会务管理培训课件
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题
呢？
前言
会议概论
一、会议的涵义
会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和 布置工作的集会”。
二、办会的涵义
办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是 秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会 议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋 商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯 彻工时间、地点、与会人员、会 议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作 用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、 会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设 施。
大家谈
你参加过一些什么样的会议？你 是否喜欢这些会议？为什么？
5、 确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、
第一节
会议的特点 作用与种类
一、会议的主要特点
１、集体性； ２、程序性； ３、公开性； 4、规范性。
二、会议的作用
1、会议体现了民主。 2、会议交流了信息。 3、会议统一了集体认识和行为。 4、会议促进了和谐和团结。
三、会议的种类
1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
会务管理
1 2 3 4 5 6 会议概述 会务工作流程 会务工作具体内容 常用会议的组织程序 会见与会谈 技能训练
教学目的
通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。
教学重点与难点
1、教学重点
会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练。
2、教学难点
案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发 了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、 地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人 才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改 换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气， 改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作 粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一 厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等 开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位 用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较 多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登 门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
第三节
会务工作的 具体内容
一、指导会务工作的原则
1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。
二、文书工作
1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。
三、生活管理工作
1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。
四、安全保卫工作
1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要 解决的问题的概略安排，并冠以序号将其 清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安 排。
第二节
会议秘书工作 的基本任务
一、组织的工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和 组织)。 11、会议的结束收尾工作。
二、会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实 的依据；二是必须要结合本单位的实 际；三是要有明确的目的。议题是对 会议主题的细化。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成, 应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或 主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能 出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
明确会议组织机构
确定会议名称
明确会议所需设备和工具
确定会议规模与规 格 确定会议时间与会期
确定与会者名单
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
呢？
前言
会议概论
一、会议的涵义
会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和 布置工作的集会”。
二、办会的涵义
办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是 秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会 议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋 商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯 彻工时间、地点、与会人员、会 议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作 用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、 会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设 施。
大家谈
你参加过一些什么样的会议？你 是否喜欢这些会议？为什么？
5、 确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、
第一节
会议的特点 作用与种类
一、会议的主要特点
１、集体性； ２、程序性； ３、公开性； 4、规范性。
二、会议的作用
1、会议体现了民主。 2、会议交流了信息。 3、会议统一了集体认识和行为。 4、会议促进了和谐和团结。
三、会议的种类
1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
会务管理
1 2 3 4 5 6 会议概述 会务工作流程 会务工作具体内容 常用会议的组织程序 会见与会谈 技能训练
教学目的
通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。
教学重点与难点
1、教学重点
会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练。
2、教学难点
案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发 了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、 地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人 才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改 换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气， 改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作 粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一 厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等 开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位 用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较 多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登 门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
第三节
会务工作的 具体内容
一、指导会务工作的原则
1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。
二、文书工作
1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。
三、生活管理工作
1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。
四、安全保卫工作
1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要 解决的问题的概略安排，并冠以序号将其 清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安 排。
第二节
会议秘书工作 的基本任务
一、组织的工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和 组织)。 11、会议的结束收尾工作。
二、会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实 的依据；二是必须要结合本单位的实 际；三是要有明确的目的。议题是对 会议主题的细化。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成, 应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或 主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能 出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
明确会议组织机构
确定会议名称
明确会议所需设备和工具
确定会议规模与规 格 确定会议时间与会期
确定与会者名单
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
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会务接待礼仪培训ppt课件
。
舒适宜人
考虑与会者的舒适度，提供适 宜的温度、湿度和通风条件。
美观大方
注重色彩搭配和细节处理，营 造美观大方的视觉效果。
音响、灯光等设备的检查与调试
音响设备
投影设备
检查话筒、扬声器等音响设备是否完 好，音质是否清晰。调试音量大小， 确保与会者能够听清发言内容。
检查投影仪、屏幕等是否正常工作， 画面是否清晰。准备好备用设备，以 防万一。
专业人员的帮助。
其他紧急情况的处理措施
制定应急预案
针对可能出现的各种紧急情况，应提前制定详细的应急预案，明 确应对措施和责任人。
保持通讯畅通
在会议期间，务必保持通讯畅通，以便及时获取和处理各种紧急 情况。
寻求专业支持
对于超出自身处理能力的紧急情况，应及时寻求专业支持，如联 系酒店安保人员、拨打急救电话等。
THANKS.
接待人员应熟悉场地布局，根据 来宾需求合理安排参观路线，确
保来宾能够顺利到达目的地。
礼让先行
在走廊、楼梯等狭窄处，接待人 员应礼让来宾先行，并注意提醒
来宾注意安全。
介绍环境
在引导过程中，接待人员可适时 向来宾介绍场地设施、功能区域 等相关信息，以便来宾更好地了
解场地情况。
送别礼仪
礼貌道别
活动结束后，接待人员应主动与来宾道别，感谢 来宾的光临和支持，并表达对未来的美好祝愿。
应对突发情况的礼
06
仪策略
设备故障或场地问题的应对策略
提前检查设备
在会议开始前，务必对所需设备进行全面检查，确保设备正常运 行。
准备备用设备
为应对可能的设备故障，应提前准备备用设备，如投影仪、音响等 。
场地问题处理
遇到场地问题时，如场地不符合要求或存在安全隐患，应立即与会 议组织者沟通，及时采取调整措施。
舒适宜人
考虑与会者的舒适度，提供适 宜的温度、湿度和通风条件。
美观大方
注重色彩搭配和细节处理，营 造美观大方的视觉效果。
音响、灯光等设备的检查与调试
音响设备
投影设备
检查话筒、扬声器等音响设备是否完 好，音质是否清晰。调试音量大小， 确保与会者能够听清发言内容。
检查投影仪、屏幕等是否正常工作， 画面是否清晰。准备好备用设备，以 防万一。
专业人员的帮助。
其他紧急情况的处理措施
制定应急预案
针对可能出现的各种紧急情况，应提前制定详细的应急预案，明 确应对措施和责任人。
保持通讯畅通
在会议期间，务必保持通讯畅通，以便及时获取和处理各种紧急 情况。
寻求专业支持
对于超出自身处理能力的紧急情况，应及时寻求专业支持，如联 系酒店安保人员、拨打急救电话等。
THANKS.
接待人员应熟悉场地布局，根据 来宾需求合理安排参观路线，确
保来宾能够顺利到达目的地。
礼让先行
在走廊、楼梯等狭窄处，接待人 员应礼让来宾先行，并注意提醒
来宾注意安全。
介绍环境
在引导过程中，接待人员可适时 向来宾介绍场地设施、功能区域 等相关信息，以便来宾更好地了
解场地情况。
送别礼仪
礼貌道别
活动结束后，接待人员应主动与来宾道别，感谢 来宾的光临和支持，并表达对未来的美好祝愿。
应对突发情况的礼
06
仪策略
设备故障或场地问题的应对策略
提前检查设备
在会议开始前，务必对所需设备进行全面检查，确保设备正常运 行。
准备备用设备
为应对可能的设备故障，应提前准备备用设备，如投影仪、音响等 。
场地问题处理
遇到场地问题时，如场地不符合要求或存在安全隐患，应立即与会 议组织者沟通，及时采取调整措施。
会务培训工作讲稿
会务培训工作讲稿会务培训工作讲稿一、引言尊敬的各位领导、各位同事，大家好！今天我非常荣幸能够在这里与大家分享我的会务培训工作经验。
在过去的几年中，我一直从事着会务培训工作，在这个过程中，我积累了很多宝贵的经验和教训。
今天，我想借此机会与大家分享我的心得体会，希望对大家有所帮助。
二、背景介绍在现代社会中，各种类型的会议和培训活动越来越多。
为了确保这些活动的顺利进行，需要有专业的人员来负责组织和管理。
因此，会务培训工作成为了一个非常重要的职业。
三、职责介绍1. 会议策划首先，在进行任何类型的会议之前，必须进行全面而周密的策划。
这包括确定目标和主题、确定参与者、确定时间和地点、制定日程安排等等。
一个成功的会议策划可以确保活动顺利进行，并最大限度地实现预期目标。
2. 人员管理在整个活动期间，需要有专业人员来管理相关事宜。
这包括注册、签到、接待、安排住宿和餐饮等等。
同时，还需要处理各种问题和紧急情况，确保活动的安全和顺利进行。
3. 财务管理会议策划和执行需要大量的资金支持。
因此，财务管理也是会务培训工作中非常重要的一部分。
这包括预算制定、资金管理、费用核算等等。
4. 活动评估最后，在活动结束后，需要对整个过程进行评估。
这可以帮助我们了解活动的成功程度，并为未来的活动提供经验教训。
四、工作技巧1. 专业知识会务培训工作需要具备一定的专业知识。
这包括了解相关法律法规、熟悉行业标准、掌握基本财务知识等等。
只有具备足够的专业知识，才能够更好地完成工作。
2. 团队协作会务培训工作通常需要多人合作完成。
因此，团队协作能力是非常重要的。
在团队中，每个人都应该明确自己的职责，并积极地与他人沟通合作。
3. 组织能力会议和培训活动通常需要安排大量细节工作，因此，组织能力也是非常重要的。
在进行活动策划和执行时，需要合理地安排时间和资源，并确保每个环节都得到妥善处理。
4. 沟通能力会务培训工作中需要与各种人员进行沟通。
这包括与客户、参与者、供应商以及团队成员之间的沟通。
会务工作培训ppt课件(精)
05
会务礼仪与沟通技巧
会务礼仪规范
仪表整洁
会务人员应保持良好的个人卫生，穿着整洁得体，以展现专业形 象。
举止大方
在会务场合，会务人员应举止大方、自然，保持微笑，展现友善和 热情。
语言规范
使用礼貌用语，注意措辞和语气，避免使用粗俗或冒犯性的语言。
与参会人员沟通技巧
倾听能力
积极倾听参会人员的发言和需求，给予充分的关注和回应。
况。
03
会中服务工作
签到与接待工作
签到方式选择
根据会议规模和需求，选 择合适的签到方式，如电 子签到、纸质签到等。
接待流程设计
制定详细的接待流程，包 括接待人员安排、接待区 域布置、接待物品准备等 。
嘉宾引领服务
为重要嘉宾提供引领服务 ，包括引领至座位、介绍 会议安排等。
茶水、餐饮等服务提供
茶水服务
重要性
会务工作是保障会议顺利进行的 关键，对于提高会议效率、促进 沟通交流、展示形象具有重要意 义。
会务工作的职责与任务
职责 负责会议的前期筹备工作，包括会议主题、时间、地点、参会人员等的确定。
负责会议现场的组织与管理工作，包括签到、引导、协调等。
会务工作的职责与任务
• 负责会议后期的总结与反馈工作，包括会议纪要、新闻稿 等的撰写与发布。
感谢您的观看
THANKS
参会人员名单收集与整理
01
02
03
确定参会人员范围
根据会议主题和目的，确 定参会人员的范围，包括 组织者、主讲嘉宾、与会 代表等。
收集参会人员信息
通过邮件、电话等方式收 集参会人员的基本信息， 如姓名、职务、联系方式 等。
整理参会人员名单
《会议与会务工作》课件——第二章-会前准备工作5
头发适时梳洗
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
头发出油的原因
1.与个人体质关系密切 2.起居不正常 3.空气环境污染 4.个人清洁不良 5.使用劣质洗发或护发产品 6.过度烫染
会议接待人员的仪容设计技巧
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
会议接待人员的仪容设计技巧
头发出油的解决办法
第二章 会前准备工作5
接待人员形象
教学 目标
一、知识和能力目标：让学生掌握会议接待人员形象设计的 基本要求、会议接待人员形象设计技巧、会议接待人员仪 态设计技巧、会议接待人员的仪装设计技巧。
二、过程与方法目标：通过归纳、练习等方法让学生掌握会 前准备工作的一些相关知识。让学生学会发现式及自主式 学习方法。
（四）接待周到，言行有礼
1.会议接待的介绍礼仪 遵守介绍规则、注重介绍姿态、讲究介绍语言
2.会议接待中使用名片的礼仪 3.会议接待的握手礼仪
接待人员形象设计技巧
（五）用语礼貌，掌握分寸
（1）称谓合理 （2）用语文雅 （3）感情真挚
会议接待人员的仪态设计技巧
接待人员形象设计技巧
（一）服饰搭配和谐 1.款式、色彩、搭配的和谐美。 2.服饰与自身条件的和谐美。
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
除头皮屑的方法
1.饮食 2.洗发水使用方法 3.水温 4.梳头方法 5.洗发水轮换使用 6.美发用品 7.勤梳头 8.药物
会议接待人员的仪容设计技巧
接待人员形象设计技巧
（二）面容洁净，妆容适宜
会议接待人员的仪容设计技巧
四原则：1.符合审美原则 2.符合自然原则 3.符合协调原则（3个W：when、where、what） 4.相对保守原则
会务工作培训ppt课件ppt
会议效果评估与反馈
培训如何评估会议效果，收集参 会人员的反馈意见，为后续会议 改进提供依据。
培训方法
采用线上或线下培训、实际操作 演练、案例分析等多种方式进行 培训，提高培训效果和员工参与 度。
会务工作培训效果评估与改进
培训效果评估
通过问卷调查、考试、实际操作等方式，评估员工对培训内容的 掌握程度和应用能力。
1 2
餐饮安排
根据参会人员需求和饮食习惯，选择合适的餐厅 和菜品，确保餐饮卫生、营养、口味满足要求。
住宿安排
与酒店合作，为参会人员提供舒适、安全的住宿 环境，确保住宿设施完备、服务周到。
3
费用结算
负责餐饮和住宿费用的结算工作，确保费用准确 无误。
04
会后服务工作
会议总结与反馈收集
会议总结
对会议的主要议题、讨论内容和 结论进行总结，便于后续查阅和 回顾。
会议纪要
撰写会议纪要，总结会议内容，明确下一步工作 安排，并及时发送给相关人员。
会议现场协调与管理
场地协调
提前与场地管理方沟通，确保会议场地符合要求，设备正常运行 。
现场管理
安排专人负责现场管理，确保会议顺利进行，处理突发状况。
设备调试
提前调试会议设备，确保音视频效果良好，满足会议需求。
会议餐饮住宿安排
会务工作培训ppt 课件
汇报人：可编辑 2023-12-23
目录
• 会务工作概述 • 会务筹备工作 • 会中服务工作 • 会后服务工作 • 会务工作常见问题与解决方案 • 会务工作培训与提升
01
会务工作概述
会务工作的定义与特点
总结词
会务工作是指在会议的组织、策划、协调、执行等环节中所涉及的一系列活动，其特点包括目的性、计划性、组 织性和协调性。
会务管理
会务管理会务服务是政府物业管理的特色服务之一，也是机关日常工作中的重要服务内容之一。
在过去几年的实际服务过程中，结合我司经验和行政办事中心及会议大厦的实际，形成了个性化、酒店式、全天候、立体式的服务模式。
搭建了以“客户服务中心”为信息发布、指挥、调度中枢，会议服务部、安全管理部、环境管理部、工程技术部及各区域客户服务助理各尽其职的会务服务模式，为各单位提供含会标制作、会场布置、名牌打印、花卉租摆、礼仪服务于一体的综合会务服务。
行政办事中心及会议大厦的会务服务将在客户服务热线的协调、主导、指挥下，由各部门按各自分工具体执行。
一、人员配置及素质要求：会务管理服务机构设置方案（一）总的原则：因事设岗，精干、高效的原则（二）会务管理服务机构设置方案1、管理组织架构：2、组织架构图说明：（1）广晟物业公司：全面监督和指导行政办事中心及会议大厦物业项目客户服务管理工作。
（2）物业服务中心：是行政办事中心及会议大厦项目现场总负责部门，负责所有具体事务。
（3）客户服务部：具体实施计划、落实任务、自我检查。
（4）大堂经理：主要负责各楼栋现场服务协调、沟通、组织及实施。
（5）信息处理中心：主要负责会议室预定、调配，与各会议组办单位对接各项服务要求并组织实施：收集、汇总、反馈、跟进各类服务信息并编制每日服务通知及每周业务简报。
（6）会议服务中心：具体由会议服务班及音控服务班组成，具体实施会议、接待现场服务及音响系统保养维养、现场音响服务以及普通办公室及领导办公室室内清洁服务。
（三）会议服务人员配备1、人员配置原则因事设岗与精干高效的原则2、会议服务管理人员配备图：行政办事中心及会议大厦会务服务配置人数：60人（主管1人，大堂经理3人，信息处理中心6人，音控服务4人，会议服务中心46人）服务人员配置人数：3、人员配备说明客户服务部主管是统筹协调各项客户服务事项的现场总管，他要对整个项目客户服务管理工作进行计划安排、现场监督和品质检查，遇到重大事项有向上级报告的责任。
会务服务培训课件
会务服务培训
12
盘锦锦物业有限公司
谢谢
会务服务培训
13
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会务服务培训
14
5、会议结束后应站立门送客并道“您慢走”。适时，引导到下一地 点，如：电梯口、大楼门口等。
会务服务培训
8
会议服务过程
认真 微笑
会务服务培训
9
会议厅清理作业
1、会后检查桌椅书箱内有无客人遗留物品及时归还。 2、客人所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌
椅擦净并 摆放整齐，以备下次会议之需，地毯清理 干净。 4、通知工程部来人关闭所有电器设备，话筒、空调等。 5、服务员关闭门窗，带好会议订单、钥匙进行安全检查 后离开会场。
3、宾主落座后服务员迅速斟倒茶水，如果需上毛巾，服务员应先上 毛巾，再斟倒茶水。首次倒茶后应15分钟后再次蓄水，后每隔 15分钟或20分钟位客人续一次水（半杯茶，八分水），可根据 实际情况灵活掌握倒水时间。
4、上茶时,应注意端稳,轻拿轻放于顾客面前,并轻声说道:“先生/女 士:请喝茶!”。上茶,加茶时注意顾客的动作,避免和顾客身体 发生接触。参加会议人员自带杯子,加茶水时应换壶加入白开水。
会务礼仪培训
会务服务培训
1
会务礼仪培训
会务服务人员要求 会务操作流程
会务服务培训
2
（一）会务服务人员要求
1、仪容、仪表:着装干净整洁,无异味。女客户服务员应化淡妆,不得 浓装艳抹,男客户服务员不得化妆。保持口腔清洁,不吃异味食物,面 部保持微笑,身上不得佩带手机。
2、站姿:采用手背式,双腿直立,上身挺直,眼睛平视。立于会议室门 外,发现顾客进入应立即添加茶水,阻止会议室外大声喧哗者及影响会 议人员。
会务工作培训课件ppt
方法：采用问 卷调查、访谈 等方法进行评
估。
PART SEVEN
会务工作常见问题及解 决方案
会议筹备中的常见问题及解决方案
会议主题不明确：需要提前 确定会议主题和目的，并制 定详细的议程。
参会人员不合适：需要确定 合适的参会人员，包括相关 领导、专家、行业人士等。
会议时间安排不合理：需要 提前确定会议时间，并考虑 会议地点、交通等因素。
会议前的准备工作： 协助会务组进行会 场布置，检查设备 是否正常
会议中的服务工作： 保持会场整洁，及 时倒茶水，清理纸 杯等
会议后的收尾工作： 整理会场，检查设 备是否有损坏，及 时报修等
会议服务中的沟通和协调
建立良好的沟通渠 道
及时解决问题，化 解矛盾
有效沟通，确保信 息传递准确无误
积极协调，达成共 识，促进会议顺利 进行
会议接待流不够规范，容易出 错
会议接待费用过高，超出预算。
会议服务中的常见问题及解决方案
会议场地选择：考虑参会人员数量、活动类型等因素，确保场地适宜 会议设备准备：提前安排好音响、投影、灯光等设备，确保活动顺利进行 茶歇与午餐安排：根据参会人员数量和需求，合理安排茶歇和午餐，提供高品质服务 会议流程安排：制定合理的会议流程，包括议程、时间安排等，确保活动有序进行
会议评估的指标和标准
会议目标是否明确
会议议程是否合理
与会人员是否具备相应的知 识和经验
会议时间是否充足
会议评估的反馈和应用
反馈：提供具 体的反馈意见， 帮助改进会议 组织和管理。
应用：将评估结 果应用于下一次 会议的组织和管 理，提高会议效
率和质量。
目的：评估会 议的效果和价 值，为管理层 提供决策依据。
酒店会议服务流程培训课件PPT(共 40张)
11
场地布置
主席台 听众席
12
主席台
舞台裙: 舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之间 的接缝吻合，接口处不能面向客人。
条幅及背景： 根据客人要求缓流协助客人人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破 坏墙面。
投影幕及投影仪： 会前1小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影 仪提 前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小时调试 完毕。
24
迎宾服务 如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安
排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间 迎接客人。服务员要在会议开始前1小时到 达并于会议开始前半小时在门口站立迎接 宾客。仪容仪表要合格。
25
打开相关设备设施 会场主要灯光要在会议开始前半小时打开
，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。 话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小 时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开 始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设 备设施是否正常。
矿泉水
铅笔
2 使用中式茶的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台
，摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处 于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放在皮夹 相应的位置。茶杯的底部边缘与皮夹上边 缘线成水平位子
22
绿色台绒
皮夹 带酒店Logo的信签 纸
23
中式茶杯 书写用铅笔
会中服务
迎宾服务 打开相关设备设施 会议开始 会中服务细节 会议中间休息 茶歇服务
会议主题或欢迎词： 根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求： 色泽醒目，字体大小适当，字型美观，间距合适，烘托气氛。
13
听众席 会议桌的摆放 椅子 台昵 音响及电线
场地布置
主席台 听众席
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主席台
舞台裙: 舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之间 的接缝吻合，接口处不能面向客人。
条幅及背景： 根据客人要求缓流协助客人人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破 坏墙面。
投影幕及投影仪： 会前1小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影 仪提 前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小时调试 完毕。
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迎宾服务 如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安
排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间 迎接客人。服务员要在会议开始前1小时到 达并于会议开始前半小时在门口站立迎接 宾客。仪容仪表要合格。
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打开相关设备设施 会场主要灯光要在会议开始前半小时打开
，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。 话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小 时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开 始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设 备设施是否正常。
矿泉水
铅笔
2 使用中式茶的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台
，摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处 于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放在皮夹 相应的位置。茶杯的底部边缘与皮夹上边 缘线成水平位子
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绿色台绒
皮夹 带酒店Logo的信签 纸
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中式茶杯 书写用铅笔
会中服务
迎宾服务 打开相关设备设施 会议开始 会中服务细节 会议中间休息 茶歇服务
会议主题或欢迎词： 根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求： 色泽醒目，字体大小适当，字型美观，间距合适，烘托气氛。
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听众席 会议桌的摆放 椅子 台昵 音响及电线
会议服务培训标准与流程PPT课件
会议各项准备工作01场地布置会议台型认识课桌式鱼骨式会议各项准备工作01场地布置会议台型认识剧院式会见式会议各项准备工作01场地布置会议台型认识会议各项准备工作01场地布置会议台型认识会议各项准备工作01场地布置会议台型认识董事会式圆桌式会议各项准备工作01茶具准备使用前应对瓷杯进行检查确保茶具清洁无破损且经过消毒
5
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台
• 舞台裙:
• 投影幕及投影仪：
舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面， 会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影
两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提
• 背景板支架：
最迟于会议开始前三个小时联系安装完毕。
• 背景板：
26
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算
机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。 打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在 全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED： --- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；--- LED显示屏主控计算机未 通电；--- LED显示屏主控部分电源未打开。 LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域，不应长时间打开LED显示屏，应注意及 时关闭显示屏电源。 LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。 根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置鼠药。
我国传统以中心的左方为上，若在台下看，即右方）。若主席台上人员为双数，将 主要负责人定位后按职务一右一左排列。
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01 会议各项准备工作
场地布置--主席台
• 舞台裙:
• 投影幕及投影仪：
舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面， 会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影
两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提
• 背景板支架：
最迟于会议开始前三个小时联系安装完毕。
• 背景板：
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01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算
机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。 打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在 全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED： --- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；--- LED显示屏主控计算机未 通电；--- LED显示屏主控部分电源未打开。 LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域，不应长时间打开LED显示屏，应注意及 时关闭显示屏电源。 LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。 根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置鼠药。
我国传统以中心的左方为上，若在台下看，即右方）。若主席台上人员为双数，将 主要负责人定位后按职务一右一左排列。