经典实用有价值的企业管理培训课件高效会议管理技巧共84页
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高效会议管理技巧培训课件课件
种类
按照不同的分类标准，会议可以分为多种类型。例如，按照会议议题可以分为专 题会议、学术会议、技术会议等；按照会议规模可以分为大型会议、中型会议、 小型会议等；按照会议形式可以分为线上会议和线下会议等。
级别
会议的级别可以根据其重要性和影响力来划分，例如国家级会议、省级会议、市 级会议等，也可以根据会议的组织机构来划分，例如公司内部会议、部门会议、 项目组会议等。
提高沟通和表达能力，避免误解和冲突
总结词
良好的沟通和表达能力是高效会议的重要保障，有助 于减少误解和冲突，促进共识的形成。
详细描述
在会议中，应使用简洁明了的语言表达观点，避免使 用模糊或含糊不清的措辞。同时，倾听和理解他人的 观点和意见也是非常重要的，这有助于减少误解和冲 突，促进共识的形成。
控制会议时间和节奏，避免拖延和跑题
地点安排
根据会议需求和参会人数，选择合适 的会议室或活动场所，确保设施完备 、环境舒适。
确定参会人员名单
确定关键人员
根据会议主题和目标，确定需要参与的关键人员，确保他们 能够出席会议。
邀请与会人员
向参会人员发出正式邀请，并提前通知他们会议的相据会议主题和目标，列出详细的议 程内容，包括议题、讨论点和时间分 配等。
发言时间
限制每位参会者的发言时 间，避免某个人长时间发 言影响会议进程。
讨论规则
制定讨论规则，如禁止人 身攻击、不进行无意义的 争论等，以确保讨论的有 效性。
会议记录和纪要整理
要点一
记录要点
记录会议中的重要观点、建议和决议，确保记录内容准确 无误。
要点二
纪要整理
根据会议记录整理纪要，并分发给相关人员，以确保决议 得到有效执行。
会议决议的跟踪和落实
按照不同的分类标准，会议可以分为多种类型。例如，按照会议议题可以分为专 题会议、学术会议、技术会议等；按照会议规模可以分为大型会议、中型会议、 小型会议等；按照会议形式可以分为线上会议和线下会议等。
级别
会议的级别可以根据其重要性和影响力来划分，例如国家级会议、省级会议、市 级会议等，也可以根据会议的组织机构来划分，例如公司内部会议、部门会议、 项目组会议等。
提高沟通和表达能力，避免误解和冲突
总结词
良好的沟通和表达能力是高效会议的重要保障，有助 于减少误解和冲突，促进共识的形成。
详细描述
在会议中，应使用简洁明了的语言表达观点，避免使 用模糊或含糊不清的措辞。同时，倾听和理解他人的 观点和意见也是非常重要的，这有助于减少误解和冲 突，促进共识的形成。
控制会议时间和节奏，避免拖延和跑题
地点安排
根据会议需求和参会人数，选择合适 的会议室或活动场所，确保设施完备 、环境舒适。
确定参会人员名单
确定关键人员
根据会议主题和目标，确定需要参与的关键人员，确保他们 能够出席会议。
邀请与会人员
向参会人员发出正式邀请，并提前通知他们会议的相据会议主题和目标，列出详细的议 程内容，包括议题、讨论点和时间分 配等。
发言时间
限制每位参会者的发言时 间，避免某个人长时间发 言影响会议进程。
讨论规则
制定讨论规则，如禁止人 身攻击、不进行无意义的 争论等，以确保讨论的有 效性。
会议记录和纪要整理
要点一
记录要点
记录会议中的重要观点、建议和决议，确保记录内容准确 无误。
要点二
纪要整理
根据会议记录整理纪要，并分发给相关人员，以确保决议 得到有效执行。
会议决议的跟踪和落实
高效会议管理技巧(培训)(PPT8)
目的
会议的目的是为了解决特定问题 、讨论议题、分享信息、协调工 作等，以便达成共识或做出决策 。
会议的类型
01
02
03
04
按照规模
小型会议、中型会议、大型会 议等。
按照形式
面对面会议、视频会议、电话 会议等。
按照议题
业务会议、项目会议、部门会 议等。
按照目的
讨论会、研讨会、论坛等。
会议的优缺点
促进信息交流和共享
承担责任
在执行过程中，参会者应勇于承担责任，积极解 决问题，确保决策的有效执行。
05 高效会议的实践案例
公司A的周例会
总结词
结构化、目标明确
详细描述
公司A的周例会采用结构化的议程安排，确保每个议题得到充分讨论。会议开始时明确目标，聚焦于关键问题， 避免偏离主题。
公司B的团队建设会议
总结词
互动性强、鼓励参与
提醒发言者注意时间，以保持会议的 高效进行。
确保参与者准备充分
要求参与者提前阅读相关材料 或进行背景研究。
提供必要的资料或信息，以便 参与者更好地参与讨论。
鼓励参与者提出他们的问题或 关注点，以便在会议上讨论。
促进开放沟通
鼓励开放和诚实的讨论，避免批 评或指责。
促进不同意见之间的交流，以找 到最佳解决方案。
03
时间成本较高
会议需要花费一定的时间 ，如果会议时间过长或频 繁，会影响工作效率和资 源分配。
信息过载
在会议中，大量信息涌入 ，可能导致参会者无法有 效吸收和处理信息，造成 信息过载。
效率低下
如果会议组织不当或议程 设置不合理，可能会导致 会议效率低下，无法达成 预期目标。
02 高效会议的关键要素
会议的目的是为了解决特定问题 、讨论议题、分享信息、协调工 作等，以便达成共识或做出决策 。
会议的类型
01
02
03
04
按照规模
小型会议、中型会议、大型会 议等。
按照形式
面对面会议、视频会议、电话 会议等。
按照议题
业务会议、项目会议、部门会 议等。
按照目的
讨论会、研讨会、论坛等。
会议的优缺点
促进信息交流和共享
承担责任
在执行过程中，参会者应勇于承担责任，积极解 决问题，确保决策的有效执行。
05 高效会议的实践案例
公司A的周例会
总结词
结构化、目标明确
详细描述
公司A的周例会采用结构化的议程安排，确保每个议题得到充分讨论。会议开始时明确目标，聚焦于关键问题， 避免偏离主题。
公司B的团队建设会议
总结词
互动性强、鼓励参与
提醒发言者注意时间，以保持会议的 高效进行。
确保参与者准备充分
要求参与者提前阅读相关材料 或进行背景研究。
提供必要的资料或信息，以便 参与者更好地参与讨论。
鼓励参与者提出他们的问题或 关注点，以便在会议上讨论。
促进开放沟通
鼓励开放和诚实的讨论，避免批 评或指责。
促进不同意见之间的交流，以找 到最佳解决方案。
03
时间成本较高
会议需要花费一定的时间 ，如果会议时间过长或频 繁，会影响工作效率和资 源分配。
信息过载
在会议中，大量信息涌入 ，可能导致参会者无法有 效吸收和处理信息，造成 信息过载。
效率低下
如果会议组织不当或议程 设置不合理，可能会导致 会议效率低下，无法达成 预期目标。
02 高效会议的关键要素
高效会议管理技巧培训课件PPT(共 66张)
20
三、会前准备工作
4、主持人会前六项准备工作 明确会议的主题 明确沟通的目标 设计会议的议程 预见可能的冲突 预见冲突的对策 进行SOWT分析
21
四、成功会议五个对策
只有你重视了开会， 你才能开一个高效的会议
一. 说好开场白 二. 合理分配会议时间 三. 控制会议进度 四. 有效达成会议决策和方法 五. 会议结束要总结
6. 情绪控制不好 7. 地点选择不当 8. 沟通时间过长 9. 人员选择不妥 10.不当讨论引导
29
2.会议有效沟通十大技巧
技技巧巧之之一一::防防止止沟沟通通漏漏斗斗
高效会议管理技巧
二○○七年十月七日 李思林
1
高效会议管理技巧
本课程的目的:
了解会议有关知识 掌握会议基本流程 分析低效会议原因 交流会议管理技巧 提升会议综合效率
2
高效会议管理技巧
会议需要管理吗?
经理级人员每周约花1/4的时间在开会上 中高层经理1周约2天；资深行政人员达1周4天
除一对一会议，三人以上会议平均占时最多
策略3： 控制会 议进度
25
四、成功会议五个对策
策略4： 达成会 议决议
1.用足够时间检 查讨论的困难
2.例举用图表提 方案进行讨论
3.客观比较各方 案的优劣
4.估计支持率 5.是否需要采集
新的资料
6.征求反方意见 7.主持人在中间
角度评估优劣 8.对提案进行必
要调整 9.当场对提案进
行表决 10.跟踪:负责人,
签到簿
是否准备席签
是否安排交通食宿
18
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
三、会前准备工作
3、会务筹备事项
是否预先发放资料
三、会前准备工作
4、主持人会前六项准备工作 明确会议的主题 明确沟通的目标 设计会议的议程 预见可能的冲突 预见冲突的对策 进行SOWT分析
21
四、成功会议五个对策
只有你重视了开会， 你才能开一个高效的会议
一. 说好开场白 二. 合理分配会议时间 三. 控制会议进度 四. 有效达成会议决策和方法 五. 会议结束要总结
6. 情绪控制不好 7. 地点选择不当 8. 沟通时间过长 9. 人员选择不妥 10.不当讨论引导
29
2.会议有效沟通十大技巧
技技巧巧之之一一::防防止止沟沟通通漏漏斗斗
高效会议管理技巧
二○○七年十月七日 李思林
1
高效会议管理技巧
本课程的目的:
了解会议有关知识 掌握会议基本流程 分析低效会议原因 交流会议管理技巧 提升会议综合效率
2
高效会议管理技巧
会议需要管理吗?
经理级人员每周约花1/4的时间在开会上 中高层经理1周约2天；资深行政人员达1周4天
除一对一会议，三人以上会议平均占时最多
策略3： 控制会 议进度
25
四、成功会议五个对策
策略4： 达成会 议决议
1.用足够时间检 查讨论的困难
2.例举用图表提 方案进行讨论
3.客观比较各方 案的优劣
4.估计支持率 5.是否需要采集
新的资料
6.征求反方意见 7.主持人在中间
角度评估优劣 8.对提案进行必
要调整 9.当场对提案进
行表决 10.跟踪:负责人,
签到簿
是否准备席签
是否安排交通食宿
18
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
三、会前准备工作
3、会务筹备事项
是否预先发放资料
高效会议管理技巧培训课件
如何做开场白
1. 定义：3~5分钟的谈话，系统、简介及有明确宗旨。 2. 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 3. 程序：
– 概观会议进行程序； – 提供与讨论有关的资讯 – 规范议程； – 指定会议记录者； – 征求对议程设计的意见
如何分配发言时间
➢ 一次会议真正用于开会的时间只有80% ➢ 尽量保证每个人发言机会均等 ➢ 尽量开成一种互动的会议氛围
•
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.1817 :54:411 7:54Nov-2018-Nov-20
•
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。17:54: 4117:5 4:4117: 54Wed nesday, November 18, 2020
•
安全在于心细，事故出在麻痹。20.11. 1820.1 1.1817: 54:4117 :54:41 November 18, 2020
如何掌握议事进度
语言方式
• 主持人用一些比较有技巧的话语来控 制会议的议事进度
非语言方式
• 通过眼神、手势等告诉发言人说 多了或者别说了，或者是说得不 够接着说等
如何达成决议——决策方式
➢ 4种群体决议
权威决议 共识决议
少数服从多数决议 无异议决议
如何圆满结束会议
预留5~7 分钟做总
结
确定工作分 配妥当
会议的通病
会议效率不高
高效会议的8大特征
只在必要时才召集 好好筹划过 拟定和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和最应该出席的人出席
作出了评论和归纳
会议流程
会议准备
一个中心，两个基本点
议程： 1、会议的开始 2、进行会议讨论 3、结束会议
高效会议管理技巧ppt课件
中心议题。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
高效会议管理技巧培训课件
中立态度
保持中立立场，不偏袒任 何一方，确保讨论的公正 性和客观性。
确保各方充分发言和交流
01
02
03
04
鼓励发言
鼓励与会者积极发言，表达观 点和看法，营造自由讨论的氛
围。
控制发言时间
合理分配发言时间，避免某些 与会者过度发言或沉默不语。
引导交流
引导与会者之间进行交流，促 进不同观点之间的碰撞和融合
03
有效主持与引导讨论
确立主持人角色及职责
主持人角色定位
作为会议进程的管理者和引导者，确保会议的高效进行。
主持人职责
制定会议议程、控制会议时间、引导讨论、协调各方意见、总结会议成果等。
引导讨论技巧和方法
01
02
03
提问技巧
运用开放式问题引导与会 者深入思考，激发讨论热 情。
倾听能力
积极倾听与会者发言，理 解其观点和需求，为引导 讨论提供依据。
会议是一种有组织、有目的的集 体沟通活动，旨在达成共同目标 或解决特定问题。
会议类型
根据会议目的和参与者不同，可 分为决策性会议、讨论性会议、 报告性会议等。
明确会议目标
目标设定原则
明确、具体、可衡量、可实现、有时 间限制。
目标设定方法
通过需求分析、问题诊断等方式，确 定会议主题和目标。
制定合理议程
预留足够的时间
为关键议题预留足够的时间，避免因为时间不足 而导致讨论不够深入或无法达成共识。
3
引导与会者积极参与
会议主持人应积极引导与会者参与关键议题的讨 论，鼓励大家发表意见和看法，促进讨论的深入 进行。
06
总结归纳与行动计划制定
总结本次会议成果
高效会议管理技巧(培训)
PPT文档演模板
高效会议管理技巧(培训)
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
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高效会议管理技巧(培训)
倾听 是暂时忘掉自我的思
想、期待、成见和愿望。全神贯注 的理解谈话者的内容，与他一起去 体验，感受整个过程。这是一种管 理技巧，可以通过学习和锻炼得到 提高。
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧
❖会议中的沟通 ❖会议中的反馈技巧
PPT文档演模板
高效会议管理技巧(培训)
沟通的漏斗
•沟通
•漏斗
PPT文档演模板
•你心理想的 100% •你嘴上说的 80% •别人听到的60% •别人听懂的40% •别人行动的 20%
高效会议管理技巧(培训)
•
沟通的定义
• 为了设定的目标把信息、思 想、情感在个体或者群体之间传 递并且达成协议的过程
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高效会议管理技巧(培训)
主持人的4个准备
设定沟通目标
制订行动计划
预备可能的争执 进行SWOT分析
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高效会议管理技巧(培训)
SWOT分析
•自身 •环境
Strength 优势
Opportunity 机会
Weakness 劣势
Threat 威胁
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高效会议管理技巧(培训)
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高效会议管理技巧(培训)
•无需开会的五个如果
•已经按惯例每周聚会
•没什么特别的事情要讨论
•会议成本太大
•如果
•还有比开会更好的方法
•你是唯一做决策并且知 •道该怎么做的人（开会 •让他人参与只能把问题
•弄糟）