公文写作

商务文书与职业形象
24
参考答案
（1）通知名称错误； （2）主送单位或对象与正文的不一致，没有顶格写； （3）正文中缺少具体的会议时间和日程安排； （4）计量单位不符合规范； （5）落款缺少发文单位名称并且日期数字不规范； （6）缺少对具体出发以及报道地点的说明。
商务文书与职业形象
商务文书与职业形象
2
5.通用公文的格式
1.排版——自左至右 2.单位——国家法定计量单位 3.字体——发文单位初号宋体 标题2号小标宋体 正文3号仿宋体 4.用纸——A4、B5 5.文头——套红，占首页三分之一或五 分之二
商务文书与职业形象
3
《中华人民共和 国国家行政机关 公文格式》 （GB/T9704－ 1999 代替 GB/T9704－1988） 本标准规定了国 家行政机关公文 通用的纸张要求、 印刷要求、公文 中各要素排列顺 序和标识规则。
注：以上为公 文的基本内容模 块结构模式，除 了“事项”，其 余模块也可视情 况作相应的省略
商务文书与职业形象
22
事务性通知——会议通知
篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议 要素：时间、地点、参加人、会议名称等。 分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重 要会议。 导语部分：会议目的、根据、名称等。 主体部分：分项说明时间、地点、参加人、 内容、注意事项、联系方式等。 结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语 “特此通知”。
2
称谓用语
3
递送用语
用于表示文、物递 送方向 用于复文引据 用于审批、拟办 用于表明进程 用于承上启下
4 5 6 7 8
引叙用语 拟办用语 经办用语 过渡用语
期请用语
用于表示期望请求
9
结尾用语
用于结尾表示收束
上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告； 以上报告，请批转；以上报告，请审核。 平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。 下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为……而努力；……现予公布。
Байду номын сангаас
商务文书与职业形象
15
公文常用特定用语简表
类别 1
用语名称 作用 常用特定用语 为、为了、为着、查、接、顷接、根据、 据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关 于、兹、兹定于、今、随着、由于。 第一人称：我、我单位、本人、本公司、 我们、敝单位。 第二人称：你、你局、贵公司、贵方。 第三人称：他、该公司、该项目。 上行：报、呈。 平行：送。 下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。 悉、接、顷接、据、收悉。 拟办：责成、交办、试办、办理、执行。 经、业经、已经、兹经。 鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。 上行：请、恳请、拟请、特请、报请。 平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。 下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。 开端用语 主要用于文章开头，表示发语、引据 用于表示人称或对 单位的称谓
注：例文中的数字序号为作者所加。
商务文书与职业形象
19
根据以上的分析，内容逻辑关系可构成这种排序 ：
依据 ↓ 目的 ↓ 文种承启语 ↓ 事项 ↓ 要求
公文正文基本内容显性结构模式
商务文书与职业形象
20
决定的写作模板
框 图 模 式 依据 ↓ 目的 ↓ 文种承启语 ↓ 事项 ↓ 要求 文 字 模 板
28
商务文书与职业形象
参考答案
××分公司关于百货大楼重大火灾事故的报告
总公司： ××××年6月4日凌晨2时40分，本公司江南区百货大楼发生重大 火灾，经过两个多小时的扑救，于5时明火全部扑灭。该大楼二楼经营 的商品以及柜台、货台、门窗等全部烧毁，直接经济损失达了350万元。 造成此次重大火灾的直接原因，是二楼一个体裁缝经二楼经理同意从 总闸自接线路，夜间没断电导致电线起火。 这次火灾的发生暴露了本公司领导对安全管理工作重视不够，内 部管理不到位，安全适度不健全，违章作业严重等问题，因而造成了 惨重的经济损失，教训十分深刻。 火灾发生后，本公司领导三次到事故现场进行调查，并对事故进 行认真处理，责令该百货大楼二楼经理刘××停职检查，对个体裁剪 户李××罚款×××元，并听候进一步处理。 今后，我们要吸取教训，切实加强对安全工作的领导，尤其加强 对零售企业的安全管理，及时消除各种不安全的因素和隐患，为企业 创造良好的经营环境。 ××分公司 ××××年六月十二日
商务文书与职业形象
4
文头部分格式（红头上1/3或2/5）
1.份号
2.秘密等级 3.紧急程度
4.文件版头
5.发文字号 6.签发人：
商务文书与职业形象
5
主文部分（下2/3）
1.标
2.题注
题
3.主送单位
4.正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
注：以上为公 文的基本内容模 块结构模式，除 了“事项”， 其余模块也可视 情况作相应的省 略
2.事项性决定
××××关于×××××的决定 ××××××××××××（原由、背景、依据），为了××××× （目的），经×××研究决定如下：（文种承启语） ××××××××××××××××（事项） ××××年×月九日
文书写作培训
现代企业公文写作
2011年5月18日
商务文书与职业形象
1
3.公文处理方法和程序
三大环节： （1）发文处理： 拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发 （2）收文处理： 签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办-督办---办复 （3）公文管理： 制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销 毁
商务文书与职业形象
10
公文末页版式
商务文书与职业形象
11
联合行文公文末页版式1
商务文书与职业形象
12
联合行文公文末页版式2
商务文书与职业形象
13
公文序码标示
第一层 ----------一、二、三、四 第二层--------（一）、（二）、（三）、 第三层----------1.、2.、3.、4.、 第四层--------（1）、（2）、（3）、 第五层-------- ① 、②、③、④
23
商务文书与职业形象
请找出以下通知范例中存在的问题： 酒店办公室通知
各部门经理： 经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景 区召开各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各 部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。要求 各部门主任或副主任至少一人参加。 参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人 随身所携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于 两斤；会后酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅。 会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。 2003年12月16日
1.奖惩性决定（表彰决定、惩戒决定） ××××公司关于××××的决定 （××××年十一月六日） ××××××××××××××××（表彰决定写被表彰者的身份、 事迹。惩戒决定针对惩戒的人和事，说明错误事实。依据之一） ××××××××××××××××。（表彰决定写对被表彰者或事 迹的评价。惩戒决定分析其性质、根源、责任及后果，有无认识、悔改表 现；依据之二） 为了××××××××（目的），经本公司研究决定（文种承启 语），对××××××××××××。（决定的事项） 希望××××××××××××。 （表彰决定写要求、希望、号召。 惩戒决定写教训、提出希望）
商务文书与职业形象
26
报告的注意事项
采用记叙为主的表达方式。 按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概 述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。 重点突出，点面结合。 突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙 述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适 当引用数据材料，增强说服力。 实事求是，如实报告成绩和不足。 节俭篇幅。 报告中不能写请示事项。
10
谦敬用语
用于表示谦敬
承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。
11
12
批转用语
征询用语
用于上级对下级来文的批转处理
用于征请、询问对有关事项的意见、态度
批转、转发。
当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、 如无不当、如无不妥、如果可行等。
商务文书与职业形象
16
文章修 改符号 及其用 法
商务文书与职业形象
25
报告的写作模板
框 图 模 式
依据 ↓ 目的 ↓ 文种承启语 ↓ 事项 ↓ 要求 注：以上为公 文的基本内容模 块结构模式，除 了“事项”， 其余模块也可视 情况作相应的省 略。
文
1.工作报告
字
模
板
×××分公司关于×××××工作的报告 总公司： ×××××××（背景、依据）。在×××××××下，现在×××××工 作已经结束。总的来看，工作×××××××进展得比较顺利，取得了××效果 （基本情况及总体评价）。现将此项工作报告如下（文种承启语）： 一、××××××（主要成绩） 二、××××××（经验教训、效果评价） 三、××××××（存在问题、改进意见、建议 ） 特此报告，请审阅。 ××分公司 ××××年××月××日 2.情况报告 ××××关于×××××事故的报告 ×××××： ×月×日，我单位发生了一起×××××事故。×××××××××××× （背景。概述事故基本情况，包括事故发生的时间、地点，造成的损失）。现将 情况报告如下（文种承启语）： 一、××××××（对事故的救助活动情况）。 二、××××××（事故原因、救助方案）。 三、××××××（处理事故的做法、措施 ） 四、××××××（对事故责任人如何处分 ） 五、××××××（教训抑，或表态 ） ×××××× ××××年××月××日
商务文书与职业形象
21
通知的写作模板
框 图 模 式
依据 ↓ 目的 ↓ 文种承启语 ↓ 事项 ↓ 要求
文
字
模
板
××××集团公司关于××××××××会议的通知
公司各部门： ××××××××××××（背景、缘由）。为了×××××××（目 的），本公司决定召开××××××××××××工作会议（会议意图）。现将 有关事项通知如下：（文种承启语） 一、会议内容 ××××××××××××，×××××××××。 二、与会人员： ××××××××××××。 三、会议时间：×月×日至×月×日。 四、报到时间和地点：×月×日9:00—18:00，在×××××××××酒 店大堂报到。 五、会议地点：××××××××××××。 六、其他事项： 1.××××××××××××。 2.××××××××××××。 3.会务联系：××市××路××号××××××××××××工作会议 会务组。邮编：××××××。联系人：李秘书。联系电话：×××××××× 。电子邮箱：liwen＠21cn.com。QQ：×××××××× 附件：会议报名回执表 （印章） ××××年××月××日
商务文书与职业形象
14
通用公文惯用语
一、开篇起首的惯用语 根据……、遵照……、按照……、兹将 （因、有、介绍、证明、就派）……为了……、 关于……、敬悉……等。 二、终篇收束的惯用语 此致敬礼、特此……、恳请……；妥否， 请……、当否，请……、以上……如无不当 请……、……为盼、……为荷、……为感等。
17
商务文书与职业形象
18
公文正文基本内容模块
关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定
各市、县、自治县人民政府，省府直属单位： 袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省 争了光。①为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进 我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精 神，②省人民政府决定： ③ （一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元； （二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元； （三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖 金各五千元。④ 希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成 绩。 ⑤ 广东省人民政府 一九九三年八月十五日
5.发至级限
6.附件 7.发文机关 8.发文署名 9.成文日期 10.印章
商务文书与职业形象
6
文尾部分（最后）
（附注）
1.主题词：
2.抄送单位：
3.印发机关
4.页码（单右双左）
印发时间
商务文书与职业形象
7
A4型公文用纸页边及版心尺寸
商务文书与职业形象
8
公文首页版式
商务文书与职业形象
9
上报公文首页版式 （版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出 ）
商务文书与职业形象
27
请合理扩充下面提供的材料，以××分公司的名 义向总公司起草一份不超过500字的情况报告。
1.××××年6月4日凌晨2时40分，××分公司江南百 货大楼发生火灾事故。 2.事故后果：未造成人员伤亡，但该大楼二楼商品被 全部烧毁，直接经济损失350万元。 3.事故原因：二楼某个体裁缝经二楼经理同意从总阐 自接线路，夜间没断电导致电线起火。 4.施救情况：事故发生后，分公司领导马上拔打火警， 市消防队出动了8辆消防车，至清晨6点，火灾才被扑 灭。 5.善后工作：分公司经理、副经理多次到现场调查， 并对事故进行了认真处理。