会议管理技巧.ppt
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高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
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二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
2020/3/31
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二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
2020/3/31
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二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
第五章会后工作与管理《会议管理》PPT课件
据有关规定和要求，将部分办毕文书经过清理，定期或不定期
地退还原发文机关或其他指定的专门部门的活动。会议文书要
在会后指定时间、地点内进行收集清退工作。一个大中型的会
议，由会务组带到会场发送和会议期间产生的文件很多，会议
结束后，要按照“文件领取表”的登记情况，清点文件剩余份
数，以做到物表相符。对于内部文件、机密文件以及应收回的
很多会议需要与会代表向主办方支 付一些必要的费用，如培训费、住 宿费、资料费、餐饮费等，这需要 会务工作人员做好会议经费结算工 作：①应在会议通知或预定表格中 ，详细注明收费的标准和方法。② 应注明与会人员可采用的支付方式 。③开具发票的工作人员，事先要 与财务部门确定正确的收费开票程 序，不能出任何差错。如果有些项 目无法开具正式发票时，应与会议 代表协商，开具收据或证明。
5.2 会后文书工作 5.2.3 会议文件的立卷归档工作
(1)大型会议文件立卷
(2)日常工作会议文件资料立卷
• 第一步，收集资料 • 第二步，鉴别整理 • 第三步，分类归卷 • 第四步，组卷 • 第五步，卷内文件编目 • 第六步，填写卷内文件资料备考表 • 第七步，拟定案卷标题 • 第八步，填案卷封面 • 第九步，案卷排列 • 第十步，编写案卷目录
CHAPTER
FIVE
第五章会后工作与 管理
5.1 会场善后工作及安排与会人员离场
5.1.1 会场善后工作
是把会中的讨论决定布置下去贯彻执行的先决条
件。如果是内部会议，则会场的善后工作就简单得多。如果是
外借会场，则需与租借方结算会议开支费用，归还会议所借物
品并清理会场，将会场中公司自带的东西拿走，包括会标、通
➢ 保存会议材料需要一定的空间和相应的管理工作，这两项都需成本，一般 的做法是保留所有的会议资料，但是最好根据将来用到的可能性合理取舍。
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
会议管理知识PPT课件
早会的准备
1
2
3
4
5
资源的 准备
制作一个月 会议行事历
制定奖惩办 法
要与部门成 员充分沟通
利用布告栏 公布
MANAGEMENT
额定张拉控制力以千斤顶油泵读数为准，钢绞线引伸量作为校核，设计引伸量与实际引伸量差值小于6%。 （12）钢筋冷拉时，卷扬机要设置防护挡板，冷拉两端必须装置防护设施，冷拉时严禁在冷拉线两端站人或跨越、触动正在冷拉的钢筋。
会议管理
会议
有效 沟通
提出 问题
脑力 激荡
有效 跟踪
总结 提高
设计 方案
会议
7.13.2 埋设于混凝土内的铸铁排烟管，宜采用法兰连接。 4)、实行质量一票否决制：当质量与进度等发生矛盾时，必须先质量后进度。
1
计划职责 实施方案细节 表彰、激励的项目和人员 待议事项的解决 活动安排的实施
悬挂图表
2
计划 实施方案 表彰、激励 待议事项 活动安排
想办法调动大家热情，产生群体效应，产生共鸣。 心态调整，技巧培训，精力提升，组织者或单位负责人应对每日
早会内容进行重点点评。 定期检查早会内容，进行反馈，写总结。
1.3 吊运或水平运输过程中对幕墙材料应轻起轻落，避免碰撞和与硬物摩擦；吊运前应细致检查包装的牢固性； 门式起重机运行轨道的终点，必须设置四套坚固的终点档架。
03
APPROPRIATE TEXT AND ADJUST THE LINE SPACING OF THE TEXT. YOU CAN ALSO FORMAT THE APPROPRIATE TEXT AND ADJUST THE LINE SPACING OF THE TEXT.
2.3施工前应对施工现场、机具设备及安全防护措施等进行全面检查，确认符合安全要求后方可施工。 水土保持监测专业性较强，按照有关建设xxxx水土保持法规及技术规范，工程水土保持监测工作应由业主委托有水土保持监测资质的单位承担。
高效会议管理技巧会议PPT课件
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
高效会议管理_PPT
2021/7/22
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为2真021/正7/22意义上的高效会议。
2021/7/22
达成决议－彼得 德鲁克决议
➢法用足够多的时间检视困难所在，并使与
会者达成共识 ➢列举或图示各提案并开始讨论之 ➢客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ➢估计各提案之获益率 ➢评估有无采集更多资料的需要 ➢征求反对意见 ➢以中立角度检视正反意见 ➢寻求与会者对各提案之认同 ➢单位对提案做适当的修整与妥协 ➢确认Leabharlann 事结果 ➢组成或指定议案执行的监督
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
2021/7/22
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会 者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
高效会议管理_PPT
2021年7月22日星期四
2021/7/22
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
2021/7/22
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目 的
2021/7/22
会议效率不高的原因及预防性管 理
2021/7/22
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
2021/7/22
③ 应对不同风格的与会者
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为2真021/正7/22意义上的高效会议。
2021/7/22
达成决议－彼得 德鲁克决议
➢法用足够多的时间检视困难所在，并使与
会者达成共识 ➢列举或图示各提案并开始讨论之 ➢客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ➢估计各提案之获益率 ➢评估有无采集更多资料的需要 ➢征求反对意见 ➢以中立角度检视正反意见 ➢寻求与会者对各提案之认同 ➢单位对提案做适当的修整与妥协 ➢确认Leabharlann 事结果 ➢组成或指定议案执行的监督
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
2021/7/22
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会 者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
高效会议管理_PPT
2021年7月22日星期四
2021/7/22
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
2021/7/22
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目 的
2021/7/22
会议效率不高的原因及预防性管 理
2021/7/22
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
2021/7/22
③ 应对不同风格的与会者
如何组织召开会议(PPT 31张)
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
１、会场座席及主席台布 置
按照会议性质，布置主席台及
座席。如：讨论会，可布置成 圆桌式；培训会，可 布置成教室式等。
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
２、突出会议主题的装饰
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
3、会议目标必须具体且 可以衡量
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
（3）必须确定会议起止时间
不确定起止时间，有两个缺陷
A、与会者无法对会后的工作做安排 B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖 到三个小时
另外，最好不要超过一个半小时
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
会议准备工作
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
一、明确会议目标 二、确定会议召开时间、地点及参加人员 三、拟定并发放会议通知 四、准备所需物品 五、布置会场 六、会前确认 七、会后工作
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
一、明确会议目标
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇