文档档案管理制度(新版)
文档管理与档案保管制度
文档管理与档案保管制度第一章总则第一条制度目的为规范企业文档管理与档案保管工作，确保公司信息的完整性、准确性和安全性，订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司全部部门、全体员工，包含全部电子文档及纸质档案。
第三条基本原则1.信息安全原则：文档和档案的保密、完整、可用性是首要原则。
2.规范性原则：文档和档案的创建、归档、传递、查询和销毁必需依照规定的流程和标准进行。
3.统一管理原则：建立统一的管理体系，确保文档和档案的有效管理和利用。
第二章文档管理第四条文档的定义1.文档：指团队或个人为实施工作而创建的书面或电子化的文件，包含但不限于计划、合同、报告、会议纪要、备忘录、邮件等。
2.标准文档：指公司订立的标准格式或模板的文档。
全部部门和员工必需依照标准文档来创建和处理相关工作。
第五条文档管理流程1.创建文档：部门或个人依据工作需要，参照标准文档，使用统一的规范进行创建。
2.文档审批：依据工作流程，文档需要经过相应部门或人员的审批，确保文档的准确性和合规性。
3.文档归档：审批通过的文档，及时归档到指定的文件夹、云端或数据库，并依照文件夹分类、版本管理等要求进行管理。
4.文档传递：依据工作需要，部门或个人应将必需的文档传递给相关人员，确保信息的及时流通。
5.文档查询：员工可以通过文件夹、数据库或其他指定的工具进行查询，快速找到所需文档。
6.文档更新：如有必需，文档应及时更新，旧版本的文档应进行归档处理。
第六条文档保密1.保密级别划分：公司划分文档的保密级别，包含公开、内部、秘密和机密等级别。
2.保密责任：员工必需依照文档保密级别的要求，妥当保管文档，严禁泄露、复制或外传。
3.办公环境安全：员工应保证办公环境的安全，不得将文档随便留在桌面或其他公共区域。
4.离职员工处理：离职员工应将手中的文档归档或交由部门领导进行处理，确保信息不外泄。
第七条文档备份与恢复1.定期备份：公司设定文档备份周期，并要求各部门依照规定备份紧要文档，确保在意外情况下能快速恢复数据。
电子文档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范电子文档档案的管理工作，保障电子文档档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子文档档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条电子文档档案管理应当遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保电子文档档案的合法合规。
（二）统一管理：对电子文档档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）规范操作：严格按照档案管理流程和标准进行操作，确保档案质量。
（四）安全保密：加强电子文档档案的安全保密工作，防止档案信息泄露和丢失。
（五）有效利用：提高电子文档档案的利用率，充分发挥档案在各项工作中的作用。
第二章电子文档档案的收集第四条电子文档档案的收集范围包括：（一）本单位各部门、各机构产生的电子文档资料；（二）与本单位业务相关的电子文档资料；（三）上级机关、外部单位提供的电子文档资料；（四）其他需要归档的电子文档资料。
第五条电子文档档案的收集应当遵循以下要求：（一）及时性：及时收集电子文档档案，确保档案的时效性；（二）完整性：确保收集的电子文档档案完整、准确，无遗漏；（三）规范性：收集的电子文档档案应当符合国家有关电子文档档案管理的规范要求。
第三章电子文档档案的整理第六条电子文档档案的整理应当遵循以下原则：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）按照档案形成的时间顺序进行排列；（三）按照档案内容的关联性进行组合；（四）保持档案的原始状态。
第七条电子文档档案的整理工作包括：（一）分类：根据档案内容、形式、用途等因素进行分类；（二）编目：为每份电子文档档案编制目录，包括档号、标题、作者、日期、页数等；（三）编号：为每份电子文档档案赋予唯一的档号；（四）数字化：对纸质档案进行数字化处理，确保档案的长期保存和利用。
第四章电子文档档案的保管第八条电子文档档案的保管应当遵循以下要求：（一）安全保管：采取有效措施，确保电子文档档案的安全，防止丢失、损坏、篡改等；（二）防磁防潮：对电子文档档案进行防磁、防潮处理，延长档案的寿命；（三）定期检查：定期对电子文档档案进行检查，及时发现并解决存在的问题。
档案管理制度(完整详细版)
公司档案管理规程一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3、承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定行政部门专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。
4、会议文件由行政部门收集。
5、归档的文件材料应为文字文件和电子文件，归档后的电子文件仅由公司行政部门的专人保管，部门及个人不可保留。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录、会议录像等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书等。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。
四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文、电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
5、档案文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
文档档案管理制度范文（3篇）
文档档案管理制度范文一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度范文（2）一、制度目的本制度的目的是为了建立和维护组织的文档档案管理体系，确保文档档案的有效管理、保存、利用和安全，提高工作效率和信息共享的便捷性。
文件管理制度(最新5篇)
文件管理制度(最新5篇)文档管理的制度篇一1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作，每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。
2、凡归档的'文件资料必须完整齐全，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。
3、档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，使用档案者必须爱护档案，不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。
4、借出使用的档案必须妥善保管，不得带入公共场所。
5、不得向无关人员谈论档案内容。
6、文档必须排列整齐，编号准确。
并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。
确保档案齐全。
文档管理的制度篇二为了使拌和站资料管理实现正规化，并切实加强档案资料的管理工作，特制定本制度。
一、文件收发1、建立收文登记制度。
对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。
2、收文登记主要包括以下内容：收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。
3、文件管理人员要根据领导指示，将文件送交承办人，承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找；承办人按文件要求完成后，要及时将文件交还保管人员保存。
4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记，发文登记内容包括：发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。
5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。
二、档案资料管理1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一，是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。
必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。
2、机械设备的数据管理是一项基础工作，它来源于原始资料。
为了提高设备资产的运作效益，必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究，并及时采取积极措施，保证投入产出效益目标的实现。
数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面，应做到定期归类整理。
数据要完整准确，报表要及时齐全。
3、机械管理基本数据库应具备以下内容：1）、管理号码；2）、设备名称；3）、型号规格；4）、技术状况；5）、保管单位；6）、本季运转小时；7）、原值；8）、净值；9）、组资日期；10）、生产厂家；11）、本机编号；12）、出厂日期；13）、外型尺寸；14）、整机重量；15）、动力机名称；16）、动力机型号；17）、动力机规格；18）、动力机生产厂；19）、动力机出厂日期；20）、动力机编号；21）、工点。
文书档案管理制度范文(五篇)
文书档案管理制度范文文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。
文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记（函、电报直接分送有关部门），及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发（属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发），由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度（一）归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议____、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。
文书档案管理制度（4篇）
文书档案管理制度一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。
2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。
3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。
(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。
(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。
(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。
二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。
2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。
3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。
4.文件归档时要有交接手续。
－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。
三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。
2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。
3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。
4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。
5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。
6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。
给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。
7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。
档案管理制度模板
档案管理制度模板第一章总则第一条为加强本单位档案管理工作，规范档案管理行为，保护档案利用权益，提高档案管理效能，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案的管理工作，包括电子档案和纸质档案。
第三条本制度的核心目标是确保档案的完整性、真实性、可靠性、及时性和便捷性，为相关工作部门和人员提供准确、全面的档案信息。
第四条本制度的执行者是本单位的档案管理部门或档案管理责任人，同时各部门和人员有责任配合执行档案管理制度。
第五条本制度的执行应与相关法律法规相一致，充分保护信息主体的合法权益，维护档案的安全和稳定。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应遵循真实性原则，确保档案记录的真实、完整和正确。
第七条档案管理应遵循一致性原则，确保档案的内外一致性。
第八条档案管理应遵循保密性原则，确保档案信息的保密性和安全性。
第九条档案管理应遵循继承性原则，确保档案的连续性和延续性。
第十条档案管理应遵循便捷性原则，确保档案的检索、利用和传递的便捷性。
第三章档案管理的基本要求第十一条档案管理应建立健全档案管理体制及档案管理规范。
第十二条档案管理应制定档案工作计划、年度工作计划和月度工作计划。
第十三条档案管理应做好档案的收集、整理、鉴定、发布、利用等工作。
第十四条档案管理应建立档案管理软硬件设施，确保档案信息的安全和存储。
第十五条档案管理应实施档案信息化管理，提高档案的管理效率。
第十六条档案管理应落实档案管理责任制，明确各部门和人员的档案管理职责。
第十七条档案管理应建立档案管理制度的宣传教育和培训机制。
第四章档案管理的程序和方法第十八条档案管理应按照文件的收集、鉴定和分类标示的程序进行。
第十九条档案管理应建立档案的安全保管措施，防止档案的丢失和损毁。
第二十条档案管理应建立档案利用和传递的程序和规范。
第二十一条档案管理应建立档案的检索和查询的程序和规范。
第二十二条档案管理应建立档案的整理和归档的程序和规范。
第五章档案管理的考核和监督第二十三条档案管理应建立档案管理的考核机制，对档案管理工作进行评估。
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文档档案管理制度(新版)
Safety management is an important part of enterprise production management. The object is the state management and control of all people, objects and environments in production.
( 安全管理 )
单位：______________________
姓名：______________________
日期：______________________
编号：AQ-SN-0163
文档档案管理制度(新版)
一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责（专职文秘），文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作
1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列
存档备查。
3、文件收发
文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁
1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档（每年一次）：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可
销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅
1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理
对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
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