探讨外贸英语函电的语言特点
外贸函电的语言特点分析
Ｂ． Ｗｅ ｓ ｈ ａ ｌ ｌ ｂ ｅ ａ ｂ ｌ ｅ ｔ ｏ ｓ ｕ ｐ ｐ ｌ ｙ ｏ ｎ ｌ ｙ ５ ０ ｔ ｏ ｎ ｓ ｏ ｆ ｔ ｈ ｉ ｓ ｉ ｔ ｅ ｍ．
如： Ｗｅｗ ｉ ｓ ｈｔ ｏ ａ ｃ ｋ ｎ ｏ ｗｌ ｅ ｄ ｇ ｅ ｒ ｅ ｃ ｅ ｉ ｐ ｔ ｏ ｆ ｙ ｏ ｕ ｒ ｌ ｅ ｔ ｔ ｅ ｒ ｏ ｆ Ｏｃ ｔ ． １ ４ ．
外 贸 英 语 函 电 是 贸易 双 方 传 递 商 务 信 息 ，促 进 贸易 关 系 的重要桥梁 ， 是 现 代 商 务 活 动 中效 果 显 著 、 方 便 易 行 的一 种 常 用交际文书。 随 着 国际 间 的商 务 活 动 往 来 更 频 繁 ， 商 务 交 际进 入 一 个 全 新 的 发 展 阶 段 。质 量 上 乘 的 函 电 能 帮 助 商 家 达 到 有 效 交 流 的 目的 ， 促 进贸易双方 的相互理 解和长期 合作， 也 有 利 于规避风险， 取得 双赢的效果 。因此 ． 了 解 外 贸 英 语 函 电 的语 言 特 点 ，对 于 拟 写 正 确 规 范 且 得 体 的 外 贸 函 电而 言 是 十分 必
撰 写 外 贸 英语 函电 时 要 注 意 措 辞 ． 不 要 盛气 凌 人 ， 尽 量 避 免 使 Ｉ ｛ ｊ 不礼貌 、 会 令 读 信 人 产 生 不 愉 快 情 绪 的词 句 。 在 书 写 之 前就要把握好语气 ， 让 对 方 感 到 既 有 说 服力 又 不 失 诚 恳 ， 立 场 坚 定 而 又 不 欠 亲 切 。因此 ， 外 贸英 语 函 电 中经 常会 出现 一 些 礼 貌委婉的表达方式 ， ｉ ｌ ｌ ｐ ｌ ｅ ａ ｓ ｅ ， ｗ ｉ ｌ ｌ ｙ ｏ ｕ ｐ ｌ ｅ ａ ｓ ｅ ， ｗ ｏ ｕ ｌ ｄ ｙ ｏ ｕ ｋ ｉ ｎ ｄ ｌ ｙ ， ｗ ｅ ｓ ｈ ａ ｌ ｌ ａ ｐ ｐ ｒ ｅ ｃ ｉ ａ ｔ ｅ ｉ ｔ ｉ ｆ ， ｗ ｅ ａ ｒ ｅ ｇ ｒ ａ ｔ ｅ ｆ ｕ ｌ ｔ ｈ ａ ｔ 等 。这 类 表 达 的运 用 会 使 函 电 巾的 意 向 表 达 更 为 礼 貌 得 体 。 二、 用词 专 业严 谨 。 恰 当运 用 专 业 术 语 为了减少纠纷 ， 顺利 开展对外贸易活动 。 必 须 对 买 卖 双 方 各 自承 担 的 责 任 、 费用 、 风 险 等 作 出 明 确 的 规 定 和 划 分 。 这 就 构 成 外 贸 英 语 函 电 巾 的最 大 特 点— — 精 确 地 运 用 价 格 、 支付 、 保险等专业术语 。 １ ． 出 口交 易磋 商 中的 术 语 Ｅ ｎ ｑ ｕ ｉ ￣（ 询盘或询价 ） Ｏ ｆ ｆ ｅ ｒ （ 发盘或报价 ）
外贸英语函电课程特点及课堂教学浅谈
该课程应开设在较高年级 。要求 学生 在低年级 阶段打下稳固的英
语基础 ； 并且 已先修 国际贸易的相关课 程。 在教学 中， 一方面 ， 强调英语 基础教学 ， 学生打下扎实的基本功 ； 使 另一方 面 ， 批改作业不可 以局限 于用词和语法的错误 ， 而应该重点放在词句篇章 的层 次上 ， 检查学生的 写作是否言之有物 ， 是否能达到运用文字来进行交际的 目的。只看语法 和用词 ， 不问篇章是否本末 倒置 ， 这是“ 避重就轻 ” 的做法 。建议基 础阶 段 的教材题材应 多样化 ， 让学生尽 早接触与本专业有关 的内容 。此外 ， 尽量给学 生提供 到有关进 出口公 司实 习的机会。 ３运用多媒体进行辅助教学 ． 适 当地加入一些多媒体教 学的部分 ，能在一定程度上提高这 门课 程 的教学效率 。 多媒体技术正是通过图像 、 动画以及声音 等演示手段将 其 中一些难点变得生动有趣 了。在专业上 ， 我们称之为“ 教学直观性原 则” 。教学论的直观性原则在多媒体教学 中得 到了充分 的体现 。直观性 原则要求在教学过程 中充分依靠学生 的各种 感觉 器官 ，使 学生在直接 感知的基础上掌握知识和技能 。实践证 明 ，运用 多媒体 交互性强的特 点 ，在教学过程 中建立若干模拟案例板块 ，将学生分组设 计为买 卖双 方， 通过商务信函等形 式进行业务往来 ； 一方面复 习商务信 函的写 作特 点、 语言技巧以及篇章结构 ， 另一方面 ， 学生可 以相互纠 正错误 ， 而进 从 步提高 自己的专业技 能 ，使 之在学习的过程 中，通过 自己的亲身体
科技信息
人 文 社科
外贸英语函电课 程特点及 课堂教学浅谈
兰州工业 高等 专科 学校 外语 系 兰 州大 学外语 学 院 王 丽 萍
外贸英语函电课程的特点及教学建议
千里之行，始于足下。
外贸英语函电课程的特点及教学建议外贸英语函电是指在国际贸易活动中使用英语进行书面交流的一种方式。
外贸英语函电课程的特点主要体现在以下几个方面：1. 实用性强：外贸英语函电课程注重培养学生实际运用英语进行商务交流的能力。
课程内容涉及到商务合作、订单处理、供应链管理等方面的知识，学生通过学习函电的写作技巧和相关词汇、语法等知识，能够快速有效地完成各种商务函电的撰写和回复。
2. 灵活多样：外贸英语函电是一个灵活多样的领域，不同的商务函电需要根据具体情况采用不同的写作风格和语言表达方式。
课程中应该包含不同类型的商务函电范文，让学生能够了解并熟悉不同场景下的写作要求。
3. 强调文化意识：国际贸易涉及到不同国家、不同文化之间的交流合作，外贸英语函电的写作也需要考虑到各国文化差异。
课程中应该注重培养学生的跨文化交际能力，让学生了解和尊重不同文化的差异，并学会在商务函电中恰当地表达自己的意图和态度。
4. 融合技术支持：外贸英语函电课程可以充分利用现代科技手段来提升教学效果。
可以使用电子邮件、即时通讯工具、在线交流平台等方式进行练习和交流，让学生在实际情境中运用英语进行函电交流，提高学生的实际应用能力。
针对外贸英语函电课程的教学建议如下：1. 尽量贴近实际情境：外贸英语函电是一种实际应用能力的培养，教师应该通过实例分析和模拟练习等方式，让学生充分了解真实的商务函电撰写和回复过程。
可以引入真实的商务案例和函电范文，让学生模仿和实践。
第1页/共2页锲而不舍，金石可镂。
2. 注重写作技巧训练：外贸英语函电的写作有一定的规范和技巧，教师应该重点培养学生的写作技能。
可以通过分析范文，让学生了解不同类型商务函电的写作格式和结构；指导学生掌握常用的商务词汇和固定搭配；讲解句型和语法知识，帮助学生提高写作的准确性和流畅度。
3. 多方位评估学生能力：外贸英语函电课程应该包含多种评估方式来全面了解学生的语言能力和实际运用能力。
外贸英语函电的语言特点
·本栏目责任编辑：代影·vacation tour 度假旅游仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿仿基础理论2019年1月dy@http ：///Tel ：+86-551-65691307ISSN 1672-75172019年1月外贸英语函电的语言特点朱秀敏（嘉兴职业技术学院，浙江嘉兴314036）摘要：外贸英语函电是贸易双方进行信息交流的主要方式之一，对贸易活动的顺利开展起着重要作用。
作为一门专业英语，外贸英语函电有着鲜明的语言特点，只有把握好其特点，才能写好高质量的函电。
本文从词汇、句法以及文体三大方面探讨外贸英语函电的特点，以期为外贸从业者撰写函电提供参考，促进我国对外贸易的顺利开展。
关键词：外贸函电；特点；国际贸易；商务英语中图分类号：G0文献标识码：A文章编号：1672-7517(2019)01-0001-02随着经济全球化和我国对外贸易的发展，外贸英语函电显得日益重要，成为保证国际贸易活动顺利进行的基础。
外贸英语函电本身具有一定的法律效力，融国际贸易实务知识和英语知识为一体，涉及进出口国际贸易实务中各种英文信函的写作和外贸各环节具体操作方法，内容广、专业性和实用性强，撰写难度大。
要求撰写人员在掌握外贸实务知识的基础上，学会用正确的语体、词汇、语气、格式，有逻辑地进行外贸实务交流，进而提高外贸业务能力。
因此，分析外贸函电的特征，进而根据其特征有指导性的学习函电，对掌握函电撰写技能，有效地进行沟通，促进商务活动的顺利开展是非常有必要的。
本文着重分析外贸英语函电的词汇、句法及文体特点。
1外贸英语函电的词汇特点1.1用词专业外贸函电交流的主题是业务中的商务活动，涉及诸如经济、财务、货运等领域，具有一定的专业性，因此，外贸函电的用词比较专业。
比如inquiry （询盘）、offer （报盘）、counter －offer （还盘）、applicant(开证申请人)、beneficiary(受益人)、certificate of origin （产地证）、irrevocable letter of credit （不可撤销信用证）等都是专业地道、且表达方式固定的词汇。
外贸英语函电课程的特点及教学建议
２ 外贸 英 语 函电 课 程教 学 中存在 的 问题
具 分 逐 句 翻译 。这 就 大 大 降低 了课 堂 学 习 的 效 率 ， 响 到学 生 们 的学 习兴 案例 应 该来 自现实 商 务 活 动 ， 有 高 度 的 真 实 性 。 第 二 ， 析 讨 论 案 影 例 。 师 将 全 班 学 生分 组 ， 织 学 生 就 案 例进 行 分 析 讨 论 ， 教 组 鼓励 各个 小 趣 ，也没 有 达 到 该 课 程 将 英 语 知 识 学 习 与外 贸 知识 应 用 相 结 合 的 要 组 积 极 发 表 意 见 ， 是案 例 教 学 的 中心 环 节 。第 三 ， 结案 例 。结束 讨 这 总 求 。 因 此 教 师有 必 要 尝 试 一 些 新 的教 学 方法 ， 高 学 生 的 学 习兴 趣 和 提 教 指 案 效率 ， 脱 传 统 的 教 师讲 课 、 生 听 课 的单 一 教 学 模 式 ， 大 地 提 高 学 论 之 后 ． 师 应 及 时 总结 讨 论 ， 出 案 例 涉及 的理 论 知 识 点 、 例 分 析 摆 学 最 的思 路 重 点 以 及 如何 查 找 相 关 资 料 等 。 生 的学 习 兴 趣 和效 率 。 总 之 。 无 定 法 。 师 应 不 拘 泥 于某 种 特 定 的 教 学方 法 ， 教 学 实 学 教 在 ２３ 教 材 目前 外 贸 英 语 函 电 的 教 材 有 很 多 ， 其 中不 乏一 些 精 品 ． ． 且 更新教育教学理念 ， 大胆创新 ， 探索 出更为有效且适合 但 也 存 在 一 些 不足 和 缺 陷 ， 点 体现 在 不 能 与 时 俱进 。 如 ， 在 的 外 践中不断探索， 重 例 现 从 贸 业 务 书 面通 信 主 要 是 依 赖 于 电子 邮件 与 传 真 ， 大 部 分 教 材 对 其 介 外 贸 英语 函 电 的教 学 方 法 ， 提 高教 学 效 果 。 但 绍 不 够 充 分 ： 对 于 已不 再 使 用 的 电 报 和 电 传 ， 多 函 电教 材 都 提 供 而 很 了 大 篇 幅 的介 绍 。
《英语外贸函电》的课程特点与教学探索
４套 句使 用 的频 繁 性 ．
专业 课 程 体 系中 的一 门专 业课 程 ， 其独 特 的 课 程特 点 。 文 有 本 针 对 该 课 程 的 内容 。 纳 了其 四 个课 程 特 点 ， 出 了在 教 学 中 归 指
存 在 的 三 大 问题 ， 根 据 实 际 的教 学 经 验 ， 出几 点 建议 ， 并 提 以 使 学生 可 以在 理解 课 文 的基 础 上 ， 实践 相 结 合 ． 高知 识 的 与 提
虽 然外 贸 函 电的 教 材 数 不 胜 数 ，但其 内容 的更 新 速 度却 直 未 能跟 上 。 年 前 ， 至 是 十 数 年前 的 内容 仍然 在 不 断 地 数 甚 重复使用 ， 比如 在 某些 教 材 上 仍 然 选 用 了电 报 、 电传 的格 式作 为 教 学 内容 。
一
Ｆａｒ ｉ．
类 似 的例 子 还 有很 多 。 无论 是 哪 个 外 贸环 节 的 英语 表 达 ， 我 们 都 能找 到 许 多 套 句 。 二 、 语 外 贸 函 电课 堂 教 学 中存 在 的 问题 英
１教 材 内 容 更 新 迟 缓 ．
、
１内 容 的 全 面 性 ．
由于 所 有 的 外 贸 函 电都 要 以 国 际 贸易 实 务 的 理 论 架 构作 为依 托 ，英 语 外 贸 函 电 》课 程 的全 面 性 与 系 统 性 则 当 是 其首 《 要 的特 点 。 就 教 材 的 编 排 内 容 而 言 ，国 际 贸易 中 的各 个 程 序 环 节 都 已包括在 内 ， 比如 说 ： 寻找 新 客 户 ｆ ｅ ｏ ｅ ｓ ｍ ｒ ＿ ｓ ｋｆｒ ｗ ｃ ｔ ｅｓ ｅ ｎ ｕ ｏ 卜＿ 建 立 业 务 关 系ｆｓ ｂｉ ｕｉｅｓ ｅ ｔ ｎ卜一 资信 查 询 ｆ ｅ ｉ ｅｔ ｌｈｂ ｓ ｓ ｒｌ ｉ ｓ ａ ｓ ｎ ａｏ ｃ ｄｔ ｒ
从认知语境视角浅析外贸函电英语的语言特点
的一 个主要内容是跟语 境相关 的话语 表现 ， 即语境 对语 言交 际 的影 响 。跟 语 境 相 关 的 语 言 运 作 问 题 可 以 简 单 划 分 为三类 ： 语境对于表达 和理解语 句意义 的作 用 ； 境对 语 于确 定 词 语 所 指 的 作 用 ； 境 对 于 分 析 篇 章 结 构 和 话 语 语 结 构 的作 用 。外 贸 函 电 英 语 作 为 一 种 特 殊 文 体 ， 用 于 适
第１ １卷
第 ９期
鸡 西 大 学 学 报
Ｊ ０ＵＲＮＡＬ ＯＦ ＪＸＩＵＮＩ ＲＳ Ｔ Ｉ ＶＥ Ｉ Ｙ
Ｖｏ ＿ ｌ ｌ ｌ
Ｎ ． ｏ ９
２１ ０ １年 ９月
Ｓｐ ２ １ ｅ ． ０１
文 章 编 号 ：６２— ７ ８ ２ １ ）９— １７—２ １７ ６ ５ （０ １ ０ ０ ０
一
要 求 人与 外 界 的 互 动 ， 以 语 境 是 具 有 认 知 性 的 。所 谓 所 语 境 ， 统 地 说 就 是 语 言 交 际 的环 境 。 语 境 大 致 分 两 类 ， 笼 类 是 话 语 内部 语 境 ， 狭 义 的语 境 ； 一 类 则 指 影 响 话 即 另 语 表 达 和 理 解 的各 种 外 部 因素 ， 括 说 话 的 时 间 地 点 人 包
一
果 ， 而使交 际成功 。 从 语 境 假 设 的过 程 是 一 种 思 辨 的 过 程 。人 脑 根 据 不 同 的输入信息进行加工 ， 综合新 旧信息做 出推理 ， 而推理 的 过 程 就 是 寻 找 关 联 性 的 过 程 。Ｓ ｅｂｒ和 Ｗｉｏ ｐｒｅ ｌ ｎ提 出关 ｓ 联 性 的 原 则 是 ： 每 一 个 明示 的交 际 行 为 都 应 设 想 为 这 个 “
外贸英语函电的语言特点
二、行文多长句，结构严谨
外贸函电行文偏爱长句且结构严谨。多见长句含词汇近 百甚至多达数百字，函电结构严谨、文法优美、成分多且层 次密。初学者在阅读外贸英语函电时常常无法兼顾首尾。虽 然句子较长，但终究是有章可依的。仔细阅读该类长句，可 发现其中串联的多是形容词短语、不定式短语、分词短语与 各类从句等。阅读时可先判读句子类型再分门攻破。例如： Without prejudice to any rights which exist under the applicable laws or under the Subcontract，the Contract shall be entitled to withhold or defer payment of all or part of any sums otherwise due by the Contractor to the Subcontractor.（在不影响按适用法律或 分包合同享有任何权利的情况下，承包商有权扣留或暂缓支 付承包商应付给分包商的全部或部分到期金额。）
【广角镜】 Wide-angle Lens
1 中 2017 年 第 2 期（总第 556 期）
外贸英语函电的语言特点
华泽楠
（重庆师范大学涉外商贸学院，重庆 401520） 摘 要：随着世界经济一体化的发展，我国同世界各国的经济贸易日益频繁。外贸英语函电作为国际贸易交流的 重要手段，其重要性不言而喻。本文从外貌函电的词汇使用、句法方面与文体风格分析外贸英语函电的语言特点。 关键词：外贸英语函电；语言特点；商务英语信函 中图分类号：H319 文献标志码：A 文章编号：1000-8772（2017）2-0264-01 外贸英语函电涉及国际经济贸易交流活动中的各个方面， 涵盖的学科术语繁多，句式复杂，行文规范得体。作为一门 专门的语言学科，如果撰写人不曾系统得学习过外贸英语函 电， 那么看不懂函电、 不能规范书写商务回函也是极有可能的。 下文笔者将具体讲述外贸英语信函的语言特点。 表 what 或者 which 这或者那。弄懂这些剩下的就都容易理解 了。 例：It is hereby certified on the basis of control carried out, that the declaration by the exporter is correct.（根据所实施的监 管，兹证明上述出口商的申报正确。）Toys come in a variety of materials—plastic, rubber, glass, wood and various combinations thereof.（玩具由很多材料构成——塑料、橡胶、玻璃、木材 和上述材料的各种组合。）
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探讨外贸英语函电的语言特点来源：英语毕业论文 /一、语域理论（register theory）的主要内容韩礼德等语言学家将决定语言特征的情景因素归纳为三种：即语场(field)、语旨(tenor)、语式(mode)，这三者称为语域变量。
语场即“话语范围”，指语篇的中心内容。
语旨即“话语基调”，有两层含义：包括语言使用者社会地位、相互之间的关系及使用语言的意图。
语式即“话语方式”指语篇的语言裁体形式，可分为正式语体和非正式语体、书面语体和口语语体等;。
这三个变量同时兼顾语言内部的纯语言意义与语言的社会意义与功能，语域变量中的任何一项发生改变都会导致意义的变化，引起语言的变异，由此而产生不同的语言变体。
发展语域理论的目的是力图发现和利用这些变化的一般规律，进而了解怎样的情景因素决定怎样的语言特征。
二、外贸英语函电的语域分析语域理论将具体的语言变体放在具体的情景语境中进行研究。
外贸英语函电是不同地域的人们从事国际贸易活动为获取利益这种特定社会环境下的产物，体现出不同其他行业的语言特点，是一种功能性语言变体，所以其对语言的使用要求也存在差异。
它对于用词，句法，篇章结构有不同的要求，强调完整、逻辑、清晰、礼貌、语言的准确客观性及语篇的纲要性。
（一）语场语场指实际发生的事，语言发生的话题、讲说者及其他参与者所参加的整个活动。
外贸英语函电的语场指国际贸易进出口业务中的整个流程。
如：建立业务关系，询盘，发盘，还盘，接受，签订合同，履行合同，业务善后。
这些具体的活动决定外贸英语函电所使用的语言必须围绕这些活动主题展开，外贸人员必须能够准确地使用各种套语来表达上述业务流程中的各个主题。
（二）语旨语旨指参与者的社会地位、相互之间的角色关系及他们使用语言的意图。
外贸英语函电的使用者是从事国际贸易各个层次的专业人士。
有国家政府部门的官员，行业协会人员，公司董事会人员，业务经理、主管，业务销售员等。
使用外贸函电是为了顺利完成国际贸易进出口业务的各个环节，达成交易。
同时还要以国际接轨的行事方式来使来自不同的语言背景和不同文化背景的人们能和谐相处。
因此语言的针对性较强，专业正式，用词礼貌，庄重严谨。
（三）语式语式指语言交际的渠道和媒介。
外贸英语函电属于书面语，书面语具有遣词造句的反复琢磨，语法结构周密严谨，语篇完整的特点。
从传递商业信息的渠道上分，它包括信件、电传、电报、传真、电子邮件等。
在电子商务高速发展的时代潮流下，电子邮件是最快捷高效的信息传递方式。
同时，随着各企业电子商务平台的日臻完善，外贸工作人员可以利用公司网站上的信息交流平台同贸易伙伴进行即时交流，其它的交流信息的方式还有MSN，SKYPE等。
与此相对应的语言表达要求简明扼要，语篇不烦冗拖沓，这样才符合商业活动的规律。
三、外贸英语函电的语言特点（一）外贸英语函电的套语、外贸术语为了减少纠纷，顺利开展对外贸易活动，必须对买卖双方各自承担的责任、费用、风险等作出明确的规定和划分。
这就构成了外贸英语函电中的最大特点—精确地运用价格、支付、保险等专业术语。
例如1：CFR(Cost and Freight)成本加运费,B/L（Bill of Lading）海运提单，ETA(Estimated time of Arrival)预抵期截短词（clipped words）。
例如2：approx.(approximate)大约，art.（article）商品，biz（business）商业用谐音构成缩略语。
HV=have,I C=I s e e,B’b e f o r e,THX=thanks借用代码构成缩略词。
CN=China,CNY=Chinese Yuan,FRF=Frence France、常用习惯用语和短语make an enquiry to sb.Forsth.(向某人询盘)，place an orderwith sb.For sth.(向某人下单)，terms and conditions(条款)（二）外贸英语函电的句法特点、谦虚得体由于各国人们的价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异。
在人际交往中，每个人都想得到他人的尊重，国际商务交往也是如此。
因此在外贸信函中因遵循礼貌得体的要求，体现在以下三个方面。
（1）表示感激、赞扬。
)Thank youfor/We would be obliged if)We would appreciate it if表示谦虚、恭谨。
Throughthe courtesy of…,we come to knowthat…。
We take pleasure in en-closing the catalogue for yourreference表示同情、遗憾。
We aredeeply concerned about the com-plaint about the upholstery mate-rials supplied to your order。
2)Weregret to inform you that your priceis found on the high side to workon.2、简洁当今社会，商务竞争日渐激烈，交易双方都想方设法降低成本，提高效率。
电传，电子邮件等现代通信工具的使用可以促使外贸函电使用言简意赅的语言，节约话语成本。
完整性和简洁性两个特点相互制约，相辅相成。
（1）避免累赘的表达。
例如：W ehave your remittance of March inthe amout of$500,and wish atthis time to offer our thanks to youfor itThank you for yourremittance of Marchfor避免不必要的重复。
例如：Ipersonally think that the presentslump in prices is temporaryI think that the present slumpin prices is temporary（3）用词组代替常用概念。
Cashwith order订货付现just-in-timedelivery送货及时primary indus-try初级工业 3、体谅体谅是指写信人不能以自我为中心，而应站在对方立场上，设身处地考虑对方的要求、愿望、困难、感受等,不用盛气凌人的语气，多用第二人称“you”.可以遵循以下两点。
（1）使用客气、委婉语气Shouldany of the items be of interest toyou,please let us knowIt isgenerally considered not advisableto act that way使用弱化语气。
1）I am afraidthat we can not accept your requestand reduce the price so that extentI am not sure we can conclude atransaction if we still bargin likethis多为对方着想，用第二人称。
Your prompt attention to this mat-ter will be highly appreciatedAs you are usually very prompt insetting youraccounts4、清晰为了准确表达信息，避免误会，必须清晰地表达你的想法。
为了表达上的清晰，语言形式要求简单、直接、明了，尽量多使用熟悉的名词和口语词。
（1）写作时应避免具有不明确意思的单词。
例如：In the case of thesailing from Shanghai to Japan,we have bimonthly direct services.“bimonthly”有两个意思：一个月两次，或者两个月一次.wehave two direct sailings every monthfrom Shanghai to Japanwehave a direct sailing from Shang toJapan every two months.5、具体函电应该写得具体明确、规范。
在给对方做出明确反应的信件或答复对方的要求或问题的信中尤其需要做到表述具体化。
如在报盘、还盘或理赔时，需要使用具体的事实和数据。
在名词和动词的使用上，多使用意义明确的词，以尽量避免外贸活动中的纠纷。
写作时应避免含糊不清的表达。
例如：We wish to confirm ourtelex dispatched yesterday.“yesterday”含糊不清，指代不明We confirm our telex ofDec使用规范具体的词语。
外贸英语函电经常使用介词短语代替简单的介词和连词。
用for the purpose of代替for,用in the event that代替if,用be given to understand代替know6、完整函电的内容必须完整，不完整的信息会导致交易的拖延，甚至失去订单和客户。
现以外贸英语函电贸易磋商中的发盘为例简述完整原则。
发盘不仅仅是对客户询盘中提出的一项或者几项交易条款作出的简单回复，而应列明所有的主要交易条款，比如：品质、数量、包装、价格、交货、和支付条款，当然，如果是按CIF报价，一般还会附上保险条款。
7、准确外贸英语函电是国际贸易传递信息的主要媒介，其内容涉及买卖双方的利益，责任和义务。
所以其用词必须客观，实事求是，不能笼统含糊，尤其要保证贸易术语的准确，各项数据的精确，时间表达的明确。
外贸英语函电语篇结构模式明显的纲要性结构外贸英语函电有一定的结构，尽管格式上有所不同（例如齐头式、缩进式和混合式）,不过其组成部分与普通的信函差别不大,但篇章结构和行文风格更显正式、严谨和复杂。
外贸英语函电包括七个必要组成部分：信头,日期，封内地址，称呼，正文，结束语和签名。
根据不同的需要其组成部分还包括：附件,抄送，附言等。
外贸英语函电正文中的纲要式结构要根据具体的外贸流程而定。
结论语域理论为分析外贸英语函电的语言特点提供了新的视角。
外贸英语函电具有明显的语言特点，承载较强的社会功能。
对外贸英语函电用词，句法，语篇特点的把握有利于来自不同文化背景的商贸工作者更有效地进行信息交流，从而增进友谊，促进国际商贸发展。