文件及档案管理台账
文件档案管理台账Excel模板
销售合同工程合同行政文件
档案编号档案类别发行单位存放位置保管人可否借阅财务规范人事文件序
档案编号
存档日期
发行单位
存放位置
保管人
可否借阅
备注
1A12-52-12023/1/1市场部位置.....1XX1是2A12-52-22023/2/1市场部位置.....2XX2是3A12-52-32023/3/1研发部位置.....3XX3是4A12-52-42023/4/1研发部位置.....4XX4是5A12-52-52023/5/1总经办位置.....5XX5是6A12-52-62023/6/1总经办位置.....6XX6是7A12-52-72023/7/1财务部位置.....7XX7否8A12-52-82023/8/1财务部位置.....8XX8否9A12-52-9
2023/9/1
人事部
位置 (9)
XX9
是
101112131415
A12-52-3
财务规范名称8......人事文件
名称9......
行政文件名称5......行政文件名称6......财务规范名称7......销售合同名称2......工程合同名称3......工程合同名称4 (9)
1
档案类别
档案名称及主要内容
销售合同名称1......文件档案管理台账-可查询
222档案总数量
2工程合同
名称3......
研发部
位置 (3)
XX3。
档案台账管理制度
档案台账管理制度一、引言档案台账是组织内部对档案进行管理和监督的重要工具，能够确保档案的安全、完整和准确性。
本文将介绍档案台账的作用、管理原则和实施步骤，以及相关的管理要求和责任。
二、档案台账管理的作用档案台账是档案管理的基础，具有以下几个作用：1. 跟踪档案流转：记录档案的出入库、借阅、移交等情况，及时了解档案的存放位置和流转情况。
2. 监督档案管理：通过对台账数据的分析，及时发现档案管理中存在的问题和不足，并采取相应的措施进行改进。
3. 维护档案的安全与完整：台账中记录档案的存放位置和数量，有助于确保档案的完整性和安全性，防止档案丢失或损坏。
三、档案台账管理的原则1. 确保准确性：档案台账信息要及时、准确地记录档案的流转情况，包括出入库时间、借阅者、移交人等内容。
2. 保护隐私：对于涉及个人隐私的档案信息，在台账中应进行适当处理，以确保信息的安全和保密。
3. 严格权限控制：档案台账的访问和修改权限应根据不同人员的职责进行划分，确保合理的访问和管理权限。
4. 审核与监督：定期进行对档案台账的数据进行审核和监督，查验档案与台账之间的一致性和准确性。
四、档案台账管理的实施步骤1. 设计台账格式：根据组织的实际情况和管理需求，设计适合的档案台账格式，明确记录项和标识要求。
2. 建立台账数据库：将档案台账建立在电子数据库中，确保数据的存储和检索的高效性和准确性。
3. 登记档案信息：在档案进入组织或者流转时，由相关人员及时登记档案的基本信息，包括档案名称、编号、来源等。
4. 更新档案状态：及时更新档案的状态，如出入库状态、借阅状态等，保证档案信息的及时性和准确性。
5. 统计与分析：定期进行档案台账的统计与分析工作，对档案流转情况进行梳理和总结，为档案管理决策提供依据。
五、档案台账管理要求1. 档案介质存储要求：根据档案的不同特点和要求，合理选择档案的存储介质，确保档案的安全性和可读性。
2. 定期备份：对电子档案台账进行定期备份，防止因系统故障或意外事件导致台账数据的丢失。
档案台账的作用是什么
档案台账的作用是什么
档案台账是一个组织或机构用来记录、管理和追踪档案信息的工具。
它是档案管理中非常重要的一部分，具有以下作用：
1. 档案信息的统一管理
通过档案台账，可以将各种档案信息进行统一管理，包括档案的名称、编号、位置、存储状态等。
这有助于组织对档案信息的快速查阅和管理，提高工作效率。
2. 档案查找的便利性
档案台账中的记录可以指导工作人员准确地查找、归档和取用档案，避免档案丢失或错放现象的发生。
通过档案台账的规范管理，可以有效提高档案查找的便利性。
3. 档案流转的监控
档案流转涉及到档案的借阅、移交、归档等过程，档案台账可以记录档案的流转情况，监控档案的去向和状态。
这有利于管理者了解档案的流动情况，保障档案的安全和完整性。
4. 档案借阅的审批
在档案管理中，有些档案可能涉及机密信息或重要文件，需要进行特殊审批后才能借阅使用。
档案台账可以记录档案的借阅情况，包括借阅者、借阅目的、借阅时间等信息，便于审批和监管。
5. 档案管理的规范化
档案台账的建立和使用需要遵循一定的规范和标准，有助于档案管理工作的规范化和制度化。
通过规范化的档案管理，可以提高档案管理的效率和质量。
6. 档案保障的安全性
档案是组织或机构的重要资产，需要得到妥善保护和管理。
档案台账可以记录档案的存储位置、存放方式等信息，保障档案的安全性，防止档案丢失或被盗。
总的来说，档案台账在档案管理中扮演着至关重要的角色，通过其记录、管理和监控的功能，可以有效提高档案管理的效率和质量，保障档案信息的安全和完整性。
是组织或机构档案管理工作中不可或缺的工具之一。
档案管理记录台账
一、标准化达标要求需建立10项档案1、消防档案〔责任人：〕2、培训档案〔责任人：〕3、危险源辨识与风险操纵治理档案〔责任人：〕4、车队应急预案〔责任人：达标手册十四册，应急救援各单位能够参照公司车队救援预案〕5、正常检查及隐患整改档案〔责任人：〕6、职业健康档案〔责任人：〕7、车辆技术档案〔责任人：〕8、从业人员档案〔责任人：〕9、GPS档案〔责任人：〕10、车辆运行调度档案〔责任人：〕二、车队治理台账7项台账1、消防设备、设施台账〔责任人：〕2、从业人员三级教育及再教育台账〔责任人：〕3、风险治理台账〔责任人：〕4、应急救援器材台账〔责任人：〕5、车辆保养维修总台账〔责任人：〕6、正常投进费用台账〔责任人：〕7、班组活动台账〔责任人：〕8、车辆运行台账三、车队治理24项记录1、消防设备、设施检查记录〔责任人：〕2、正常教育培训记录〔责任人：〕3、正常会议记录〔责任人：〕4、班组活动记录〔责任人：〕5、危险源辨识与风险操纵治理记录〔责任人：〕6、培训效果评审记录〔责任人：〕7、消防演练记录〔责任人：〕8、出车前检查记录〔责任人：〕9、出车前检查隐患整改措施记录〔责任人：〕10、设施、车辆巡查记录〔责任人：〕11、设施、车辆巡查隐患整改措施记录〔责任人：〕12、正常检查24小时值班记录〔责任人：〕一三、劳动防护用品领取记录〔责任人：〕14、劳动防护用品发放记录〔责任人：〕一五、GPS日监控记录〔责任人：〕16、GPS维修保养记录〔责任人：〕17、GPS使用月报表记录〔责任人：〕一八、GPS车载设备检查分析记录〔责任人：〕19、GPS车辆监控违章〔规〕驾驶员记录〔责任人：〕20、消防设备、设施隐患整改措施记录21、消防器材分布情况记录〔消防器材分布平面图〕22、应急救援演练记录23、应急救援器材维护保养记录24、应急救援器材隐患整改措施记录要求各单位培训后把档案、台账、记录治理，落实到责任人以文件形式报公司加油站治理科，把2022年所有台账、记录填完〔包括内容、时刻〕按照档案回档明细回档，档案盒要有名目、标签。
管理中心台账档案管理制度
一、总则为了加强管理中心台账档案的管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用率，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 管理中心内部各部门、各单位形成的各类文件、资料、数据、图表等；2. 管理中心与其他单位、个人之间往来的文件、资料、数据、图表等；3. 管理中心举办的各类活动、会议、培训等产生的文件、资料、数据、图表等。
三、档案管理制度1. 档案收集与整理（1）档案收集：各部门、各单位应按照档案收集范围，及时、全面地收集各类档案资料。
（2）档案整理：档案资料收集后，应按照分类、编目、编号等要求进行整理，确保档案资料的完整性和准确性。
2. 档案保管与维护（1）档案库房：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光等设施，确保档案安全。
（2）档案归档：档案资料归档前，应进行质量检查，确保档案资料符合归档要求。
（3）档案维护：定期对档案库房进行清洁、消毒，确保档案资料的清洁和卫生。
3. 档案查阅与借阅（1）查阅：档案查阅应填写《档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。
（2）借阅：档案借阅应填写《档案借阅申请表》，经批准后方可借阅。
借阅期间，应妥善保管档案资料，按时归还。
4. 档案转递与移交（1）转递：档案资料转递应填写《档案转递申请表》，经批准后方可转递。
（2）移交：档案资料移交应填写《档案移交清单》，经双方确认无误后方可移交。
5. 档案销毁（1）档案销毁应严格按照国家有关档案管理规定进行。
（2）档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，经批准后方可销毁。
四、档案管理人员职责1. 档案管理人员应具备较高的政治素质、业务水平和职业道德。
2. 档案管理人员应熟悉档案管理业务，掌握档案管理技能。
3. 档案管理人员应严格执行档案管理制度，确保档案资料的安全、完整、准确。
五、监督检查1. 管理中心定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 档案管理人员应接受监督检查，对违反档案管理制度的行为，予以纠正。
六、附则1. 本制度由管理中心负责解释。
台账、记录、档案、文件、标准、标准化讲义
台账、记录、档案、 文件、标准、标准 化释义讲义
柳如烟
一、台账
台账的定义： 台账就是明细记录表。台帐，不属于会计核 算中的帐簿系统，不是会计核算时所记的帐 簿，它是企业为了加强某方面的管理、更加 详细地了解某方面的信息而设置的一种辅助 帐簿，没有固定的格式，没有固定的帐页， 企业可根据实际需要自行设计，尽量详细， 以全面反映某方面的信息，不必按凭证号记 帐，但能反映出记帐号更好。
档案载体的演变
档案是人类历史最重要的载体之一 。 4、简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形 成的文字材料，主要用于一般公务文书及国 家重大政事和书写典籍。 5、石刻档案树碑立传的传统习俗，使中国古 代石刻档案的遗存多姿多彩，浩如烟海。历 代都把刻石作为发布政策、记载国政大事的 最好的传世材料 ，因为易于取用和保存久远。
二、档案
档案的最新定义：
档案是组织或个人在以往的社会 实践活动中直接形成的清晰的、 确定的、具有完整记录作用的固 化信息。
档案的形成
档案是直接形成的历史记录。“直接形成” 说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录” 说明档案在继承文件原始性的同时，也继承 了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原 始文献。正因为档案继承了文件原始记录性， 具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值 的重要属性，并以此区别于图书情报资料和 文物。 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机 构以及一定的个人、家庭和家族形成的。
档案台账管理制度
档案台账管理制度一、档案台账的创建要求1.根据档案管理的需要和实际情况，各部门按照规定的格式和要求创建台账。
2.台账的创建应当包括文件名称、编号、内容简介、负责人、日期等基本信息。
3.台账应当按照一定的分类和排序方式进行管理，方便检索和使用。
二、档案台账的维护要求1.档案台账应当定期进行更新和维护，确保信息的及时性和准确性。
2.台账负责人应当及时更新档案的状态，如借阅、归还、销毁等情况。
3.台账的维护应当保证信息的完整性，如遗失、损毁等情况的登记和报告，并采取相应的补救措施。
三、档案台账的利用要求1.台账的信息应当根据实际需要进行合理的利用，遵守相关的档案管理规定。
2.台账的利用应当确保档案的安全性和保密性，严禁私自借阅、泄露和非法传递档案信息。
3.台账的利用应当遵从相关的工作程序和要求，确保档案的使用效果和价值。
四、档案台账的报备和审核要求1.每个台账的创建和变更，在规定的时间内需要进行报备和审核手续。
2.报备和审核应当按照档案管理的相关规定进行，确保台账的合法性和规范性。
3.相关部门应当及时进行审核和审查，确保台账的完整性和准确性。
五、档案台账的保管和归档要求1.台账的保管应当按照档案的保管规定进行，采取合理的防护措施，确保档案的安全性和完整性。
2.台账的归档应当按照一定的时间和顺序进行，确保能够及时检索和使用。
六、档案台账的定期检查和评估要求1.台账应当定期进行检查和评估，确保信息的准确性和完整性，及时发现和纠正问题。
2.检查和评估应当按照相关的工作程序和要求进行，确保有效地提高台账管理的质量和效率。
七、档案台账的销毁要求1.台账存放期限到期或者档案不具备继续保留价值时，应当按照相关规定进行销毁。
2.销毁应当采取安全、合理的方式进行，并进行相应的销毁登记和报告。
以上就是档案台账管理制度的内容，通过制度的规范和执行，能够确保档案管理的准确性和规范性，为组织提供及时、准确的档案信息和支持。
同时，这也对档案管理人员的素质和能力提出了更高的要求，要求其具备较高的档案管理技能和综合素质，以适应现代化档案管理的需要。
档案台账管理制度
档案台账管理制度档案台账是一个组织或机构用来记录、管理和追踪档案资料的工具。
建立和执行档案台账管理制度对于确保档案资料的准确性、完整性和可访问性至关重要。
本文将介绍档案台账管理制度的必要性、内容和执行步骤。
一、档案台账管理制度的必要性档案台账管理制度的建立可以确保档案信息的及时更新和精确性，避免不必要的麻烦和错误。
具体体现在以下几个方面：1. 规范管理：档案台账管理制度规定了档案资料记录的标准和程式，确保各个环节的一致性和规范性。
这有助于减少错误和重复劳动，提高管理效率。
2. 信息共享：档案台账中记录了档案资料的基本信息，包括文件名称、编号、保存地点、保管责任人等。
这些信息的共享可以方便各部门之间的协作，并提高档案检索的便利性。
3. 安全保障：档案台账管理制度规定了档案的存放、保管和访问权限，从而确保档案资料的安全和保密。
只有经过授权的人员才能接触和操作档案资料，减少了丢失和泄露的风险。
二、档案台账管理制度的内容档案台账管理制度应包括以下内容：1. 台账记录要求：规定档案资料的标准格式和相关字段，如文件编号、文件名称、归档日期、保存期限等。
此外，还可以要求记录档案的出入库、移交、销毁等操作信息。
2. 台账更新和维护：规定台账的更新频率和责任人。
要求台账的更新及时，并确保信息的准确性和完整性。
同时，还要涉及台账的维护，如台账的备份和存档。
3. 台账查询和审批：规定台账信息的查询和审批权限，明确谁有权查看和审批台账信息。
4. 台账管理责任：明确台账管理的责任人，如档案管理员或指定的管理人员。
他们负责监督档案台账的执行情况，并解决相关问题。
三、档案台账管理制度的执行步骤档案台账管理制度的执行包括以下步骤：1. 制定制度：组织或机构按照实际需要制定档案台账管理制度，并进行内部审核和批准，确保制度的合理性和可行性。
2. 培训人员：组织相应的培训，使相关人员了解档案台账管理制度的具体要求和操作规程，并提供必要的培训材料和手册。
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文件编号
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JN/QL001-2017 JN/QL002-2017 JN/QL003-2017 JN/QL004-2017
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公司文件管理制度 公司电子文件管理制度 图纸管理规定 合同管理制度
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序号
文件编号
文件名称
第2页,共2页
是
2017.1.1
XZ007-2016001
行政部
第1页,共2页
文件记录及控制清单
部门名称: 本表由各部门定期更新,并于每月5日前,提交最新版本至行政部更新公司总表,请勿更改表格编号JN/BG-XZ001 类型 有效版本 版次 手 程 册 序 文 件 三 阶 文 件 记 录 外 来 文 件 其 它 生 总 行 财 销 产 经 政 务 售 经 理 部 部 部 营 室 部 部 技 术 工 程 部 门 设 质 统 仓 备 监 计 储 小 部 部 部 组 是否归档 归档信息 备注 是 否 归档日期 档案号 归档部门 JN/BG-XZ001/A0
文件记录及控制清单
部门名称: 本表由各部门定期更新,并于每月5日前,提交最新版本至行政部更新公司总表,请勿更改表格编号JN/BG-XZ001 类型 有效版本 版次 手 程 册 序 文 件 三 阶 文 件 △ △ 记 录 外 来 文 件 其 它 生 总 行 财 销 产 经 政 务 售 经 理 部 部 部 营 室 部 部 技 术 工 程 部 门 设 质 统 仓 备 监 计 储 小 部 部 部 组 是否归档 归档信息 备注 是 否 归档日期 档案号 归档部门 JN/BG-XZ001/A0