日常事务管理
日常事务处理管理制度
日常事务处理管理制度第一章总则第一条目的为规范企业日常事务处理流程，提高工作效率，优化企业管理，订立本《日常事务处理管理制度》（以下简称本制度）。
第二条适用范围本制度适用于企业内全部部门、岗位和人员，包含但不限于行政、人力资源、财务、采购、运营等。
第三条定义1.日常事务：指企业内各部门、岗位处理的日常工作事项，包含文件处理、会议布置、业务办理等。
2.事务处理人员：指负责处理日常事务的员工，包含部门主管、行政人员、助理等。
第二章事务处理流程第四条事务接收1.事务处理人员每日应及时查看并确认本身的日程布置和待处理事项。
2.事务处理人员应耐性倾听来自各部门和员工的需求，并及时记录和确认事务内容。
第五条优先级生效1.每位事务处理人员在收到新的事务后，应依据事务的紧急程度和紧要性进行优先级排序。
2.优先级分为高、中、低三级，并在处理过程中严格遵守优先级原则。
第六条事务分派1.部门主管应依据事务优先级将待处理的事务分派给相应的事务处理人员。
2.事务处理人员接收到分派的事务后，应及时确认，并在规定时间内完成处理。
第七条事务追踪1.部门主管应定期跟进已分派的事务处理情况，及时了解事务处理进展，并供应必需支持与帮助。
2.事务处理人员应及时向部门主管汇报事务进展，并乐观寻求帮忙解决遇到的问题和困难。
第八条事务处理结果通知1.事务处理人员应在处理完成后，及时将处理结果通知相关部门和员工，确保信息传递畅通。
2.事务处理结果通知应明确且准确，包含事务处理结果、涉及的人员和时间等相关信息。
第三章事务处理要求第九条保密性事务处理人员应严守企业信息保密制度，对涉及商业机密、隐私等敏感信息，保持高度的保密意识和责任心，在处理过程中避开信息泄露。
第十条准确性1.事务处理人员在处理事务时，应确保信息准确无误，避开产生错误和耽搁。
2.若发现事务处理错误或遗漏，应立刻通知上级主管并采取相应矫正措施。
第十一条反馈机制1.部门主管应定期对事务处理工作进行评估和反馈，及时发现问题并提出改进看法。
公司日常事务管理制度
第一章总则第一条为规范公司日常事务管理，提高工作效率，确保各项工作有序进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，各部门应严格按照本制度执行。
第三条公司日常事务管理应遵循以下原则：1. 规范化：各项工作流程、制度要求明确，操作规范；2. 高效化：提高工作效率，减少不必要的环节；3. 严谨化：严谨对待各项工作，确保工作质量；4. 责任化：明确责任分工，落实责任到人。
第二章日常事务管理内容第四条日常事务管理包括以下内容：1. 工作计划与安排：a. 各部门应根据公司年度计划，制定月度、周度工作计划；b. 员工应按时完成领导交办的工作任务，并及时汇报工作进展；c. 领导应定期检查工作计划执行情况，及时调整工作安排。
2. 会议管理：a. 会议应提前通知参会人员，明确会议主题、议程和参会人员；b. 会议记录应由专人负责，及时整理并归档；c. 会议结束后，各部门应根据会议决议，制定具体实施方案。
3. 文件管理：a. 公司文件应分类存放，确保文件安全；b. 文件传递、收发、归档等工作应规范进行；c. 文件使用、借阅、销毁等环节应严格把关。
4. 考勤管理：a. 员工应按时上下班，遵守公司考勤制度；b. 部门负责人应负责本部门员工的考勤管理工作；c. 公司定期对员工考勤情况进行汇总、分析。
5. 财务管理：a. 公司财务制度应严格遵守，确保财务安全；b. 财务报销、支付等环节应规范操作；c. 财务报表、账目等应及时整理、归档。
6. 保密管理：a. 公司内部信息应严格保密，不得泄露；b. 员工应遵守保密规定，不得擅自对外透露公司信息；c. 公司定期对保密工作进行自查、整改。
第三章日常事务管理要求第七条各部门、员工应遵守以下要求：1. 严格遵守公司各项规章制度，确保工作质量；2. 认真履行岗位职责，提高工作效率；3. 积极配合部门工作，形成良好的团队协作精神；4. 主动向领导汇报工作情况，及时沟通、解决问题；5. 严谨对待工作，确保工作成果符合公司要求。
公司日常事务管理制度
公司日常事务管理制度一、制度概述为规范公司日常事务管理，提高管理效率和工作效果，特制定本制度。
二、管理目标1、加强对公司各项日常工作的管理；2、明确各岗位职责，保障工作流程的同步化、规范化、标准化；3、提高工作效率，降低工作差错率，增强公司内部协作和沟通；4、进一步规范公司日常行为规范，促进公司良好形象的建立和维护。
三、管理范围本制度适用于公司所有日常管理和服务工作。
四、部门责任1、行政部门制定本制度，对公司日常管理工作进行协调和指导，并负责对各部门的管理及绩效进行监督和检查。
2、人力资源部负责职工的招聘、培训、绩效考核、薪酬管理等工作。
3、财务部负责公司财务管理及财务报表的编制和审计工作。
4、市场销售部负责公司市场销售及推广工作。
5、技术部负责公司技术研发和技术支持工作。
五、公司内部流程1、公司每日开展工作前需进行例行协调会议，并完成对各项工作内容的分工和任务分配；2、公司内部沟通需要使用电子邮件或其他通讯工具，确保信息传递的及时和准确；3、公司各项制度及管理方法需要不断地改进和完善，进行反馈及时，实行修订的动态管理。
六、待遇福利管理1、职工应按规定享受带薪年假、病假、产假、陪产假、婚假、丧假等；2、职工还应享有免费食宿，免费医疗保健，办公物资配置充足等福利待遇；3、职工应有权利参加公司组织的各种文体活动，部门之间的联谊及交流等。
七、安全环境管理1、公司应对职工提供一个安全、舒适的工作环境，加强消防安全和意外伤害的预防措施；2、公司要求所有职工慎重处理绝密文件和公司重要资料，防止泄露或外传；3、公司要求所有职工严格遵守国家法律法规，违法行为将被严肃处理。
八、违反制度的处罚1、职工违反本制度规定的，应受到口头警告、书面警告、停职、降职、撤职、辞退等处罚；2、对于违反国家法律法规的职工，公司应按法律规定进行处理；3、对于任何给公司带来经济或声誉损失的职工，公司有权追究其法律责任，并要求赔偿相应的损失。
综合办日常事务管理制度
第一章总则第一条为规范综合办公室的日常管理工作，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本制度。
第二条本制度适用于综合办公室全体工作人员，以及与综合办公室工作相关的其他部门和人员。
第三条综合办公室日常事务管理应遵循以下原则：1. 领导为主：在确保领导决策有效性的前提下，充分发挥综合办公室的职能作用。
2. 服务至上：以服务为核心，提高服务质量，满足各部门和单位的需求。
3. 规范运作：严格按照规章制度办事，确保各项工作规范化、制度化。
4. 效率优先：提高工作效率，缩短办事周期，确保各项工作按时完成。
第二章组织机构及职责第四条综合办公室设主任一名，副主任若干名，各部门负责人若干名，具体职责如下：1. 主任：（1）全面负责综合办公室的日常工作；（2）组织制定综合办公室的各项规章制度；（3）协调各部门之间的工作关系；（4）向上级领导汇报工作，接受上级领导的指导和监督。
2. 副主任：（1）协助主任开展工作；（2）负责分管部门的日常工作；（3）监督分管部门的制度执行情况；（4）向上级领导汇报分管工作。
3. 各部门负责人：（1）负责本部门的日常工作；（2）组织实施本部门的规章制度；（3）向上级领导汇报本部门工作；（4）协调本部门与其他部门的工作关系。
第三章工作流程第五条综合办公室日常工作流程如下：1. 收件：接收各部门、单位及外来单位的文件、资料、信函等，并做好登记、分类、归档等工作。
2. 分发：根据文件内容，将文件分发至相关部门、单位或个人。
3. 处理：对需要处理的文件，及时提出处理意见，并按照规定程序办理。
4. 承办：对需要承办的文件，指定专人负责，确保按时完成。
5. 跟踪：对已办理的文件，进行跟踪，确保办理结果符合要求。
6. 汇报：定期向上级领导汇报工作情况。
第四章文件管理第七条文件管理应遵循以下原则：1. 分类存放：按照文件类型、密级等进行分类存放，便于查找和管理。
2. 登记备案：对收到的文件进行登记备案，确保文件安全。
公司日常具体事务管理制度
第一章总则第一条为规范公司日常事务管理，提高工作效率，保障公司各项工作的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，各部门应根据本制度制定具体实施办法。
第三条本制度遵循公平、公正、公开的原则，确保公司各项工作有序开展。
第二章工作时间与考勤第四条公司实行标准工作时间制度，员工每日工作时间不超过8小时，每周工作时间不超过40小时。
第五条员工应按时上下班，不得迟到、早退。
如有特殊原因需请假，应提前向直属上级提出书面申请。
第六条员工请假分为事假、病假、年假、婚假、丧假等，各类请假需提供相关证明材料。
第七条员工请事假、病假累计超过3天或年假累计超过10天的，需经公司总经理批准。
第八条员工因工作需要加班，应提前向直属上级提出申请，经批准后方可加班。
加班工资按国家相关规定执行。
第三章文件与档案管理第九条公司文件应按照分类、编号、归档的要求进行管理，确保文件安全、完整。
第十条文件传阅应指定专人负责，传阅记录应详细记录文件内容、传阅时间、传阅人等信息。
第十一条档案管理应遵循“集中管理、分级负责、方便利用”的原则，确保档案的完整性和安全性。
第十二条档案借阅需填写借阅单，经相关部门负责人批准后方可借阅。
第四章会议管理第十三条公司会议分为日常会议、专题会议和临时会议，会议形式包括现场会议、视频会议等。
第十四条会议组织者应提前制定会议议程，通知参会人员，并做好会议记录。
第十五条会议记录应真实、准确、完整，及时归档保存。
第五章通讯与信息管理第十六条公司内部通讯应使用公司指定的通讯工具，不得使用私人通讯工具处理公司事务。
第十七条公司信息应遵循保密原则，未经授权不得泄露。
第十八条公司内部信息发布应经相关部门审核，确保信息真实、准确。
第六章财务与报销管理第十九条公司财务管理工作应遵循国家相关法律法规，严格执行财务制度。
第二十条员工报销应提供真实、合法的报销凭证，经直属上级审核后报财务部门审批。
第二十一条财务报销应在规定的时间内完成，逾期未报销的，需说明原因。
日常事务管理制度
第一章总则第一条为规范公司日常事务管理，提高工作效率，确保各项工作有序进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，各部门应根据本制度制定本部门的具体实施细则。
第三条日常事务管理应遵循以下原则：1. 效率原则：提高工作效率，减少不必要的环节，确保事务处理迅速、准确。
2. 规范原则：严格执行各项规章制度，确保事务处理的合规性。
3. 责任原则：明确各部门、各岗位的职责，确保事务处理的落实。
第二章事务处理流程第四条事务处理流程分为以下步骤：1. 收集信息：各部门、各岗位应及时收集相关信息，并按要求整理、归档。
2. 审核审批：根据事务性质，由相关部门或负责人进行审核审批。
3. 执行实施：经审批同意的事务，由相关部门或岗位具体执行。
4. 跟踪监督：对执行中的事务进行跟踪监督，确保按期完成。
5. 总结反馈：事务完成后，相关部门或岗位应及时总结经验，并向上级领导汇报。
第三章事务管理职责第五条各部门、各岗位的日常事务管理职责如下：1. 综合办公室：（1）负责公司内部文件的收发、登记、归档等工作；（2）负责公司会议的组织、记录和传达等工作；（3）负责公司内部信息收集、整理和发布等工作。
2. 人事部门：（1）负责员工招聘、培训、考核等工作；（2）负责员工薪酬、福利、社保等工作；（3）负责员工档案管理等工作。
3. 财务部门：（1）负责公司财务核算、报表编制等工作；（2）负责公司资金管理、报销审核等工作；（3）负责公司税务申报、合规等工作。
4. 生产部门：（1）负责生产计划的制定、执行和监督；（2）负责生产过程中的物料管理、设备维护等工作；（3）负责产品质量控制、安全生产等工作。
5. 销售部门：（1）负责销售计划的制定、执行和监督；（2）负责客户关系管理、销售合同签订等工作；（3）负责销售数据分析、市场调研等工作。
第四章事务管理考核第六条公司对各部门、各岗位的日常事务管理进行考核，考核内容包括：1. 事务处理的及时性、准确性；2. 事务处理的合规性、规范性；3. 事务处理的创新性、效率性；4. 事务处理的团队协作、沟通能力。
企业日常事务管理制度
一、总则为加强公司日常事务管理，提高工作效率，确保各项工作有序进行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工及各部门。
三、组织机构及职责1. 人力资源部负责制度的制定、修订和解释。
2. 各部门负责本部门日常事务的管理和执行。
3. 公司领导对日常事务管理进行监督和指导。
四、日常事务管理内容1. 办公环境管理（1）保持办公区域整洁、卫生，定期进行清洁消毒。
（2）合理摆放办公设备，确保办公环境舒适。
2. 文件管理（1）建立文件档案管理制度，确保文件完整、安全。
（2）定期对文件进行整理、归档，便于查阅。
3. 通讯录管理（1）每月初更新公司员工通讯录，确保信息准确。
（2）对通讯录进行分类管理，便于查找。
4. 网站管理（1）每周对公司内部网站进行更新与整理，确保信息及时、准确。
（2）定期检查网站运行状况，确保网站正常运行。
5. 值日和扫除安排（1）合理安排各部门值日和周六集体扫除，确保办公区域整洁。
（2）对值日和扫除工作进行监督检查，确保责任到人。
6. 公司介绍信及证明开具（1）对各部门需要开具公司介绍信及相关证明的申请进行审核。
（2）按规定程序办理相关手续，确保办理及时、准确。
7. 用车管理（1）对各部门用车需求进行合理安排，确保用车合理。
（2）对用车者进行登记，便于管理和监督。
8. 打印机、复印机等设备维护（1）定期对打印机、复印机等设备进行维护，确保设备正常运行。
（2）不定期联系更换墨粉，确保设备使用。
9. 相关用品、文件使用表打印（1）每月末打印下月需要的相关用品、文件使用表。
（2）对使用表进行登记、汇总，确保数据准确。
10. 突发事件处理（1）对突发性、应急性、临时性工作，文秘应及时处理。
（2）对突发事件进行记录、总结，为今后工作提供借鉴。
11. 通知、通报、公告发送（1）不定期发送公司相关通知、通报、公告等告知性文件。
（2）确保通知、通报、公告传达及时、准确。
12. 日常性事务处理（1）每日处理扫描文件、预订用水、查询订票等日常性事务。
办公室日常事务管理工作介绍
办公室日常事务管理工作介绍办公室日常事务管理工作介绍一、引言办公室日常事务管理是现代企业不可或缺的管理工作之一。
它涉及到各个方面的工作安排和协调，旨在确保办公室的高效运转。
本文将详细介绍办公室日常事务管理的重要性、流程和实施方法。
二、重要性1. 提高工作效率：办公室日常事务管理能够合理安排工作，提高员工的工作效率。
通过合理分配任务和资源，避免重复劳动和资源浪费，实现工作高效运转。
2. 保证工作质量：日常事务管理能够确保工作按照规定的流程和标准进行，从而保证工作质量。
通过制定明确的工作标准和流程，规范员工行为，避免出现工作瑕疵和错误。
3. 提升服务水平：办公室日常事务管理还能够提升企业的服务水平。
通过及时、准确地处理各类办公事务，提供优质的服务，满足员工和客户的需求，提升企业形象和声誉。
三、流程1. 事务收集：办公室日常事务管理的第一步是收集各类事务。
通过与员工和部门的沟通，了解各个环节中存在的事务和问题。
2. 事务分类：收集到的事务需要进行分类整理。
按照性质和紧急程度，将事务分为紧急事务和一般事务，再根据工作流程将事务分配给相应的部门或员工。
3. 事务分派：根据事务的性质和紧急程度，将事务分派给具体的负责人。
负责人会根据接收到的事务进行工作计划和时间安排。
4. 事务跟进：负责人在接收到事务后，会及时跟进和处理事务。
通过制定明确的工作计划和时间表，确保事务按时完成。
5. 事务反馈：在事务处理过程中，需要及时反馈相关情况。
负责人会向管理层报告事务处理进展和问题，以便及时解决。
6. 事务总结：事务处理完成后，进行事务总结和评估。
通过总结经验和教训，不断改进和优化事务管理流程，提高工作效率和质量。
四、实施方法1. 制定详细的工作计划：在办公室日常事务管理中，制定详细的工作计划是非常重要的。
通过合理安排和分配工作，避免工作的漏洞和延误，提高工作效率。
2. 使用办公自动化工具：办公室日常事务管理可以借助办公自动化工具来提高工作效率。
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2、值班表的格式有多种，一般包括：值班时间、 期限、地点、人员、值班工作内容和要求、交 接班方法等项目。
五、知识点
（三）信息校核 1、信息校核的范围：要对信息中的 事实、观点、数据、图表、符号及实 时间、地点、人物等进行核实。
2、信息校核的方法：（1）溯源法 （2）比较法（3）核对法（4）问卷 逻辑法（5）调查法（6）数理统计法
四、实训测评
实际 得分
评价项目
评价关键点 刻制程序合法 启用程序规范
分值 15 15 15 10 10 15 10 10
印章管理流程
填写用印登记表，正确用印 保管措施周全 熟悉停用和撤销手续 填写规范、准确、字迹清晰
介绍信的使用与保管
根据相关手续开具介绍信 保管措施合理安全
五、知识点
（一）印章的相关知识 1、印章的分类：（1）按材质分（2）按性质分
↓
印章的使用
↓
印章的保管
↓
印章的停用和撤销
三、工作流程及步骤
（二）介绍信的使用及保管 介绍信的使用
↓
出具介绍信要严格履行审批手续 介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统 介绍信要按编号顺序使用 一封介绍信只能用一个单位 介绍信的存根部分内容要同持有部分内容相符 介绍信不能弄虚作假，不能转借他人使用 介绍信字迹要清楚，如有涂改，应在改动的地方加盖公章 介绍信持出部分需填写有效时间 不能开具空白介绍信 介绍信必须盖印
2、介绍信的种类：（1）通用介绍信（2）专用 介绍信
五、知识点
（三）信息收集 1、信息收集的范围：主要有企业信 息、国际市场信息、客户信息、贸易 信息、国际金融信息、法律政策信息、 交际活动信息等。
2、信息收集的方法：（1）观察法 （2）阅读法（3）询访法（4）问卷 法（5）索购法（6）交换法（7）网 络法。
三、工作流程及步骤
（三）设计、编写值班日志
↓
值班日至主要是对各类邮件和电话的处理情况， 人员及物资的出入情况，值班巡视情况等进行认 真登记，使接班人员对前面的工作情况有所了解， 以保证工作的连续性。
三、工作流程及步骤
（四）值班结束过程
将手头文件资料、报刊杂志、办公用品等整理一下，归 类放好； ↓ 清扫、处理办公室的垃圾，保持办公环境整洁、美观； ↓ 关闭所有办公设备（传真机除外），检查、确保传真机 中有充足的纸； ↓ 关紧窗户，最后再仔细检查一遍，确保没有安全隐患， 锁门离开办公室。
二、工作任务及要求
（一）模拟处理值班函电
要求熟练运用各类函电的处理方法与技巧，妥善处理值班函 电事务。
（二）模拟值班接待工作
要求遵守接待礼仪与规范，具有安全保密意识，妥善接待来 访客人。
（三）设计、编写值班日志
成果为《值班日志表》，要求表格项目完整，格式美观，并 准确、全面记录各项值班工作事务。
三、工作流程及步骤
（一）处理值班函电
接打电话
↓
应像日常工作中一样，做到礼貌友好，热情周到； 避免闲聊和长聊，以免贻误其他重要电话； 要在授权的范围内对电话内容做出及时处理，并对电 话及处理情况认真做好记录； 对于重要、紧急电话应及时向上司或有关部门通报， 避免对工作造成贻误。
三、工作流程及步骤
（二）值班接待工作
谢谢！
项目六
日常事务管理
任务14 印章与介绍信管理实训 任务15 值班管理实训
任务16 备用金管理及报销实训
一、情景导入
北京盈通公司实行了定额备用金管理制度，该制度中规定：各部 门借支备用金限额，一般不得超过1000元（人民币），若遇特殊需要 应由各部门经理核准。各部门必须设立专人经管定额备用金，备用金 经管人员必须妥善保存备用金支出所取得的发票以及各种报销凭证， 并设立备用金登记簿，记录各种零星支出，自行留底存查。部各部门 应于每周五编制备用金费用支出明细表，限于次周周一连同报销凭证 一起送交财会部门审核、报销，财会部门根据核准金额划拨次周备用 金。 销售部的备用金经管人员是该部门的经理秘书王倩，由于本周销 售部要举办客户交流会，会议费用预计1500元，加上日常办公费用， 共需借支2500元备用金。周一（6月2日），王倩来到财务部借支了 2500元备用金；这一周销售部的备用金使用情况具体如下： 1、周一6月2日，购买办公用品花费363.3元，其中打印纸2箱100 元，硒鼓2个共计234元，文件夹50个共计29.5元； 2、周二6月3日，销售员肖正接待客户，其中市内出租车费108元、 餐费252元；
↓
不得随意将其他人员领入办公室内； 有人来访时，应首先问清访客来意，认真检查访客的 证件，做好来访登记； 帮助访客办理好各项事情，在不违反组织有关规定的 前提下，尽量满足来客的要求； 做到既要热情接待来客，又要具有安全意识，做好保 卫工作，如遇到可疑人员和突发事件，要及时向领导和有 关部门报告，迅速处理。
办公室事务管理
项目六
日常事务管理
任务14 印章与介绍信管理实训 任务15 值班管理实训
任务16 备用金管理及报销实训
一、情景导入
刘鑫在一家有限责任公司做总经理秘书。前段时 间，公司收购了一家即将倒闭的企业作为分公司。刘 鑫最近一直忙着分公司的接收和组建工作。一天，销 售部李杰要到某机关联系销售业务，需要开具一封介 绍信。刘鑫一看，分公司的印章还没有呢，没法开介 绍信，让他先跟总公司联系。刘鑫把这件事向总经理 做了汇报，总经理让他按程序将该企业的原印章停用， 并按程序去刻制一枚新印章。
六、拓展提高
制定值班工作管理制度也值班管理工作之一，值班管理制度的主要内容 应包括以下几项具体制度： （一）岗位责任制度 规定值班人员必须坚守岗位，尽职尽责，无论发生什么事情，都不得擅 离职守，不得干私活。 （二）信息处理制度 规定值班人员要做好信息的上传下达，以及值班人员对各渠道传递过来 的信息的基本处理程序，如值班人员应如何记录，哪类信息应报哪一级 领导等。 （三）保密安全制度 值班工作常常会接触到一些机密性文件或事件，需要确保机密不得外泄 以及组织的安全，所以应当制定严格的保密及安全制度。具体包括各种 信息材料的保管方式，不同密级信息材料的传递方式，外来人员的接待 范围，人员及物资的进出手续等规定。 （四）请示报告制度 规定值班人员遇到重大问题或无把握处理的问题，应先请示，后办理； 对于紧急的事件或信息，要及时报告，不得拖延或不报；对于特殊的突 发事件，可以边处理边报告，不可办而不报。
2、印章的作用：（1）标志作用（2）权威作用 （3）法律作用（4）凭证作用 3、有关部门对印章的规定：（1）印章的规格 和制发（2）印章的名称与印文（3）专用印章 的制发
五、知识点
（二）介绍信 1、介绍信一般用铅字和固定格式印刷，装订成 册，分为持出和存根两部分，中间以虚线隔开， 持出部分右上角和存根骑缝处均有编号，持出 部分和存根部分都有需填写前往单位的名称、 被介绍人姓名、人数以及联系的事宜等项目， 存根部分还有批准人一栏，持出部分还需填好 本单位的名称和填写时间及有限期限。
上午9:25，接到客户发给北京分公司总经理赵亮的传真，郑洁知道赵总 今日上午的出差行程中安排有一个重要会议，于是等到中午12:00才向赵 总打电话汇报了此事，并按要求将传真转发给赵总。 下午2:00，接到客户方李总的秘书王丹的电话，希望能够调整双方谈判 的日期，由下周二提前至下周一，如果可以，李总将于下周一早上九点到 达首都机场。郑洁立即打电话向赵总汇报此事，赵总表示可以调整谈判日 期，他会尽快返回，请郑洁做好相关准备。郑洁打电话回复王秘书可以调 整谈判日期，之后又打电话为客户预定酒店和接待车辆，通知参加谈判的 相关人员做好准备，并将谈判会议资料打印、装订好。
五、知识点
（一）值班工作的基本内容 1、负责传递信息 2、负责处理函电 3、接待来访客人 4、做好值班记录 5、确保组织安全 6、处理突发事件
五、知识点
（二）值班表格的编制 1、值班表是记载或标明值班人员姓名和值班时 间的表格，一般由行政部门负责值班管理工作 的秘书编制，然后交给主管领导审核确认，再 印发给有关人员。
（四）模拟值班结束过程
要求工作步骤规范、完善、熟练。
三、工作流程及步骤
（一）处理值班函电
邮件处理
↓
接收邮件时要清点邮件的数量，检查邮件的包装和封口是否 完好； 将邮件做好分类，认真登记； 对于有拆阅权的邮件，可进行拆阅处理； 对于没有拆阅权的紧急邮件，应及时向上司或有关部门通报 、转发（需要注意的是，秘书不得在值班期间离开岗位，外出发 送邮件）； 对于没有拆阅权的普通邮件和拆阅处理后的邮件，要暂时分 类收存起来保管好，避免邮件丢失或重要信息泄漏。
二、工作任务及要求
（一）说明印章从刻制到销毁的管理流程
要求简明扼要说出印章刻制与启用、印章使用、印章保管、 印章停用等各环节的具体操作步骤与方法。
（二）说明介绍信的使用及保管方法
要求就介绍信的使用及保管方法及注意事项进行说明。
三、工作流程及步骤
（一）印章从刻制到销毁的管理流程
印章的刻制和启用
三、工作流程及步骤
（二）介绍信的使用及保管 介绍信的保管
↓
介绍信必须由单位的领导指派专人负责保管 介绍信平时也要存放在保险柜或带锁的抽屉里，以防丢失、滥用 介绍信保管人员应请介绍信批准人在存根部分签字，有批条的要将 批条贴在存根上 介绍信开出未用的，管理人员应及时催回，贴在存根上 介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或部门负责人，并 告知介绍信管理人员，涉及重要事项的还应及时通知对方单位，以防冒 名顶替。
一、情景导入
下午3:50，有人来访，没有预约。郑洁查明其身份和来意，对来访者 做好登记，得知对方是住在附近的一名用户，家中所使用的奇胜电热水 器坏了，前来投诉和报修。郑洁向对方表达了歉意，并热情地招呼对方 坐下喝水，请对方不要着急，表示一定会尽快帮助她解决问题。郑洁问 清了电热水器的型号和出现的问题，马上打电话找来值班的维修人员， 请维修人员陪同用户前去修理电热水器。 下午5:00，还有半个小时就下班了，郑洁将当天的值班情况整理了一 下，编写在值班日志上。 下午5:30，郑洁开始整理办公室准备下班。办公室环境如下：桌椅、 计算机、传真机、打印机、纸篓、报刊杂志、文件资料、水瓶、茶杯以 及门窗等。