文书档案管理制度
文书档案管理制度(3篇)
文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。
文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
文书档案管理制度
文书档案管理制度文书档案治理制度11、文书立卷每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。
在文件收集齐全的根底上，将文件按以下特征逐项分开。
①分年度。
将文件按其形成的年度分开。
②分级别。
将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。
对相互联系严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。
③分机构。
将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。
将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。
依据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。
在文书分类的根底上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。
拟写案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。
案卷正式确定下来后，依据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等详细状况系统排列。
编写卷内文件的页号；填写卷内文件名目和备考表；撤除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。
2、档案治理将档案库房的档案柜、架科学排列编号。
保持库房内外清洁卫生。
学习和把握档案爱护技术。
库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。
3、档案利用预备检索工具。
编制案卷名目、全引名目、专题文件名目、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。
查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进展审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。
借阅档案，应仔细填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。
对借出的档案资料要按时收回入库。
4、档案统计建立档案收进、移出登记簿。
精确编制档案工作状况统计年报，准时上报有关部门。
5、档案鉴定依据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进展鉴定。
文书档案室档案管理制度
第一章总则第一条为加强我单位文书档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有文书档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节。
第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理；（二）集中管理、分室存放；（三）方便利用、确保安全；（四）保密制度、依法管理。
第二章档案收集与整理第四条文书档案的收集应做到全面、准确、及时。
各部门应将具有保存价值的文件、资料及时报送档案室。
第五条档案收集的范围包括：（一）上级机关、领导批示、会议纪要、重要报告、请示报告、工作总结等；（二）单位内部形成的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等；（三）与单位业务、管理、活动等相关的其他文件、资料。
第六条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）对归档的文件、资料进行编号、编目；（三）填写档案登记簿，确保档案信息的准确性；（四）对破损、褪色的档案进行修复、复制。
第三章档案保管与利用第七条档案保管应做到：（一）库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗；（二）档案柜、架应整齐、有序，便于查阅；（三）档案人员应定期对档案进行清点、检查，确保档案的完整、安全。
第八条档案利用应遵循以下规定：（一）查阅档案应填写《档案查阅登记簿》，并经档案管理人员审核批准；（二）查阅档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅档案应爱护档案，不得擅自复制、翻印、损毁档案。
第四章档案销毁第九条档案销毁应遵循以下规定：（一）销毁档案前，应经单位领导批准，并报上级档案管理部门备案；（二）销毁档案前，应进行核对、登记，确保档案的完整性；（三）销毁档案应采用符合国家规定的销毁方法，确保档案内容无法恢复。
第五章奖励与处罚第十条对在档案管理工作中表现突出、成绩显著的单位和个人，给予表彰和奖励。
第十一条对违反本制度，造成档案损毁、丢失、泄密等行为的，根据情节轻重，给予通报批评、罚款、行政处分，直至追究刑事责任。
文书档案管理制度范文(五篇)
文书档案管理制度范文一、目的与依据为了规范企业的文书档案管理工作，确保文书档案的完整、准确、可靠和规范管理，提高工作效率，本制度制定。
二、适用范围本制度适用于企业内所有文书档案管理工作。
三、文书档案管理职责1. 文件发放和接收：负责按照规定程序向相关部门或人员发放文件，并及时收回；2. 文件归档：负责对收回的文件进行归档，确保文件的存储安全和方便查阅；3. 文件调阅：负责按照相关程序和要求提供文件的调阅服务，并记录调阅情况；4. 文件销毁：负责按照规定程序对到期、废止或无效的文件进行销毁，并做好销毁记录；5. 文件备份：负责对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可靠性；6. 文件整理：负责对文件进行分类和整理，确保文件的有序性和易查性；7. 文件传送：负责按照规定程序将文件传送给相关部门或人员，并记录传送情况；8. 文件编码：负责对文件进行编码，确保文件的唯一性和识别性；9. 文书档案管理制度的宣传和培训：负责向相关人员宣传和培训文书档案管理制度，提高管理意识和工作能力。
四、文书档案管理流程1. 文件发放和接收流程：(1) 文件发放部门按照文件发放申请单发放文件；(2) 文件接收部门或人员按照文件接收单接收文件。
2. 文件归档流程：(1) 文件归档部门按照文件归档要求进行归档；(2) 归档完成后将归档信息录入档案管理系统。
3. 文件调阅流程：(1) 调阅部门或人员填写文件调阅申请单；(2) 文书档案管理部门接收申请单并查找相关文件；(3) 查找到相关文件后，将文件交给申请人，并记录调阅情况。
4. 文件销毁流程：(1) 文件销毁部门按照文件销毁要求进行销毁；(2) 销毁完成后将销毁信息录入档案管理系统。
五、文书档案管理制度的宣传和培训为了提高文书档案管理意识和工作能力，需要进行定期的宣传和培训活动。
可以通过组织培训班、制作宣传资料等方式进行宣传和培训。
六、违纪违规处理对于违反文书档案管理制度的人员，将按照企业相关规定进行处理，严重者将追究法律责任。
文书档案管理制度(4篇)
文书档案管理制度一、总则为规范文书档案管理工作，提高文书档案管理效能，保障文书档案的完整性、准确性和可靠性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有单位和个人的文书档案管理工作。
三、基本原则1. 法律依据原则：文书档案管理工作必须依照国家法律法规和有关规定进行。
2. 统一管理原则：本单位的文书档案管理工作由专门机构负责，统一管理，确保文书档案的完整性和安全性。
3. 确权负责原则：对文书档案的拟制、核发、收集、整理、存储等工作应明确责任人并且由责任人进行负责。
4. 规范操作原则：文书档案管理工作应严格按照有关规定进行，确保工作的规范化和系统化。
五、文件档案的分类和编排1. 文件档案按照文种、用途、时间、地点等特点进行分类编排。
2. 文件的分类编排采用数字、字母、字母数字或字段的组合方式，确保能够快速检索和定位。
六、文书档案的编制和管理1. 拟制文书须按照规定格式进行，确保文书的统一性和规范化。
2. 文书档案在经过核发后，应当及时归档，确保档案的完整性和可查性。
3. 文书档案采用电子方式存储，同时也要保留纸质文件，以备查阅。
4. 文书档案的存储应当按照规定的期限和地点进行，确保文书档案的安全性。
七、文书档案的保密工作1. 所有的文书档案必须严格保密，任何人不得擅自查阅或泄露。
2. 对于涉及国家机密的文书档案，必须按照国家机密保密的相关规定进行处理。
3. 对于涉及商业机密的文书档案，必须按照有关商业机密保密的相关规定进行处理。
4. 文书档案管理部门必须建立健全的保密制度，对文书档案的保密工作进行监督和管理。
八、文书档案的销毁和归档1. 对于已经失效的文书档案，应当及时进行销毁，确保文书档案的及时清理。
2. 对于需要长期保留的文书档案，应当及时归档，确保文书档案的完整性和保存性。
3. 文书档案的销毁和归档工作必须经过核实并由相关负责人签字确认。
九、文书档案管理的监督和评估1. 文书档案管理部门应当定期对文书档案管理工作进行监督和评估。
文书档案管理制度
文书档案管理制度第一章总则第一条为了加强文书档案的管理工作，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位文书档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条本单位文书档案工作应遵循合法、真实、完整、准确和保密的原则，确保档案资料的安全和有效利用。
第四条本单位应当设立专门的档案管理机构，配备相应的档案管理人员，负责文书档案的管理工作。
第五条本单位各部门、职工应当支持和配合档案管理机构的工作，保证文书档案的质量和安全。
第二章档案管理机构与职责第六条本单位应当设立档案管理机构，负责文书档案的管理和保管工作。
第七条档案管理机构的主要职责如下：（一）制定和实施文书档案管理制度，监督和指导各部门的文书档案工作。
（二）负责文书档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（三）建立健全文书档案的检索工具，提供档案查询和借阅服务。
（四）定期对文书档案进行鉴定和评估，确保档案的真实、完整、准确和有效。
（五）组织文书档案的信息化建设和管理工作，提供档案的电子化利用。
（六）负责文书档案的安全和保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄露。
第三章档案的收集与整理第八条各部门在办理完毕的文件材料，应当按照规定的格式和要求整理归档。
第九条归档的文书档案应当包括原件和复印件，原件应当保持完好无损。
第十条归档的文书档案应当标注档案编号、档案名称、档案类别、形成时间等基本信息。
第十一条归档的文书档案应当由部门负责人签字确认，并加盖部门公章。
第十二条归档的文书档案应当及时交档案管理机构进行保管。
第四章档案的保管与利用第十三条档案管理机构应当对归档的文书档案进行分类、编号、排列、编目、装订等保管工作。
第十四条档案管理机构应当建立健全档案的借阅登记制度，对档案的借阅、归还、复制等进行登记。
第十五条档案管理机构应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的安全和完整。
第十六条档案管理机构应当对档案进行信息化处理，提供档案的电子化利用。
机关文书档案管理制度(5篇)
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
文书档案管理规定(4篇)
文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。
第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。
第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。
（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。
（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。
（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。
（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。
第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。
第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。
（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。
（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。
（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。
（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。
（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。
（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。
第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。
（二）配备相应的档案管理人员。
（三）配备相应的档案管理设施和设备。
（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。
第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。
第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文书档案管理制度（一）文书管理制度第1章总则第1条为使公司公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。
第2条公司各部门与外界来往文书的收发由行政部门统一负责。
第3条行政部门指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜。
第2章公文的种类第4条公司的通用公文种类（1）请示向上级部门请求请示、批准的事项。
（2）报告向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
（3）决定对公司重要事项或重大活动做出安排。
（4）决议经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。
（5）批复上级答复下级的请示事项（6）通告在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。
（7）通知传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。
（8）通报表彰先进，批评错误，传达重要情况。
（9）函对同级或不相属单位相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。
（10）会议纪要记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。
第5条文书的保密等级划分（1）绝密。
指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。
（2）秘密。
指次重要并且涉及内容不能向无关人员透露的文书。
（3）机密。
指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
（4）普通。
指非机密文书，如果附有其他调查问卷这类的重要东西，则另当别论。
第3章文书的收发第6条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处理。
（1）一般文书予以启封，分送各部门。
（2）私人信件直接送收信人。
（3）分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。
第7条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记。
第4章文书制作规范第8条公文格式（1）公文内容①发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于是文头与界栏线上。
②收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个上级部门的，用“抄送”；对同级或下级则用“抄送”。
③标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。
④正文：公文的主体部分。
⑤发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。
⑥公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印刷日期为准，重要公文以签发日期为准。
⑦公文印章：加印在发日期中间。
⑧密级：保密文件注明密级。
⑨附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。
（2）用纸格式本公司公文用纸一律以A4为标准纸，左侧装订。
（3）印装格式①公文均采用横书或横排。
②单面印刷可在上端装订双面印刷在左面装订。
③装订可用钉装、胶粘办法。
第9条文书的署名（1）公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。
（2）对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。
如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。
上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。
第10条文书的盖章（1）在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名或所在部门印章。
（2）如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章。
但在这种情况下，文书存档必须加盖署名者印章。
（3）以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。
第11条文书制作注意事项（1）文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。
（2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。
（3）必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。
（4）对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，并且必须署名。
第5章文书的整理与保存第12条文书的整理与保存（1）全部完结的文书，在结办后3天内，交行政主管归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。
（2）公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交.（3）分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接归主管保存;另一类是一般的文书,留存各部门保管.第13条文书的保存年限(1)永久保存文书包括:章程、股东大会扩董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。
(2)保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析表以及永久保存以外的重要文书。
(3)保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。
(4)保存1年的文书，指无关紧要或者临时性文书。
如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。
第14条注意事项（1）重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
（2）保存期满及没必要继续保存文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后，予以销毁。
机要文书一律经焚烧的方式销毁。
任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。
不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。
（3）销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失不遗漏.（4）如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由。
（5）必须做好重要文书的借阅登记工作，度注明归还日期。
一切借阅都必须出具借阅证。
(二) 档案管理制度第1条管理部门1.文书结案后,原稿由行政部门归档,经办部门根据实际需要留存影本.如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经文书管理部门主管同意后妥善保存,文书管理部门以影本归档.2.各分公司档案分类目录及编号原则,由公司办公事务部门统一制定.第2条文件点收文件结案移送归档时,根据如下原则点收:1.检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入;2.文件如经过抽查,应有管理部门主管的签认;3.文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门科室.4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门;5.有价证券或其他贵重物品应退回经办部门,经办部门送指定保管部门签收后,将文件归档处理.档案目录卡档号: 卷名:点收文件后应依下列方式整理:1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则;2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢;3.文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，。
应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第4条档案分类（1）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
（2）档案分数应办求切合实用。
如果因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三能之后增设第四级：“细类”。
如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
（3）同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类）这后增设“卷次”编号，以便查考。
（4）每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
（5）档号的表示方式如下：A1A2 —B1B2C1C2D1—E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
第5条档案名称及编号（1）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表明档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（2）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。
（3）档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（4）档案分类各级编号风应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
（5）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第6条档案编号（1）新档案。
应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。
（2）档案如何归属前案。
应查明前案的档号并予以同号编列。
（3）档号经一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
（4）档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
第7条档案管理（1）归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
（2）档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第8条保存期限（1）永久保存①公司章程；②股东名册③组织规程及办事细则④董事会及股东记录⑤财务报表⑥政府机关核准文件⑦不动产所有权及其他债权凭证⑧工程设计图⑨其他经核定须永久保存的文书(2)10年保存①预算、决算书类②会计凭证③事业计划资料④其他经核定保存5年的文书（4）1年保存：结案后无长期保存必要者（5）各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存第9条档卷清理（1）档案管理人员应该及时擦拭案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。
每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。
销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。
（2）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。
第10条调卷程序（1）各部门以办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅（2）借阅档案包括文件资料必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。
（3）案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。
（4）档案管理人接到“调卷单”应按归还日期先后整理，以备催还。
（5）借阅期限不得超过两个星期。
到期必须归还。
如需再借应办理续借手续。
（6）借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人责任。
（7）借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导（8）外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。