讲义_工程资料的收集与整理20060829

其它形式的资料：照片、录音、录像、光盘
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2、工程档案 在工程建设活动中，从工程项目的提出、立项、审批、 勘察设计、施工、生产准备、监理以及工程管理过程中直接 形成的具有归档保存价值的文字材料、图表、声像等各种形 式的历史记录的总和。我们按照一定的方法，把这些形式的 历史记录进行分类、整理、编目、鉴定，并按规定归档，集 中保存起来，这些工程资料就变成了工程档案。材料还是这 些材料，在我们对它进行归档之前，我们叫它材料或资料， 归档之后我们叫它档案。 在工程档案里，就会涉及到以下几个概念： 2.1 原件 原件是指在工程建设中直接形成的、具有重要查考和凭 证价值的文件资料。如领导签名、签字、签署的处理意见； 原始记录等。 原件的内容(领导签名、签字、意见及原始记录等)必须 是用钢笔碳素水、水毛笔或黑色签字笔书写，不得用圆珠笔、 水彩笔或铅笔代替等易退色、掉色的书写材料书写。与此同 时，卷内的科技文件资料和书写材料应符合耐久性的要求， 必须使档案有益于长期保存。来往函件以有文签的为原件。 2.2 案卷 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 2.3 立卷 按照一定的原则和方法，将具有保存价值的文件分类整 理成案卷的过程，亦称组卷。
其
监理工程师通知单
它 事
监理工程师通知回复单
项
监理工作联系单等
管
理
1.3
组织竣工预验收
形成
参加竣工验收 工程移交与接收
工程竣工备案
形成 形成 形成
●《工程竣工报验单》A10 监 ●《工程竣工报告》（施工） ●《工程质量评估报告》(监理) ●《工程质量检查报告》(设计)等
《单位工程质量竣工验收记录》
《竣工移交证书》
《工程建设竣工备案表》
施工资料的产生及其管理流程
补充修改
施工单位根据图纸、合同文 件等要求编制施工组织设计、施 工方案等
施工单位进行的 内部审批手续
形成
●施工组织设计 ●施工方案等
施工单位进行的 施工技术文件报审
未获批准
建设(监理)单位 批复意见
施工单位依据批复意见与 技术文件进行技术交底
进入施工质量验收 报验流程
批准、形成
工程技术文件报审表
形成
●施工组织设计交底 ●施工方案技术交底 ●分项工程技术交底等
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项目申请
形成
项目建议书编制与批复
可行性研究立项
列入年度计划 办理征地、流域 施工许可等手续
测量、勘察 初步设计
施工图设计 监理招投标 施工招投标 办理开工手续
施工 工程完工
形成 形成 形成 形成 形成 形成 形成 形成 形成 形成 形成
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一般规范中对“立卷”与“组卷”的定义是相同的，但两者 实际意义存在不同，可以这样区分：施工过程中将收集的不 同类别工程资料分类、整理成卷的过程，叫做组卷；档案管 理部门将文件分类、整理成卷的过程，叫做立卷。
2.4 归档 文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立 卷，并按规定移交档案管理机构，这个过程就叫归档。 3、工程档案工作的作用与目的 工程档案工作是基本建设管理工作的重要组成部分，建 立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要， 也是国家、部、省以及工程所在地等有关部门的共同要求。 工程档案工作达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验 收。对历史负责，为后人着想，将项目建设的过程真实地记 录并保存下来，为日后查考和其它利用工作，提供一份翔实 可靠的文件资料，因此就更需要开展工程档案工作。 4、什么是“工程档案工作与工程建设进程同步”管理？ 工程档案工作的进程要与工程建设进程同步管理，其具 体内容就是：从立项时，就应开始进行文件资料的收集和整 理工作；签订勘测、设计、施工、监理等协议(合同)时，要 对工程档案(包括竣工图)的质量、份数和移交工作提出明确 要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的 收集、整理情况；进行单元与分部工程质量等级评定和工程 验收(包括单位工程与阶段的交工、竣工验收)时，要同时验 收应归档的文件资料的完整程度与整理质量，并在竣工验收
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持档案人员的“三参加”制度。这对促进工程档案工作与工程 建设进程的同步管理具有重要意义。
8、为什么工程档案要坚持集中统一管理？ 集中统一管理一个工程项目的全部档案，这是《档案法》 赋予档案部门的职责。除此之外，其它任何部门或个人，均 不能长期保存其在工作中形成的各种门类的档案材料，这是 《档案法》与有关规章制度早就明确规定的。 所谓全部档案，是指一个单位(包括各种类型的机关、 团体、企业、事业单位)，在各项工作活动中形成的文书(含 党政工团)、科技、会计、审计、监察等不同载体的各种档 案材料。工程档案是科技档案的重要组成部分，所以必须要 将其纳入集中统一管理范畴。有关单位、部门或人员应积极 配合，交其经办或产生的有关文件资料，按要求收集起来并 进行系统整理，在规定期限内，移交给有关单位的档案部门。 对一个工程建设项目而言，建设单位(也就是工程的项目业 主)负有对工程建设过程中所产生的所有文件资料实行集中 保管的权力和义务。 坚持集中统一管理，不仅有利于改善档案的管理与保护 条件，最大限度地延长档案寿命、避免档案资料受自然或人 为的破坏；同时还可以有效防止档案资料的散失，确保档案 资料的完整与安全。同时，也有利于档案信息资源的综合开 发，为业务部门提供更好的服务。
工程资料收集与整理
山东省交通厅京杭运河续建工程建设办公室 二○○六年八月二十九日
工程资料的收集与整理
(二○○六年八月二十二日)
省厅京杭办今天举办了有关京杭运河微山二线船闸工 程建设管理工作培训会，给我们提供了一个相互学习交流的 机会，再次感谢综合科对此项工作的重视。
微山二线船闸工程档案是我省内河航运领域科技档案 的重要组成部分，是诸多建设者及其专业技术人员们辛勤劳 动的结晶。微山二线船闸的工程建设资料产生于整个工程建 设过程，是在项目提出、可行性研究、设计、招投标、施工、 质监、监理、试运行、交(竣)工验收等基础上形成的，具有 保存价值和历史意义的文字、图纸、图表、声像等不同形式 载体的各种纪录的总和。
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二、工程资料收集与整理的基本方法
1、工程资料产生的一般过程及其管理流程 1.1 基建资料的产生及其管理流程 详见下页。 1.2 监理资料的产生及其管理流程
监理中标 编制监理规划 施工准备阶段
开工审批 施工阶段
形成 形成 形成
形成 形成
中标通知书、监理合同
监理规划
●图纸会审记录 ●工程技术文件报审表 ●施工测量放射线报验单 ●第一次工地会议纪要 ●施工监理咨询会议纪要等
借此次机会，就工程实施过程中有关文件资料的收集与 整理等方面的问题谈谈自己的一些心得体会。其主要内容涉 及以下三个方面：
一、工程档案资料的基本概念 二、工程资料收集与整理的基本方法 三、工程资料收集与整理的质量控制
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一、工程档案资料的基本概念 1、工程资料 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基 建文件、监理资料、施工资料、竣工图、照片、录音、录像、 光盘等。 1.1 基建文件：建设单位在工程建设过程中形成的文 件，分为工程准备文件和竣工验收等文件。 1.1.1 工程准备文件：工程开工以前，在立项、审批、 征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 1.1.2 竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中 形成的文件。 1.2 监理资料：监理单位在工程设计、施工等监理过 程中形成的资料。 1.3 施工资料：施工单位在工程施工过程中形成的资 料。 1.4 竣工图：工程竣工后，真实反映建设工程项目施 工结果的图样。
工程开工审批文件
监理实施细则
施工组织设计报审表
分包单位资格报审表
工 程 进
形 工程竣工报验单 成 监理工程师通知单
度
监理工程师通知回复单
控
监理工作联系单
制
工程暂停令
工程开工/复工报审表
工程延期申请表
工程延期审批表等
报验申请表
分包单位资格报审表
工 程 质
形 分项/分部工程报验表 成 监理抽检记录
量
不合格项处置记录
控
监理旁站记录
制
见证记录/备案书
监理工程师通知单
监理工程师通知回复单
监理工作联系单等
工程变更单
费用索赔申请表
工 程
形 成
费用索赔审批表 工程暂停令
造
工程开工/复工报审表
价 控
工程延期申请表
制
工程延期审批表
工程最终延期审批表
工程款支付申请表
工程款支付证书
监理工作联系单等
施
工
合
同 以 及
形 工程款支付申请表 成 工程款支付证书
工程准备文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、
基建文件
勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文
工
件。
程 资
监理资料：监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。
料
施工资料：施工单位在工程施工过程中形成的资料。
竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。
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后及时归档。 整个工程项目档案资料的归档工作，应在竣工验收后规
定的时间内完成，这也应属于“同步”管理的具体内容。 5、为什么要进行“工程档案工作与工程建设进程的同
步管理”？ “工程档案工作与工程建设进程的同步管理”，是国家和
部、省有关管理办法与文件要求中明确提出的，也是确保工 程档案完整、准确、系统和日后有效提供利用的具体措施。 “同步管理”的目的就是要在工程建设的全过程中，更好地完 成工程资料的收集、整理工作。因为，在工程建设过程中的 不同时期或阶段，都会产生大量的原始材料(如合同、协议、 设计、施工、监理与记录、事故处理与质检材料等)。这些 原始材料之的内在联系，只有当事人在当时是最清楚的，及 时将这些应归档文件资料收集、整理起来也显得比较容易。 随着工程建设进程的不断深入，文件资料就会越积越多，如 果在工程建设的不同阶段，不能及时完成应归档材料的收集 整理工作，对工程档案的完整、准确、系统必将产生十分不 利的影响。如果到竣工阶段再开展文件资料的收集整理工 作，一定会造成意想不到的困难。如由于时间过长、管理体 制变化，或项目管理、工程技术人员的工作变动等原因，必 然会造成有关工程资料之间的关系不清(不同阶段的文件档 案材料可能混杂在一起)，应归档的材料不全(散存在个人手 中或者已经丢失)，竣工图编制不准确或不倒位(未对施工变 更部分及时进行修改)等问题。其中有的问题，在当时是很