档案数字化工作指南
档案数字化工作方案
档案数字化工作方案一、背景和目标随着信息技术和数字化时代的快速发展，传统纸质档案已经不能满足现代社会对信息存储、获取和管理的需求。
档案数字化已成为现代化管理的必然趋势，可以提高档案管理的效率、减少空间占用，并且方便用户随时访问和利用档案资源。
本文档旨在介绍档案数字化工作的方案和步骤，以帮助组织实施档案数字化工作。
二、工作内容2.1 档案鉴定与整理在数字化工作开始前，首先需要对纸质档案进行鉴定和整理。
即对档案进行分类、编号、清点，并进行质量和完整性评估。
对于有价值的档案，应优先进行数字化转换。
2.2 数字化设备和软件选择选择合适的数字化设备和软件工具对于成功实施档案数字化是至关重要的。
主要设备包括高清扫描仪、全自动扫描设备等，软件工具可以包括OCR（光学字符识别）技术、图像处理软件、文档管理系统等。
2.3 数字化流程设计和标准制定设计档案数字化的具体流程，并制定相应的标准和规范。
流程包括档案索引与扫描、图像处理与编码、质量控制与验证、数字文档存储与管理等。
标准和规范可以包括文件命名规则、图像格式选择、存储结构和权限控制等。
2.4 扫描和图像处理根据制定的标准和流程，对纸质档案进行扫描和图像处理。
扫描过程中需要注意扫描分辨率、图像格式选择和质量控制等。
图像处理包括图像降噪、增强、裁剪和压缩等操作，以提高图像质量和存储效率。
2.5 OCR技术应用应用OCR技术对扫描得到的图像进行光学字符识别，将纸质档案中的文字信息转换为可编辑和可搜索的电子文本。
OCR技术可以大大提高档案的可利用性和检索效率。
2.6 数字文档存储与管理建立数字文档存储与管理系统，对数字化档案进行分类、索引、存储和管理。
系统应具备安全性、可扩展性和高可用性等特点，并提供便捷的检索和查询功能。
2.7 数据备份和安全控制定期进行数字档案数据的备份和存档，确保数据的可靠性和完整性。
同时设置合理的权限和安全控制机制，保护档案数据的安全。
三、项目实施计划3.1 阶段一：前期准备•完成档案鉴定和整理工作，制定数字化工作计划。
关于将纸质档案数字化、电子化的工作方案
关于将纸质档案数字化、电子化的工作方案第一篇：关于将纸质档案数字化、电子化的工作方案关于将纸质档案数字化、电子化的工作方案为解决传统的管理手段查询效率低和档案管理难度大的问题，同时为更好地保存档案和实现档案信息共享，我单位决定将纸质档案数字化、电子化，进行档案信息化建设。
特制定了关于将纸质档案数字化、电子化的工作方案，共有四步。
具体步骤如下：第一步，对档案进行整理、分类，建立科学合理的档案目录。
建立的档案目录应包括档案所有的信息内容，不仅要对档案精细、科学地分类，同时要能够反映出纸质档案存放的地址以及每一部分内容所在的书册和所在的页码范围。
第二步，根据档案目录，逐次逐类将档案数字化、电子化。
在第一步的基础上，按照档案目录的分类，将档案信息的每一类内容数字化、电子化，共有两部分工作。
一方面是将档案中单纯的文字信息电子化，转化成word、excel等电子文件的形式；另一方面是将档案中的协议书、合同书等具有重要特征的文本信息通过扫描转化成电子图片的形式。
第三步，将形成的各类电子化档案进行汇总、检查审核，纸质档案归档。
对第二步完成的各类电子化档案汇总成录，在汇总的过程中进行数据检查审核工作，确保电子档案信息的准确性，同时完成纸质档案的归档工作。
第四步，对电子化档案建立科学的检索方法。
在完成纸质档案数字化、电子化后，将其中的内容与目录科学地联系在一起，建立科学、高效的检索方法。
第二篇：纸质档案数字化规范DAT31-2017纸质档案数字化规范DA/T31—2017 分享 / 打印 / 放大字体 / 缩小字体发布机构：万源市档案局发布日期：2018-04-16纸质档案数字化规范DA/T31—2017前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。
本标准与DA/T 31-2005相比，主要技术变化如下：——标题进行了修改；——增强组织与管理部分的内容，完善数字化工作中管理相关要求；——增强数字化前处理部分的内容，包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求；——增加数字化过程中元数据采集的要求；——修改了档案扫描部分参数要求；——修改了图像处理部分内容，更加强调保持档案原貌的要求；——细化了数字化成果验收的内容；——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。
档案数字化操作指南
档案数字化操作指南随着信息技术的快速发展，传统纸质档案已经无法满足现代社会的信息管理需求。
数字化档案成为了当前各个行业中必不可少的一环。
本文将为您提供档案数字化操作指南，以帮助您高效、准确地进行档案数字化工作。
1. 准备工作在进行档案数字化之前，需要进行一些准备工作，以确保数字化过程的顺利进行。
首先，确保您有足够的存储空间，以保存大量的数字档案。
其次，整理档案，并选择需要进行数字化的文件。
最后，选择合适的数字化设备，例如扫描仪和存储设备。
2. 文件扫描文件扫描是档案数字化的关键步骤之一。
在扫描之前，您需要调整扫描仪的设置，如分辨率、扫描速度和文件格式等。
确保选择合适的设置，以满足您的需求。
然后，将纸质文件逐一放置在扫描仪上，并进行扫描操作。
注意，扫描文件时要保持文件的完整性，避免出现损坏或遗漏。
3. 文件整理和命名在完成文件扫描后，您需要进行文件整理和命名工作，以方便后续的检索和管理。
首先，对扫描得到的文件进行排序，按照一定的顺序进行归类。
然后，为每个文件赋予一个有意义的文件名，以便更好地识别和查找。
建议使用简洁明了的命名方式，包括文件的名称、日期和其他相关信息。
4. 文件存储与备份将数字化的文件存储到合适的设备或系统中，以便于管理和检索。
可以选择本地存储设备（如硬盘、光盘）或云存储服务，根据档案的重要性和规模进行选择。
无论选择何种存储方式，都要确保数据的安全性和备份。
定期进行数据备份，以防止数据丢失或损坏。
5. 档案检索与管理数字化档案的最大优势在于提供了快速、准确的检索和管理功能。
为了更好地利用数字化档案，您可以使用一些档案管理软件或数据库系统，将文件的元数据进行记录和索引。
这样，您可以通过关键词、日期或其他属性来快速检索和定位所需的档案文件。
6. 安全与保密在进行档案数字化操作时，信息安全和保密至关重要。
确保数字化过程中采取适当的安全措施，包括数据加密、访问权限控制和网络防护等。
此外，对于涉及隐私信息的档案文件，要严格遵守相关法律法规，并采取必要的措施进行保护，以确保档案的安全和保密。
档案数字化基本工作流程(参考模板)
档案数字化基本工作流程一、术语和定义1、数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
2、纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3、数字图像表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
4、黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
5、连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
6、分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。
7、失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。
8、可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力。
9、图像压缩清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
二、纸质档案数字化基本要求1、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
2、数字化对像的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
1）符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
2）价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
3、基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
4、过程管理1）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全.2 ）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
档案数字化操作指引
档案数字化操作指引随着信息技术的不断发展与应用，数字化已成为档案管理的重要手段之一。
通过数字化处理，可以实现档案的电子化、智能化管理，提高档案服务效率和保护档案安全。
本文将为您介绍档案数字化操作指引，帮助您合理高效地进行档案数字化处理。
一、前期准备1. 确定数字化处理范围：根据实际需求和资源情况，确定需要数字化处理的档案种类、数量和时间范围。
2. 制定数字化处理计划：根据档案种类和数量，制定详细的数字化处理计划，包括工作步骤、时间节点和人员安排等。
二、数字化设备准备1. 选择合适的数字化设备：根据档案特点和处理要求，选择适用的数字化设备，如扫描仪、影像处理软件等。
2. 购置必要的设备和软件：按照数字化处理计划，购置必要的设备和软件，并进行安装和调试。
三、数字化处理操作步骤1. 准备档案原件：将需要处理的档案原件按照规定顺序分类整理，并清理干净，确保无灰尘和污渍。
2. 扫描档案原件：将整理好的档案原件放置在扫描仪上，根据扫描设备和软件的操作指南，进行逐页扫描。
3. 图像质量校验：扫描完成后，通过软件对图像质量进行校验，确保图像清晰、无噪点和变形等问题。
4. 文件保存和分类：将扫描得到的文件按照档案分类和命名规则保存在合适的目录下，便于后期检索和管理。
5. 数据备份和存储：及时对数字化处理的文件进行备份，并选择稳定可靠的存储设备和方式保存文件，以防数据丢失或损坏。
四、档案数字化后处理1. 档案检索和访问：利用档案管理系统或相关软件，建立档案索引和检索系统，便于用户浏览、检索和获取所需档案信息。
2. 档案安全保护：加强对数字化档案的安全保护，包括权限管理、数据加密、定期备份和防病毒等措施，确保档案信息的机密性和完整性。
3. 档案利用和共享：根据需要，将数字化档案进行利用和共享，方便相关部门和个人获取所需档案信息，并促进信息共享和协作。
五、数字化档案的评估与优化1. 进行数字化档案的评估：对数字化档案的质量和效益进行评估，了解数字化处理的效果和存在的问题，为进一步优化提供依据。
档案数字化工作方案
档案数字化工作方案数字化技术的迅速发展和应用，为档案工作带来了全新的机遇与挑战。
为提高档案管理的效率和准确性，实现档案数字化存储与共享，制定一份档案数字化工作方案显得尤为重要。
本文将介绍档案数字化工作方案的制定原则、具体步骤以及实施过程中需注意的问题。
一、档案数字化工作方案的制定原则1. 恰当与合法：制定方案时，应遵循国家和地方政策法规，确保数字化工作合规合法。
2. 效率与精确：制定的方案应保证档案数字化工作的高效率和准确性，提高档案信息的检索和利用效果。
3. 统筹兼顾：方案需要综合考虑组织资源、技术条件、人员培训等方面，以确保数字化工作的平稳推进。
4. 阶段性与可持续：制定的方案应该有明确的阶段性目标和时间规划，并具备可持续性的发展前景。
二、档案数字化工作方案的具体步骤1. 制定方案前的准备工作（1）收集资料：收集相关政策法规、技术规范、案例经验等资料，为方案制定提供依据。
（2）调研分析：对现有的档案管理模式和工作流程进行调研，分析数字化工作所需的技术、设备和人力资源等情况。
2. 确定数字化目标与范围（1）明确数字化范围：根据档案的种类和重要性，确定数字化的优先级和范围，可以分为完全数字化、混合数字化和有限数字化等几种模式。
（2）设定数字化目标：确定数字化工作的具体目标，如提高档案检索效率、减少存储空间、加强信息共享等。
3. 技术设备选择与投资预算确定（1）技术设备选择：根据数字化目标和需求，选择适合的数字化设备，包括扫描仪、数字化平台、存储设备等。
（2）投资预算确定：综合考虑数字化设备的价格、维护费用以及培训费用等，制定合理的投资预算。
4. 人员组织与培训（1）人员组织：确定负责数字化工作的团队，包括项目负责人、技术人员、管理人员等。
（2）培训计划：制定培训计划，确保工作人员具备数字化技术和管理知识。
5. 档案数字化实施与管理（1）数字化流程设计：设计档案数字化的具体流程，包括扫描、质检、数据整理、元数据录入等环节。
档案数字化工作内容和流程
档案数字化工作内容和流程随着现代化的发展，各行各业中，数字化技术的应用日益普及，其中，档案数字化也积极推进，不仅可以提升管理效率、提高存储效益，而且在信息传输、搜索和提取信息方面，也有着明显的优势。
因此，档案数字化工作受到了越来越多的重视。
档案数字化工作的内容涉及众多方面，首先是针对原始档案的收集、清理和整理。
精心挑选影像化档案，清理缺失和破损的照片，整理档案中重复的条目，使档案中信息清晰可见，增强可用性和内容整合度，是档案数字化工作的首要任务。
其次，对已经整理好的档案进行载入。
采用可靠的设备，通过数字化信息录入系统或其他影像化产品，将纸质文件转变为电子文件，以便信息的传输、共享和使用。
此外，还需要创建一套完备的档案引用系统，以保证档案的安全保管和利用。
档案数字化的流程一般包括以下几个步骤：收集档案，清理和整理档案，载入档案，创建一套适宜的档案文件索引。
此外，还要建立一个系统，用来跟踪和记录档案文件的状态和使用情况，并随时应对使用者的需求和信息诉求。
最后，经过多次测试和确认，档案数字化系统正式实施。
因此，档案数字化工作的正确实施需要一定的经验和技术，既需要做到手段的精确，也要充分考虑到整体的实用性和可操作性。
档案数字化技术的成功应用也大大依赖于档案管理者的专业水平和技术水准，只有这些基本工作得到妥善处理，才能够有效地建设和实施一个良好的档案数字化系统。
另外，在档案数字化的实施过程中，还要注意保障档案的安全性。
设立的权限管理体系，能够有效保护档案的完整性和信息安全性，以便政府机构、企业或其他机构，能够更充分地发挥档案的价值和功能。
在当今的发展形势下，档案信息化已经成为实现信息共享和科学管理的必由之路。
完善的数字化技术、专业技能以及科学有效的流程，是实现信息智能化、生产力提升和成效改善的有力手段，也是社会经济发展的重要基础。
深圳龙岗档案数字化工作流程与要求
深圳龙岗档案数字化工作流程与要求
1、数据收集：确定数据源，收集材料；
2、图像采集：根据档案类型采集文件图像，并按指定格式拍摄；
3、文字识别：上传原文件图像进行文字识别，对识别后的文字进行
校核；
4、元数据录入：录入档案相关的元数据，包括编号、类型、标题等；
5、存储管理：将档案文件图像、原文文字识别结果以及档案元数据
存储与相应的数据库中；
6、数据安全：全面实施档案数据安全管理，保证数据的安全、完整;。
7、日志记录：记录档案管理中的操作日志，以验证档案的内容是否
发生变化。
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前言为进一步推进我市档案现代化建设整体进程，方便广大档案工作者快速准确地掌握实用的档案数字化基础技能，我局根据实际工作经验并借鉴有关资料，特将两种主要档案数字化的技术规范、操作方法、步骤等，制成操作实务幻灯片。
由于我们首次尝试，时间仓促，不足之处，敬请指正，以便更臻完善。
常州市档案局二〇〇九年十一月第一部分技术规范 (4)•一、范围•二、纸质和照片档案数字化基本要求•三、档案整理•四、目录建库•五、全文数字化技术指标•六、图像处理•七、数据验收•八、数据挂接•九、数据备份•十、数据管理、使用注意事项第二部分操作指南 (21)•一、全文数字化扫描•二、全文和永乐内目录的挂接第一部分技术规范概述一、范围本标准规定了纸质档案和照片档案数字化的主要技术要求，提供了相应的操作指南。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案和照片档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
二、纸质档案数字化基本要求1.基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
2.数字化对象的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
第一部分技术规范概述(1)符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家法律以及有关规定。
(2)价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
3.基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
4.过程管理(1)应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
(2)纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规第一部分技术规范概述三、档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
1.目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。
2.拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
第一部分技术规范概述3.区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正件的文件可以不扫描原稿。
4.页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5.档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
6.装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。
恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
第一部分技术规范概述四、目录建库1.档案著录按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。
2.目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。
核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
3.目录密级确定在开展全文数字化扫描前，有密级的档案应当在对应的档案目录数据的备注栏注明密级。
第一部分技术规范概述五、全文数字化技术指标★所有全文数字化的成品规定保存在非系统盘的固定目录下，例如“D:\全文\文书\文件级”。
1.纸质文件扫描文件格式：PDF格式文件命名：以对应文件档号命名例如：A001200900100010001.pdf扫描分辨率：300×300扫描类型：黑白2.电子文件转换文件格式：PDF格式文件命名：以对应文件档号命名第一部分技术规范概述3.照片档案处理(1)实体照片扫描文件格式：JPEG格式文件命名：以对应文件档号命名扫描分辨率：300×300扫描类型：彩色(2)电子照片文件格式：JPEG或TIFF格式文件命名：以对应文件档号命名4.扫描登记认真填写全文数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
第一部分技术规范概述六、图像处理1.图像数据质量检验(1)对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。
发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
(2)由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
(3)发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
(4)发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
(5)认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
2.纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
第一部分技术规范概述3.去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
4.图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
5.裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
第一部分技术规范概述七、数据验收1.数据抽检(1)以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
(2)一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。
2.验收指标(1)目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。
(2)一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%第一部分技术规范概述3.验收审核验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
4.验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
第一部分技术规范概述八、数据挂接1.汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，应及时汇总。
2.数据关联以目录数据库为依据，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，页数是否一致，文件的总数是否相同等。
通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性。
最后通过挂接手段实现目录数据和图像数据的批量、快速挂接。
3.登记核对认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
第一部分技术规范概述九、数据备份1.备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。
2.备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
3.数据检验备份数据也应进行检验。
备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
4.备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
5.备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
第一部分技术规范概述十、数据管理、使用注意事项1.各单位应当建立健全信息安全保密制度，确保数字档案室内数据和计算机系统的安全，做到专人专机，责任到人。
2.数字档案室内用于管理档案的计算机系统禁止接入国际互联网及其它公共信息网，禁止未经相关领导审批的情况下使用U盘等移动存储介质。
3.数字档案室内所有档案数据应当定期脱机复制备份，可采用移动硬盘和刻录光盘结合使用备份，光盘建议刻录两套避光干燥保存。
第一部分技术规范概述4.档案管理相关计算机及其外部设备如需维修，须在维修前将存储器内所有数据剪切至专用移动存储设备中，并将原存储器进行数据的安全销毁处理，确保计算机及与外部设备内无任何信息后方可交由行政中心指定维修地点进行维修。
维修过程中，存储有数据的移动存储设备由专人保管。
维修完成后，须将数据还原并清空移动设备。
如相关计算机及外部设备老化，需要更换新型机器，须将旧计算机中的硬盘、内存条等存储设备拆卸清点登记编号，存放于安全地点，并由处理人向相关职能处室出具详细申请报废说明。
5.严禁将打印、传真多功能一体机既用于档案打印，又用于普通电话传真。
第二部分操作指南★档案数字化并不限于使用本指南演示所用软件，本指南仅作参考。
在开始档案数字化前，档案室应该安装并调试好相关计算机设备，包括计算机，扫描仪，大容量存储设备，光盘刻录机等。
本指南所使用软件：•映象程序（Imaging for Windows 2.8）•PDE影像加工系统V6.0•All Office Converter Platinum V6.1•Sybase SQL Anywhere 5.0第二部分操作指南一、全文数字化扫描1.纸质档案的扫描和处理(1)安装并打开映象程序(2)点击“扫描新文档”第二部分操作指南(３)在扫描仪上放入文件(４)设置扫描参数并点击“扫描”点击“扫描”根据实际情况调节各项参数第二部分操作指南(５)等待扫描完成(６)扫描完成后进行图像处理页面放大缩小按钮显示当前为文件的第几页，左右按钮分别为翻页按钮此处为需要清除的黑边此处为需要清除的黑点第二部分操作指南用鼠标框选需要清除的区域按“Delete”键第二部分操作指南(7)处理完文件内所有页面后点击“保存”，命名文件，以TIF 格式保存注意，选择正确的保存位置点击“保存”按钮以对应档号命名，此时以“TIF”格式保存第二部分操作指南(８)安装并使用PDE影像加工系统进行批量倾斜校正和转换１.打开PDE影像加工系统，并在“工具”菜单中选择“批量处理”第二部分操作指南２.点击“选择”按钮选定全文所在目录３.然后点击“加载”按钮加载所选目录４.【注意】点击“TIF 倾斜边界”按钮进行图像批量倾斜校正，若处理对象包含灰度或者彩色图像，建议不执行该功能５.点击“生成PDF”按钮进行最终PDF输出第二部分操作指南６.三份TIF文件被转换成PDF格式，纸质档案数字化流程结束。
第二部分操作指南2.照片档案的扫描和处理(１)安装并打开映象程序(２)点击“扫描新文档”第二部分操作指南(３)在扫描仪上放入文件(４)设置扫描参数并点击“预览”1.分辨率选择300*3002.图像模式选择“彩色”3.点击“预览”按钮后观察照片大小第二部分操作指南4.在预览窗口内鼠标变为“十”字，沿照片边缘框选整张照片5.最后点击“扫描”按钮开始扫描第二部分操作指南6.等待扫描结束7.点击“保存”按钮8.选择照片保存位置9.以对应档号命名10.以jpg格式保存第二部分操作指南3.电子文件转换(1)安装并打开All Office Converter Platinum V6.1软件首次启动会提示输入注册信息，请使用如下信息注册－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－用户名czdaj注册码75011162191391210808－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－第二部分操作指南然后重新打开软件，修改语言为简体中文，默认输出目录为全文保存目录。