《高效的会务管理》PPT课件
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高效会议管理技巧ppt课件
❖ 1、讲故事（和讨论的主题无关） ❖ 2、讲了很久才能进入主题 ❖ 3、讲得太模糊，没有具体事例 ❖ 4、拒绝倾听别人的主要观点
.
50
一、 “蝉”型发言者的症状及应对方 法
对付“蝉”型发者的办法
❖ 摇头且微笑 ❖ 赞许且手势往下 ❖ 合上笔记本 ❖ 事先确定发言时间 ❖ 替他总结
.
51
二、 “鲨鱼”型发言者的症状及应对方 法
.
38
一、会议中的沟通技巧
得到对方信任的窍门
❖ 1、要找出双方的共同点 ❖ 2、适当展示能力和水平 ❖ 3、适当暴露脆弱的地方 ❖ 4、建立信任
.
39
二、会议中的反馈技巧
批评三步曲
❖ 1、首先表扬特定的成就 ❖ 2、指出做得不好的地方 ❖ 3、以肯定和支持来结束
.
40
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖ 5、一切都是按部就班
❖ 6、请了最有经验的人出席
❖ 7、结束时做了评论和总结
❖ 8、记录了决定、建议和负责人
.
14
四、会议规范
（一）种类
❖ 1、时间安排方面的规范 ❖ 2、固定的会议流程规范 ❖ 3、会议本身要遵守的规则
.
15
四、会议规范
（二）遵守的规则
❖ 1、参会者要将工作安排交给会议主席 ❖ 2、超过1小时的会议要有书面的通知 ❖ 3、所有参会者都要准备发言的心态 ❖ 4、会议要准时开始、准时结束 ❖ 5、负责人对决议能否达成负直接责任
.
48
第七讲 如何对待会议中的 意外情况
❖ 一、“蝉”型发言者的症状及应对办法 ❖ 二、“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法 ❖ 三、“驴”型发言者的症状及应对办法 ❖ 四、“兔子”型发言者的症状及应对办法 ❖ 五、“螃蟹”型发言者的症状及应对办法
.
50
一、 “蝉”型发言者的症状及应对方 法
对付“蝉”型发者的办法
❖ 摇头且微笑 ❖ 赞许且手势往下 ❖ 合上笔记本 ❖ 事先确定发言时间 ❖ 替他总结
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51
二、 “鲨鱼”型发言者的症状及应对方 法
.
38
一、会议中的沟通技巧
得到对方信任的窍门
❖ 1、要找出双方的共同点 ❖ 2、适当展示能力和水平 ❖ 3、适当暴露脆弱的地方 ❖ 4、建立信任
.
39
二、会议中的反馈技巧
批评三步曲
❖ 1、首先表扬特定的成就 ❖ 2、指出做得不好的地方 ❖ 3、以肯定和支持来结束
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40
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖ 5、一切都是按部就班
❖ 6、请了最有经验的人出席
❖ 7、结束时做了评论和总结
❖ 8、记录了决定、建议和负责人
.
14
四、会议规范
（一）种类
❖ 1、时间安排方面的规范 ❖ 2、固定的会议流程规范 ❖ 3、会议本身要遵守的规则
.
15
四、会议规范
（二）遵守的规则
❖ 1、参会者要将工作安排交给会议主席 ❖ 2、超过1小时的会议要有书面的通知 ❖ 3、所有参会者都要准备发言的心态 ❖ 4、会议要准时开始、准时结束 ❖ 5、负责人对决议能否达成负直接责任
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48
第七讲 如何对待会议中的 意外情况
❖ 一、“蝉”型发言者的症状及应对办法 ❖ 二、“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法 ❖ 三、“驴”型发言者的症状及应对办法 ❖ 四、“兔子”型发言者的症状及应对办法 ❖ 五、“螃蟹”型发言者的症状及应对办法
高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
14
14
二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
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13
二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
2020/3/31
16
二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
高效会议管理(PPT53页)
麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。 咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里 遇见了对方的董事长，该董事长问他能不能说一下 现在的结果。由于该项目负责人没有准备，而且即 使有准备．也无法在电梯从30层到l层运行的30秒 钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要 客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的 时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结 果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二 三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。 这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或
称“电梯演讲”。
会议需要管理
吗？会议管理还需 要技巧吗？
整个世界在某种程度上 说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺
少技巧！
PART 1 企业和部门会议中存在的问题及原因分析
• 1、企业会议常见的问题： 参而不议，议而不决， 决而不行，行而无果
何谓习惯： 指逐渐养成而不易改变的行为。
总以某种固定方式行事，人便能养成习惯（亚里 士多德）
改变旧时的习惯
1、写下想改变的习惯 2、写下你的目标 3、列出习惯带来的问题 4、列出改变习惯的好处 5、奖励自己 6、坚持21天 7、回顾新的习惯行为
把习惯变成技巧及行为
任何技巧只有不 断实践，反复练 习，成为习惯性 行为后才能产生
2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
Part 3 如何成为优秀的会议领导者和主持人
称“电梯演讲”。
会议需要管理
吗？会议管理还需 要技巧吗？
整个世界在某种程度上 说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺
少技巧！
PART 1 企业和部门会议中存在的问题及原因分析
• 1、企业会议常见的问题： 参而不议，议而不决， 决而不行，行而无果
何谓习惯： 指逐渐养成而不易改变的行为。
总以某种固定方式行事，人便能养成习惯（亚里 士多德）
改变旧时的习惯
1、写下想改变的习惯 2、写下你的目标 3、列出习惯带来的问题 4、列出改变习惯的好处 5、奖励自己 6、坚持21天 7、回顾新的习惯行为
把习惯变成技巧及行为
任何技巧只有不 断实践，反复练 习，成为习惯性 行为后才能产生
2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
Part 3 如何成为优秀的会议领导者和主持人
高效会议管理标准版课堂PPT
课程目的
单击此处编辑母版标题样式
单击一此、处了编解辑会母议版常文有本的样缺式点和会议的种类
➢ 第二级
二▪ 、第三掌级 握会前、会中、会后进行的要领和原则
• 第四级
三、培养» 第主五管级 主持高效率会议所具备的能力
02.07.2024
.
11
单击此处编辑母版标题目样录式
单➢击一二三第▪ 此二、 、 、第三级处级权会会编威议议辑统的的母计 意五版义（项文本会功样议能式的成本） 四、• 会第四议级的目的 五、高»效第五率级会议的管理技巧 六、关于会议频率的建议 七、会议的分类 八、公司会议规划举例
3.欠▪ 第缺三级议程。 4.与会• 人第»四选第级五不级当(与会者太多或与会者太少)。 5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。 6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通
知开会)。 7.开会通知内容欠周详。
02.07.2024
.
99
单击此处编辑1.母会版议标前题样的式原因(续)
8.会议地点不当。 9单.会击议此场处地编设辑备母欠版佳文。本样式
6．开发创意
7．激励员工士气
8．巩固经理人的地位
02.07.2024
.
77
单击此处编辑母版标思题考样式题
单击想此一处想编辑母讨版文论本三样分式 钟 ➢会第▪ 二第议三级级 为什么没有实效?
• 第四级 » 第五级
02.07.2024
.
88
单击此处编辑母1版.会标议题前样的式原因
1.欠缺目标。 单2➢.击第目此二标级处不编明辑确母。版文本样式
9.与会者之间交头接耳。 单10击.与此会处者编不辑表母明版真文正本感样受式
或➢意第二见级。 ▪ 第三级
11.与会• 第者四之级间争论。 12.与会者»与第五主级席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
单击此处编辑母版标题样式
单击一此、处了编解辑会母议版常文有本的样缺式点和会议的种类
➢ 第二级
二▪ 、第三掌级 握会前、会中、会后进行的要领和原则
• 第四级
三、培养» 第主五管级 主持高效率会议所具备的能力
02.07.2024
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11
单击此处编辑母版标题目样录式
单➢击一二三第▪ 此二、 、 、第三级处级权会会编威议议辑统的的母计 意五版义（项文本会功样议能式的成本） 四、• 会第四议级的目的 五、高»效第五率级会议的管理技巧 六、关于会议频率的建议 七、会议的分类 八、公司会议规划举例
3.欠▪ 第缺三级议程。 4.与会• 人第»四选第级五不级当(与会者太多或与会者太少)。 5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。 6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通
知开会)。 7.开会通知内容欠周详。
02.07.2024
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单击此处编辑1.母会版议标前题样的式原因(续)
8.会议地点不当。 9单.会击议此场处地编设辑备母欠版佳文。本样式
6．开发创意
7．激励员工士气
8．巩固经理人的地位
02.07.2024
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77
单击此处编辑母版标思题考样式题
单击想此一处想编辑母讨版文论本三样分式 钟 ➢会第▪ 二第议三级级 为什么没有实效?
• 第四级 » 第五级
02.07.2024
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88
单击此处编辑母1版.会标议题前样的式原因
1.欠缺目标。 单2➢.击第目此二标级处不编明辑确母。版文本样式
9.与会者之间交头接耳。 单10击.与此会处者编不辑表母明版真文正本感样受式
或➢意第二见级。 ▪ 第三级
11.与会• 第者四之级间争论。 12.与会者»与第五主级席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
高效会议管理技巧1(ppt版)
等.
第二十页，共五十四页。
20
第4講 成功會議的五種策略
➢如何達成決議---決策方式
➢1.彼德。德魯克決議法
➢用“足夠多〞的時間檢視困難所在,並使參
會者達成
➢ 共識.
➢列舉或圖示各提案並開始討論之.
➢客觀比較各提案的優劣,防止(fángzhǐ)意氣之爭.
➢估計各提案之獲益率.
➢評估有無採集更多參考資料的需要.
27
第5講 會議中的溝通與反饋技巧
4.如何建立信任
找共同(gòngtóng)點.
❖在別人困難時給予幫助. 別人出錯時給予善意的提醒.
適當表達自己對別人的關心. 適當展示自己的能力和水平. 實事求是,不夸大,不說慌.
暴露自己一定的脆弱之處
保持適合自己的優雅儀表和風度
第二十八页，共五十四页。
28
第5講 會議中的溝通與反饋技巧
自身 環境
Strength 優勢
Weakness 劣勢
Opportunity 機會
Threat 威脅 17
第十七页，共五十四页。
第四講 成功 會議的五種策略 (chénggōng)
➢如何做開場白
1.定義:3~5分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨. 2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等.
4
第四页，共五十四页。
第1講 當今會議面面觀
➢會議的頻率
➢1.固定的部門會議:至少(zhìshǎo)每月一次
➢2.全體會議:至少每兩月一次
➢3.處理突發事件的會議:隨時
➢4.一對一會議:按需要
➢會議本钱的計算
➢1.會議的時間本钱
➢2.直接的會議本钱
➢3.效率損失本钱
5
第二十页，共五十四页。
20
第4講 成功會議的五種策略
➢如何達成決議---決策方式
➢1.彼德。德魯克決議法
➢用“足夠多〞的時間檢視困難所在,並使參
會者達成
➢ 共識.
➢列舉或圖示各提案並開始討論之.
➢客觀比較各提案的優劣,防止(fángzhǐ)意氣之爭.
➢估計各提案之獲益率.
➢評估有無採集更多參考資料的需要.
27
第5講 會議中的溝通與反饋技巧
4.如何建立信任
找共同(gòngtóng)點.
❖在別人困難時給予幫助. 別人出錯時給予善意的提醒.
適當表達自己對別人的關心. 適當展示自己的能力和水平. 實事求是,不夸大,不說慌.
暴露自己一定的脆弱之處
保持適合自己的優雅儀表和風度
第二十八页，共五十四页。
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第5講 會議中的溝通與反饋技巧
自身 環境
Strength 優勢
Weakness 劣勢
Opportunity 機會
Threat 威脅 17
第十七页，共五十四页。
第四講 成功 會議的五種策略 (chénggōng)
➢如何做開場白
1.定義:3~5分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨. 2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等.
4
第四页，共五十四页。
第1講 當今會議面面觀
➢會議的頻率
➢1.固定的部門會議:至少(zhìshǎo)每月一次
➢2.全體會議:至少每兩月一次
➢3.處理突發事件的會議:隨時
➢4.一對一會議:按需要
➢會議本钱的計算
➢1.會議的時間本钱
➢2.直接的會議本钱
➢3.效率損失本钱
5
高效会议管理技巧ppt课件
中心议题。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
管理课件
10
（三）合理控制会议频数(3)
会议的频率
固定的部门会议 建议频率：每月一次 注意事项：不能多与每周一次， 否则容易形成 拖沓的不良习惯； 将会议时间记录在笔记本上， 以防因一时疏忽造成工作上的被动。
根据统计调查，会议最合适的人数 一般为 5-7最为合适
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（三）合理控制会议频数(4)
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（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
与会人员、及其它资源的配置；
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（二）系统的会议策划（3）
特别提示： 一般会议（小型会议、常规例会）可按已形成的会
议规划或（方案）进行管理！
如果是全体会议，会议布局 ——阶梯教室的形式
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（二）企业会议现状透视（2）
** “请对号入座！”（如有此现象请用“Y”）
1、会议太频繁；
（）
2、会议时间拖得太久； （ ）
3、主席话说得太多了；（ ）
4、老板太独裁了； （ ）
5、讨论结构太松散了；（ ）
6、主席讲的我们都知道 （ ）
7、会议常一成不变； （ ）
8、会议记录不完整； （ ）
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（一）弄清会议目的（3）
1、资讯的分享（30-40%） 2、达成决议、解决问题（40-50%） 3、开发创意（5-8%） 4、激励士气（8-10%） 5、巩固管理者地位（5%）
--开会最主要的目的就是资讯分享与达成决议！
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（二）企业会议现状透视（1）
分组讨论，代表发言：
*我们召开会议时存在哪些问题？ *哪些问题最严重？ *哪些问题出现最频繁？
有效沟通
---高效的会务管理
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第一部分
正确认识会议!
（一）弄清会议目的 （二）企业会议现状透视 （三）合理控制会议频数
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(一)弄清会议目的（1）
为什么要开会?!
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（一）弄清会议目的（2）
*会议是企业经营管理的重要工具。 *会议作为企业经营管理的工具愈来愈被广泛地应用。 *现代企业管理需要多岗位、跨部门间的协同、配合。
2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具
13.是否安排与会者住宿
14.是否发出了会议通知
15.确定视听教材
16.确定辅助教材
17.准备会场周边位置图
18.是否要求与会者准备资料
19.确定自己人的相关资料
20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
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试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
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会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签
会议成本的计算
会议的时间成本——与会者的时间、会议的准备时间、 后勤保障人员的时间成本等
直接的会议成本——会议设施费用等 效率损失成本
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（三）合理控制会议频数 (2)
结论：
能够不开会就解决问题, 我们就坚决不开会!
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第二部分
高效会议的八大特征
只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人
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第二部分
如何进行ห้องสมุดไป่ตู้效的会议管理?
*明确会议目的
*系统策划
*精心的会前准备
*成功的角色扮演
*有效的过程控制
*会后追踪及评估
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(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
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（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
如果与会人员超过10人，会议布局应该是 ——“U”字型
如果与会人员5-7人，会议布局应该是 ——半岛型
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（二）系统的会议策划（4）
简洁、可行的会议议程：
---会议议程是需要提出并讨 论的问题或项目的清单。
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（二）系统的会议策划（5）
如何编排会议议程？
*议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。 *议程中关于会议的主要目的应尽量明确。 *全体与会者需知道会议对他们的要求。 *分配给每一项的时间应体现出它们的次序。
忠告：无人会介意提早结束会议，但会议超过预定时
间是令人不快的！
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会议议程参考格式
按照****************，为分析总结***********************并对 *******************做出安排，特召***************会议。
相关事宜通知如下： 一、 会议时间： 二、 会议地点： 三、 会议议程： 1. 开始时间-时间1 与会人员签到入席 2. 时间1 -时间2 议程一 3. 时间2 -时间3 议程二 4. 时间3 -时间4 break 茶点时间 5. 时间4 -时间5 议程三 6. 时间5 -时间6 议程四 7. 时间6 -时间7 会议总结 四、 参加人员： 五、 有关要求 1. 参加人员要事先安排好工作，务必准时参加。如无特殊原因不得请假； 2. 荐于会议重要性，需携带本子与笔做记录。
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（三）合理控制会议频数（1）
我们一定要开会吗？！
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（三）合理控制会议频数(2)
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类
按开会目的分类
1.团队会议 1.面对面会议 2.一对一会议 2.电话会议
3.视频会议
1.宣布人事安排、讲解政策 的会议 2.当众表扬或批评别人的会 议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议
9、会议常开完就没有结果了（ ） 10、会议气氛经常很紧张 （ ）
11、会议通知不及时； （ ）
12、部分与会人员准备不充分 （ ）
13、开会时常有迟到、早退、缺席现象 （ ）
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（二）企业会议现状透视（3）
企业会议现状： *会议次数与时间增加 *跨部门会议增加 *会议效率低下 *浪费惊人
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