文档档案管理制度通用版_1
文档管理与档案保管制度
文档管理与档案保管制度第一章总则第一条制度目的为规范企业文档管理与档案保管工作，确保公司信息的完整性、准确性和安全性，订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司全部部门、全体员工，包含全部电子文档及纸质档案。
第三条基本原则1.信息安全原则：文档和档案的保密、完整、可用性是首要原则。
2.规范性原则：文档和档案的创建、归档、传递、查询和销毁必需依照规定的流程和标准进行。
3.统一管理原则：建立统一的管理体系，确保文档和档案的有效管理和利用。
第二章文档管理第四条文档的定义1.文档：指团队或个人为实施工作而创建的书面或电子化的文件，包含但不限于计划、合同、报告、会议纪要、备忘录、邮件等。
2.标准文档：指公司订立的标准格式或模板的文档。
全部部门和员工必需依照标准文档来创建和处理相关工作。
第五条文档管理流程1.创建文档：部门或个人依据工作需要，参照标准文档，使用统一的规范进行创建。
2.文档审批：依据工作流程，文档需要经过相应部门或人员的审批，确保文档的准确性和合规性。
3.文档归档：审批通过的文档，及时归档到指定的文件夹、云端或数据库，并依照文件夹分类、版本管理等要求进行管理。
4.文档传递：依据工作需要，部门或个人应将必需的文档传递给相关人员，确保信息的及时流通。
5.文档查询：员工可以通过文件夹、数据库或其他指定的工具进行查询，快速找到所需文档。
6.文档更新：如有必需，文档应及时更新，旧版本的文档应进行归档处理。
第六条文档保密1.保密级别划分：公司划分文档的保密级别，包含公开、内部、秘密和机密等级别。
2.保密责任：员工必需依照文档保密级别的要求，妥当保管文档，严禁泄露、复制或外传。
3.办公环境安全：员工应保证办公环境的安全，不得将文档随便留在桌面或其他公共区域。
4.离职员工处理：离职员工应将手中的文档归档或交由部门领导进行处理，确保信息不外泄。
第七条文档备份与恢复1.定期备份：公司设定文档备份周期，并要求各部门依照规定备份紧要文档，确保在意外情况下能快速恢复数据。
公司档案管理制度范本（通用6篇）
公司档案管理制度范本（通用6篇）公司档案管理制度1一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。
会议文件由行政部收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
公司文件和档案管理规章制度
公司文件和档案管理规章制度第一章总则第一条目的和适用范围本规章制度的目的是为确保公司文件和档案的安全、完整和高效管理，提高公司工作效率和信息管理水平。
适用于公司全体员工和相关部门。
第二条定义1.公司文件：指公司业务活动中产生的、以书面形式记录的文件或电子文档。
2.档案：指公司业务活动中长期保管的、具有法律、历史、科学等价值的文件或电子文档。
3.文件管理：指对公司文件进行组织、编制、存储、流转、使用、保密和销毁的各项活动。
4.档案管理：指对公司档案进行收集、整理、鉴定、编目、保管、利用、保密和销毁的各项活动。
第三条遵从原则公司文件和档案管理应遵从以下原则： 1. 法律合规：遵守国家相关法律法规、规章制度和政策，确保文件和档案的合法性。
2. 完整性和真实性：确保文件和档案的完整性和真实性，不得删除、窜改或隐瞒任何信息。
3. 保密性：对涉及公司商业秘密、个人隐私和公司机密的文件和档案进行严格保密。
4. 便利性和高效性：供应合理便利的文件和档案使用和查询方式，保证工作效率。
5. 统一管理：建立统一的文件和档案管理体系，确保全都性和规范性。
第二章文件管理第四条文件分类和编号规范1.将公司文件依照业务类别进行分类，并为每个文件调配唯一的编号，以便于管理和检索。
2.文件编号应包含文件类别、年份和次序号，例如：[类别]—[年份]—[次序号]。
3.文件编号应明确记录在文件主页上，并及时更新。
4.文件分类和编号规范由文件管理部门负责订立和执行。
第五条文件存储和保管1.公司文件应存放在指定的文件柜或文件架上，依照文件编号和分类有序排列，便于查找和存取。
2.文件柜或文件架应放置在安全、防火、防水的环境中，禁止将易燃、易爆物品放置在相近。
3.文件柜或文件架上方应标明相应的文件分类和编号范围，方便查找。
4.文件存放时应注意保持文件的完整性和防止受损，禁止将液体或食物放置在文件相近。
5.文件柜或文件架的使用和维护由文件管理部门负责监督和执行。
文档档案管理制度范文（3篇）
文档档案管理制度范文一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度范文（2）一、制度目的本制度的目的是为了建立和维护组织的文档档案管理体系，确保文档档案的有效管理、保存、利用和安全，提高工作效率和信息共享的便捷性。
文书档案管理制度（4篇）
文书档案管理制度一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。
2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。
3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。
(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。
(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。
(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。
二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。
2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。
3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。
4.文件归档时要有交接手续。
－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。
三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。
2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。
3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。
4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。
5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。
6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。
给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。
7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。
文件档案管理制度
文件档案管理制度文档档案管理制度1. 引言本文件旨在规范和管理组织内的文档档案，确保文档的可持续性和易于管理。
2. 定义- 文档：以书面、电子或其他形式记录、传递或存储信息的记录。
- 档案：根据特定规则和程序分类、存储和保护的文件。
3. 责任和权限- 组织的每个部门负责其相关文档的管理和归档。
- 每个员工负有积极协助管理自己负责的文档的责任。
4. 文档分类和标识- 文档应根据其性质、内容和用途进行分类。
- 每个文档应标有适当的标识，包括文档的名称、版本号、日期和责任部门等信息。
5. 文档存储和归档- 所有文档应存储在安全、易于访问和防火防水的地方。
- 档案室应经常整理和维护，确保文档的有序归档和管理。
6. 文档访问权限- 各部门负责人应根据需要控制访问其部门文档的权限。
- 文档归档时应记录访问权限和文档的使用目的。
7. 文档保留期限- 根据法律和组织政策规定，每个文档应保留适当的期限。
- 过期文档应按规定进行销毁或备份。
8. 文档审查和更新- 所有文档应定期进行审查和更新，确保其准确性和适应性。
- 定期检查应记录并报告任何需要更新或修订的文档。
9. 文件和档案管理培训- 组织应定期提供文件和档案管理的培训，确保员工了解和遵守相关规定和程序。
10. 风险和纠正措施- 定期进行风险评估，识别潜在的文档丢失、泄露或损坏风险。
- 针对风险，采取适当的纠正措施，包括增强档案安全和备份。
11. 评估和改进- 定期评估文档档案管理制度的有效性。
- 根据评估结果，制定改进计划和措施。
12. 遵守法律和法规- 文档档案管理应符合适用的法律和法规要求。
- 定期审查和更新管理制度以确保遵守相关法律和法规。
以上是本文档的主要内容，目的是为组织提供一个明确的档案管理制度，以确保组织文档的可追溯性和可管理性。
档案管理制度word
档案管理制度word一、总则为了规范和加强公司档案管理工作，保障档案信息的保存、整理和利用，提高公司运营效率和信息安全性，特制定本档案管理制度。
二、制度依据1. 中华人民共和国档案法及其实施条例；2. 全国档案工作机构登记管理暂行办法；3. 《国家档案局关于印发档案管理工作规范化建设标准的通知》（档案局函〔2010〕92号）。
三、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、项目组织的档案管理工作。
四、档案种类及管理职责1. 档案种类包括：合同文件、财务报表、人事档案、项目资料、会议记录、法律文件等；2. 档案管理职责划分如下：（1）公司领导班子：负责档案管理工作的决策和规划；（2）档案管理部门：负责档案管理工作的实施、监督和评估；（3）各部门、项目组织：负责本部门、项目的档案管理工作。
五、档案管理制度流程1. 档案的归档（1）收集档案：对公司各类档案进行收集整理，建立档案目录；（2）归档管理：将已确认归档的档案按照目录进行分类、编号、封存。
2. 档案的借阅（1）申请借阅：凡有正当理由需查阅公司档案的人员，需向档案管理部门提出书面申请，并提供相关证明材料；（2）批准借阅：档案管理部门对借阅申请进行审核，批准借阅后，核发借阅凭证。
3. 档案的保管（1）保密管理：对涉密档案进行严格保密管理，保证档案信息的安全性；（2）防火防水管理：建立防火、防水措施，确保档案信息的安全。
4. 档案的销毁档案管理部门根据档案保存期限规定，对不再需要保存、使用的档案进行销毁，同时制定销毁记录和报批。
六、档案管理制度评估公司每年对档案管理制度进行一次评估，对实施情况进行总结和改进。
七、附则1. 本制度自发布之日起生效，如有修订，须经公司领导批准后执行；2. 档案管理部门对本制度的具体实施细则进行制定，纳入公司档案管理手册。
八、补充说明本档案管理制度将根据实际情况进行修订和完善，以适应公司发展和档案管理需要。
以上为公司档案管理制度，望各部门、项目组织严格遵守执行，共同维护公司档案信息的安全和完整性。
档案管理制度格式
档案管理制度格式一、概述为了规范和加强档案管理工作，确保机构档案的安全、完整、可靠、及时的管理，提高办公效率和管理水平，特制定本档案管理制度。
二、管理范围本档案管理制度适用于机构内所有档案的管理工作，包括电子档案和纸质档案的管理。
三、档案管理责任1. 机构领导对档案管理工作负最终责任，应当确保档案管理工作的有效进行；2. 档案管理部门负责具体的档案管理工作，包括档案的归档、检索、借阅等工作；3. 各部门负责本部门档案的管理工作，包括档案的收集、整理、存储等工作；4. 每位员工都有档案管理的义务，应当妥善保管本人档案，确保档案的安全和完整。
四、档案管理流程1. 档案的归档（1）各部门应当制定档案归档管理规范，明确档案的分类、整理、编号等标准；（2）档案管理部门应当组织对归档规范进行培训，确保各部门遵守规范进行档案的归档工作；（3）归档完成后，应当及时将档案的信息录入档案管理系统，并将档案存放于指定位置。
2. 档案的检索（1）各部门应当明确档案的检索流程和权限，规范档案的借阅和查阅；（2）档案管理部门应当建立档案检索系统，方便各部门进行档案的检索和查阅；（3）档案的检索应当记录检索人员、时间、目的等信息，确保档案的安全性。
3. 档案的保管（1）纸质档案应当存放于防火、防潮、防盗的专用档案室内，定期进行环境检测和整理；（2）电子档案应当存放于安全可靠的电子存储设备中，定期进行备份和恢复；（3）档案管理部门应当制定档案的借阅和复印管理规范，严格控制档案的借阅和复印权限。
五、档案管理制度的执行1. 档案管理部门应当进行定期检查和评估，确保各部门的档案管理工作符合规范；2. 档案管理部门应当及时处理档案管理工作中的问题和异常情况，确保档案管理工作的顺利进行；3. 档案管理部门应当定期向领导汇报档案管理工作的进展和问题，接受领导的监督和指导。
六、档案管理制度的修订1. 档案管理制度应当根据实际情况不断修订和完善，确保档案管理工作的适应性和有效性；2. 修订档案管理制度应当经过领导批准和全员知晓，确保档案管理工作的规范性和一致性。
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管理制度编号：YTO-FS-PD703
文档档案管理制度通用版
In Order T o Standardize The Management Of Daily Behavior, The Activities And T asks Are Controlled By The Determined Terms, So As T o Achieve The Effect Of Safe Production And Reduce Hidden Dangers.
标准/ 权威/ 规范/ 实用
Authoritative And Practical Standards
文档档案管理制度通用版
使用提示：本管理制度文件可用于工作中为规范日常行为与作业运行过程的管理，通过对确定的条款对活动和任务实施控制,使活动和任务在受控状态，从而达到安全生产和减少隐患的效果。
文件下载后可定制修改，请根据实际需要进行调整和使用。
一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责（专职文秘），文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作
1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发
文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单
位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁
1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档（每年一次）：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅
1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理
对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
该位置可输入公司/组织对应的名字地址
The Name Of The Organization Can Be Entered In This Location。