外来文件的识别

外来文件管理程序

一、外来文件的识别：

1、外来文件是指质量管理运行中所需执行的、来自外部的文件；

2、可以是来自组织外部，如上级组织、社会团体、顾客、政府部门等；

3、也可以是来自组织内部未纳入质量管理体系认证范围的部门或区域。

二、外来文件控制要则：

1、识别：需要纳入受控范围的外来文件要预先识别，加以控制；

2、标识：可参照内部文件控制的要求进行标识，或按外部发文组织的要求标识；

3、发放：与内部文件控制相同，做好发放记录；

4、修订跟踪：指定专门人员保持与外部发文组织的沟通，随时跟进外来文件的修订；

5、再确认：修订后的外来文件也应经过组织内的再次识别确认、再标识、再发放。

三、外来文件举例：

1、产品安全标准、产品标准和技术规范；

2、顾客要求（图样、合同、技术标准、订购单等）；

3、供方提供的文件（图样、合同、技术标准等）；

4、组织的上级部门或来自组织中未纳入质量管理体系的部门文件。

四、外来文件的保持：

1、由使用者负责在使用场所保管好外来文件，防止丢失、损坏（破损、污染）；

2、文件管理人员对外来保持：a)使用安全的保存形式和保管方法；b）文件丢失时为不影响正常使用应及时补发；c)文件破损或受污，影响阅读时应换发。