI竣工验收暂行办法》的通知》、《关于开展省投资土地斤发整理项目竣T验收的通知》等文件巾，且多都是一些对档案质量的笼统要求，没有具体细化的规范。

如何根据土地开发整理项同的特点，按照国家档案局对档案管理的要求，搜集、整理、管理项目档案，充分发挥项目档案的作用，这是项目档案资料管理的现势要求。

笔者从事土地开发整理档案资料管理多年，现结合近几年来所在单位在省易地补充耕地项目的T程管理工作遇到的问题，就项目资料i大类巾业主类档案资料的管理工作提出一些想法和观点，以供国士资源系统档案管理的同行们共同探讨。

1项目档案资料收集1．1资料收集过程与方式项目档案资料收集可以根据项目建设的过程分为寺项阶段资料收集、实施准备阶段资料收集、工程及监理招标阶段资料收集、工程建设阶段资料收集、验收准备阶段资料收集、验收阶段资料收集、项目后续利用和T程管护资料收集七方面。

同时，在资料收集过程中应建立按工程时序和性质登记簿两个登记簿，既便于核对所收集体资料的全面性，起到杳遗补漏的作用，也可方便资料樱理后的查找利用。

1．2资料收集内容资产管理中m现的问题，很多是由于资产管理制度不健全造成的。

高校资产管理部|’J应从实际出发，建直健伞完善的内部控制体系，充分发挥审计的作用，依据内部控制不相容的原则，结合学校的特点，不断完善资产管理的各项规章制度，从资产的申报、招标、采购到资产的验收、保管、使用、维修、处置等，对每个环节都予以明确责任，加强内部牵制，做到有章可依，违章必究。

特别是部门问的协调，如职工调离导致的某些资产的划转、部门资产置换等，对各部门的职责及相互协调的程序在制度中要有明确的规定，以避免由于责权不清而推诿扯皮。

同时加强资产的内部审计制度和落实好定期的资产清查工作，对固定资产的增减、管理、效益等方面加以监督和考核。

3．3提高资产管理人员素质、强化全员资产管理意识对高校来说，统一的管理机构和一支责任心强、业务过硬的管理队伍是资产管理规范化．科学化的重要保障。

为了优化各项资产结构和配置，维护资产安全，实现同有资产保值增值，全面提高高校资产使用效益，各高校都配备有冬．职的资产管理人员，许多学校在院系单位中设有兼职的资产管理人员，这支管理员队伍素质直接影响着资产管理的好坏。

因此，要通过定期的业务学习和培训，建立一只具有高度责任心、业务熟练的资产管理队伍。

各项资产管理制度的落实要依靠这支管理队伍，同时还必须提高全体教职员工及学生的资产管理意识，使大家都明确自己在资产管理中的责权，养成爱士r，资产的良好习惯，并切实按照相关资产管理制度来管好用好各项资产。

3．4明晰产权，防止资产流失许多高校校办产业实体资产形成的主渠道仍然是同家财政拨款、银行贷款或高校投资，属同有资产。

譬如高校后勤服务企业在经营过程所运用的学校资源基本上都是国家资产。

学校拥有对后勤资产的占有权、处置权和收益权。

学校必须对后勤资产实施临管。

高校应制定后勤资产的宏观管理制度，定期和不定期地对后勤资产进行清查、产权登记、资产评估，对后勤资产使用状况和效益进行评价，对经营I牛后勤资产保值增值进行考核；后勤资产的任何处置要经过学校及相关部门批准，同时后勤实体对外投资、联营的莺大项目也要经过学校和相父部门的同意，按学校资产管理规定办理；后勤实体法人治理结构需要完善，通过有效经营建立收益补偿资产损耗机制，从而保证高校国有资产保值增值。

3．5．关注资产管理巾的某些细节在高校资产管理中，某些细节问题应当引起足够重视。

譬如上文提到的土地价值问题，可以参照当地的基准地价进行评估确定；对于包含r职T集资的房产应当剔除职工集资部分确定国有资产价值。

还有，应当加强对淘汰报废资产的管理和及时严格按规定处理等。

参考文献[1】陈谦余．学校资产管理【M】．高等教育出版社，2000．[2】潘之波．论高校国有资产流失的现状、原因及其对策U]．江西科技师范学院学报，2006，(2)．13】邱均成．试析高校国有资产管理中的认识误区Ⅱ1会计之友，2006(1)．141中华人民共和国财政部令2006年第36号，事业单位国有资产管理办法【z】2008年第5期”一。

科技经济市场经营管理一般来说，立项阶段收集的资料主要为：可行性研究报告、论证与批准文件，规划设计报告、规划报告、预算书与评审报告，主管部门对规划设计和预算书的批准文件，立项阶段的其他有关资料(含规划设计变更的申请报告及主管部门的批复文件等)。

实施准备阶段收集的资料包括：项目设施组织机构设立、实施方案、基本情况公告，项目区清障、权属确定和补偿方案，与工程有关的施工设计和图纸会审、招标、材料设备采购等资料，项目实施管理制度等其他有关资料。

工程及监理招标阶段收集的资料主要为：招标形式(白行招标或委托有资质的代理公司招标)、工程监理招标(若是邀请招标，则必须有邀请函、议标的记录；若是指定委托招标，则需制定委托的决定，_T程监理单位须有乙级(含乙级)以上监理资质)、确定工程量的有关材料(包括实测、计算依据的说明等材料)、标底编制(必须由有资质的单位工程标底)、T程招标公告、招标文件、依据招标文件进行招标单位的资格预审及投标单位的确定、投标文件(包括未中标单位的投标文件、开标、评标和定标材料，必须有时问、地点、评标专家的签到及专家打分记录和本人签字，评标结果)、中标公布及中标通知书、工程施T合同、其他相关资料。

工程建设阶段资料的收集包括：工程开工资料(包括工程组织实施方案，申报开工及批准文件)、现场管理制度(例会制度、责任人考核办法、工程进度及质展的控制和考核)、工程设计的变更(需要有相关部门的批准)、工程营增减方面的资料、工程进度、质量和资金方面的检测、检查和督办等报告、材料设备采购的报表、其他材料。

项目验收准备阶段收集的资料包括：单位工程竣工图及验收报告、各标段的质量评定和竣工验收报告、项目区土地利用实测图(完成后的土地利用现状图)和竣工图、项目竣工报告(含工作报告和技术报告)、项目财务决算及竣工审计报告、工程监理总结报告、项目区土地权属调整报告、项目后续利用及工程管护报告、项目初验报告(含项目建设基本情况表、项目效益表、资金收支情况表和土地开发整理前后土地利用结构变化情况表)。

项目验收阶段收集的资料包括验收申请、验收通知和验收报告。

后续利用和工程管护阶段收集的资料包括项目区土地权属公告，项目工程管护制度和措施、土地利用及效益调查记录等。

另外，在项目实施的过程中还有一些项目区图片资料、录像资料(丛工程项目开始到竣工验收的全过程)、有关部门对项目的检查、通报资料等相关资料也要及时收集。

2项目档案资料整理归档2．1档案资料整理归档内容与原则项目档案资料整理归档包括档案实体整理和档案内容整理，是档案管理的重要组成部分。

档案实体整理是指将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。

通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理。

档案内容整理主要包括档案文件内容真伪鉴别、档案内容客观性考证及档案史料编纂出版等等。

土地开发整理档案资料整理，主要包括文件平时归卷与调整、文件组卷、案卷排列、案卷目录的编制、档号重写、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。

在档案整理的过程中，要遵循以下的原则：卷内文件材料排列有序以保持文件之间的有机联系；案卷标题简明扼要能充分说明卷内文件的主要内容；卷内贞号、目录、备考表和案卷封皮2008年第5期各项内容填写清楚、正确、完整；卷内文件无金属物，破损的文件必须立即修复；案卷装订牢固、美观；档案分类、组卷科学便于保存和利用。

2．2档案资料整理归档建}义2．2．1形成全员档案意识，建立必要规章制度土地开发整理建设项目是一项综合性的工作，涉及相关部门多，对内涉及国土部门相关处室，对外涉及水利、农业、建没等部门，造成项目资料来源广杂。

这就要求项月管理单位对内要加强学习，提高认识，对外要向相关部门宣传建档意义，在各部门形成建档共识，确立档案工作的重要地位，取得相荚部门的配合，使项目档案的管理t作能顺利开展。

同时，项目档案建设涉及工程方方面面，贯穿于工程的全过程，大量的档案出自工程的管理、设计、技术和施工人员之手，一套完整、准确、系统的档案，离不开全体项目参与人员的积极配合。

因此，要建立必要的规章制度，明确各自在平时资料归档丁作中承担的职责，树立全员档案意识，切实做好档案管理工作。

2．2．2结合项目特点，制定切合实际、可操作性的档案管理办法项目建设档案同样具备一般档案的属性，它同样要符合国家对档案管理的要求。

同时，由于项目建设的特殊性，所以实际工作中管理单位要根据实际情况，制订出切实可行的档案管理办法，并指定专人负责，提前介入档案资料的收集、整理工作。

土地开发整理项目具有投资大、周期长、环节多、政策性强、关系到老百姓的切身利益等特点。

因此，项目资料的完整、准确归档可以为资金运作、分清责任、确权定界提供依据。

特别是在项目建设前期，项目还在准备阶段，组织机构往往不健全，人员不到位，档案管理人员要提前介入，对形成的文件资料及时进行收集和整理。

项目正式立项后，要遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，与项目建设进程同步进行收集档案资料。

同时要对相关档案管理人员进行技术培训，使他们掌握档案管理的标准要求，提高档案管理水平，更好地发挥档案的作用。