文件资料控制程序
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
文件与资料控制程序
---- 纸 业 有 限 公 司为明确公司体系文件的制订、修订、发行、流程，确保各场所使用的文件为有效版本，特制订本程序。
2 范围对于公司的体系文件如质量手册、程序文件、作业指导书及表单的制订、审核、批准、发行、存档、修订等作业均适用。
3 定义3.1文件：可用以追查产品品质及品质系统是否有效运用之资料。
3.2受控文件：需随时保持最新状态的文件，如内部发行的质量手册、程序文件、作业指导书等。
3.3非受控文件：无需随时保持最新状态的文件，如提供给客户或认证机构的质量手册。
3.4外来文件：包含客户或供应商所提供之图面、标准书、技术资料及相关引用之国标、行标等。
4 权责4.1品保部负责体系文件的发行及原版体系文件的保管。
4.2各部门负责本部门文件的编写。
5 作业内容5.1----纸 业 有 限 公 司5.2 文件的制订5.2.1 各部门负责归档本部门体系文件的编写,交由品保部文控打印,文件打印完后交编写部门核稿. 5.2.2 文件的编写要力求标准化,要求如下: 一．采七阶式 目的 范围 定义 权责 作业内容相关文件：指程序中涉及到的文件，外部文件不予记录 使用表单：文件中涉及到的所有表单 二、编写的格式A 页边距上下各20mm ，左右各20mm ；B 标题为三号宋体加粗;C 小标题为宋体小四号加粗；(如1 目的)D 文件内容为宋体小四，行距为1.5倍行距,对齐方式:两端对齐。
三、文件编号a ） 依程序文件策划明细表进行；b ） 本次文件编写有封面，封面为第一页。
四、文件版次A 版次的整数位代表文件的版本号，小数位代表文件的修订次数;B 第一次制订时版次为1.0版,若文件内容有小范围更改,则文件的版次提升小数点后的第一位即1.0 1.1 1.2 若文件经过10次小范围修订或文件内容经过重大修订时,应进行升版式;如9001版整版改编由原2.0版 3.0版---- 纸业有限公司五记录表单的编号说明：在程序书和作业指导书版次流水号ISO9000或ISO14001对应要素的章节记录代号（F）5.35.4 文件的修订5.4.1 文件若需修改，由责任单位填写“文件修订/废止申请表”提出申请，依5.3审批后，由品保部文控对文件内容进行修改。
文件与资料控制程序心得
文件与资料控制程序心得文件与资料控制程序心得一、前言在现代企业中，文件与资料的管理是非常重要的一项工作。
良好的文件与资料控制程序可以有效地提高企业的生产效率和管理水平，减少不必要的损失和浪费。
本文将从以下几个方面对文件与资料控制程序进行探讨。
二、文件与资料控制程序的定义文件与资料控制程序是指为了确保企业内部各种文件和资料能够被及时、正确地处理和使用而采取的一系列管理活动。
三、文件与资料控制程序的重要性1. 提高工作效率：良好的文件与资料控制程序可以帮助员工及时获取所需信息，从而提高工作效率。
2. 降低成本：通过合理安排存储空间和建立合适的档案系统，可以避免因为过多或过少储存空间而造成不必要的成本支出。
3. 保护机密信息：合理使用密码保护等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露。
4. 遵守法律法规：良好的文件与资料控制程序可以确保企业在遵守相关法律法规方面不出现问题。
四、建立文件与资料控制程序的步骤1. 制定文件与资料控制政策：企业应该根据自身情况制定适合自己的文件与资料控制政策，明确管理目标和管理要求。
2. 设立档案室：档案室是文件与资料控制程序的重要组成部分，应该根据实际需要设立合适大小的档案室。
3. 建立档案系统：建立合适的档案系统可以帮助员工快速准确地找到所需文件和资料。
4. 建立安全保障机制：采取密码保护、备份等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露或丢失。
5. 建立使用规范：建立使用规范可以规范员工对于文件和资料的使用，避免不必要的损失和浪费。
五、文件与资料控制程序的实施1. 文件分类归档：按照一定标准将各种文件进行分类，并且在归档时进行编号、标识等操作，以便于后续查找和管理。
2. 文件检索服务：提供针对各类文献资源的检索服务，让用户能够快速获取所需信息。
3. 文件传输服务：为用户提供文件传输服务，让用户能够在不同的终端设备上进行文件传输和使用。
4. 文件备份服务：对于重要的机密信息，需要进行定期的备份操作，以便于防止信息丢失或泄露。
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序，听起来似乎有些枯燥，但实际上，它承载着我们日常工作和生活中的许多重要环节。
想象一下，当你打开电脑，准备找一份文件时，心中是否有过无数次焦急的等待？是不是常常在文件海洋中迷失？这就是文件控制程序发挥作用的地方。
一、文件控制的基本概念1.1 什么是文件控制程序？简单来说，文件控制程序就像是我们生活中的导航仪。
它帮助我们管理、存储和调用文件。
你想象一下，家里一堆杂乱无章的书籍。
如果没有良好的分类，你很可能找不到那本你喜欢的小说。
文件控制程序就承担了这样的责任，确保文件有序存在。
1.2 文件的类型与分类文件可以分为文本、图像、音频等多种类型。
每种类型都有自己的特点和使用场景。
比如，文本文件像是干脆利落的小册子，容易翻阅；而图像文件则像是绚丽多彩的画卷，吸引眼球。
我们常常用不同的文件来记录生活、工作和情感。
合理的分类，让我们在需要的时候能够迅速找到所需资料。
二、文件控制的实际应用2.1 工作中的文件管理在职场中，文件管理至关重要。
想象一下，一份重要的报告在截止日期前夕不见了，那种心急如焚的感觉真是让人难以忍受。
文件控制程序可以帮助我们确保文件的安全，定期备份，避免数据丢失。
这就像是把重要的东西放在一个安全的地方，放心又踏实。
2.2 家庭文件的存储与管理回到家里，文件控制同样不可忽视。
你是否有过翻箱倒柜寻找某张收据的经历？文件控制程序能够帮助我们整理家庭账单、保险单等重要文件。
定期整理，不仅能节省时间，还能减少不必要的烦恼，生活因此而更加轻松。
2.3 数字时代的文件控制在这个数字化迅猛发展的时代，文件控制程序的作用更加凸显。
云存储的兴起，让我们不再受限于物理空间。
我们可以随时随地访问自己的文件。
无论是在咖啡馆，还是在公园，只要有网络，就能轻松找到所需资料，真是方便至极。
三、文件控制程序的挑战3.1 数据安全问题然而，文件控制程序并非没有挑战。
数据安全问题常常让人担忧。
黑客攻击、病毒入侵等事件屡见不鲜。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
文件资料控制程序
文件资料控制程序1.目的明确本公司有关管理文件与资料之相关管理作业程序，使质量系统所使用之文件迅速、正确流通，以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新文件。
2.范围适用于与质量系统直接相关的文件和资料的控制。
3.权责3.1品质管理部文管中心负责质量手册、程序文件、作业规范、产品图纸及外来文件等的编码、登录、发行、收回、销毁和管理工作。
3.2各相关部门应有文件管理员，负责本部门内的文件管理工作。
3.3品质管理部负责质量手册的制订。
3.4各相关部门负责各部门二、三、四级文件的制订与管理。
3.5管理代表负责审核质量手册和批准程序文件，监督工作指导书的实施状况，提出改进意见。
3.6总经理负责批准质量手册。
4.定义4.1质量手册：是公司质量系统的纲领性文件，系统地规定了公司质量系统的构成内容及实施要求，是公司实施质量管理的基本规章。
4.2程序文件：根据公司质量手册中规定的要素编制的文件。
4.3工作指导性文件：即三阶文件，包括工程技术资料、图纸、包装资料、工作（作业）指导书、机器（仪器）操作指导书、检验指导书或规范及其它资料等。
凡在制程上须使用之文件均属之。
4.4受控文件：和质量系统直接相关的文件和资料，包括质量手册、程序文件、产品图纸、指导书类文件、各类质量记录报表以及外来文件等。
受控文件在修订或换版时均须收回相应变更的文件。
受控文件始终反映现行要求。
4.5不受控文件：在分发时按书面规定控制但对修订或换版不作控制的质量文件。
不受控文件不能保证其完全反映现行要求。
4.6外来文件：指与质量系统有关的国际标准、国家或行业标准，法律法规或政府文件以及客户或供应商提供的检验标准、原器件或组件规格书、图纸、供应商提供的机器、仪器设备使用维护说明书或手册以及技术资料文件（含软件及计算机程序）等，此类外来文件须受控。
其它外来文件不受控。
4.7以电子媒体方式存储的文件也应纳入受控范围,具体控制办法如下：A.建立磁盘或光盘文件清单。
文件资料控制程序
文件和资料控制程序1.目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。
2.适用范围适用于质量体系有关的文件和资料的控制，包括公司文件资料和部门文件资料的控制活动。
3.职责3.1质量手册和程序文件由总经理组织有关部门进行编写；3.2质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核，总经理批准。
3.3质量记录模版和技术文件由各职能部门组织编制，各部门经理审核、批准。
3.4办公室负责质量体系文件发放、更改、回收和管理。
3.5办公室负责除顾客提供的技术文件之外的外来文件的收集、保存和借阅。
3.6各职能部门负责顾客提供的技术文件的管理，负责本部门质量记录和技术文件的发放、更改、回收和管理。
4.工作程序4.1受控文件的分类4.1.1本公司受控文件包括：（1）质量体系文件：质量手册、程序文件、规范和其它质量文件；（2）技术文件：项目实施过程中产生的技术性文件；（3）外来技术文件：项目实施过程中所依据的资料。
4.1.2办公室负责质量体系文件的管理；各职能部门负责技术文件的管理；受控质量体系文件必须由办公室在其封面或首页加盖“受控”印章；其他受控文件用【受控文件清单】的形式进行控制。
4.1.3受控文件的编号受控文件的编号参见《文件编号规则》。
4.2文件的编写4.2.1质量手册、程序文件由总经理组织本公司各部门编写；质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编写。
4.2.2各职能部门负责组织编写本公司产品所使用的技术文件。
4.3文件的审批4.3.1质量手册由总经理审核、批准；程序文件及支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核（如文件编制人为部门经理，则由管理者代表审核），总经理批准。
4.3.2技术文件拟定者对技术文件的准确性、可靠性、安全性、完整性、经济性等方面负责。
4.3.3技术文件由各职能部门经理审核批准并对技术文件的正确性、技术要求的合理性、完整性、齐套性、协调性、形式格式以及贯彻标准法定计量单位使用的正确性等负责；并对技术文件完整性、齐套性、协调性以及形式格式负责。
文件与资料控制程序心得总结
文件与资料控制程序心得总结文件与资料控制程序心得总结在现代信息时代，文件与资料控制程序的重要性愈发凸显。
作为一个组织或个人，有效地管理和控制文件与资料是提高工作效率、保护隐私和确保信息安全的关键。
通过对文件与资料控制程序的实践与总结，我对其有了更深入的理解与认识，并认识到其在提升工作效能和安全性方面的重要作用。
文件与资料控制程序帮助组织或个人提高工作效率。
通过建立适当的分类和存档系统，可以更快地找到所需的文件和资料。
合理的命名规范和文件索引的建立，使得查找与检索变得更加高效。
有效的文件与资料控制程序也有助于减少冗余文件的存在，从而减少了处理和维护文件的时间。
文件与资料控制程序提供了对文件和资料的保护和隐私的保密性。
通过限制不必要的访问权限和监控文件的流动，可以最大程度地减少信息的外泄风险。
建立备份和灾难恢复计划，可有效降低因意外事件引起的数据丢失风险，并保护重要信息的完整性。
另外，文件与资料控制程序也有助于确保信息安全。
采用加密措施和访问审计记录，可以有效防止未经授权的访问和信息泄露。
定期的安全检查和更新文件安全策略，可以及时发现和修复潜在的安全漏洞，提高整个系统的安全性。
总结来说，文件与资料控制程序在现代工作中扮演着至关重要的角色。
通过建立适当的分类和存档系统，提高工作效率；通过限制访问权限和监控文件流动，保护隐私保密性；通过加密措施和访问审计记录，确保信息安全。
在实践中，我深刻认识到了文件与资料控制程序对于工作效率的提升、信息安全的保障以及个人隐私的保护的重要性。
通过不断总结与优化文件与资料控制程序，我将能够更好地管理与处理文件与资料，并发挥出最大的效益。
对于文件与资料控制程序的观点与理解是：它是组织或个人在信息时代中管理工作与保护信息的重要工具，通过其实施可以提高工作效率、保护隐私和确保信息安全。
在实践中，我深刻认识到文件与资料控制程序在各个领域的重要性和影响。
无论是在企业管理中，还是在个人生活中，建立适当的分类和存档系统都可以提高工作效率。
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文件资料控制程序１．目的明确本公司有关管理文件与资料之相关管理作业程序，使质量系统所使用之文件迅速、正确流通，以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新文件。
２．范围适用于与质量系统直接相关的文件和资料的控制。
３．权责３．１品质管理部文管中心负责质量手册、程序文件、作业规范、产品图纸及外来文件等的编码、登录、发行、收回、销毁和管理工作。
３．２各相关部门应有文件管理员，负责本部门内的文件管理工作。
３．３品质管理部负责质量手册的制订。
３．４各相关部门负责各部门二、三、四级文件的制订与管理。
３．５管理代表负责审核质量手册和批准程序文件，监督工作指导书的实施状况，提出改进意见。
３．６总经理负责批准质量手册。
４．定义４．１质量手册：是公司质量系统的纲领性文件，系统地规定了公司质量系统的构成内容及实施要求，是公司实施质量管理的基本规章。
４．２程序文件：根据公司质量手册中规定的要素编制的文件。
４．３工作指导性文件：即三阶文件，包括工程技术资料、图纸、包装资料、工作（作业）指导书、机器（仪器）操作指导书、检验指导书或规范及其它资料等。
凡在制程上须使用之文件均属之。
４．４受控文件：和质量系统直接相关的文件和资料，包括质量手册、程序文件、产品图纸、指导书类文件、各类质量记录报表以及外来文件等。
受控文件在修订或换版时均须收回相应变更的文件。
受控文件始终反映现行要求。
４．５不受控文件：在分发时按书面规定控制但对修订或换版不作控制的质量文件。
不受控文件不能保证其完全反映现行要求。
４．６外来文件：指与质量系统有关的国际标准、国家或行业标准，法律法规或政府文件以及客户或供应商提供的检验标准、原器件或组件规格书、图纸、供应商提供的机器、仪器设备使用维护说明书或手册以及技术资料文件（含软件及计算机程序）等，此类外来文件须受控。
其它外来文件不受控。
４．７以电子媒体方式存储的文件也应纳入受控范围,具体控制办法如下：A.建立磁盘或光盘文件清单。
B．以磁盘或光盘方式存储的文件须进行定时备份,以防资料损坏或丢失,造成不必要的损失。
C．对于与质量有关的电子邮件须进行下载备份,必要时以书面打印留存。
４．８表单记录：凡记录作业结果所用之文件均属之。
５．作业内容５．１文件的分类5.1.1 质量系统文件分为四级，如下图所示：一阶文件（管理文件）二阶文件（程序文件）三阶文件（工作指导性文件）四阶文件（各种表单及质量记录）５．２文件的内容格式:（以下为文件内容，宋体，小四号字，仅大标题为黑体）1. 目的ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ2.范围２．１公司ＸＸＸＸＸＸＸＸＸ２．２ＸＸＸＸＸＸＸＸＸ3.权责３．１ＸＸＸＸＸＸＸＸ３．２技术发展中心ＸＸＸＸＸＸＸＸ3.2.1 ＸＸＸＸＸＸＸ3.2.2 ＸＸＸＸＸＸＸ3.2.3 ＸＸＸＸＸＸＸ４. 定义4.1 ＸＸＸＸＸＸ4.2 ＸＸＸＸＸＸＸ4.3 ＸＸＸＸＸＸ５．作业内容5.1ＸＸＸＸＸＸＸ5.2ＸＸＸＸＸＸＸ5.2.1 ＸＸＸＸＸＸＸＸ5.2.2 ＸＸＸＸＸＸＸＸ5.2.2.1ＸＸＸＸＸＸＸ５．３文件的编码5.3.1各项文件制订、修订均应由文件管理中心以编码原则编码。
各部门若需制订、修改文件时必须向文件管理中心申请进行编号及登录。
5.3.2编码原则5.3.2.2代码：第一层:品质手册(QM)第二层:程序文件(QP)第三层:工作指导(GZ)&作业指导书&法律、法规及其它要求等外来文件.第四层:记录表格部门代码：PZB：品质 XS：销售 WK：生产 XZ：行政 CW：财务 PMC：采购 CM：项目 CK：仓管 SH：售后5.3.2.3文件编码方式：一阶文件：SM-QM-XXX 管理文件二阶文件：SM-QP-XXX 程序文件三阶文件：SM-部门代码-三级代码-XXX 工作指导性文件四阶文件：SM-部门代码-XXX 各种表单和质量记录XXX为流水序号001~999，版本则自A版开始，有更改就改成B→C→D…..Z→A→B……版5.3.2.4 通知文件编码：（部门简称）第[年份]XX号发布红头文件例：品质第[2018]30号为品质部发布管理通告5.3.2.5标准及工作指导书：文件编号按《三阶文件编码管理办法》执行，版本则自A版开始，有更改就改成B→C→D….. Z→A→B……版。
5.3.2.6表单：以文件之编码后面再加二码流水号，例如在程序书QP-001所产生的第一张表单，其编号为QP-001-01，第二张表单其编码为QP-001-02；版本则自A版开始，有更改就改成B→C→D….. Z→A→B……版。
5.3.2.7各项的编码不得有重复使用之现象。
5.3.2.8文件作局部修改时只更改相应版次，修改若超过9次，则更换版本，凡更换版本号按“B→C→D……”，以此类推。
例如，新文件第一次局部更改后，其版本为“A/1”版。
5.3.3 需受控外来文件的编码原则5.3.3.1 外来文件的编码形式XXXXXX XXX三位数字，表示流水号。
六位数字，即年月日各用两位数字表示。
５．４文件的命名一级文件以《质量手册》《管理手册》等命名，二级全部文件以《XXXX程序》命名，三级文件可以有以下几种命名：《XXX指导书》、《XXX办法》、《XXX流程》、《XXX规范》、《XXX规格书》等等。
５．５文件的制作（修改、废止）、审核与核准5.5.1 文管中心在正式发行前负责审核文件的版本及格式，若符合要求则登录发行，若不符合要求，则退还文件制作责任部门修改。
文件制作完成后经审核、核准后才可发行。
5.5.2 文件须经过核准后才有效。
5.5.4 工程图纸由责任部门按统一规定格式绘制后交文管中心发行。
５．６文件的会签5.6.1文件制作完成后，在核准之前须经过会签程序，即填写《文件制作/修改/废止申请单》幷与文件一起交相关部门会签审核，相关部门负责人会签后须在《文件制作/修改/废止申请单》上“会签栏内”签字或签署审核意见或建议，相关部门全部会签完成后，若须对文件进行修改，则应对文件进行修改后才可进行核准生效。
5.6.2 文件会签时，相关需求部门应在《文件制作/修改/废止申请单》上“分发部门”栏内注明该文件的需求数量。
5.6.3 《文件制作/修改/废止申请单》与相应已核准生效的文件原件一起交给文管中心登录、发行。
5.6.4 优先选用以公司内网为载体的电子会签方式。
５．７文件的修改5.7.1 公司内任何部门发现任何文件存在不完善之处时，均有权提出修改申请，由该部门相关人员填写《文件制作/修改/废止申请单》，经会签核准后交原制订部门按规定程序执行修改。
5.7.2 凡文件修改，必须在文件封面后页的《文件变更记录表》中填写修改内容，《文件变更记录表》不随版本变更而改换，须永远随该文件保存。
５．８工程图纸的制订、修改或废止按《图面与技术资料管理程序》操作。
５．９文件的发行5.9.1 文件由制订部门在《文件制作/修改/废止申请单》上确定分发部门，由文管中心登录分发。
5.9.2 受控文件发行时，应在文件每一页加盖红色“受控文件”印章，要求使用部门相关人员在《文件分发签收登记表》上签收。
5.9.3 外来文件由责权部门填写《外来文件分发申请表》，明确发行部门和数量，幷由责权部门负责人在外来文件上签字确认其正确完整性后，将外来文件原件与《外来文件分发申请表》一幷交给文管中心。
外来文件发行时应在文件每一页加盖红色“外来文件”印章，要求使用部门相关人员在《文件分发签收登记表》上签收。
5.9.4 对外文件分发应由公司相关对外部门签收,分发时应加盖蓝色“对外发行”章，文件失效或作废时不予以回收。
5.9.5 临时文件的发行5.9.5.1 发行时机：客户或供应商暂定之要求，或因急需而文件局部内容暂时未得到确认但对使用部门的操作不会造成影响，或因急需而暂时更改相关标准时,或因须紧急使用而来不及会签时。
5.9.5.2 临时文件由文件制作部门制作完成并核准后直接发行给使用单位，但须于文件上注明“临时发行”字样及有效期间，相关责任人应签字，逾期则文件自动失效，不予回收。
文件制作部门应及时将临时文件最终完成后交文管部门正式发行。
５．１０旧版文件的处理5.10.1 凡发行新版文件的同时，必须收回旧版文件。
5.10.2 文管文员从使用部门收回旧版文件后应加盖蓝色”作废”章，文管文员填写《文件销毁申请表》，经管理代表核准后将收回的旧版文件销毁。
5.10.3 旧版文件原件由文管文员加盖蓝色“旧版文件”章，幷另行归档保存。
5.10.4 依法及或为知识或经验保留目的而保存的旧版文件须加盖蓝色”作废”章，且应另外加盖“存档”特别标识和管理。
５．１１文件的废止处理公司内任何部门发现任何文件已失去效用，均有权提出废止申请，由该部门相关人员填写《文件制作/修改/废止申请单》，经会签同意幷由管理代表核准后交文管中心按规定程序执行；若会签不同意则仍维持该份文件。
５．１２文件的补发5.12.1 文件补发的前提条件：a. 使用部门不够用；b. 原有文件已严重脏污或损伤；c. 遗失；d. 客户或供应商需求（不需盖“受控文件”章，应加盖蓝色“对外发行”章）。
5.12.2 申请补发文件之部门须填写《文件补发申请表》，经本部门经理审核，管理代表核准后方可补发。
５．１３文件的管理5.13.1各部门之文件均应分类建立《部门文件一览表》。
5.13.2文管中心建立《文件分发签收登记表》，以显示每份文件发行及回收状况，确保旧版文件已被回收。
5.13.3在内部质量文件发行之前，文管中心应审核其内容格式及编码是否正确。
5.13.4受控文件未经文管中心盖红色“受控文件”或“外来文件”印章，不具有使用效力。
5.13.5 文件保存5.13.5.1文件保管部门：内部文件原稿一律由文件管理中心保存，分发之文件由各部门自行保存。
5.13.5.2对外文件：由对外接洽负责，原则上对外文件不予以做分发回收之动作。
5.13.5.3旧版文件于回收时，文件管理中心须注明回收情形，各部门不得保留旧版，但文件管理中心对历次旧版之原件须予以保存，并加盖蓝色“旧版文件”章以做区别，避免误用。
5.13.5.4文管中心所保存的文件应最齐全。
5.13.7外来文件的管理5.13.7.1 由相关部门接收的外来文件原件（已编号、盖章）或由文管中心发行的外来文件，由各部门自行管理、保存并建立《外来文件一览表》。
5.13.7.2 各文管部门应对各自负责的外来文件进行统一列管,并分别建立《外来文件一览表》。
5.13.7.3 外来文件作废时，按相关规定执行。
5.13.8 向文管中心借阅文件须填写《文件借阅申请表》，幷经管理代表核准。
5.13.9文件使用者不可随意涂改文件内容，不可在正式文件上加以标记或书写任何文字、图形及符号等，不可自行影印正式文件，应在良好的环境下保存文件，以免文件损坏或遗失。