公司档案管理办法(试行)

河南****股份有限公司档案管理办法（试行）第一章总则第一条为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在企业生产经营中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《内蒙古**控股集团有限公司档案管理办法》及公司内控管理制度，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案是指公司在生产经营过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像及其他各种形式、各种载体记载的历史记录。

第三条本办法旨在对公司档案的收集、归档、整理、保管、利用、鉴定销毁、保密等全生命周期进行规范管理。

通过建立多方位、全过程的立体管理体系，实现档案的闭环管理，形成制度化、流程化、信息化工作标准，促进档案管理工作规范、有序、高效开展。

第四条本办法适用于****本部（含新型化工公司），根据公司管理实际，为实现资源的统一集中利用，**区域各企业档案工作实行一体化管理，绿源水务公司、绿土地农业公司档案由****直接管理。

**区域之外的各全资、控股、托管企业可在不违反本办法基本规定的情况下自行制定企业档案管理办法。

公司分设员工人事档案室，由人力资源管理部门直接管理。

第二章组织及职责第五条公司成立档案管理工作领导小组，组长由公司行政工作分管领导担任，成员由相关部门负责人组成。

档案工作领导小组负责公司档案管理工作规划、计划、管理办法及规章制度的审批；负责公司拟销毁档案鉴定意见的审批；负责组织协调解决档案管理工作过程中的重大问题等。

第六条公司档案管理工作领导小组下设办公室，办公室设在总经理办公室。

总经理办公室作为公司档案管理部门，负责对档案管理工作进行统筹规划、组织协调、检查指导。

具体职责为：（一）负责制定公司档案管理工作规划、计划、管理办法及规章制度的制定。

（三）负责对各部门（分厂）档案管理工作开展指导、检查。

（三）负责对档案管理工作的协调和档案资源配置。

（四）负责组织各部门（分厂）兼职档案人员的选派工作，同时负责对公司专兼职档案人员的培训组织工作。

第七条公司设立档案室，配备专职档案管理人员，负责档案管理具体工作。

具体职责为：（一）负责收集、整理、保管公司具有长久保存价值的档案资料，规范使用档案库房，并不断使其管理工作规范化和现代化。

（二）对公司档案室保管的档案资料负有安全管理责任和保密责任。

（三）负责指导、协助各部门（分厂）做好档案的收集、立卷归档等工作。

（四）负责档案资料的归档验收，确保档案齐全、完整、规范。

（五）负责定期开展档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见。

（六）编制检索工具，负责档案的借阅管理，为公司各部门（分厂）提供所需档案，积极开展档案的开发利用工作。

第八条公司各部门（分厂）负责人是本单位档案管理工作的第一责任人，各部门（分厂）应指定兼职档案管理员。

负责本单位文件资料的收集和归档工作，协助公司档案管理部门做好档案管理，具体定位和职责为：（一）兼职档案人员原则上由各部门（分厂）综合事务人员及各工程项目组资料管理员兼任，负责本单位的档案管理工作。

（二）兼职档案管理人员须熟悉本企业生产工艺流程，政治成熟，具有良好的保密习惯，并积极参加公司组织的档案工作业务培训，掌握公司档案管理的各项标准、制度和工作流程，保障档案资料的齐全、完整、准确，案卷质量符合归档要求。

（三）兼职档案管理人员对公司具有保存价值的各种资料及时做好收集、整理并妥善保管，按规定要求及时移交公司档案室归档。

第三章档案管理工作基本规定第九条根据《内蒙古**控股集团有限公司档案管理办法》要求及公司管理实际，公司档案管理工作应执行“四纳入”的基本规定。

（一）将档案管理工作纳入公司规划、年度计划，使档案工作与公司发展保持同步。

（二）将档案管理工作纳入分管领导议事日程。

公司档案管理分管领导应对档案管理过程中出现的重要事项、重大问题进行研究、协调和解决。

（三）将档案管理工作纳入经济责任制进行考核，实行责任追究制度。

对于无故拖延归档时间，拒不移交档案或因玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的，按照公司相关规定，追究相关人员的经济责任直至法律责任。

（四）将档案管理工作纳入企业培训计划。

定期对档案管理专兼职人员进行业务培训，认真贯彻执行专业（行业）系统、地方、公司档案管理工作的有关规定、办法和标准。

第十条在有必要的情况下，公司专兼职档案管理员应参加公司重要产品试制定型、验收过程，重要科研成果鉴定、验收过程，重要工程技改项目竣工、验收过程，确保公司重要经营活动中形成的档案资料齐全、完整、准确。

第十一条公司技术类文件的归档要与公司的工程建设项目、科研项目等实行“四同步”管理。

（一）下达工程计划任务与提出项目文件归档要求同步。

（二）检查项目计划进度与检查项目文件积累情况同步。

（三）工程验收与档案验收同步。

（四）项目总结与归档的项目文件材料交接同步。

第四章档案的归档范围与保管期限第十二条公司日常生产经营过程中形成的各类具有保存价值的文件资料必须及时归档；不属于归档范围的文件资料，严禁归档。

由各部门（分厂）根据《****档案分类方案、归档范围与保管期限表》（详见附件1）的要求，做好档案资料的收集、立卷、归档、移交等工作；由公司档案管理部门按照各类档案的保管期限做好档案的整理、保管、借阅利用、鉴定销毁等工作。

第十三条档案归档范围的划定及相关要求（一）公司档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理、科研开发类、项目建设类、新产品开发类、会计档案类、人事档案类、特殊载体类共十大类。

特殊载体类档案要与其他各个类别档案一一对应，并建立相应的联系。

（二）公司具有保存价值的各类归档资料物理形式包括但不限于：纸质、录音、录像、实物、电子文件等各类无法输出纸质的或无纸质的文件和实物。

（三）公司档案管理部门应结合公司实际情况，定期完善归档范围，明确归档责任者、归档时间、归档份数、归档手续和要求。

第十四条档案保管期限及相关要求（一）公司档案采用永久和定期两类保管期限，定期保管期限下再实行标时制，一般为30年、10年。

（二）档案保管期限由公司档案管理部门在整理归档文件时，按照各类归档文件保管期限表的规定予以给定。

（三）对于定期保存的各类档案，在保管期限期满后，应开展二次鉴定。

鉴定工作由档案管理部门、档案形成部门人员组成鉴定小组进行鉴定，对于不需要继续保存的档案，提出销毁的意见，报公司档案工作领导小组批准后销毁。

第五章档案的收集与立卷归档第十五条档案的收集和立卷归档实行承办人负责制。

各项业务具体承办人员对所承办事项形成的文件资料具有管理责任，并及时协助本单位兼职档案管理员进行档案的收集、整理立卷、按期归档。

凡在日常工作中形成的领导批示文件及对公司有保存价值的各种资料，都要及时做好收集整理，并妥善保管，以便后期归档。

第十六条立卷归档时间每年需归档的文件材料，由公司档案管理部门按年度集中归档和年度内随时归档相结合的方式统一安排。

年度集中归档文件由各部门（分厂）于每年一季度将上一年度的文件材料整理立卷并移交至公司档案室。

具体归档时间为：（一）公司日常经营活动中形成的股东会、董事会材料，重大投资、招投标项目、法律诉讼、合资、合作协议、企业注册或注销、工商变更、各类证照等文件材料，应当即时整理立卷，随时移交至公司档案室。

（二）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类，此四类文书档案每年3月底前移交一次。

（三）产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类，此四类科技档案待项目竣工验收全过程结束后移交归档。

（四）会计档案由财务部门暂存一年，期满后于每年9月底前移交归档。

（五）声像档案（包括但不限于光盘、硬盘等存储介质）由形成部门将整理后的存储介质及时移交至档案管理部门。

（六）实物档案（包括但不限于牌匾、印章、荣誉证书等）由形成部门及时整理后移交至档案管理部门。

第十七条立卷归档流程（一）各相关业务具体承办人员应及时将承办业务形成的各类具有保存价值的文件资料及时整理，主动交予本单位兼职档案员；由部门（分厂）兼职档案管理人员根据归档范围的具体规定，挑选出需要归档的文件，按照档案立卷归档要求统一整理、立卷后，填写《****归档文件交接单》（详见附件2），经本单位负责人审核签字后移交公司档案室；由公司档案管理员对移交的文件资料按照档案立卷管理要求进行审核把关并经档案管理部门负责人审批签字后完成档案移交工作。

（二）文件资料的立卷归档要做到整理规范，编目清晰，并制作移交清册，卷内目录（含电子目录）等一并移交。

（三）档案管理人员在接收各部门（分厂）立卷归档的文件资料时，须认真核对检查，对不符合归档要求的案卷，要求各部门（分厂）进行重新整理。

（四）各部门（分厂）兼职档案员要根据档案的归档范围，对本单位所有文件资料认真鉴定，不需要归档的文件返还相关岗位人员自行保存或处理。

第十八条立卷归档要求（一）文书类档案的立卷归档要根据卷内文件与文件之间的有机联系，按照文件形成的时间顺序进行排列。

批示、批复在前，请示、报告在后；发文正文在前，正文附件、修改稿依次在后；转发件在前，被转发件在后；诉讼或非诉讼案结论性材料在前，依据性材料在后；定稿在前，修改稿依次在后。

（二）科技类档案可分为项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分，按不同公司工序先后顺序分别组卷。

既有文字材料又有图纸的案卷，要根据文字材料和图纸的实际关系来确定排列顺序；若图纸是文字材料的附件或说明材料的，文前图后；若文字材料是图纸的说明材料的，图前文后。

（三）会计类档案由公司财务部门按照《国家会计档案管理办法》规范要求进行整理立卷、装订成册。

撤销、合并单位的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交给指定单位，并按规定办理移交手续。

建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接收单位，并按规定办理交接手续。

（四）电子类档案管理实行“双轨制”原则，即电子版归档同时将相应的纸质文件归档，并保证两者在内容、格式及相关说明和描述上的一致性。

（五）实物类档案立卷时应对实物的主题、时间及来源进行说明。

归档实物档案应当拍照，并制作实物档案照片索引形成检索工具，建立照片与实物之间准确、可靠的标识关系。

（六）声像类档案的归档由相关责任部门及摄录人员负责收集、著录、组卷，反映同一活动的多件声像材料中，应由相关部门挑选最能够反映活动主题的、拍摄和录制效果较好的文件进行归档。

不归档的照片，各部门可自行保存。

第十九条归档的制成材料必须是原件。

即归档制成材料为领导最后确认签字的打印件，也可以是黑色墨水、炭素笔书写的手写件，不允许圆珠笔、铅笔书写。

力求完整、准确，归档率、完整率、准确率要达到100%。

第二十条两个以上单位合作完成的管理、技术、工程等项目，主办单位负责全套文件资料的收集、整理立卷、按期归档；协办单位负责具体承担任务相关文件资料的收集、整理立卷，并提交给主办单位；有合同、协议规定的，按其要求执行。