时间管理ppt(必看!)

6. 要懂得说不
说不应该是有礼貌 要给对方的清晰的解释 给对方另外的选择和建议
7. 处理拖延心态
为什么我们会拖延?
不知道如何或从何入手 不知道为什么要做? 不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励 没有迫切性 找借口 过分忧虑 忙碌过后
改善拖延方法
问题 文件洗牌
行动 每次只处理一项工作 - 即时去做 - 交付下属去做
的工作时间, 勾勒出“ 理想工作时间表” 以目标, 优先次序, 理想工作时间表表
示这三块积木为基础, 想好一天的计划
为什么需要目标？
目标是行动的导航灯!
为什么需要目标？
成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。
－－美国潜能大师伯恩·崔西语
为什么需要目标？
哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一 群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ： 27%的人没有目标 60％目标模糊 10％有清晰但较短期的目标 3％有清晰且长期的目标
物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便各人安排工作
5. 授权
授权的定义和原因 委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它
通常与一个经理的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个经理的聪明才智
授权应有的心态?
把工作授权给下级, 应该存在一个给下属 发展的机会
懂得在适当时候说 “ 不” 建立一套方法和技巧减少打扰 缩短必须要做的事所花的时间 抗拒拖延 求取生活和工作平衡
长期的目标应该是 可以鼓励自己和推动自己!!!
短期目标
项目计划( 例如推行 – 新系统) 日常运作计划 ( 编写每月生产报告) 每周的行事安排 每日的需要完成的工作
短期的目标应该是现实的!
分解目标
“ 剥洋葱法” “多叉树法”
计划目标
Specific - 明确的 Measurable - 可以量度的 Achievable - 可以达成的 Realistic - 实际可行的 Time Bound - 有时间性的
它不是用来惩罚下级 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情
授权的形态
主要可以分成两种形态： 下达指令
充分信任
委派授权技巧
预期的成果
应守的规则
解释所分配工作的重 要性
订出需要的结果
询问下属的意见及疑 问
订出下属的权利范围 及规定
达到完成工作限期的 共识
订出跟进时间表
肯定成就, 提高士气
不重要但紧急
不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题 受欢迎的活动
重要但不紧急
防患未然 改进产能 建立人际关系 发 新机会 规划，休闲
不重要又不紧急
某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动
最重要的是我们必须常常把最 重要的事列为最重要
如何介定哪些工作委派?
其他人必须做 其他人应该做, 但情况紧急时你可以帮他 你可以做, 但如果其他人有机会也可以做
你应该做, 但有些人可以帮助你
你必须自己做
委派授权技巧
解释所分配工作的重要性 订出需要的结果 订出下属的权利范围及规定 达到完成工作限期的共识 询问下属的意见及疑问 订出跟进时间表 肯定成就, 提高士气
为什么需要目标？
25年后调查发现 ： 27%的人没有目标 60％目标模糊
社会的最底层，抱怨整个世 界 社社会的中下层面安稳地生活 与工作
10％有清晰但较短期的目成标为各行业的专业人士
3％有清晰且长期的目标 成为社会各界的顶尖人士
长期目标:
个人目标- 是否有关于健康, 休闲和营养等的目标? 事业目标
江山易改，本性难移 ! 罗曼·罗兰名言：性情即命运 !
立即行动!
2/ 修 正 你 的 态 度 － 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬 行的蜗牛。
怎样可以增加 你的生产力?
1. 你的办公桌
你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的办公环境可以令你感
到愉快和增加效率?
改善工作环境
将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话,
时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你
抬头可以看到的地方
改善工作环境
将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档
时间杀手的分类
无形 的 ( 不自觉)
1. 欠 缺 周 详 计 划
6. 拖 延
2. 不 懂 分 辨 缓 急 先 后 7. 善 忘
3. 过 分 注 重 细 节
8. 不 懂 授 权
4. 犹 疑 不 决
9. 欠 缺 组 织
5. 不 懂 得 说 不
10. 健 康 欠 佳
人最容易掉进的时间陷阱
工作欠目标， 优先次序不明确 危机管理能力薄弱 多项工作须同时进行 自我组织问题 外界骚扰 无力拒绝要求 不能有效授权 拖延工作 会议
以行动配合计划
将目标写下来 行动 次序
时间估计 灵活性 时间表
- 是什么目标? 要达致什么的成果? – 要做些什么? - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下完成
日期及排列优先次序
– 每项的行动需要多长时间? – 有没有预留时间给不可估计的突发事情 – 甚么时候处理甚么事项？
立即行动!
1/改 变 你 的 习 惯 － 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5％是 属于非习惯性的，而95％的行为都是习惯性的。
不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是 教你怎样可以不眠不休
明白自己问题所在, 你们需要作出怎样的决定, 及 你可以做些什么和要做些什麽
认识时间障碍
什么是时间杀手?
时间杀手的分类
有形 ( 自觉的)
接听 电话 打电 话 会议 打扰 官僚 作风 沟通 不足 办公 室政 治 资源 不足 阅读 文件 及邮 件 交通 堵塞
2. 归档
所有的文件和书信应只分成三类:
马上处理 只作参考
归档
归档系统
一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS
星期二
星期三
星期四
星期五
星期六
____月___ 日 ____月___ 日 ____月___ 日 ____月___ 日 ____月___ 日 今 天 任 务次 序
3.4.5.6.来自7.约会/ 承诺
8.
8
8
8
8
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9.
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9
9
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10.
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10
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11.
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12.
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我们可以怎样赢得每一分秒?
利用交通时间 与运动同行 避开繁忙时间 车上观察构思 车上看书
出差外游 收集情报 计划构想 寓工作于娱乐
总结
希望你能够: 看到自己的问题在那里
要改变生活的习惯和工作方式
订立目标, 策略, 行动去应付每一个挑战 在自己所能控制的情况下, 把握每分钟 在不能完全自己控制的情况下, 把负面
如果没有目标
命中是偶然的，打不中是必然的！
浩君的故事
一、明 确 的 目 标 二、工 作 排 列 优 先 次 序
你是怎样编排时间计划？
一、年度计划－甘特图 二、周计划－执行事项清单 史蒂芬 ·柯维博士－“与时间 有约”
TO DO LIST - 执行事项清单
本周目标
本周任务 次序
1.
2.
星期一 ____月___ 日
课程目标
认识时间障碍 分析如何运用时间 掌握各种有效控制时间的工具 制订行动方案
时间管理的错误观念
时间管理只是常识只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错
我在压力下表现较好， 时间管理会令我 失去我的优势
我有使用计事本和行事历，这还不够吗？
这个课程带给大家最 重要的讯息是………...
要懂得管理自己， 首先要认识自己
要管理好自己吗?
抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯 订立目标
妥善计划 分配时间 权衡轻重 权力下放 自我约束 持之以恒
订立计划以掌握时间
运用企划的概念- 拟定计划
订好长期目标, 以及的短期目标 根据目标的轻重, 安排优先次序 搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效
3. 如何处理电话/ 电邮
如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电
打电话之前, 要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传
真给对方先看, 减少详细解释的时间 备有有关文件 自设时限
4. 处理会议
每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席, 你应 鼓励发言和要求言之有
的影响减到最低
在新的天地里, 你会...
有清晰的目标, 知道自己在做什么和要做什么 分辨事情的先后次序 知道自己是否朝着目标前进 选择做对的事, 而不是说只念着把事情做对 讲求效率, 以最少的资源追求最大的成效 计划每天,每周, 每年要做的事情 估计需要完成时间, 并编排时间表行事