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进出口贸易集团质量体系iso程序文件汇编82
【最新资料，WORD 文档，可编辑】新世纪控股集团有限公司目 录文件编号： CNC/QP 200-00 版 号：2016年 第一版 页 码：第 1 页 共 1 页NO 文 件 名 称编号 2008版条款1 文件控制程序 CNC/QP204.01 4.2.32 记录控制程序 CNC/QP204.02 4.2.43 目标管理控制程序 CNC/QP205.01 5.4.14 管理评审控制程序 CNC/QP205.02 5.65 人力资源控制程序 CNC/QP206.01 6.26 设备设施控制程序 CNC/QP206.02 6.37 质量策划控制程序 CNC/QP207.01 7.18 销售合同评审控制程序 CNC/QP207.02 7.29 供方评定及管理控制程CNC/QP207.03 7.4.1 10 采购控制程序 CNC/QP207.04 7.4.2 11 进口单证控制程序 CNC/QP207.05 7.5.1 12 出口单证控制程序 CNC/QP207.06 7.5.1 13 进口业务控制程序 CNC/QP207.07 7.5.1 14 出口业务控制程序 CNC/QP207.08 7.5.1 15 物流控制程序CNC/QP207.09 7.5.1 16 代理业务过程控制程序 CNC/QP207.10 7.5.1 17 产品交付控制程序 CNC/QP207.11 7.5.1 18 安全收汇控制程序 CNC/QP207.12 7.5.1 19 标识和可追溯性控制程CNC/QP207.13 7.5.3 20顾客财产控制程序CNC/QP207.147.5.4进出口贸易集团质量体系ISO 程序文件汇编21 产品防护控制程序CNC/QP207.15 7.5.522 顾客满意度控制程序CNC/QP208.01 8.2.123 内部审核控制程序CNC/QP208.02 8.2.224 产品监视和测量控制程CNC/QP208.03 8.2.425 不合格控制程序CNC/QP208.04 8.326 数据分析控制程序CNC/QP208.05 8.427 纠正和预防措施控制程序CNC/QP208.06 8.5编制：卢薇审核：张大海批准：江珍慧新世纪控股集团有限公司文件控制程序文件编号： Q / HQKG204.01 版号：2016年第一版页码：第 1 页共 4 页1目的确保质量管理体系所涉及的各相关场所和环节，均能使用相应文件的有效版本。
进出口流程、规则讲解
目录
一、国内出口指南 二、国际运输基本要求及计费标准 三、印尼进口指南 四、国际贸易术语与结算方式简介
一、国内出境货物基本流程
国内货物出境主要分为商检、集港、报关、装船、海运 等几个主要环节。
出境报关主要分为永久出口和临时出口两种方式，永久 出口对应一般贸易、买卖合同，临时出口对应工程承包、 租赁合同。据悉一般贸易合同对回款时间有明确限制， 一般为半年。而工程承包合同对回款时间要求相对宽松
贸易术语具有两方面的含义：
一方面说明商品的价格构成，是否包括成本以外的主要从属费用， 即运费和保险；
国内出关方式不影响印尼入关方式。即虽然国内报 关以临时出口，但在印尼可以以永久进口入关。
进口商应备的资质文件
三、印尼进口基本流程及规则
NIK/ customs identity number API-P/ importer identification number SKT/ registered letter NPWP / Tax number SPPKP/ confirmation letter taxable employers
进口咨询
选择代理
授权审批
缴纳税金
清关
凭海关PIB文件，到财务部办理付款手续，缴纳关税 BM、增值税PPN、所得税PPH22。
取得完税凭证后由清关代理公司办理清关手续，将 货物运输指定地点，PIB、合同、发票复印件等报分 公司资产部备案存档。至此进口业务结束。
目录
一、国内出口指南 二、国际运输基本要求及计费标准 三、印尼进口指南 四、国际贸易术语与结算方式简介
对于那些在运输过程中可能丢失的零部件和工具，应装在木箱或 其它安全的包装箱内，并有清楚的标记。
运费构成及计价标准
进出口公司业务流程及说明-人力资源部-培训业务模版
进出口公司业务流程及说明-人力资源部-培训业务模版一、业务流程1.确定培训需求：人力资源部根据公司战略、人才发展计划以及员工发展需求，制定年度培训计划，并通过调查、问卷、面谈等方法了解员工的培训需求。
2.制定培训方案：人力资源部根据培训需求，确定培训内容、方式、时间、地点、培训师资等，编制培训方案。
3.培训通知：通知参加培训的员工，包括培训时间、地点、主题、要求等。
4.培训评估：对员工参加培训后的学习成果进行评估，包括考试、实习、实践等方式。
5.反馈及改进：根据党员员工的反馈，结合培训员工的实际情况，对培训方案进行调整和改进。
二、说明1.确定培训需求为了更好地完成公司的战略目标，实现人才发展规划，人力资源部应该充分了解员工的培训需求。
通过调查、问卷、面谈等方式，了解员工的技能缺陷、职业规划以及对未来职业发展的期望等。
在充分了解员工培训需求的基础上，人力资源部应根据公司战略、人才发展计划，制定年度培训计划。
2.制定培训方案制定培训方案时，应保证培训内容与员工实际需求相关，提供的服务能够让员工有所收获。
同时，要结合不同的员工等级、职位特点来进行定制，提高员工的实际工作能力和职业素质。
3.培训通知在确定培训方案后，可以通过各种方式通知员工参加培训，通知内容包括培训时间、地点、主题、要求等。
人力资源部需要与相关部门进行配合，确保培训顺利进行。
4.培训评估在员工参加培训后，应对员工的学习成果进行评估。
评估方式可以通过考试、实习、实践等方式进行。
评估结果可以作为员工升职、加薪、发展的依据，同时也可以反映培训质量的好坏，为培训方案的改进提供依据。
5.反馈及改进通过员工的反馈，整合培训员工的实际情况，逐步改进完善培训方案。
人力资源部需要与各部门沟通和配合，加强培训后的跟踪和反馈，及时处理员工在工作中遇到的问题，提高员工的工作效率和职业素质。
进出口报关流程及简介
进出口报关期限和流程简介在进出口贸易的实际业务中，绝大多数是卖方负责出口货物报关，买方负责进口货物报关。
即绝大多数的贸易公司只是同自己国家的海关打交道。
下面是关于我国的基本报关综述。
一、报关单位海关对进出口货物报关管理的主要制度实际是报关注册登记制度。
凡是在中华人民XX国进出境口岸办理进出口货物报关手续的企业必须向海关办理报关注册登记。
要履行进出口货物的报关手续，必须先经海关批准成为报关单位。
能够向海关注册登记的单位分为两类，一类是办理报关注册登记单位；另一类是办理代理报关注册登记单位。
办理报关和代理报关登记，在企业所在地海关办理。
报关业务，应由报关企业和代理报关企业指派专人即报关员办理。
报关员必须经海关培训、考核合格并获得由海关颁发的《报关员证》才可以从事报关工作。
（一）办理报关注册登记单位.toouoo./page/2008-02/221581.html可以向海关申请办理报关注册登记的单位有：经批准有进出口贸易经营权的企业；中外合资、合作经营企业及外商独资企业；经海关认可，直接办理进出口手续的经营对外加工、装配和中小型补偿贸易的企业；其经海关认可的经常办理进出口货物手续的单位。
申请办理报关注册登记的企业，应向海关提交有关文件材料：1.经贸管理部门批准其经营进、出口业务的文件副本或影印件；2.工商行政管理部门核发的营业执照副本或影印件；3.银行出具的经济担保书或具有同等效力的证明文件；4《报关注册登记申请书》；5.有关部门批准开业的证件副本或者影印件。
以上内容经海关审核批准后，发给《报关注册登记证明书》。
（二）办理代理报关注册登记的单位具有法人资格的企业，可向海关申请办理代理报关注册登记，并同时向海关提交有关文件材料：工商行政管理部门核发的营业执照；代理报关注册登记申请书；资信证明文件，如有足够的流动资产或银行存款、保证进出口货物税款能够及时缴纳的证明文件，或是向金融机构投保并向海关提交金融机构出具的经济担保书，或者通过公证机关以固定资产抵押形式保证缴纳的资信证明文件。
贸易公司进出货物管理制度
贸易公司进出货物管理制度一、总则为规范企业的进出货物管理，提高公司的运作效率和服务质量，促进贸易业务的稳步发展，特制定本管理制度。
二、管理范围本管理制度适用于公司在进行国际贸易业务中的进出口货物管理，包括采购、入库、出库、库存管理等各个环节。
三、进货管理1. 采购流程（1）公司设立采购部门，负责货物采购工作；（2）采购部门根据业务需求和市场情况开展供应商的筛选和评估工作，制定采购计划；（3）采购人员根据采购计划与供应商进行谈判和签订合同，并及时向财务部门报告采购情况，确认资金来源；2.货物检验（1）接收货物的部门应及时对收到的货物进行检验，确保货物符合质量要求；（2）对于不合格货物，应立即通知供应商，并按协议要求处理；（3）对于有质量问题的货物，应及时处理并向上级领导报告；四、出货管理1. 出货流程（1）销售部门接收客户订单后，根据库存情况和交货期要求确定出货计划，并安排出货；（2）出货人员核对货物信息、数量、运输方式等，并填写出货单；（3）出货人员应按照客户要求和合同约定及时将货物交付给物流公司，并留存出货记录；2.货物追踪（1）公司设立货物追踪部门，负责对货物的出货情况进行跟踪和记录；（2）货物追踪人员应及时掌握货物运输情况，确保货物能够按时送达客户处；（3）对于货物运输途中出现的问题，货物追踪人员应及时协调解决，并向相关部门报告；五、库存管理1.库存监控（1）公司设立库存管理部门，负责对仓库的货物进行监控和管理；（2）库存管理人员应定期进行库存盘点，确保库存数据准确无误；（3）对于库存异常情况，应及时调查原因，并根据处理结果采取相应措施；2.库存报告（1）库存管理部门应根据库存情况制作库存报告，向上级领导和相关部门进行汇报；（2）库存报告应包括库存数量、品种、库龄等信息，并及时更新；六、违规处理1.违规行为公司要求员工遵守公司的规章制度，不得有以下违规行为：（1）私自调拨、出售公司货物；（2）伪造货物信息，造成公司经济损失；（3）泄露公司的商业秘密；（4）其他侵犯公司利益的行为；2.处罚措施一经发现有员工有违规行为，公司将按照公司规定对其进行处理，包括但不限于：（1）口头警告；（2）书面警告；（3）调整工作岗位；（4）停职检查；（5）开除；七、附则1.本管理制度由公司负责制定并定期进行评估和更新；2.员工对本管理制度有异议或建议，可向公司领导提出，并得到及时回复；3.本管理制度自颁布之日起执行，如有变更，需经公司领导审批方可执行；4.本管理制度的解释权归公司所有。
进出口贸易作业标准化手册范例
进出口贸易作业标准化手册范例进出口贸易作业标准化手册一、文件控制1.1. 所有文件必须以纸质或电子文档形式存储，并且由授权的工作人员进行任务的管理和维护。
1.2. 所有文件均应按文件摘要号和文件版本号进行编号。
内部文件命名应以“ZGH 01-XX”命名，其中“XX”代表制定该文件的部门。
1.3. 所有文件的版权均属于公司，任何未授权使用公司文件的行为都是禁止的。
1.4. 所有文件必须在更新后重新审核和批准，并且在文档状态记录中进行更新记录。
1.5. 所有文件必须根据公司文件保密管理规定进行妥善保管。
二、作业过程2.1. 作业流程应遵循公司的质量管理制度和流程。
2.2. 所有重要作业事件，包括批准和审核操作，均应记录在质量管理数据库中。
2.3. 所有货物进出口的操作均需要有资深内审员的批准，并且每个重要步骤都应在数据库中进行记录，以跟踪进度并防止错误。
2.4.所有与质量、进出口等相关的问题必须在24小时内进行解决，并进行记录和追踪。
三、文件编制3.1.编制文件应以流程图、标准操作程序(SOP)和相应的检查清单的形式完成。
3.2.SOP应包括定义、目的、适用范围、相关程序、作业说明、输入和输出、记录和文件保留、质量要求、设备和工具要求、安全措施和紧急措施等。
3.3.SOP和检查清单的结构和格式应符合ISO 9001:2015和其他适用的国际标准。
3.4.进行定期检查和更新以确保其有效性。
四、作业指导4.1.为确保所有人员都熟悉公司的质量管理制度和程序，必须提供必要的培训和资料。
4.2.所有员工必须接受岗位培训和职业指导。
4.3.岗位培训应涵盖所有进出口作业流程的相关步骤，以及运营过程中的安全和质量性管理方法。
4.4.所有员工都应接受定期复习和考核以保证其理解程度。
五、记录保留5.1.应当根据公司的文件保修管理规定保留文档。
5.2.所有文件应以适当的方式进行管理和存档(包括静态文档和动态记录)。
5.3.针对每个文件限制的保存时间也应该得到记录。
加工贸易进出口报关操作流程
加工贸易进出口报关操作流程1.签订合同：企业与海外供应商签订加工贸易进口合同，明确加工产品、技术要求、品质标准、价格、交货期等。
2.开立信用证：企业向银行开立信用证，确保支付货款的安全性，同时通知海外供应商提货。
3.订舱与运输：企业与物流公司签订运输合同，安排货物运输，选择合适的船舶或货机进行货物运输。
4.到岸通知：企业提前通知海关和报关代理公司货物的到港时间和船名，以便海关安排报关手续。
5.报关资料准备：企业准备加工贸易进口报关所需的相关资料，包括进口货物报关单、合同、商业发票、装箱单、提单、信用证等。
6.报关申报：企业将报关资料交给报关代理公司，由代理公司进行报关申报，并缴纳相应的报关税款。
7.商品检验：海关对进口货物进行实施验放，对需要抽检的商品进行抽检，确保商品质量和符合相关标准。
8.缴纳关税：企业根据海关通知，将关税款项缴纳至指定银行。
9.收发货物：企业在海关完成报关手续后，凭借相应的单据（提单或提货单）到码头或仓库提货，并进行验收。
10.进口货物认定：企业按照合同约定检验货物是否符合合同要求，并与供应商进行协商解决任何问题。
11.入库货物：企业将验收合格的进口货物入库，进行质检、品管等程序，确保货物质量合格。
12.支付货款：企业在验收合格的货物后，根据合同约定的方式与供应商结算并支付货款。
1.签订合同：企业与海外客户签订加工贸易出口合同，明确加工服务要求、产品规格、数量、价格、交货期等。
2.定制生产：企业开始根据合同约定的要求进行产品的生产加工，包括原材料采购、生产、组装等工作。
4.报关资料准备：企业准备加工贸易出口报关所需的相关资料，包括出口货物报关单、合同、商业发票、装箱单、提单等。
5.报关申报：企业将报关资料交给报关代理公司，由代理公司进行报关申报，并缴纳相应的出口关税。
6.商品检验：海关对出口货物进行实施验放，核对报关资料和货物一致性，并拍摄货物照片作为备案。
7.缴纳关税：企业根据海关通知，将出口关税款项缴纳至指定银行。
进出口业务流程图文详解
进出口业务流程（仅供参考）图1 进出口贸易流程图如图1所示，进口运行程式对比出口运行程式，全局透视进出口贸易的操作一.客户询盘：一般来说,客户在下正式的PurchaseOrder(定购单)之前，都会有相关的OrderInquiry(订单查询)给业务部，做一些细节上的了解。
二.报价：对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品数量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。
比较常用的报价方式有：FOB“船上交货”、CFR“成本加运费”、CIF“成本、保险费加运费”等形式。
业务部应及时回复客户查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，并发出ProformaInvoice（估算发货票）给客户做正式报价。
三.订单/签约订货：贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商洽谈，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。
在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。
这标志着出口业务的正式开始。
通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。
四.下生产订单：得到客户的订单确认(PurchaseOrder)后，给工厂下订单，安排生产计划。
图2 公司各部门业务流程如图2所示，为各部门的业务流程图（此图为网上下载，仅供参考）五.业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批。
合同审批之后，将PO制成销售订单，交给部门进程员跟进。
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进出口贸易公司程序文件汇编（ISO9001-XXXX）目录1.进口贸易过程控制程序2.顾客沟通程序3.客户资信评估程序4.样品管理程序5.验货交付程序6.供应商评估程序7.合同评审程序8.出口贸易过程控制程序9.顾客投诉处理程序10.数据分析与利用程序进口贸易过程控制程序1.0目的：确保进口贸易全过程的顺利完成。
2.0适用范围：本程序适用于各种进口贸易过程。
3.0职责：3.1业务员：负责与客户沟通和进口贸易的洽谈，接受订单，拟定进口合同、销售合同或代理进口合同（协议）；办理货物进口报关和检验；跟踪合同（协议）执行的全过程，记录和建立合同档案工作。
3.2业务部经理：负责进口业务的审批，签订相关的合同（协议）必要时参与进口贸易的洽谈，检查合同（协议）的执行情况。
3.3公司总经理：负责进口贸易和资金使用的审批。
3.4财会部：收取顾客预付款或订金、货款，办理付汇、结算。
4.0工作程序：4.1洽谈接单：4.1.1 业务员进行进口贸易的洽谈，做好洽谈记录，保存洽谈过程中的传真、电子邮件等来往文件。
必要时业务部经理参与洽谈的过程。
4.1.2业务部对供货商的资信情况进行评估。
参见《供应商评估程序》。
4.1.3业务部对顾客或代理进口委托方的资信情况进行评估。
参见《顾客资信评估程序》。
4.1.4业务部对进口商品的市场、政策风险进行评估，掌握本国和出口国的监管措施，如是否需要进口批文、关税多少等。
4.2业务审批：4.2.1通过评估后，业务员拟定进口合同、销售合同或代理进口合同（协议），交本部经理审批。
4.2.2业务员填写《进口成本核算表》，经业务部经理审批后交财务部审批，再呈总经理审批。
4.3合同的签订：通过审批后，由业务部经理签订合同（协议）。
4.4合同的执行：4.4.1业务员按照合同的规定，敦促客户或委托方按时支付订金（预付款）、货款等款项。
4.4.2当进口的付款方式是信用证时，要填写《信用证申请书》、《授信开证额度使用申请书》、《进口付汇核销单》，附上合同等有关单证交财务部办理开证。
收到银行开立的信用证副本，业务员要根据合同进行认真核对，发现有不符点立即通知银行改正。
4.5货物进口报关：4.5.1业务员敦促供货商按照合同规定的时间和要求，装运货物和寄发提单、发票、装箱单等单证。
收到这些单证后，业务员要妥善保管并在接到到货通知时，连同合同一起抓紧报关。
当委托报关行报关时，还要填写《代理报关委托书》。
单证文件交接要有签收记录。
4.5.2 业务员报关时，要根据报关文件认真填写和核对《进口报关单》，报关后要及时取回该单复印存档。
4.5.3收到税单（关税、增值税），业务员填写《付款通知书》在税单限期内，交财务部交纳税款。
业务员要将税单复印存档。
4.6货物检验：业务员按照合同要求对进口货物进行检验，及时将检验结果报告业务部经理。
参照《验货交付程序》执行。
4.7货物交付：业务员按照合同（协议）的约定，进行提单或货物的交付。
提单或货物的交付要有客户的签收记录。
4.8进口付汇：业务员填写《进口付汇申请书》、附上合同、发票、提单、报关单及相关单证，经业务部经理审批后交财务部审批，再呈公司总经理审批，然后再交财务部办理付汇。
单证的交收要有签收记录。
4.8.1当以电汇结算时，还要填写《进口付汇核销单》。
4.8.2当以信用证结算时，收到银行《付款通知书》要认真审核信用证项下的单证是否相符，尤其是对进口的品名、规格、数量、单价要倍加注意，发现有不符点原则上应提出拒付。
4.9付汇核销：业务员将《进口报关单》等有关单据交财务部办理核销，交收要有签收记录。
4.10结算：业务员填写《进口结算单》附上相关单据，经业务部经理审批后交财务部办理结算。
单证的交收要有签收记录。
4.11合同归档:业务员从合同的开始到结束，要建立合同档案和合同归档。
5.0 相关文件及记录：《供应商评估程序》《顾客资信评估程序》《验货交付控制程序》《不合格控制程序》顾客沟通程序1．0目的：加强与顾客的贸易信息交流，以获取最佳的贸易额及利润。
2．0适用范围：公司业务部门在贸易过程中与顾客的为达成贸易而进行的所有接触。
3．0职责：业务员负责与顾客有关签约前后的细节的沟通，并在部门经理（或主管本部门的副总经理）的指导下负责处理有关的顾客投诉。
4．0工作程序：4．1对于新客户，业务员应充分利用中国出口商品交易会的展示，或到国际展览会上展示公司的商品，以达到宣传，推广作用，同时可在日常工作中，通过信函，电子邮件，传真，网上推销，广告等方式，详细地向顾客介绍所经营的产品具体资料。
4．2对于老顾客，业务员应通过电子邮件，传真等直接快捷的方式及时把新商品，新信息告知客户，如情况需要，可按客户的要求用快递把样品寄往顾客。
（是否要求样品费，寄费是否由我司支付等问题均应请示部门经理的意见）4．3当收到顾客的询价时，业务员应仔细地核对成本，并让供货方对应地把含税的交货价用文字形式报给我方。
在此基础上，业务员应加上相关的国内费用，如需我方预付运费的，还需加上海运费，并选择信誉好，运价合理的船务公司。
在计算好公司的费用和合理的利润后，需在当天内将价格用快捷的方法报给客户，以抓紧时机达成贸易。
4．4如顾客压价幅度较大，同时供货方没法再降的，业务员应请示部门经理（或主管本部门的副总经理），以决定是否接受。
同时应尽快用文字答复客户。
4．5在与顾客就合同各条款达成一致后，进行出口合同评审程序。
4．6签约后，业务员应把洽谈过程中的来往函件，电话记录整理归档。
4．7在履约过程中，业务员必须督促工厂按客户确认的样品生产，并要求工厂在生产完毕后将完整的装箱单传真到公司，业务员将相应的出口托运单准备好，交单证员制单配船，在装船后应及时将装船资料通知客户。
4．8在履约过程中或客户收货后，客户提出异议的，业务员应马上报告本部门经理，并进行客户投诉处理程序。
4．9合同履行过程中，如果因我司或工厂原因影响合同履行的。
应及时与客户沟通，并保留沟通的证据，如果产生合同变更的，应参照《合同评审程序》。
4．10发生合同变更时，应保存与客户沟通的证据。
4．11合同履行过程中，业务员应及时把处理结果通知客户。
4．12在正常履约后，业务员应主动与客户联系，询问客户的满意度，不断提高服务质量。
4．13平时业务员应定期和曾经供过货的客户保持联系，把最新的产品信息及报价通知客户。
5．0相关文件及记录《出口合同评审程序》〈客户投诉处理程序》《客户满意度测量和监控程序》《进口贸易过程控制程序》《出口贸易过程控制程序》客户来函报价单及复函出口销售合同样品管理程序1．0目的：通过对样品进行收集﹑分类和管理，确保样品齐全，整理和取样合理化，以及对样品资源共享。
2．0适用范围：本程序适用于客户来样后，业务部门对样品进行复样加工﹑整理、进行电子登记、在样品间展示，以及对外寄样。
3.0职责：3.1业务员：负责样品保管﹑整理﹑安排工厂加工和寄出样品。
3.2样品保管员：负责样品分类﹑识别﹑登记手续的管理。
3.3业务部经理:负责审批本部门样品生产,及本部门样品展柜(架)和样品存放室的样品统筹管理。
3.4经理办:负责公司样品间的统一管理。
4.0工作程序：4.1样品加工（生产）：4.1.1业务员收到客户来样后立即开出《样品加工通知单》并呈交部门经理审批，业务员将审批后的通知单交工厂进行样品加工，工厂在通知单规定日期内将客户原样及复样一齐交回到业务员手中。
业务员对样品进行验收，验收合格则予以登记签收。
4.2样品寄出和存放：4.2.1给客户的样品，业务员需在电脑中填制《样品记录表》。
4.2.2 样品寄出前，业务员负责检查是否符合样品数量、质量、包装及寄往地点等方面的要求，确保无误后，即行寄出。
4.2.3业务员须将《样品记录表》交本部门相关业务员及财会人员，并将多余样品放入样品存放室，以便必要时使用。
4.3公司样品间样品展示安排：4.3.1经理办负责样品、种类、数量的安排，并通知各业务部门提供样品，安排展示。
4.3.2各业务部按经理办的要求提供样品,安排展示。
4.4 业务员负责对样品进行分类﹑识别﹑编号。
样品编号方式如下：Ａ－Ｂ－ＣＡ：业务员编号（２位）Ｂ：自定义码或客户编码（４位）Ｃ：海关商品编码（１０位）4.5 业务员定期对样品进行清理﹑更新﹑盘点，并修改相应的《样品记录表》，清理样品所产生的费用和收入应及时通知财务入帐。
4.5.1客户样品寄存超过两年并且对该商品不再经营的，由业务员通知客户自行取回，在通知传达一个月内不取回的，由业务员予以清理。
4.5.2样品超过保质期限，或已产生缺陷者，予以清理。
4.5.3对已不再经营的商品样品，由业务员转存样品存放室，并在一年以后予以清理。
4.6业务部负责对样品间所属展柜（架）和样品存放室进行管理，确保样品展示美观，样品存放井然有序。
4.7样品保管员负责根据业务员提供的《样品纪录表》加以分类、归档，以便于对样品进行查找。
4.8样品保管员负责协助业务员及有关人员查找所需样品，以供使用。
5.0相关文件及记录《出口贸易过程控制程序》《样品加工通知单》《样品纪录表》合同评审程序5．0目的：清楚了解合同的全部内容，使合同的要求得到全面落实。
6．0适用范围：所有进出口合同。
7．0职责与权限：3.1 业务员负责使用公司电脑系统草拟合同，填写成本预算表. 如果是来料加工业务和需要使用配额的, 同时填写合同评审表。
并对有关的合同的各项条款进行初步审核。
3.2部门经理负责对出口合同内容, 条款, 换汇成本等进行审核后审批。
3. 3合同额在50万美元以上(包括50万美元)的出口合同必须向主管该部门的副总经理说明情况, 或由主管经理签署。
8．0工作程序：4.1 业务员与顾客以面谈,电话,信函,传真,电子邮件等形式洽谈订货的名称,规格,型号,数量,价格及价格条款,付款方式,包装要求,交货时间,交货地点,运输方式,验收标准等, 业务员在报价前向部门经理说明具体的情况, 成本构成, 换汇成本, 在经得同意后对外报价。
经双方确认后, 可以由顾客下订单或我司业务员在公司电脑系统上草拟出口销售合同，并根据历史纪录列明客户的资信程度, 如果没有纪录, 必须开始客户资信评估程序。
4.2 业务员在公司电脑系统中输入有关的合同资料后并制作预算表, 提交部门经理审批。
4.3部门在对合同的内容, 条款, 换汇成本, 换汇水平等审核后, 通过系统进行审批, 同意的, 由业务员将合同打印出来, 部门经理在合同正本上签名并盖上合同章, 由电脑编出合同号. 不同意的, 通过系统退回给业务员进行修改, 并执行4.1-4.3。
4.4业务员在出口合同签署后, 将合同传真或通过邮寄给客户, 由客户签署后回传给我司(或者客户寄回合同正本) 该出口合同正式生效。