采购业务流程介绍
目录
采购管理 (2)
1.1 采购标准业务流程 (2)
1.2 采购暂估业务流程 (17)
1.3 采购退货业务流程 (28)
采购管理
采购管理系统，是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功能综合运用的管理系统，对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款处理，进行有效的控制和跟踪，完善企业物资供应信息管理。
1.1 采购标准业务流程
采购业务是每个企业都有的日常业务流程，包括赊购、现购等采购方式下，进行原材料采购，这其中涉及到与供应商签订订单，采购原物料的入库、应付账款的确认等等。
采购业务基本流程：采购申请单—→采购合同—→采购订单—→收料通知单—→外购入库单—→采购发票—→费用发票（1）采购申请单：用户吴伟登录K/3 主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请单-新增】，依此路径进入采购申请单录入界面，如图所示：
采购申请单进入路径界面
（2）双击【采购申请单-新增】，进入采购申请单录入界面，录入使用部门、日期、物料代码、数量、申请人等信息，然后点击工具栏上的【保存】按钮，将此单保存，再点击【审核】的按钮审核此单，如图所示：
采购申请单编辑界面
（3）采购合同：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-新增】，依此路径进入采购合同录入界面，录入合同日期、合同名称、产品代码、数量及单价等信息，
1.1然后点击【保存】按钮，保存单据，再点【审核】按钮审
核单据，如图所示：
采购合同编辑界面
（4）采购订单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-维护】，依此路径进入采购合同序时簿界面，点击【下
推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”，如图所示：
采购合同下推订单界面
（5）调出采购订单编辑界面，合同上的相关信息携带了过来并回填订单的相应字段，但是日期、采购方式、业务员等需要手工录入，单据录入完毕后点击【保存】，保存成功后点击【审核】。如图所示：
采购订单编辑界面
提示录入采购订单有三种方式，一种是下推关联方式，如上例所示；第二种是上拉关联方式，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，进入采购订单新增界面，表头的“选单类型”处选择“合同（应付）”，再在“选单号”处按【F7】调出合同界面，将对应的合同选中双击，此时合同信息将回填采购订单相关字段，此方式实质上与第一种是同一种方式，只是操作方法不同；第三种是手工新增方式，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，进入采购订单编辑界面，手工录入所有信息。（6）收料通知单：点击【供应链】—【采购管理】—【收料
通知】—【收料通知单-新增】，进入收料通知单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按F7调出订单界面，将对应的订单POORD000001选中双击，此时订单信息便回填收料通知单相关字段，手工录入日期、仓库等其他信息后，保存、审核单据，如下图所示：
收料通知单编辑界面
注意采购订单上没有仓库信息，收料通知单上的“收料仓库”是由单据上的物料属性中“默认仓库”回填的，可以修改；若物料属性中没有录入“默认仓库”，则收料通知单上的“收料仓库”为空，需要手工录入，也可以不录，在做外购入库单时再进行维护。而且表头的“收料仓库”显示为空，仓库信息在表体显示。（7）外购入库单：点击【供应链】—【采购管理】—【外购入库】—【外购入库单-新增】，进入外购入库单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“收料通知单”，再在“选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面，
将对应的收料通知单DD000001选中【双击】，此时收料通知单信息便回填到外购入库单相关字段，手工录入日期、业务员等其他信息后，保存、审核单据，如下图所示：
外购入库单编辑界面
提示 1、审核后的单据是不能进行修改的，若发现错误需要修改已经审核的单据，要先反审核，在单据序时簿界面选择需要反审核的单据，点击【编辑】菜单下的【反审核】即可。 2、若已经关联了下游单据则需要先删除下游单据，再反审核当前单据来进行修改。（8）采购发票：点击【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，表头的“选单类型”处选择“外购入库单”，再在“选单号”处按【F7】调出外购入库单序时簿界面，将对应的外购入库单WIN000002选中【双击】，此时外购入库单信息便回填采购发票相关字段，手工录入日期、单价等其他信息后，保存、审核单据，如图所示：
图采购发票编辑界面
（9）在采购发票编辑界面的【查看】菜单下，选择“采购费用发票”，如图所示，系统会调出费用发票录入界面，如下图所示：
关联生成采购费用发票界面
费用发票编辑界面
提示费用发票表头的“应计成本费用”有两个选择“计入成本”和“不计成本”，本案例中的运费是要计入材料成本的，此处选择“计入成本”。（10）将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，点击【供应链】—【采购管理】—【采购发票】—【采购发票-维护】，进入采购发票序时簿界面，点击【编辑】菜单下的【钩稽】，如下图
所示：
采购发票序时簿界面
系统会调出钩稽界面，上半部分为采购发票，下半部分为外购入库单，如图所示，在“费用发票”页签下是关联的费用发票，如下图所示，点击【钩稽】的按钮，将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，系统提示钩稽成功，如下图2-1-14所示
采购发票与外购入库单钩稽界面
费用发票钩稽界面
钩稽成功界面
提示已经钩稽的采购发票可以通过反钩稽取消钩稽操作，具体操作是在采购发票序时簿界面【编辑】菜单栏下进行【反钩稽】。（11）进行外购入库核算：点击【供应链】—【存货核算】—【入库核算】—【外购入库核算】，系统调出采购发票的界面，选择需要核算的发票，点击“分配”按钮，如下图所示：
费用分配完毕界面
提示
1、费用分配的作用：将该笔采购业务中发生的费用按一定的方式分配到物料上，计入对应的原材料成本中。在【外购入库核算】界面，【核算】菜单下，参数【费用分配方式】
有两个选择“按数量分配”和“按金额分配”，本案例选择“按数量分配”。本案例中采购CPU和内存条的业务中，有200元的运费，经过费用分配后，分别更新了采购发票上“应计成本费用”字段。分配原理如下： CPU：80=100×200÷（100+150）；内存条：120=150×200÷（100+150）。费用发票分配完毕后，进行入库成本核算。仍然在此界面，点击【核算】按钮，如下图所示，核算完成后系统会提示核算成功，如下图所示：
外购入库核算界面
核算成功界面
2、核算的作用在于将该笔采购业务最终通过采购发票上的实际金额来确认物料的入库成本，包括两部分：原材料的实际价款和价外费用（两者都不含税），分别更新了外购入库单上“金额”字段。在该外购入库核算界面上【查看】菜单下“对应入库单”中可以查看的到该笔采购业务中物料的入库成本，如下图所示：
核算后的外购入库单序时簿界面
注意外购入库核算完成后若想查询核算结果，除上述方式外，还可以通过【供应链】—【采购管理】—【外购入库】—【外购入库单-维护】，进入外购入库单序时簿界面进行查询。（12）账务处理：首先要进行凭证模板的设置。点击【供应链】—【存货核算】—【凭证管理】—【凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法——外购入库”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板，如下图所示：
凭证模板的具体设置如下图所示：
凭证模板设置界面
提示
新增的凭证模板完成后，需要设置为默认模板，生成凭证时直接取该模板，若此处不进行设置，则在生成凭证时需手工制定，否则就是取系统自带模板。（13）凭证模板设置完成后，点击【供应链】—【存货核算】—【凭证管理】—【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法——外购入库”事务类型，点击【重设】按钮，将需要生成凭证的采购发票过滤出来，如下图2-1-21所示。勾上【选择标志】点击【生成凭证】的按钮，系统会自动生成一张外购入库的凭证，如下图所示：
生成凭证界面
生成外购入库凭证界面
1.2 采购暂估业务流程
实际采购业务中经常出现本期收到向供应商购买的货物，但是当月并未收到供应商开具的采购发票账单等结算凭证，无法确认应付账款的情况。为了比较正确反映企业库存材料的情况，往往需要对材料的价格进行暂估，并按暂估价入账。
原材料暂估入账后，如何进行后续处理？系统提供两种暂估凭证冲回处理方式：月初一次冲回和单到冲回，它们分别的基本流程如下：月初一次冲回：材料入库时直接做外购入库单，期末发票未到达，做
暂估入账，然后期末结账，系统在期末结账后，会自动按根据上期生
成的暂估凭证，对应生成暂估冲回的红字凭证。若在当期发票仍未到，则应继续生成暂估凭证，下期继续自动冲回。在此种方式下，当暂估的存货发票长期未收到时，会多次生成暂估和暂估冲回凭证。直到收到发票时才确认应付账款和材料的实际入库成本。具体做法为：在系统中录入采购发票，将此发票与对应的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，之后重新按照采购发票金额生成外购入库凭证。具体流程如下所示
月初一次冲回流程图
单到冲回：材料入库时与前操作相同，做暂估入库，期末结账后系统不予自动冲回，直到收到供应商的采购发票时，才对暂估的外购入库单进行操作，具体做法为：在系统中录入采购发票，与之前暂估的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，生成暂估冲回凭证，然后再做外购入库凭证。具体流程如下所示
单到冲回流程图
（1）采购订单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，依此路径进入采购订单录入界面，录入日期、供应商、物料代码、数量等信息，然后将单据保存并审核，如下图所示：
采购订单编辑界面
（2）外购入库单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-维护】，依此路径进入采购订单序时簿界面，选择POORD000002号订单，点击【下推】下的“外购入库单”，进入外购入库单编辑界面，录入日期、保管等信息后保存单据并进行审核，如下图所示：
外购入库单编辑界面
（3）外购入库单拆分：点击【供应链】—【采购管理】—【外购入库】—【外购入库单-维护】，依此路径进入外购入库单序时簿界面，选择【编辑】菜单下【拆分单据】，如下图所示：
采购与付款业务流程管理
采购与付款业务的流程管理 1．采购与付款业务流程 1.1采购业务流程 1．采购申请。事业部应根据原材料使用量及库存情况、市场状况、订单数量等因素提出采购计划并作出计划采购材料数量预算，制作材料采购计划表报送物流部。 物流部按照材料采购计划表所需材料分类汇总并询价后制定采购订单。 （1）、材料采购计划表一式两份，事业部门留存一份，一份送物流部门，作为编制采购订单的依据。材料采购计划表所载主要内容：订单品名、规格、材质、订购数量、计划采购材料名称及供应商、计划采购数量（见附表）。 （2）、材料采购订单一式两份连续编号，事业部留存一份，一份交财务部，作为编制材料帐的依据。材料采购订单所载主要内容：材料名称及规格、数量、金额、供应商、到货日期等（见附表）。 2．采购审批。 （1）、材料料仓库的签核。依据材料采购订单，核查库存是否不足，如库存数量不足或品种缺少，则签核。 （2）、财务部的签核。依据材料采购订单，进行采购资金预算，预测是否具备在付款期满时的付款能力，并作出相关说明。 （3）、分公司经理审批。 （4）、传真至集团采购部。集团采购部依据采购订单选择供应商并签
订采购合同。 3．验收。质检部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量等考察，形成材料验收单，材料验收单一式三份连续编号，质检部门一份，仓管部门一份，作为入库和保管的依据，财务部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。 4.材料入库。原材料库保管人员根据货运单据、材料验收单、采购订单、采购合同等有效单据与供方发来的材料核对无误，办理入库，开具材料入库单。材料入库单一式三份连续编号，一份留存仓库；一份交物流部门，作台账依据；一份交财务部审核，审核记账。 5．会计处理。物流专员将采购订单、采购合同和采购发票及时传递给财务部，质检部门、仓库部门将材料验收单、入库单交转财务部门，财务人员编制记账凭证并记账。 1.2付款业务流程 付款业务程序大致包括申请、审批、付款执行、会计记录和资料保管。1．付款申请。物流部门根据集团采购部付款通知编制付款申请单，提出付款申请； 2．付款审批。 （1）财务部相关人员依据会计账簿记录核实申请付款金额的真实性，并作签核意见； （2）财务主管进行付款审批； （3）分公司经理审批； （4）集团采购部审批：
家乐福的采购业务流程和采购管理的内容
家乐福的采购业务流程和采购管理的内容 家乐福业务操作流程 一、 业务操作流程图及说明 （一） 业务操作流程图 （二） 流程图说明 ① 首先需与商品部接触,协商谈判后签定合同。商品部包括位于上海总部的全国商品部和位 于各个城市的城市商品部 C ＣU 。全国商品部负责全国供应商,城市商品部负责地区供应商。 ② 各门店向康佳订货,康佳送货到各门店仓库,送货同时取得验收单。验收单由家乐福各门店的收货区的电脑系统打印,由系统自动编号。验收单是厂家与家乐福结算货款的重要凭证。 ③ 发票直接送交（或邮寄)区域财务中心。家乐福在上海、广州、成都、北京设立四个财务中心，处理对应地区内门店的发票。 ④ 区域财务中心收到发票，审核无误后录入系统,通过系统传输到上海付款中心。错误发票 将退回康佳。 ⑤ 付款中心位于上海,统一支付货款，并在供应商网站上公布财务数据,以便供应商对帐。 二、 商品出库、验收、退机流程 （一） 签订供货合同 供应商首先与家乐福公司商品部接触，通过协商谈判，达成合作意向后, 签定两份合同《商品合同》和《促销服务协议》。合同每年度签订一次,有效期从每年１月
1日到１2月31日。当年年度合同，不论在哪一天签定,其有效期均追溯到当年1月1 日。未签定当年合同的，暂时沿用上一年度合同。 （二）建立供应商档案填写《供应商信息表》交给商品部采购,由家乐福系统产生一个四位数的供应商编号；编号规则是：一家公司法人一个编号,一个编号用于一家公司法人；（三）建立商品档案供应商获得编号后，商品部采购人员将其产品信息输入系统，产品信息包括单品号码、名称、条码、规格、价格等。在产品进入系统以后,门店可以开始订货。 只有商品部有权限增加新的单品。任何一项单品信息的变动必须事先与家乐福公司商品部 采购人员协商一致。 （四）选择促销方式海报、堆头、货架端和立柱陈列、货架中间促销陈列、特别陈列（五）家乐福发出订单订单由家乐福各门店订货组通过传真发送给供应商；收到订单后请检查订单上的每一项内容,下单的门店、供应商编号、公司名称(可能下错公司）、价格（正 常进货价格与促销进货价格之分）、数量、送货日期、送货地址等。在送货之前请务必确 认订单上的每一项内容都是正确的。对于任何不理解或者有疑问的地方请和订货门店确 认。确认是错误的订单，门店更正后重新下订单，再按新订单送货。对于错误的订单一定 不要送货；送货时请携带订单,门店按订单收货，没有订单不接受货物,请按订单上的预计 收货日送货,提前或延后都不接收货物。 （六）家乐福收货流程货物必须送到家乐福收货区,向收货组员工交接货物,并在现场取得验收单: （七）家乐福收货凭证货物送交家乐福门店的收货区后,请从收货区工作人员那里取得盖有收货专用章的验收单。验收单是货物交付家乐福门店的唯一有效凭据。 （八）家乐福退机流程 1、门店传真给康佳办事处退货清单，在退货清单上由公司的授权代表和实际收货人,在方框 内填写相应内容、签字; 2、该方框在退货清单上，办事处填写签字，凭原件至门店收货区取货。授权代表需由公司出 具授权委托书,交家乐福各门店备案; 3、在退货清单的有效日,一般在三天内,办事处应在家乐福的收货区进行退货; 4、退货时四方人员必须在现场：1) 家乐福收货组员工,2)家乐福保安,3)家乐福相应营业部门 员工，4)康佳办事处退货办理人员。 5、康佳业务员或物流公司需出示上述退货清单原件和取货人身份证，现场核对货物种类数量
采购管理规定(含流程图)
采购管理规定 一、公司所有采购事项由办公室采购人员统一管理、执行，特殊情况需报分管领 导批准后可直接采购。 二、所有采购事项都应进行审批，由需求部门填写《采购申请表》，经公司领导 签字后，办公室采购人员统一执行采购。 三、工程、设备、生产原材料等重大采购事项应进行相应的市场调查和询价比较。 四、常用办公物品、备品备件、易耗品的采购应经过比价筛选后确定固定的合作 商，签订长期的供货协议。 五、临时性物品的采购应进行性价比询查，做到货比三家，以确保采购到质优价 廉的物品。 六、采购执行完毕后应及时履行入库手续，由保管员进行验收并登记。 七、采购人员应保存好询价记录以便日后进行查阅参考； 八、涉及售后的物品，应将产品说明书、保修单据等相关资料交有关部门保存。 九、因未履行公司采购管理规定给公司造成损失的，要追究相关责任人的责任， 并视损失程度要求责任人进行赔偿，未进行三家比价的按采购额5%予以处罚。 十、坚决杜绝在采购中收受回扣、损公肥私等违法行为，一经查实除要承担赔偿 外一律开除。
采购作业流程 采购作业流程 流程图责任部门责任人 各部门各部门主管 办公室办公室采购人员 办公室办公室采购人员/需求部门/ 需求部门公司领导 NO 办公室办公室采购人员/财务总监 /公司领导 办公室办公室采购人员 办公室/供货商办公室采购人员/供货商 NO 办公室/需求部门需求部门人员 OK 办公室办公室采购人员A：材料需求申请 B：查询库存 C：制定采购计划并比 价，草拟合同 D：合同审批 E：采购跟、催、交 F：供方交货 G：检验 H：入库
采购作业细节说明A：1）材料需求申请：各部门根据需求和工作计划，填写采购申请计划表中的名称、规格数量。 B：1）查询库存：办公室采购人员在接到采购申请表后查询库存量，如有类似规格物料可征求部门意见可代用的就代用，最终采购数量需扣除库存数量（仓库备用除外）。 C：1）采购员根据采购申请计划表项目内容要求，进行市场询价、比价，选择至少三家供应商比较（单价、质量、付款周期、服务等），优选合格供应商。 2）比价时，需求部门根据需求，提供专业和技术支持。 3）日常使用设备、备件、材料的供货商，经确认合格，符合公司合作条件的列入合格供应商名录，以备后用。 4）采购申请计划表审批：需求部门——办公室采购人员——审核批准（公司领导）5）办公室采购员依据批准后的采购申请计划表进行采购，与供货商商定草拟供货合同，采购合同需要明确货品规格型号、名称、单价、付款及结算方式、交货期、品质要求、包装要求及违约责任等 D：1）采购合同报财务总监——主管副总——总经理或董事长签字审批同意后方可采购，合同审批不合格的重新与供货方商定后再审批。 2）采购合同附采购申请计划表。 E：1）采购订单下发后办公室采购员每天需密切跟踪、催交货品，确定交货期。 2）供方所供货品不能按期交付于我司时，采购员需提前与需求部门联系沟通，落实情况。 F：1）供方按约定交期送货至我司，办公室采购人员依据采购表《送货单》核对实物是否相符（规格型号、名称、颜色、数量、单价）并办理入库手续。 2）收货时发现所送货品不符我司订购货品要求的，立即要求联系供方，做相关交涉处理。 G：1）货品到经初验符合后，由办公室采购人员及时通知需求部门检验，经检验合格的物品需由需求部门签字认可。 2）所供货品经检验不合格时，由需求部门填写原因，通知采购部、供货商，限期（3天内）要求整改并回复处理措施及改善措施。 H：1）经检验合格的货品由办公室管理人员办理入库手续，并将物品入库或发放需求部门。
采购业务流程及管理制度38590
采购业务流程及管理制度 编写：楚军 总则 第一条采购部门的划分 1．生产原材料采购：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。 2．日常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。 3．对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 第二条采购作业方式 一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购： 1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。 2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。 3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。 4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。 5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。
6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。 第三条采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。 采购作业处理 第四条询价、比价、议价 (一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。 (二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。 (三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。 (四)采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 第五条审核及批准 附注：凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。 第六条订购
采购与付款流程制度
采购与付款流程制度 一、目的： 为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的安全，特制定本制度。 二、适用范围： 适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买原材料、各种设备、固定资产等所有采购与付款。 三、采购流程： 1.采购计划、方案的编制与审定。 1.1采购计划的编制与审定。需用单位根据生产经营需要，提出物料需用申请即 填写《采购计划表》，经需用单位领导审定签字后，仓储或有关部门平衡库存后由供应科制定采购计划报分管经理审定。 1.2 采购方案的编制与审定。供应科根据采购计划编制采购方案，经部门负责人 签字后报相关领导审定。采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。 2.供应商的选择与价格确定 2.1 供应商资源及价格信息管理。供应科应在现有供应商网络基础上建立健全本 企业的供应商网络，定期考评列入名单的供应商资信及履约情况，根据考评结果调整供应商名单。供应商名单的确定与调整应经分管经理审定。 供应科应建立物资价格数据库，及时收集相关物资的价格信息，定期发布物资采购的指导价格和参考价格，作为物资采购的主要依据。 2.2 供应商的选择与价格确定。由企业自行组织采购的，供应科应根据审定的采 购方案，通过招标、询比价等方式确定供应商与价格，原则上供应商应在确定的供应商网络名单中选择，价格不得突破公司发布的采购指导价。 通过招标方式采购的，应按照《招标管理制度》执行，对大宗、批量、重要及特殊物资的采购原则上应采取招标方式采购； 通过询比价等非招标方式采购的，供应科应坚持货比三家、比质比价的原则。需要谈判的，应组织相关部门就价格、要求等进行谈判，经审核后报分管副总审定。 3.合同签订与管理
连锁超市公司采购管理的业务流程
连锁超市公司采购管理的业务流程 连锁超市公司在商品采购计划落实后，就进入采购作业的具体流程。 1．供应商准入制度供应商准入制度的核心是对供应商资格的要求，包括供应商资金实力、技术条件、资信状况、生产能力等，这些基本资料要求供应商详细提供并通过相关资信评估机构的确认。经审核，供应商资格达到标准后，超市公司采购人员应将本方对具体供货要求的要点向供应商提出，初步询问供应商是否接受。具体要点包括：商品的质量和包装要求；商品的送货、配货和退货要求；商品的付款要求等等。 2．供应商接待制度为了规范采购行为，超市公司应制定与供应商接待制度，以保证顺畅的沟通渠道，接待地点应在公司采购业务部供应商接待室，双方洽谈内容应紧紧围绕采购计划、促销计划来进行。采购计划包括各类别商品的总量目标及比例结构、周转率、进货标准、退换货条件，以及背后服务保证等；促销计划包括确认厂商是否参加促销活动、时间安排、促销方式、优惠幅度等。这些谈判内容再加上违约责任、合同变更与解除条件，以及其他合同中必须具备的内容，即形成采购合同。 3．签订采购合同采购合同中有八个方面是必备的条款： (1)每个品种的单位交易量。其中包括全公司一次的交易量，一年中每一次的交易量，每一年有何增长率等。 (2)整体交易额。包括每一次、一个月、一个季度、一年的总交易额情况，每年有何增长率等。 (3)货款支付方式。包括银行转账及期票或运期支票方式选择，结算截止日和结算支付日，代销、委托销售需
附的特殊条件等。 (4)运输方法。包括运输费和包装费由谁承担，运输距离，送货频率，指定的交易时间，货品包装及包装单位，运输时所选的车种等质量管理程度，卸货时的方式和数量等。 (5)交货期限。 (6)给公司回扣的支付条件。 (7)退货的正当条件。 (8)促销服务事项。 4．下订单订单这项工作由采购部的货架管理员与里手共同履行，订单量的大小取决于铺贷方式。对于一项新商品，如果采取单店铺货方式，则可以最大范围地规避风险，但是促销影响力很小，市场对该商品的接受过程将会很长；如果采取多店铺货的方式，则促销影响面广，有可能短期内成为超市的主力商品，但是也存在很大经营风险。因此，订单量的确定需要在周密的市场预测的基础上进行，不可随意行动，以免为超市经营带来不必要的损失。 5．商品质量监控对进货商品进行质量监控是超市一项重要性工作，质量监控通过验收工作来实现，由于验收是超市经营的关键一环，其人员的选任除了需要良好的忠诚度外，还要对商品的特性、品质及相关法规等有充分认识才能胜任。验收的权责如下：·商品数量的检查事项；·商品质量、规格的检查事项；·商品内容、成分的检查事项；·商品制造商、进口商、地址及电话的检查事项；·进货厂商送货车辆的温度、卫生情况的检查事项；·进货厂商发票与送货内容的检查事项；·退换货的检查事项；·送货人员的检查事项；·其他有关验收业务的处理事项。 6．付款财务部门依据采购合同实际履行情况支付货款。
采购管理制度及采购流程
采购管理制度及采购流程 一、目的： 规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 （一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 （二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算 （三）采购流程图如下：
寻找供应商 审批流程 询价比价议价 采购洽淡 签采购合同付款审批流程下采购订单 交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、换货 采购需求
四、制度细则 （一）采购需求的提请 1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。 2、采购需求流程如图：
3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素： ●请购的部门； ●请购物品所属项目； ●请购的用途； ●请购的物品名； ●请购的物品数量； ●请购的物品规格； ●请购物品的样品、图纸或技术资料等； ●请购物品的需求时间； ●请购如有特殊需要请备注； ●请购单填写人； ●请购的部门负责人； ●请购单的审核人； ●财务审核人； ●公司总经理。 4、请购单及其提请规定 ●请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。 ●请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。 ●涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。
采购管理流程图
公司采购管理程序 一、目的 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 二、范围适用于本公司所有采购的物料及耗材品 三、定义 3.1物料：指本公司所经营所需之直接与间接物料 3.2采购人员：运营部执行采购业务人员 3.3需求人员：各部门开具请购申请之人员 四、采购作业流程 4.1.请购的定义：请购是指某人或者某部门根据市场及门店需求确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交运营部。 4.2采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商，并确定物料之名称，规格质理交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并按时请款之过程. 4.3应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商无法达成，就在网上或朋友介绍开发新的供应商，则由运营部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。如需采
购的产品中有被客户批准或指定的供应商，则运营部在采购产品时，必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品，如运营部要从其他供货商处采购时，必须将此供货商提供给客户批准，并经客户批准被列与客户指定的供应商后，采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时，采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新. 4.4对直接购买的物料，由采购人员收到采购申请单时对请购的物料进行审核及供应商价格，数量及交期等的确认。如果是重复性的采购，采购直接在系统里生产采购订单并打印，经运营部主管经理签核后传真给供应商，如果是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程，进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行采购追踪及监控采购的物料，及时准确的到达公司入库，然后财务根据送货单，入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时，采购应征求相关单位是否调料，或采取紧急对应措施（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征求运营部门主管及经理的同意. 4.5间接物料采购，由需求人员填写采购申请单，经部门经理批准并写申请单号后交采购人员进行采购作业。采购人员对申请单进行审核以及交期确认。如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购（如：文具，消耗品，劳保等）由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批，由采购员直接进行采
采购业务流程介绍
目录 采购管理 (2) 1.1 采购标准业务流程 (2) 1.2 采购暂估业务流程 (17) 1.3 采购退货业务流程 (28)
采购管理 采购管理系统，是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功能综合运用的管理系统，对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款处理，进行有效的控制和跟踪，完善企业物资供应信息管理。 1.1 采购标准业务流程 采购业务是每个企业都有的日常业务流程，包括赊购、现购等采购方式下，进行原材料采购，这其中涉及到与供应商签订订单，采购原物料的入库、应付账款的确认等等。 采购业务基本流程：采购申请单—→采购合同—→采购订单—→收料通知单—→外购入库单—→采购发票—→费用发票（1）采购申请单：用户吴伟登录K/3 主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请单-新增】，依此路径进入采购申请单录入界面，如图所示：
采购申请单进入路径界面 （2）双击【采购申请单-新增】，进入采购申请单录入界面，录入使用部门、日期、物料代码、数量、申请人等信息，然后点击工具栏上的【保存】按钮，将此单保存，再点击【审核】的按钮审核此单，如图所示：
采购申请单编辑界面 （3）采购合同：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-新增】，依此路径进入采购合同录入界面，录入合同日期、合同名称、产品代码、数量及单价等信息， 1.1然后点击【保存】按钮，保存单据，再点【审核】按钮审 核单据，如图所示：
采购合同编辑界面 （4）采购订单：点击【供应链】—【采购管理】—【采购合同】—【采购合同-维护】，依此路径进入采购合同序时簿界面，点击【下 推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”，如图所示： 采购合同下推订单界面
采购管理工作流程
采购管理工作流程 采购管理工作流程如下 采购管理工作流程与;一.采购部日常工作思路大纲：;采购以物 料种别、厂商区别皮料，五金，杂项及零星物;入因素，例如：目前 及日后的发展趋势及订购量与，加;是多家分散采购或一般性订购方式，以使购买政策具有;在评估采购政策时，可使用下列检核项目， 进行参考：;1.是否适合配合市场，厂家?;2.个别常用物料是否集中 采购，参考集中及分散采购;货量对于采购成本会有影响吗?; 一.采购部日常工作思路大纲： 采购以物料种别、厂商区别皮料，五金，杂项及零星物件为基准，进行参考其影响购 是多家分散采购或一般性订购方式，以使购买政策具有高度弹性。 在评估采购政策时，可使用下列检核项目，进行参考： 1.是否适合配合市场，厂家? 2.个别常用物料是否集中采购，参考集中及分散采购等方法的优缺点与成本?改变订 货量对于采购成本会有影响吗? 3.采购是否以降低采购成本，保证质量为基准? 4.是否依我们技术检测结果，还是参照供应商评鉴结果进行订货? 5.是否积极的辅导或培育寻找新供应厂商? 为了圆满执行工作并达到目标，采购部门应有下列四种决策权： 1.供应商之建议选择。 2.交易价格及条件之决定。
3.采购规范之确认。 4.与潜在供应商之接触联系。 采购金额偏高，对程序的设计需要愈为重视与规范，所以将一般采购作业的流程设计应注意 的要点： 验收、付款等权责均予区分。 b.繁简或被重视的程度，应与所处理部门或采购各项的重要性或价值的大小相适应, 即凡涉及数量较大，价值较高，或易发生舞弊之作业，应有较严密之处理监督。反之，则可 略予放宽，以求提高工作效率。 即决定可能的供应商后，进行价格的谈判：订单安排，即价格谈妥后，应办理订购订单， 订单生产进度与品质追踪，不符与退货处理，结款。 二.采购主管工作职责 1.拟订采购部门工作方针与目标 2.采购制度建立与改善 3.撰写 部门月报4.主持采 并做好部门间的协调工作7、根据原材料订单申购制订采购计划，并督导实施8.与 供应厂商谈判价格、付款方式、交货日期等9.签核合约与订购单，控制不合理的物资采 购和成本10.确定交货日期，与采购部所有事务的了解，以便相 关部门工作查询11.监 督和协调原材料供应厂商的质量执行12.供应商考查与月度质量 情况反馈，建立与供货商
连锁超市公司采购管理的业务流程
连锁超市公司采购管理 的业务流程 集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988）
【最新资料,Word版，可自由编辑！】 采购管理 连锁超市公司采购管理的业务流程 连锁超市公司在商品采购计划落实后，就进入采购作业的具体流程，如图3-2。 供应商准入制度----供应商接待制度----签定采购合同---下订单---商品质量监督---付款 1．供应商准入制度 供应商准入制度的核心是对供应商资格的要求，包括供应商资金实力、技术条件、资信状况、生产能力等，这些基本资料要求供应商详细提供并通过相关资信评估机构的确认。 经审核，供应商资格达到标准后，超市公司采购人员应将本方对具体供货要求的要点向供应商提出，初步询问供应商是否接受。具体要点包括：商品的质量和包装要求；商品的送货、配货和退货要求；商品的付款要求等等。2．供应商接待制度 为了规范采购行为，超市公司应制定与供应商接待制度，以保证顺畅的沟通渠道，接待地点应在公司采购业务部供应商接待室，双方洽谈内容应紧紧围绕采购计划、促销计划来进行。采购计划包括各类别商品的总量目标及比例结构、周转率、进货标准、退换货条件，以及背后服务保证等；促销计划包括确认厂商是否参加促销活动、时间安排、促销方式、优惠幅度等。这些谈判内容再加上违约责任、合同变更与解除条件，以及其他合同中必须具备的内容，即形成采购合同。 3．签订采购合同 采购合同中有八个方面是必备的条款： (1)每个品种的单位交易量。其中包括全公司一次的交易量，一年中每一次的交易量，每一年有何增长率等。 (2)整体交易额。包括每一次、一个月、一个季度、一年的总交易额情况，每年有何增长率等。 (3)货款支付方式。包括银行转账及期票或运期支票方式选择，结算截止日和结算支付日，代销、委托销售需附的特殊条件等。 (4)运输方法。包括运输费和包装费由谁承担，运输距离，送货频率，指定的交易时间，货品包装及包装单位，运输时所选的车种等质量管理程度，卸货时的方式和数量等。 (5)交货期限。 (6)给公司回扣的支付条件。 (7)退货的正当条件。 (8)促销服务事项。 4．下订单 订单这项工作由采购部的货架管理员与里手共同履行，订单量的大小取决于铺贷方式。对于一项新商品，如果采取单店铺货方式，则可以最大范围地规
采购管理制度及流程
采购管理制度及流程 篇一 一、目的： 规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 （一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 （二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算 （三）采购流程图如下： 四、制度细则 （一）采购需求的提请 1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。 2、采购需求流程如图： 3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素： l 请购的部门；
l 请购物品所属项目； l 请购的用途； l 请购的物品名； l 请购的物品数量； l 请购的物品规格； l 请购物品的样品、图纸或技术资料等； l 请购物品的需求时间； l 请购如有特殊需要请备注； l 请购单填写人； l 请购的部门负责人； l 请购单的审核人； l 财务审核人； l 公司总经理。 4、请购单及其提请规定 l 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。 l 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。 l 涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。 l 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 l 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。 l 请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
采购的付款及报销流程
采购的付款及报销流程 为了规范采购报销流程，加强物品及资金的使用管理，保障优质廉价及经营需求，特制订采购报销制度及流程。以下是小编为你整理的采购的付款及报销流程，希望能帮到你。 采购的付款及报销流程 第一条采购付款报销流程 1. 采购预付款应先填写支付证明单和采购请款单，材料名称、规格型号、数量、价格、金额、运费、供货单位及付款方式(现金、支票、电汇等)支票、电汇方式的须附上供货单位银行账号资料(加盖供应商公章)，并附上采购订单、报价单(须有总经理签字认可)，并由部门主管签字确认，交总经办审核落实，由财务会计审核交财务总监审核签字认可，并由总经理签字同意，方可向财务部办理借款手续并支取款项(现金或支票等) 2. 采购货到付款先填写支付证明单、采购请款单，材料名称、规格型号，数量，价格，金额。运费，供货单位及付款方式(现金、支票、电汇等)支票、电汇方式的须附上供货单位银行账号资料(加盖供应商公章)，并附上采购订单、报价单(须有总经理签字认可)、仓库进仓单、并由部门主管签字确认，交总经办审核落实，由财务会计总监审核签字认可，并由总经理签字同意，方可向财务部办理付款手续(现金或支票等) 3. 采购部门借款采购部分，采购完成后采购员应在三天内报账，采购员持有效单据到财务部结算，即必须附有正确及有效的票据来证实支出、收据、发票必须是正本，并加盖对方公章、复印件、白条将不需受理，采购员采购时应尽可能要求供应商开发票，交回财务部，以便财务做账 4. 为保证款项支付的及时性，采购付款的单据须提前三天到达财务部，以上单
据手续不齐全，总经办盒财务部有权拒签。 第二条借款报销流程 1，因工作需要向公司暂支借款，需先填写借款单盒签报单，借款单中需标明借款日期，借款金额，借款用途及借款人本人签字，其中借款金额大小写须相符，且借款单表面不得涂改，旧账未清应先核销旧账，否则不可以再借款 2，借款人将填好的借款单交由借款人所属部门经理签字，部门经理需问明借款缘由，确认用途妥当后方可签字审批。 3，借款人将部门经理签字后的借款单交由财务会计审核后再交总经办确认落实，并由财务总监签字审批，总经理签字后视为财务部可以支付该款项。 4，财务部出纳员看到签批手续齐全的借款单后，方可付款，如有一项签批手续不全，出纳员不予支付。 5，借款人需保证在借款之日起一周内报账还款(出差人员则在回公司后一周内结清，如需延长时限，应提前通知财务部，无理由的延期还款，财务部有权按逾期一天，扣除报销总额的5%，超2天10%。依此类推。结算方式，以现金归还或报销单抵扣。 第三条日常费用报销流程 1. 因工作需要购买物品，需先填写签报单(办公用品将由行政部统一在月底统计物品种类、数量、编制月度采购计划)经总经办、财务会计、财务总监和总经理审核统一后方可采购。 2. 后买物品后需先填写费用报销单并附上之前审批完毕的签报单(确保提供正
采购管理的业务流程有哪些
采购管理的业务流程有哪些 1.原材料或零配件的请购 原材料或零配件的请购，一般先由生产部门根据生产计划即签发的生产通知单提出请购计划，材料保管人员接到请购单以后，应将 材科明细账记录的库存数量同生产部门要的数量进行比较，当生产 所需的数量和仓储所需的后备数量超过库存数量时，就应会签同意 进行采购。 2.临时性物品的采购 临时性物品的采购通常由使用者直接提出，请购单上一般需要对采购需要做出描述，解释其目的和用途，资金预算的负责人同意签 字后，采购部门才能办理采购手续。 3.特殊服务项目的采购 对于某些特殊服务项目，例如保险、广告和审计服务项目的需要，一般由专门指定的人员负责提出需求，包括选定的广告商及费用水 平比较分析等，这些须由企业最高负责人来进行审批。 寻找物料供应来源,并分析零件市场。 与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。 要求报价与进行议价。 获取所需之物料。 查证进厂物料之数量与质量。 建立采购业务进行顺遂所需要之数据。 了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适切数据加以成本分析。
呆料与废料之预防与处理。 (一)公开采购(OpenPurchasing) 系指采购行为公开化;而秘密采购(SecretPurchasing)系指采购行为在秘密中进行着。大量采购系指采购数量多之采购行为;而零星采购系指采购数量零星化之采购行为。特殊采购(SpecialPurchasing)指采项目特殊,采购人员事先必须花很多时间从事采购情报搜集之采购行为。如采购特殊规格特种用途之机器;普通采购(OrdinaryPurchasing)系指采购项目极为普通之采购行为。 (二)正常性采购(NormalPurchasing) 系指采购行为正常化而不带投机性;而投机性采购(SpeculativePurchasing)系指物料价格低廉时大量买进以期涨价时转手图利之采购行为。 (三)计划性采购(ScheduledPurchasing) 系指依据材料计划或采购计划之采购行为;而市场性采购(MarketingPurchasing)系指依据市场之情况、价格之波动而从事之采购行为,此种采购行为并非根据材料计划而进行的。 猜你感兴趣：
采购付款流程
采购付款流程 采购与付款流程财务制度 一、适用范围: 适用于公司的除费用外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产的所有采购与付款。 二、流程说明: (一)流程图: 供应商请款人釆购报关 IQC 财务 需求格 库存资料请购单供应商开发料 核准供应商调查请购单 询价 no 比价、议价 PO或合同 核准 y PO或合同 PO或合同 货物 1 收货单收货单 不合格单不合格单点收、检验不合格单 y 报关单入库
报关单 发票发票发票发票发票请款单请款单请款单请款单 (二)分类说明: (1) 材料采购: 第一步:下定单:釆购PO经部门经理批准后下给供应商。第二步:收货:供应商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。 第三步:收发票: 第四步:请款:国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。 第五步:财务审核付款: (2) 低值易耗品、固定资产采购: 第一步:请购:按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过 2 预算。 第二步:下定单:同上 第三步:收货验收:IQC收货,请购人领货并验收并领货。第四步:收发票:同上第五步:请款:釆购按(1)请款 第六步:财务审核付款 三、具体业务的票据操作指南: (一) 材料采购:分为国内采购业务、进口采购业务。
(1) 国内采购业务: 要求单据:PO、收货单(对方送货单)、发票、请款单。 要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一 致。 要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。 要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO 单价。 如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、 总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。 (2) 进口采购业务: 要求单据:PO、收货单或对方送货单、发票、报关单、 请款单。 3 具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。 (二) 低值易耗品、固定资产采购: 业务流程使用单据:使用单位必须提供请购单、PR、CEAR (二千美元及以上的)。 请购、批准、采购下定单、收货、领货(验收)。 要求于材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票(在同等价格条件下)。
采购业务流程及方案
采购业务流程及说明 一、采购的内容 本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。 二、采购流程
三、采购流程说明 ?由资产的使用部门提出采购申请，填制《采购申请单》； ?《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批； ?将经审批的《采购申请单》报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。 ?由经济运行部开具《采购订单》，并将《采购订单》传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划； ?采购员根据采购计划具体安排采购作业， ?采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票； ?仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具《材料入库单》； ?将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门； ?请购人员填制《付款审批卡》，经请购部门主管领导审批后； ?财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理； 四、关键控制点 各使用部门的需求和请购 采购申请的审批和审核 采购计划制定 采购定价
合同签订和审核 付款方式和程序 与供应商的对账 五、部门设置与职责 采购部： 直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式； 实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理； 定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持； 采购部内部设一名采购主管，采购员2—3名； 经济运行部： 经济运行部是公司采购业务的归口管理部门； 按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、 参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。 对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，采购催交和检验，并负责最后合同签章。 负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础信息； 汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包
采购流程及采购流程图
采购流程及采购流程图 1 采购过程 1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》 对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定 的要求。PMC部是采购过程的归口管理部门。 1.2 公司确保按如下要求预先评定供方： A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方； B、明确各类供方的评定方式和评审程度； C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方； D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定； E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。 2 采购信息 2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关 的验证要求。 2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。 2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求： A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求； B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求； C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。 2.4 按要求保存有关的记录和资料。 3 采购验证 3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。 3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。 3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量
采购业务完整流程
采购业务完整流程 一、接受采购任务单 采购部收到由销售部传来的《采购任务单》后，作为开始进行采购业务依据，严格按照单据所列内容进行采购。如下表所示： 采购任务单 要求入司时间：申请人： 二、采购询价 采购员在采购过程中要求做到多家比价，单价较大的货物须做到至少三家询价。 三、采购合同签订 采购员通过询价，确定供应商，经上级领导审批，制作采购合同，签署生效。 四、办理付款 对于须支付预付款项，供应商要求款到发货的业务，采购员可办理预付款手续，填制《付款单》，办理付款手续。 软件操作：K3软件登陆—财务会计—应付款管理—付款—付款单新增 注意事项：1、项目令号。录制新增“付款单”，单据表须有一列录制项目令号，项目令号须每行都录入，要求准确。 五、催货 付款后，采购员须密切关注货物的交付情况，防止供应商拖延货期，保证正常到货 六、收货检验 货物到货，采购员须开封检查货物的名称、规格、数量、有无损坏等信息。 七、采购订单录制 采购合同签订后，采购员可录制采购订单，要求订单内容与采购合同内容必须一致。 软件操作：K3软件登陆—供应链—采购管理—采购订单—采购订单新增
注意事项：1、权限设置。只有采购人员和会计有权限进入“采购订单” 2、项目令号。录制新增“采购订单”，单据表须有一列录制项目令号，项目 令号须每行都录入，要求准确。 八、办理入库手续 采购员在订单录制完毕，货物到货后，连同持采购合同一起到库房办理入库手续。 九、录制采购发票 收到采购发票后，采购人员须在软件系统中录入采购发票；没有采购发票的，采用虚拟发票方式，进行录入。 软件操作：K3软件登陆—供应链系统— 注意事项： 十、对账 采购员应定期、不定期到财务部核对材料采购应付账款情况
采购管理和流程图
采购管理流程图
采购流程 目的 便于在最适当的时间，可能的围，以最低价格，向最适当的供应商购买品质最佳、数量最恰当的原料、商品和服务。对采购过程和合格供应商进行控制，确保所购物资满足工厂生产的需求。 过程 1、生产计划部门制定《采购申请单》，仓库对常用材料可制定《月采购计划》。 1.1生产计划部制定的《临时采购申请单》,需经部门负责人审批。重大、重要物资需经高层领导批准，经仓库核实后送交采购部。仓库制定的《月采购计划》每月底交采购部。 1.2采购单必须注明所购产品的名称、型号、质量、数量、交货日期、理想单生产价、验收标准等相关事项。可推荐供应商。 1.3采购部收到采购单后，根据实际情况认真组织、收集供应信息合理安排。 1.31对一些需要定做的材料,假如计划量达不到厂家一次性定做的量,此时我们就必须与计划部门协调,根据生产实际情况,加大定量, 以期达到最理想的定量。 1.32对一些专用的产品，请生产计划部门对产品的规格型号进行认真细致的确认，以便完全正确。方便我们采购时找到生产的源头 厂家。 1.33对一些专用的，价格较昂贵的产品，及时的与生产计划部及技术工艺部沟通，讨论是否可以使用替代产品。 2、根据所购材料对最终产品性能的影响程度，将采购物资分成三类。 2.1重要物资：直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客投诉的物资； 2.2一般物资：不影响使用性能或即使稍有影响可采取措施予以弥补的物资； 2.3辅助物资：包装材料及在生产过程中起辅助作用的物资。
3、识别、掌握采购要求，确定供货方向。 3.1识别、掌握所购产品的性能、精密度、品牌、厂家及其它的特殊要求。 3.2确定产品的采购方向。 3.21对于重要物资,确定采购方向时,不能局限于一个地区,一个围,要尽可能多的找不同的地区的不同的厂家进行比较，在同等质量的前提下，寻求合理的价格。 3.22对于一般物资、辅助物资，只要在质量能保证的前提下，我们应尽可能的找价格低的厂家。即不管生产产品的厂家的规模如何，只要它的产品质量符合我们的使用要求，价格合理，我们就选用。 3.3了解产品的申购部门及申购人，以便进行技术洽谈。 4、对供方的评定三类物资的区别。 4.1对于重要物资，需要经过样品测试和小批量试用测试。然后由技术部把测试结果反馈给采购部，测试不合格时，允许供方重新送样，但最多不能超过两次。测试合格后，通知供方小批量的送货，技术人员对送样产品检验合格后，交由生产部门试用。 4.2对于一般物资，采取样品试验的方法，样品试验后由技术部把测试结果反馈给采购部，测试不合格时，允许供方重新送样，但最多不能超过两次。测试合格后，通知供方小批量的送货，技术人员对送样产品检验合格后，交由生产部门试用。 4.3对于辅助物资，采用使用前对其进行检验或验证的方法作出评价。并且保存检验或验证记录，评价合格后由采购部通知其送货。 5、询价、报价、招标。 5.1对供应商进行最大限度的询价，供应商应不少于两家。对其价格性能进行综合比较、对市场趋势和前景进行分析。 5.11询价采购：同时找几家供应商进行比质、比价、比服务。 5.12竞争性采购：同时找多家供应商，根据我们产品要求、技术指标进行竞争性的招标采购。 5.13单一来源采购：对一些因为受技术、工艺、专利等原因控制的产品，只由单一的供应商提供。既然产品是单一的，那么它的用