1、文件、记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度一、前言文件记录和档案管理制度是一种规范和保护文件和档案的重要措施，是各类单位和组织必须遵守的规定。
归档是防止文件和数据丢失、损坏、泄漏和被篡改的有效方式，同时能提高文件的利用价值。
本文将介绍文件记录和档案管理制度的内容和实施方法。
二、文件管理的内容2.1 文件记录的定义文件记录是指机构或单位在工作过程中所形成的各种文字、表格、图表、图片等记录信息的载体。
2.2 文件记录的分类文件记录可分为以下几种类型：1.通知、公告、通报、简报2.决策、决定、命令、指示、规定、制度3.业务活动计划、总结、报告、方案、意见、建议、评估4.调研报告、统计报表、手册、说明书、标准规范5.其他必要的文件和资料2.3 文件记录的管理文件记录的管理应符合以下原则：1.完整性和真实性：文件记录应当真实、全面、正确、清晰，符合事实及法律法规的规定；2.保密性和安全性：文件记录应当严格保密，防止泄露和丢失，安全存储；3.保管期限合理性：文件记录的保存期限应根据法律法规的规定和实际需要定期进行审查调整，设置保管期限，过期文件应当依法予以销毁或归档处理；4.检索和利用方便性：文件记录应当便于检索和查阅，方便利用。
2.4文件记录的保管文件记录的保管主要包括以下方面：1.文件的外观要整洁、清晰，标注重要信息；2.文件的编号标注要清晰、统一，在编号管理制度规定的范围内进行；3.对于长期保管的文件记录，要注意减少恶劣环境对文件产生的影响；4.对于涉密或重要文件记录的保管，要进行分类、加密、备份、定期检查、报废等操作。
三、档案管理的内容3.1 档案的定义档案是指各种载体上的文件记录，包括纸质档案、电子数据档案、微缩胶片档案、图像档案等。
3.2 档案的保管期限根据《档案管理条例》的规定，档案保存期限一般分为永久保存、长期保存和短期保存。
1.永久保存档案：如重要历史、文化、科技遗产以及领导、机构、人员重要事迹的档案等；2.长期保存档案：如对研究、审计、监督、审批、社会评价等有重要作用的档案；3.短期保存档案：如日常业务、统计、计划、档案决策等及时性强并不必须长期保存的档案。
文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。
3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。
第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。
第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。
第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。
第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。
档案管理制度及执行记录
一、制度概述为加强档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本档案管理制度。
二、制度内容1. 档案收集与整理（1）对单位内部形成的文件、资料、照片等，按照国家档案分类标准进行分类整理。
（2）对外来文件、资料，经审查后及时归档。
（3）定期对档案进行清点、核对，确保档案完整无缺。
2. 档案保管（1）设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备。
（2）实行专人负责制度，确保档案的保密性和安全性。
（3）定期对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等防护措施。
（4）建立健全档案借阅制度，严格控制档案借阅权限。
3. 档案鉴定与销毁（1）定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。
（2）销毁失去价值的档案，需经鉴定小组提出意见，报单位负责人批准。
（3）销毁档案时，由两人监销，确保档案的销毁安全。
4. 档案利用（1）为用户提供便捷的档案查询服务。
（2）根据工作需要，提供档案复制、翻译等服务。
（3）加强档案信息资源的开发利用，为各项工作提供有力支持。
三、执行记录1. 2022年1月，组织开展档案整理工作，完成档案分类、编号、装订等工作。
2. 2022年2月，设立档案室，配备档案柜、温湿度计、灭火器等设备。
3. 2022年3月，明确档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、借阅等工作。
4. 2022年4月，对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等防护措施。
5. 2022年5月，建立健全档案借阅制度，严格控制档案借阅权限。
6. 2022年6月，对档案进行鉴定，确定存毁，销毁失去价值的档案。
7. 2022年7月，为用户提供便捷的档案查询服务，提供档案复制、翻译等服务。
8. 2022年8月，加强档案信息资源的开发利用，为各项工作提供有力支持。
四、总结本档案管理制度自实施以来，单位档案管理工作取得了显著成效。
档案的完整、准确、安全和有效利用得到了有力保障。
今后，我们将继续完善档案管理制度，提高档案管理水平，为单位的发展提供有力支持。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。
三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。
（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。
（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。
（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。
（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。
2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。
（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。
（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。
（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。
四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。
（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。
（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。
（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。
2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。
审核应包括内容、格式、语法等各方面。
文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。
它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。
本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。
1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度第一章总则第一条为加强公司文件和档案的管理，根据《企业文件和档案管理规定》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各分支机构的文件和档案管理工作。
第三条公司文件和档案管理工作遵循统一领导、分级负责、分类管理、高效利用的原则。
第四条公司设立文件和档案管理领导小组，负责对公司文件和档案管理的组织领导。
文件和档案管理领导小组由公司总经理、各部门负责人及分支机构负责人组成。
第五条公司设立文件和档案管理部门，负责公司文件和档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第二章文件和档案的收集与整理第六条公司各部门、各分支机构应按照文件和档案管理要求，明确文件和档案的收集范围、归档时间、归档要求等。
第七条文件和档案收集应遵循真实性、完整性、准确性、及时性的原则。
第八条文件和档案整理应按照国家档案局制定的《企业档案分类与代码》及相关标准进行。
第九条各部门、各分支机构应定期对文件和档案进行审查、筛选、整理，确保文件和档案的质量。
第三章文件和档案的归档与保管第十条文件和档案归档应按照归档范围、归档时间、归档要求等进行。
第十一条归档的文件和档案应进行登记，填写《文件和档案归档登记表》。
第十二条公司应设立专门的文件和档案保管场所，确保文件和档案的安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘等。
第十三条文件和档案的保管应实行分级负责制，明确保管责任人。
第十四条文件和档案保管期间，如有借阅、复制、销毁等需求，应按照相关规定办理手续。
第四章文件和档案的利用与销毁第十五条文件和档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则。
第十六条文件和档案利用应进行登记，填写《文件和档案利用登记表》。
第十七条文件和档案的复制、借阅、查阅等应按照相关规定办理手续。
第十八条文件和档案的销毁应遵循保密、安全、环保的原则。
第十九条文件和档案销毁前应进行审查，确保销毁的文件和档案不再具有保存价值。
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度1. 简介文件记录和档案管理是组织或个人在日常工作中不可或缺的重要工作内容。
好的文件记录和档案管理制度可以确保组织或个人能够及时、准确地保存、查阅、整理和利用文件和档案，以提高工作效率和管理水平，确保工作顺利进行。
本文档将介绍文件记录和档案管理制度的相关规定和原则，以帮助组织或个人建立完善的文件记录和档案管理制度。
2. 文件记录制度2.1 文件的定义在本文档中，文件指任何形式的书面记录，包括但不限于：纸质文件、电子文件、音像资料、电子邮件、短信、微信等。
2.2 文件的保存期限组织或个人应根据文件的种类和需要，制定不同的保存期限。
一般来说，重要的文件应长期保存，不重要的文件可以适时销毁。
2.3 文件的分类、编号和归档组织或个人应根据文件的种类和需要，制定不同的分类、编号和归档方法，以便于查阅和管理。
在文件编号和归档过程中，必须保证文件编号的唯一性和文件归档的完整性。
2.4 文件的查阅和借阅组织或个人应根据需要，制定文件查阅和借阅的规定。
在文件查阅和借阅过程中，必须保护文件的安全和保密。
3. 档案管理制度3.1 档案的定义和分类在本文档中，档案指具有历史、科学、艺术或行政价值，长期保存的文件和资料。
档案根据其性质和用途，可分为行政档案、科研档案、艺术档案、历史档案等。
3.2 档案管理的原则和流程档案管理的原则是：真实、准确、完整、可靠、安全、保密。
档案管理的流程包括：档案的收集、整理、鉴定、编目、存储、利用和销毁。
在这个过程中，必须按照国家和地方的档案管理法规和规定进行。
3.3 档案的存储条件和保管措施档案的存储条件和保管措施应根据档案的种类和需要制定。
在档案存储和保管过程中，必须保证档案的安全、保密和完整。
3.4 档案利用的规定和要求档案的利用应按照国家和地方的档案管理法规和规定进行。
档案的利用应具有严谨性、规范性和界限性。
在档案利用过程中，必须保证档案的安全、保密和完整。
4. 合规性要求所有组织或个人在文件记录和档案管理过程中，必须遵守国家和地方的法律法规和行业规范，制定和遵守相应的规章制度和操作规程，确保文件和档案的合规性、真实性和准确性。
文件和档案管理制度
文件档案管理制度1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。
规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。
适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责3.1各过程管理部门职责：3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责：3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容4.1确定文件种类4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件a.方针、目标和指标；b.实现方针、目标和指标的策划；c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于：a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）；b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）h.设施的设计、运行技术资料；i.供应商和承包商档案；j.作业许可证等；k.其他资料。
文件、记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度1 目的为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制度。
2 适用范围本制度适用于本公司各单位可参照本制度制定符合实际的管理制度。
3 术语和定义3.1文件指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。
3.2记录和档案指生产活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。
4 职责4.1主要负责人负责安全标准化运行文件的批准；负责安全标准化文件的评审和组织修订。
4.2安环部负责安全标准化文件、资料的收集、安全标准化文件的发放、控制管理，并负责整理、分类、保存、归档、借阅和销毁；负责安全资料档案和消防档案的归档和管理。
5 工作程序5.1文件资料控制（1）外部文件：与本公司有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等；（2）内部文件：安全标准化文件及相关记录，包括：本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、消防档案等（3）与安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等（4）文件的编号本公司根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进行编号：管理制度：编号为LSDQ–顺序号-版本号（A、B……）表单：编号为LS-BD-顺序号（三位）（5）文件和资料的管理1）文件的发放按文件规定的发放范围由安环部负责，并作好《文件发放记录》。
2）安环部负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版本和更改《有效文件资料清单》，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。
3）文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及时向安环部报告。
4）本公司所有与消防安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由安环部负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。
如发生丢失或损坏，安环部及时进行处理。
5）各部门收到的与安全有关的外部文件应及时交由安环部登记，并下发到相应的部门，做好《文件发放记录》。
6）借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、丢失，并按期归还。
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文件、记录和档案管理制度
1 目的
为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制度。
2 适用范围
本制度适用于本公司各单位可参照本制度制定符合实际的管理制度。
3 术语和定义
3.1文件指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。
3.2记录和档案指生产活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。
4 职责
4.1主要负责人负责安全标准化运行文件的批准；负责安全标准化文件的评审和组织修订。
4.2安委办负责安全标准化文件、资料的收集、安全标准化文件的发放、控制管理，并负责整理、分类、保存、归档、借阅和销毁；负责安全资料档案和消防档案的归档和管理。
5 工作程序
5.1文件资料控制
（1）外部文件：与本公司有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等；
（2）内部文件：安全标准化文件及相关记录，包括：本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、消防档案等
（3）与安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等
（4）文件的编号
本公司根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进行编号：管理制度：编号为AQZD–顺序号-版本号（A、B……）
表单：编号为AQ-BD-顺序号（三位）
（5）文件和资料的管理
①文件的发放按文件规定的发放范围由安委办负责，并作好《文件发放记录》。
②安委办负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版本和更改《有效文件资料清单》，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。
③文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及时向安委办报告。
④本公司所有与消防安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由安委办负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。
如发生丢失或损坏，安委办及时进行处理。
⑤各部门收到的与安全有关的外部文件应及时交由安委办登记，并下发到相应的部门，做好《文件发放记录》。
⑥借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、丢失，并按期归还。
5.2 安全标准化文件的修改
安全标准化文件的修改由各部门主管提出，或由主要负责人根据文件运作情况随时提出修改，由安委办组织修改，修改后的文件经主要负责人批准后，由安委办下发达工作相关部门或人员，并做记录。
5.3 安全标准化文件的评审和修订
（1）正常情况下安全标准化文件每年评审一次，由主要负责人组织在每年的6月对安全标准化文件进行评审，评审的主要目的是对安全标准化文件的有效性和适用性及与安全生产法律、法规、现行标准的一致性进行评审。
提出评审意见，并做好书面记录，以便于对文件的修订。
（2）当发生事故时，工艺、技术、材料等发生变更时，应由发生变更所在部门提出对安全管理制度及安全操作规程的修订。
（3）安委办、相关部门根据评审意见对安全标准化文件进行修订。
（4）修订后的文件必须及时发到相关部门，并将旧的文件收回。
（5）新文件发放及旧文件收回均应有记录。
（6）人事部应保证岗位上所使用的文件为最新版本。
（7）安全标准化文件及档案的保存
（8）外来文件由档案室接收和保存，填写《外来文件清单》，经主要负责人批准后，控制发放，以确保其适用范围性和有效性，并填写《文件发放记录》。
（9）内部文件由安委办保存。
（10）法律、法规、地方规章、安全标准等由安委办负责保存、借阅等管理。
（11）安全标准化文件及记录以纸质形式保存，保存期限为三年。
5.4 安全标准化文件及档案的作废与销毁
（1）作废或失效文件资料，由安委办负责按《文件发放记录》，从有关部门的使用现场收回并记录、标识。
（2）作废或失效文件资料由安委办统一销毁。
（3）需留作原始资料和存档保存的作废文件，除加盖“作废”印章外还要标注“作废留存”字样，隔离保管，防止误用。
（4）安全资料档案主要包括：安全生产文件；安全会议记录（含纪要）；隐患管理信息；培训记录；资格资质证书；检查和整改记录；职业健康检查与监护记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；相关方信息；应急演习信息；事故管理记录；标准化系统评价报告；维护和校验记录；安全费用提取使用记录；安全生产奖惩记录；特种作业人员登记记录；特种设备管理记录；外来施工队伍安全管理记录；安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）；新改扩建项目“三同时”；劳动防护用品采购发放记录；危险源管理台帐；技术图纸等。
5.5 消防档案管理应符合的要求
按照有关规定建立纸质消防档案，并宜同时建立电子档案；消防档案内容应详实，全面反映消防工作的基本情况，并附有必要的图纸、图表；消防档案由安委办统一管理，按档案管理要求装订成册，使用统一的档案盒。
消防档案应包括：
（1）消防安全基本情况
消防安全基本情况包括8个档案：
①基本概况和消防安全重点部位情况；
②所在建筑消防设计审核、消防验收以及场所使用或者开业前消防安全检查的许可文件和相关资料；
③消防组织和各级消防安全责任人；
④消防安全管理制度和保证消防安全的操作规程；
⑤消防设施、灭火器材配置情况；
⑥义务消防队人员及其消防装备配备情况；
⑦消防安全管理人、自动消防设施操作人员、电工；
⑧新增消防产品、防火材料的合格证明材料。
（2）消防安全管理情况
消防安全管理情况包括10个档案：
①消防安全例会纪要或决定；
②公安消防机构填发的各种法律文书；
③消防设施定期检查记录、自动消防设施全面检查测试的报告以及维修保养记录；
④火灾隐患、重大火灾隐患及其整改情况记录；
⑤防火检查、巡查记录；
⑥有关燃气、电气设备检测等记录资料；
⑦消防安全培训记录；
⑧灭火和应急疏散预案的演练记录；
⑨火灾情况记录；
⑩消防奖惩情况记录。
6 支持性文件无
7 记录无。