秘书协调工作课件
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《秘书学》全套课件完整版
可向行政管理、人力资源管理、市场营销等相关领域转型。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作，包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾，为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
《秘书学》全套课件完整版
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学，是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习，谨慎处理事务，避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力，能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧，能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程，能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作，包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾，为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
《秘书学》全套课件完整版
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学，是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习，谨慎处理事务，避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力，能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧，能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程，能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。
秘书的日常工作(上)PPT课件
▪ 5、如果自己上司的地位比对方的地位高 （特别是在本公司内），应该是先拔通对 方的电话，对方接听电话之后，自己才把 电话转给自己的上司。如果对方的地位比 自己上司的地位高或相同，则在拨通对方 秘书电话请求转接之后，马上把电话转给 自己的上司。
2021/3/12
25
▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
2021/3/12
39
▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
2021/3/12
10
▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
2021/3/12
2021/3/12Fra bibliotek422021/3/12
43
2021/3/12
44
印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
2021/3/12
26
接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
2021/3/12
25
▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
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▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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26
接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
2024版《秘书培训》ppt课件
提升职业技能
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
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02
秘书的基本技能
Chapter
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7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
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05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
秘书沟通协调的PPT课件
• 从阎秘书成功协调两位总经理的案 例可以看出,秘书的协调作用并不亚于 领导本身的协调作用,一个称职的秘书 要尽力促进领导双方的沟通和理解， 使之统一认识，消除内耗，团结一致，
把精力用到工作上。有时，为了促进
领导之间的团结，消除领导之间的误 解，秘书可以说点“假话”，“编”
点理由，这是秘书的协调个协调 遵循了什么原则？
秘书沟通协调的原则
• 调查研究原则，这 是基础。
• 局部服从全局的原 则，这是前提。
• 注意思想教育原则， 这是保证。
• 按职能、分层次负 责原则。这是关键 .
案例分析
• 领导班子召开办公会议，办公会上作出了 一系列的决定，恰好在A领导因公出差缺席， 会议主持人因公务繁忙而未能及时向缺席 者传达，缺席者因不了解内情而对办公会 的决定不能理解，由此产生误会，产生矛 盾。
归纳总结
沟通协调是非常重要的，沟通协调需 要调查研究原则，这是基础，在协调时前 提是要局部服从全局的原则，因为被协调 对象可能有情绪，需要注意思想教育原则， 这是工作的保证，关键是沟通协调要按职 能、分层次负责原则。
归纳总结
在处理不同情况下的矛盾时有不同的要求， 当与会者缺席时应及时向缺席者传达会议精神; 当非分管领导下达命令时，应主动介绍应急情 况关键是应加强沟通，化解矛盾;当矛盾双方 失去理智或情绪失控时，采用恰当的变通手段， 淡化矛盾，或转移话题暂时分离；当事权冲突 或利益冲突，矛盾双方各执一说时，或者缓和 气氛先降温或创造时机促交谈，总之应融合认 识，缓解双方的矛盾。
秘书沟通协调的
所以说沟通协调非常重要， 俗话说：没有规矩无以成方圆。 协调需要一定的原则和要求的。
时间：2月24日下午
地点：温州鹿城分局松台派出所
《秘书基础》课件——第二章 秘书工作的特点作用、内容原则3
3、服务性 “三服务”服务领导机关、服务各部门、服务 人民
4、机密性
（1）文书管理和公文办理中接触到的机密
（2）领导同志的谈话、指示、会议记录中的机 密
（3）领导交办的工作中的机密事项（如人事变 动、机构调整、政策修订等）
（4）承办领导机关和领导者电话中的机密
（5）重要领导人活动，机关内部情况，养成保 密习惯
1、依附性★★★ 秘书工作依附于领导活动而存在 （1）不能自作主张（越权） （2）不能反客为主（越位） 依附性是秘书工作的本质特征，在秘书活动中 表现为辅助性。（谈秘书工作性质时讲“辅助 性”，谈特点时讲“依附性”）
2、综合性（★★） （1）从秘书工作的职能范围来看 秘书部门是“咽喉”联系沟通各部门、协调辅 助 （2）从秘书工作本身工作来看（★★★） 政务类、事务类
4、秘书工作的事务类任务包括（ ） A、处理来信来访 B、机要通信 C、文书的缮印和校对 D、催办、查办领导批办事宜
5、下路属于秘书工作非事务性工作的是（ ）
A、调查研究
B、文件的清缴
C、印信管理
D、文件的拟办、承办
6、下列属于秘书政务工作的是（ ）
A、文件的起草、核稿
B、承办会务
C、信息的收集、整理
A、文字把关
B、事务处理
C、筛选文件
D、宣传策划
3、秘书的枢纽作用指的是（ ）
A、上情下达
B、下情上报
C、左右联通
D、联系内外
4、秘书部门被称为“不管部”表现在（ ）
A、围绕中心工作产生的任务
B、临时发生的突击任务
C、带全面性的任务
D、为领导服务的其他事项
5、张XX是单位秘书部门的秘书，下列关于其工作中 正确的有（ ） A、张秘书进行公文制发、文书资料处理 B、张秘书陪同领导调研，撰写调研报告 C、张秘书参与本单位的领导决策 D、张秘书对单位各部门工作进行协调
4、机密性
（1）文书管理和公文办理中接触到的机密
（2）领导同志的谈话、指示、会议记录中的机 密
（3）领导交办的工作中的机密事项（如人事变 动、机构调整、政策修订等）
（4）承办领导机关和领导者电话中的机密
（5）重要领导人活动，机关内部情况，养成保 密习惯
1、依附性★★★ 秘书工作依附于领导活动而存在 （1）不能自作主张（越权） （2）不能反客为主（越位） 依附性是秘书工作的本质特征，在秘书活动中 表现为辅助性。（谈秘书工作性质时讲“辅助 性”，谈特点时讲“依附性”）
2、综合性（★★） （1）从秘书工作的职能范围来看 秘书部门是“咽喉”联系沟通各部门、协调辅 助 （2）从秘书工作本身工作来看（★★★） 政务类、事务类
4、秘书工作的事务类任务包括（ ） A、处理来信来访 B、机要通信 C、文书的缮印和校对 D、催办、查办领导批办事宜
5、下路属于秘书工作非事务性工作的是（ ）
A、调查研究
B、文件的清缴
C、印信管理
D、文件的拟办、承办
6、下列属于秘书政务工作的是（ ）
A、文件的起草、核稿
B、承办会务
C、信息的收集、整理
A、文字把关
B、事务处理
C、筛选文件
D、宣传策划
3、秘书的枢纽作用指的是（ ）
A、上情下达
B、下情上报
C、左右联通
D、联系内外
4、秘书部门被称为“不管部”表现在（ ）
A、围绕中心工作产生的任务
B、临时发生的突击任务
C、带全面性的任务
D、为领导服务的其他事项
5、张XX是单位秘书部门的秘书，下列关于其工作中 正确的有（ ） A、张秘书进行公文制发、文书资料处理 B、张秘书陪同领导调研，撰写调研报告 C、张秘书参与本单位的领导决策 D、张秘书对单位各部门工作进行协调
九段秘书工作法培训PPT课件
九段秘书：做流程
总结和提炼工作经验和教训
梳理过往工作经历，明确成功和失败案例 分析经验教训，找出规律性和共性问题 提炼有效的工作方法和策略，形成可复制的经验
制定和优化工作流程和规范
01
分析现有工作流程，找出瓶颈和问题
02
设计优化方案，简化和规范工作流程
制定标准化操作规范，提高工作效率和质量
03
推动团队协同和高效执行
收集、整理会议所需的背景资料、参考文件等 根据会议需求，准备必要的演示文稿或报告材料
确保所有文件资料齐全、准确，并提前进行复印和装订
提前安排场地和设备
01
根据会议或活动需求， 提前预订合适的场地
02
检查场地设施是否完善 ，如座椅、投影、音响 等
03
提前安排设备租赁、调 试和测试，确保设备在 会议期间正常运行
将检查结果进行汇总，形成书 面报告。
报告中要包含问题、原因分析 、改进意见等内容。
及时向上级领导汇报，以便领 导了解工作情况和问题所在。
05
CATALOGUE
四段秘书：勤准备
了解会议或活动的背景和目的
深入研究会议或活动的主题和议 题
了解与会人员的基本情况和背景
明确会议或活动的目标和期望结 果
准备相关资料和文件
确认参与会议或活动的人员名单 ，包括主持人、发言人、参与者
等
明确每个人的角色和职责，确保 每个人都清楚自己的任务
对于需要特别准备的人员，如发 言人，提前沟通并确认其准备情
况
准备应急方案和备用计划
针对可能出现的突发情况，制定相应的应急方案，如设备故障、场地问 题等
准备备用计划，以应对原计划无法实施的情况，确保会议或活动的顺利 进行
总结和提炼工作经验和教训
梳理过往工作经历，明确成功和失败案例 分析经验教训，找出规律性和共性问题 提炼有效的工作方法和策略，形成可复制的经验
制定和优化工作流程和规范
01
分析现有工作流程，找出瓶颈和问题
02
设计优化方案，简化和规范工作流程
制定标准化操作规范，提高工作效率和质量
03
推动团队协同和高效执行
收集、整理会议所需的背景资料、参考文件等 根据会议需求，准备必要的演示文稿或报告材料
确保所有文件资料齐全、准确，并提前进行复印和装订
提前安排场地和设备
01
根据会议或活动需求， 提前预订合适的场地
02
检查场地设施是否完善 ，如座椅、投影、音响 等
03
提前安排设备租赁、调 试和测试，确保设备在 会议期间正常运行
将检查结果进行汇总，形成书 面报告。
报告中要包含问题、原因分析 、改进意见等内容。
及时向上级领导汇报，以便领 导了解工作情况和问题所在。
05
CATALOGUE
四段秘书：勤准备
了解会议或活动的背景和目的
深入研究会议或活动的主题和议 题
了解与会人员的基本情况和背景
明确会议或活动的目标和期望结 果
准备相关资料和文件
确认参与会议或活动的人员名单 ，包括主持人、发言人、参与者
等
明确每个人的角色和职责，确保 每个人都清楚自己的任务
对于需要特别准备的人员，如发 言人，提前沟通并确认其准备情
况
准备应急方案和备用计划
针对可能出现的突发情况，制定相应的应急方案，如设备故障、场地问 题等
准备备用计划，以应对原计划无法实施的情况，确保会议或活动的顺利 进行
秘书与会务工作课件
对组织和参与人员进行总结和 评价，为今后工作提供借鉴。
案例二：某公司重要客户接待方案
1. 确定接待目的和对象 与客户建立良好的沟通和合作关系 加强与客户的联系和信任
案例二：某公司重要客户接待方案
01
02
03
为公司业务发展提供机 会和支持
2. 策划接待方案和行程 安排
制定详细的接待计划和 行程安排表
协助领导处理会议中出 现的问题与矛盾
传达领导意图，及时反 馈会议进展情况给领导 及相关人员
做好与其他部门的协调 工作，确保会议顺利进 行
保障会议安全
01
02
03
04
协助领导制定会议安全方案与 措施
检查会议场地安全设施与设备 ，确保无安全隐患
安排专人负责会议期间的安全 保卫工作
密切关注会议进展，及时处理 突发情况，确保会议安全有序
4. 做好接待实施和协调工作
在客户到达前做好各项准备工作，确保接待环节顺畅无阻
在接待过程中密切关注客户的需求和反馈，及时调整和完 善服务内容
案例二：某公司重要客户接待方案
在客户离开前做好送行工作，确保客户离开的顺利和安全。
5. 做好接待评估和总结工作
分析接待效果和反馈，收集意见和建议，为今后工作提供借鉴和 改进方向。
02
会务工作是秘书工作的重要内容之一，要求秘书具备较 强的组织协调能力、时间管理和应变能力，以确保会议 的顺利进行。
03
秘书与会务工作的关系是相互依存、相互促进的，秘书 工作的质量直接影响着会议的效果，而会务工作的顺利 进行也离不开秘书的参与和协助。
02 秘书在会务工作中的作用
协助领导策划会议
协助领导确定会议主题与议 程
注重细节
第二讲秘书工作职能ppt课件
1）秘书办理常规事务
秘书办理常规事务的内容繁多， 主要有办公资源的管理、电话函件的处 理、信访督查工作、值班保密工作、印信 管理工作、接待管理工作、领导日程安
排、商务旅程管理等。
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
（四）辅助协调
1、秘书辅助协调的内容 协调。是指对组织运转中由不确定因素 出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解 或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调 运转，共同形成合力，完成组织使命。 秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等 业务活动中，发现失调或问题，主动进行信 息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求 共识，协调关系；二是指受命于领导者，去 处理随机出现的失调问题。
二、案例分析
案例（一）
邱志伟与吴宏斌同时受聘到中信集团做秘书。一年后，领导总爱找邱志伟商
议。吴宏斌感到纳闷：自己的水平能力不亚于邱志伟，为什么会到受冷落呢？
他找到吴宏斌，请他帮助分析原因。邱志伟开诚布公地对吴宏斌说：“我看
你主要是提意见多，提建议少。”吴宏斌点头说：“你说得对，我是有这个毛病。
我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”邱志伟截住吴宏斌的话说：
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要 为管理的相对人——人民 群众提供服务。
秘书办理常规事务的内容繁多， 主要有办公资源的管理、电话函件的处 理、信访督查工作、值班保密工作、印信 管理工作、接待管理工作、领导日程安
排、商务旅程管理等。
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
（四）辅助协调
1、秘书辅助协调的内容 协调。是指对组织运转中由不确定因素 出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解 或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调 运转，共同形成合力，完成组织使命。 秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等 业务活动中，发现失调或问题，主动进行信 息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求 共识，协调关系；二是指受命于领导者，去 处理随机出现的失调问题。
二、案例分析
案例（一）
邱志伟与吴宏斌同时受聘到中信集团做秘书。一年后，领导总爱找邱志伟商
议。吴宏斌感到纳闷：自己的水平能力不亚于邱志伟，为什么会到受冷落呢？
他找到吴宏斌，请他帮助分析原因。邱志伟开诚布公地对吴宏斌说：“我看
你主要是提意见多，提建议少。”吴宏斌点头说：“你说得对，我是有这个毛病。
我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”邱志伟截住吴宏斌的话说：
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要 为管理的相对人——人民 群众提供服务。
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PPT学习交流
10
4、协调的程序
受托
审理
核查
处理
协商
PPT学习交流
11
5、协调的原则和方法
（1）协调的原则
从属原则 依法原则 调查研究原则 平等协调原则 分级负责原则Leabharlann PPT学习交流12
（2）协调的方法
◇ 行政方法 ◇ 经济方法 ◇ 法律方法
◇交谈法 ◇冷处理法 ◇求同存异法
◇ 疏导方法 ◇信息沟通法
小组讨论：经过协调，两人关系结果怎样？你认为李秘书的协调能力怎样？
PPT学习交流
8
• 结果分析：
•
李秘书协调领导之间的关系，缓和领导之间的矛盾是非常成功的。领
导之间在感情上有距离，在工作上有分歧是正常现象。如果领导之间的矛
盾和分歧是原则问题，对于秘书来说，只要坚持原则，立场鲜明地站在正
确的一方就行了。事实上，领导之间的矛盾，绝大多数是工作中的分歧 ：
协调时领导工作的延伸 是秘书部门的重要职责 是秘书人员的基本素质和能力 是秘书工作的基本职能 是推动秘书工作向深度和广度发展的重要保障
PPT学习交流
4
3、 协调的范围
（1）关系协调：是指在处理人与人、人与系统组织、组织与组织的各种矛 盾关系中所进行的协调。
横向关系协调：本系统与外系统之间关系的协调；系统内部关系的协调； 领导关系之间的协调。
• 秘书在工作中如果遇到领导批评下级在传达时就要加以过滤。党委书记 在不了解实情的情况下批评工会主席，根据上面介绍的情况看来：这种 批评显然是失当了。但是秘书在这时候不能够把党委书记的原话一五一 十地向工会主席传达，而应该换一种方式。例如，他可以向工会主席说： “书记问你上次怎么没有出席会议，显然他不知道你已经向党委办公室 请了假，你有机会可以向他说明一下。至于书记催交的工作计划，听说 就差我们了，这几天我会抓紧时间把计划定下来。”这样的工作方法才 真正是秘书应该做到的工作方法，它既传达了书记的意见，又不至于加 深误解、激化矛盾，这就是所谓的“过滤术”。
确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的—
种管理职能。
秘书协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、
工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共
同目标的过程。
协调者
协调对象
协调意图
协调目标
协调环境
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2、秘书协调的作用
有一天张院长病了，住进了医院，李秘书长认为调解的机会到来了。当天李秘 书就到医院看望张院长，他把带来的礼品放在张院长的床头：“我是代表王副院长 来看你的，今天听说你生病了，王副院长就约我和他一齐来看望你，谁知在半路 上被科技处的刘处长叫去了，省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目。临 别前，王副院长再三叮咛要你好好休息，单位上的事情他会妥善处理，处理不了 的他会给你联系，一定请你放心。”张院长听了以后十分感动。过了一段时间，王 副院长的爱人病了，李秘书到医院看望，又买了礼品放到床头，而后对王副院的 爱人说：“我是受张院长委托来的，张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你， 临时人事部门有个急事，硬把他拉走了。张院长要我转达他对你的问候，并祝愿 你早日恢复健康！”事后王副院长十分感动，责怪自己过去错怪了张院长。
纵向关系协调：上下关系的协调；协调与上级领导的关系；协调与下级 组织成员的关系。
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横向协调图
S1
S2
S3
A
S4
S5
S6
B
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纵向协调图
领导机关 职能部门1 职能部门2 职能部门3
秘书部门
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南方冶金设计院张院长与王副院长，长期以来因工作上的矛盾，两人之间隔阂 越来越大。院长办公室李秘书看在眼里急在心里，总想方设法在其间进行协调， 但收效甚微，分歧与矛盾依然存在，双方都认为，是对方故意给自己过不去。
解，使之统一认识，消除内耗，团结一致，把精力用到工作上。有时，为
了促进领导之间的团结，消除领导之间的误解， 秘书可以说点善意“假
话”，“编造”一点理由，这是秘书的协调艺术，而不是品质问题。
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（2）工作协调的内容
项目协调：客户，实施组 政策协调:人事政策（生产）等 工作计划协调 会议协调 关于日常事务协调工作 公文协调工作
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6、协调的艺术
1）沟通的艺术 善于观察；巧用幽默；私下交往。 2）应变的艺术 一鼓作气；迂回前进；变通执行。 3) 驾驭的艺术 捕捉时机；把握环境；留有余地。
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案例分析：
有一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道： “听 办公室的同志说，就差你们工会的学习计划没有报上来。刚 才打电话找你们的工会主席也找不到，上次常委扩大会议工 会主席也没有出席，你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一 改。” 小张心想，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患病 住院，没有参加上次会议，也没有及时报学习计划。小张在 书记面前不便解释，只好回去向工会主席汇报：“党委书记批 评我们工作拖拉，还说上次没有参加会议，计划也没交。”工 会主席听了以后心中十分不快：“我小孙子住院一个多星期的， 我也向党委办公室老李同志请了假，怎么党委书记迄今还不 知道？他太官僚了！”
有的也隐藏着“谁说了算”的意气之争。秘书人员对这种非原则性的问题，
就要善于“和稀泥”，避免事态扩大，尽量缓和矛盾，促进矛盾化解，增
进团结，而不能搬弄是非，挑拨离间，扩大矛盾。
•
从李秘书成功协调两位领导的案例可以看出，秘书的协调作用并不亚
于领导本身的协调作用。一个称职的领导要尽力促进领导双方的沟通和理
讨论：你是小张，你会怎么说？
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• 分析与对策
• 本案例提出了一个问题：秘书应该怎样 “上传下达”？有些人认为秘书 的工作只不过是“学学舌，跑跑腿”，秘书的这种“学舌”，就是向下 传达领导的指示，向上汇报下级情况。不论是“上传”还是“下达”， 都要忠实、准确、客观、全面。但是不是原封不动地传达就叫忠实了呢？ 答案是否定的。秘书小张就因为不加过滤地传达领导的批评，结果是工 会主席对党委书记的批评产生抵触情绪，一定程度上影响了领导意图的 贯彻执行。
第十章 现代秘书协调工作
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主要内容
秘书协调工作概述 协调解决冲突 秘书与领导关系的协调 秘书与同事关系的协调 秘书与领导群体关系的协调 秘书与部门、单位关系的协调
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一、秘书协调工作概述
1、协调的概念
协调——协商、沟通、调和、调解、调节等。
从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正